Es gibt viele Situationen, bei denen Arbeitnehmende eine ausgefüllte Arbeitgeberbescheinigung vorlegen müssen. Die verschiedenen Bescheinigungen unterscheiden sich nicht nur in ihrem Zweck, sondern je nach Kontext auch in ihrem Inhalt.
Kennen Sie die verschiedenen Bescheinigungen und wissen Sie, worauf Sie jeweils achten müssen?
In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen verschiedene Bescheinigungen vor und geben Ihnen Tipps zum Ausfüllen.
- Welche Arbeitgeberbescheinigungen gibt es?
- Arbeitgeberbescheinigung für den Antrag auf Arbeitslosengeld
- Antrag auf Elterngeld
- Antrag auf Kinderzuschlag
- Arbeitgeberbescheinigung für die Steuererklärung
- Aufenthaltsgenehmigung
- Kreditantrag
Welche Arbeitgeberbescheinigungen gibt es?
Unter anderem für folgende Zwecke benötigen Arbeitnehmende eine vom Arbeitgeber ausgestellte Bescheinigung:
- Antrag auf Arbeitslosengeld
- Elterngeld Antrag
- Antrag auf Kinderzuschlag
- Reservierung eines KITA-Platzes
- Steuererklärung
- Aufenthaltsgenehmigung
- Kreditantrag
- Sonstige Bescheinigungen
Im Folgenden stellen wir Ihnen die jeweiligen Zwecke und die notwendigen Angaben vor.
Achtung: Das Ausstellen einer Arbeitgeberbescheinigung ist für Arbeitgeber in bestimmten Fällen verpflichtend.
Wenn die Bescheinigungen nicht ausgefüllt werden, kann dies eine Ordnungswidrigkeit darstellen und ein Bußgeld nach sich ziehen.
Tipp: Daher sollten sich HR Führungskräfte mit dem Inhalt der jeweiligen Bescheinigungen einmal vertraut machen.
Arbeitgeberbescheinigung für den Antrag auf Arbeitslosengeld
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, der Bundesagentur für Arbeit über ein Formular Auskunft bzgl. ausscheidender Mitarbeiter*innen zu geben. Auf Grundlage dieser Angabe wird über die Gewährung und Höhe des Arbeitslosengeldes entschieden.
Bei dieser Arbeitgeberbescheinigung handelt es sich um ein Formular der Bundesagentur für Arbeit. Sie können sich dieses Formular als Vordruck abspeichern. In der Regel erhalten Beschäftigte bei der Arbeitslosenmeldung auch schon einen Vordruck. Diesen können sie an die Personalverwaltung weiterreichen.
Sie können dafür das Formular ausdrucken und per Post einsenden oder auch direkt ein Papierformular nutzen.
Tipp: Oftmals bietet eine Lohnbuchhaltungssoftware die Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung der relevanten Informationen an die Bundesagentur für Arbeit. Besitzen Sie in Ihrem Unternehmen kein solches Tool, können Sie auch die Online-Ausfüllhilfe sv.net nutzen.
Relevante Fakten in diesem Zusammenhang sind:
- Der Verdienst, auf dessen Basis die Höhe des Arbeitslosengeldes berechnet wird.
- Versicherungszeiten in der Arbeitslosenversicherung für die Klärung der Anspruchsdauer.
- Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Dies dient zur Bestimmung, ob ein sofortiger Anspruch auf Arbeitslosengeld besteht.
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Antrag auf Elterngeld
Eltern können nach der Geburt eines Kindes für einen bestimmten Zeitraum finanziell vom Staat unterstützt werden. Eltern, die aufgrund der Kinderbetreuung nicht oder weniger arbeiten, werden vom Staat durch das sogenannte Elterngeld unterstützt. Ausschlaggebend für die Höhe des Elterngeldes ist der Verdienst des jeweiligen Elternteils, das in Elternzeit geht.
Vom Arbeitgeber muss der Verdienst der letzten 12 Monate angegeben werden. Darüber hinaus muss ggf. auch über den geschätzten Verdienst während der Elternzeit informiert werden.
Achtung: Ein Zuschuss des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld muss ebenso vermerkt werden. Ein Nachweis über die gewährte Elternzeit gehört ebenfalls in den Antrag.
Arbeitgeberbescheinigung Elterngeld:
Jedes Bundesland hat eigene Formulare für den Antrag. Teils sind die Arbeitgeberbescheinigungen im Antrag enthalten. Sie können aber auch auf Vorlagen aus dem Internet zurückgreifen. Die Stadt Berlin oder auch das Bundesland Hessen stellen beispielsweise einen solchen Vordruck zur Verfügung.
Auch in diesem Fall sind Arbeitgeber laut § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) zur Ausstellung einer Arbeitgeberbescheinigung verpflichtet.
Antrag auf Kinderzuschlag
Der Kinderzuschlag wird für Familien mit geringem Einkommen zusätzlich zum Kindergeld gewährt. Der Antrag ist bei der Familienkasse einzureichen.
Beim Erstantrag ist vom Arbeitgeber ein Formular auszufüllen. In diesem ist der Verdienst der letzten 6 Monate des angegebenen Bemessungszeitraums anzugeben.
Arbeitgeberbescheinigung Familienkasse
Die Familienkasse bietet zu diesem Zweck eigens vorgefertigte Formulare an.
KITA-Platz
Um ein KITA-Platz zu erhalten, fordern Kindergärten häufig einen Nachweis des Arbeitgebers. In diesen müssen genaue Arbeitszeiten sowie das Entgelt der Eltern enthalten sein. Auf diese Weise wird der Betreuungsbedarf ermittelt. Die meisten KITAS haben eigene Vordrucke, die Sie Ihren Beschäftigten dann vorlegen können.
Tipp: Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitenden einen steuerfreien Zuschuss zur Kinderbetreuung zu zahlen. Dieser gilt für nicht schulpflichtige Kinder bei Tageseltern, in KITAS oder in Kindergärten (§ 3 Abs. 33 des Einkommensteuergesetzes (EStG). Dies ermöglicht den Beschäftigten, zu einem früheren Zeitpunkt zu ihrer Arbeitsstätte zurückzukehren.
Antrag auf Bafög
Wenn Sie in Ihrem Betrieb ausbilden, kann es sein, dass Ihre Auszubildenden Bafög beantragen möchten. Für den Antrag benötigen Auszubildende einen Nachweis der Ausbildungsstätte
Arbeitgeberbescheinigung für die Steuererklärung
Finanzämter verlangen zunehmend mehr Nachweise von Arbeitnehmenden über in ihrer Steuererklärung getätigten Angaben. Für diese können unter Umständen auch Bescheinigungen des Arbeitgebers notwendig werden.
Beispiele für Arbeitgeberbescheinigungen im Rahmen der Steuererklärungen sind beispielsweise:
Pendlerpauschale
Für die Pendlerpauschale geht das Finanzamt von 230 Tagen (Fünftagewoche) oder 280 Tagen (Sechs Tage Woche) aus.
Wenn Beschäftigte mehr Tage angeben, kann das Finanzamt u.U. eine Bescheinigung des Arbeitgebers über die abgeleisteten Arbeitstage anfordern.
Verpflegungsmehraufwendungen (VMA)
In der Regel verlangt das Finanzamt keine Nachweise von Beschäftigten, die oft auf Dienstreise sind. Dies gilt auch für Beschäftigte, die an wechselnden Orten arbeiten. Diese Kosten werden meistens pauschal abgegolten.
Falls das Finanzamt doch einen Nachweis benötigt, müssen Beschäftigte diesen vom Arbeitgeber einholen.
Die folgenden Angaben müssen vermerkt sein:
- Grund der Reise,
- Zeitraum,
- Anzahl der Tage mit Aufenthalt von 8 Stunden, bis 24 Stunden oder mehr als 24 Stunden,
- Anzahl der Übernachtungen.
Gut zu wissen: Viele Steuerbüros bieten Arbeitgeberbescheinigungs Muster für die VMA an. Sie können anhand der obigen Angaben natürlich auch Ihre eigene Vorlage erstellen.
Häusliches Arbeitszimmer
Für die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers für Beschäftigte gibt es beim Finanzamt strenge Vorgaben.
Voraussetzung ist, dass das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist. Dies muss vom Arbeitgeber über eine Bescheinigung nachgewiesen werden. Auch hier bieten verschiedene Steuerberatungen kostenlose Vorlagen an.
Arbeitslohnbesteuerung im Ausland
Im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens sind Beschäftigte, die einen Arbeitslohn im Ausland erbringen, in Deutschland von der Besteuerung befreit. Ein Nachweis des Arbeitgebers, aus dem die Besteuerung hervorgeht, kann unter Umständen vonnöten sein
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Aufenthaltsgenehmigung
- Möchten Einwanderer eine Arbeit in Deutschland aufnehmen, benötigen sie für ein Visum mitunter eine Arbeitgeberbescheinigung. Diese bestätigen zukünftige Arbeitsverhältnisse.
- Darüber hinaus gibt es in diesem Zusammenhang Arbeitgeberbescheinigungen, die bereits bestehende Arbeitsverhältnisse bestätigen. Diese Bescheinigungen benötigen Beschäftigte bspw. um einen Aufenthaltstitel zu verlängern oder einen anderen Aufenthaltstitel zu beantragen.
Die Bescheinigungen sind der Ausländerbehörde vorzulegen. Die notwendigen Bescheinigungen finden Sie auf den Internetseiten der einzelnen Städte oder Bundesländer.
Kreditantrag
Beantragen Ihre Mitarbeitenden privat einen Kredit, kann unter Umständen eine Arbeitgeberbescheinigung gefordert werden. Diese gibt Auskunft über den Verdienst und die Art des Arbeitsverhältnisses.
Oft ist für die Kreditvergabe ein unbefristetes Arbeitsverhältnis Voraussetzung. Banken haben oft ihre eigenen Vordrucke, die Ihnen von den jeweiligen Beschäftigten vorgelegt werden können.
Sonstige Bescheinigungen
Darüber hinaus kann es eine Vielzahl von Situationen geben, in denen eine Arbeitgeberbescheinigung notwendig wird. So beispielsweise für:
- die Altersteilzeit,
- für Wohngeld oder auch
- für Studierende als Nachweis für die Universität.
Diese Bescheinigungen sind jedoch nicht immer gesetzlich geregelt. Es lohnt sich also eigene Vorlagen parat zu haben.
Kostenlose Bescheinigungen für die unterschiedlichen Zwecke bietet bspw. das Softwareunternehmen Datev an. Neben den zur Verfügung stehenden Arbeitgeberbescheinigungen finden Sie hier auch rechtliche Informationen zu den einzelnen Bescheinigungen.
