Personalverwaltung für Geschäftsführer: Tipps und Tricks

Die Personalverwaltung gehört nach wie vor zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung. Doch wie können kleinere Unternehmen, die noch keine eigene Personalabteilung haben, ihr Personal effizient managen? Nicht selten ist die Personalverwaltung dann eine zusätzliche Aufgabe der Geschäftsführung. Das kann eine echte Herausforderung sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Personalverwaltung und Ihr Tagesgeschäft problemlos unter einen Hut bekommen.

Was ist Personalverwaltung?

Definition: Personalverwaltung

Die Personalverwaltung, oft auch als Personaladministration bezeichnet, ist ein Kernbereich des Personalwesens. Sie umfasst alle administrativen und transaktionalen Aufgaben, die den gesamten Lebenszyklus von Beschäftigten im Unternehmen begleiten – vom Onboarding bis zum Offboarding. Dazu zählen insbesondere:

• Aktenführung: Anlage, Führung und Verwaltung der digitalen oder physischen Personalakten.
• Vertragsmanagement: Erstellung und Anpassung von Arbeitsverträgen, Nachträgen sowie die Ausstellung von Bescheinigungen (Praktikumsbescheinigungen, Arbeitgeberbescheinigungen).
• Erstellung von Arbeitgeberbescheinigungen
• Zeitwirtschaft: Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen.
• Meldewesen: Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern und Finanzbehörden.
• Zeugniserstellung: Anfertigung von Zwischen- und Endzeugnissen sowie Empfehlungsschreiben.

Eine wesentliche Aufgabe ist dabei die Sicherstellung der Compliance. Alle Prozesse müssen im Einklang mit dem geltenden Arbeitsrecht (z. B. Arbeitszeitgesetz, Kündigungsschutzgesetz), tarifvertraglichen Regelungen und internen Betriebsvereinbarungen stehen.

Während die Begriffe Personaladministration und transaktionale Personalarbeit weitgehend synonym verwendet werden, ist das Personalmanagement ein umfassenderer Begriff, der auch strategische Aspekte wie die Personalentwicklung einschließt.

Übrigens: Dank zahlreicher HR-Lösungen werden diese gesamten Verwaltungsaufgaben in der Praxis immer weiter digitalisiert. Administrative, wiederkehrende Tätigkeiten können heutzutage problemlos automatisiert werden. Das entlastet vor allem kleinere Unternehmen, die noch nicht die Ressourcen haben, eine eigene Personalabteilung aufzubauen.

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Welche Ziele verfolgt die Personalverwaltung?

Das Hauptziel der Personalverwaltung ist die effiziente und korrekte Abwicklung aller HR-Prozesse sowie die Pflege aktueller und präziser Personaldaten. Eine reibungslose Administration bildet die Grundlage für eine transparente interne Kommunikation und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher.

Darüber hinaus wird die Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt. Unternehmen, bei denen das Personalmanagement reibungslos und effizient funktioniert, profitieren nachweislich von zufriedeneren Beschäftigten.

Eine hohe Zufriedenheit wiederum kann die Produktivität und somit die Leistung steigern. Da alles aufeinander aufbaut, ist eine zuverlässige Personalverwaltung besonders wichtig. Sie ist die grundlegende Basis.

Zusammenfassend lassen sich die Kernziele wie folgt unterteilen:

• Effizienz und Service: Schnelle und fehlerfreie Bearbeitung von Anfragen und Anträgen zur Steigerung der Zufriedenheit der Belegschaft.
• Compliance und Rechtssicherheit: Einhaltung aller arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften zur Minimierung von Haftungsrisiken für die Geschäftsführung.
• Datengrundlage: Bereitstellung zuverlässiger Personaldaten als Basis für strategische Entscheidungen des Managements.

Welche Aufgaben umfasst die Personalverwaltung?

Die Aufgaben der Personalverwaltung lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen:

1. Betriebliche bzw. gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben
2. Personalpolitische Aufgaben

Zu den betrieblichen Aufgaben gehören unter anderem:

• die Einführung und Verwaltung der Arbeitszeiterfassung
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• On- und Offboarding
• Abwicklung von Sozialversicherungen
• Erstellung von Zeugnissen und mehr.

Bei den personalpolitischen bzw. strategischen Aufgaben handelt es sich um Tätigkeiten wie Leistungsbeurteilungen oder die Durchführung von Mitarbeiterumfragen. Also Tätigkeiten, die das Unternehmen im Personalwesen nicht zwangsläufig umsetzen muss, sich aber aus strategischen Gründen dafür entscheidet.

Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung:

• Verwaltung der Personaldaten (Personalakte)
• Erstellung und Anpassung der Arbeitsverträge
• Ermittlung und Auswertung der Bedürfnisse in den Teams (Mitarbeiterstatistiken)
• Bearbeitung aller Abwesenheitsanträge (Urlaubsanträge, Krankheitstage) oder Weiterbildungen
• Verwaltung der Fehlzeiten
• Abwicklung des On- und Offboardings
• Abwicklung der Lohn- und Gehaltszahlungen
• Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten
• Abgabe der Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger

Lösung: Digitale Personalverwaltung

Wer kennt das nicht? Besonders in kleinen Unternehmen bleiben all diese Aufgaben gerne an der Geschäftsführung und deren Assistenz hängen. Oft fehlt es kleinen Betrieben an den nötigen Ressourcen. HR-Fachkräfte einzustellen und eine neue Abteilung zu gründen, ist nicht immer möglich.

Das muss jedoch kein Grund zur Sorge sein. Die fortschreitende Digitalisierung hinterlässt auch in der Personalverwaltung ihre Spuren. Moderne HR-Softwarelösungen ermöglichen es, einen Großteil dieser Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, mit welchen Funktionen Sie die Summe der administrativen HR-Aufgaben reduzieren können.

Für die Geschäftsführung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bedeutet dies vor allem eines: eine erhebliche Zeitersparnis, die wieder in das Kerngeschäft investiert werden kann.

Digitale Personalakte

Der erste Schritt in Richtung vereinfachte HR-Prozesse ist die Digitalisierung der Personalakten.

Mit einer digitalen Personalakte werden sämtliche Dokumente – von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge bis hin zu Zeugnissen – zentral und sicher an einem Ort gespeichert. Dies eliminiert Papierchaos und ermöglicht einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen.

Darüber hinaus können Sie mit einem Berechtigungssystem festlegen, welche Personen auf die gespeicherten Daten Zugriff haben. Diese Personen können Sie dann bei der Verwaltung unterstützen.

So kann ein Teammitglied Daten selbst ändern, ohne immer den Weg über die Geschäftsführung gehen zu müssen. Beispiel: Anstatt neue Adressen zunächst der Geschäftsführung mitzuteilen, können Angestellte die neue Anschrift ganz einfach selbst eintragen. Das Profil aktualisiert sich daraufhin automatisch.

Gleichzeitig sind persönliche Daten dank dieses Berechtigungssystems auch vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Eine solche zentrale Datenverwaltung ist zudem eine Grundvoraussetzung für die Erstellung aussagekräftiger HR-Berichte und Analysen, die der Geschäftsführung als Entscheidungsgrundlage dienen.

Employee Self Service

Ein entscheidender Vorteil moderner HR-Software ist die Funktion der Mitarbeiterselbstbedienung (Self-Service). Hierbei können Beschäftigte administrative Aufgaben selbstständig erledigen, was die Geschäftsführung oder zuständige Personen direkt entlastet.

Eine wichtige Employee Self Service-Funktion ist die eigenständige Urlaubsverwaltung. Eine Software erlaubt den Angestellten, ihren Urlaub bequem per Mausklick zu beantragen. Vorgesetzte können diesen dann genauso schnell mit einem Mausklick genehmigen oder ablehnen. Urlaubsanträge auf Papier sind nicht mehr nötig.

Zusätzlich dazu erlaubt eine Software auch die digitale Zeiterfassung. Stundenzettel und Excel-Listen waren gestern. Lassen Sie Ihre Beschäftigten digital ein- und ausstempeln und die geleistete Arbeitszeit automatisch berechnen.

Auch die Erstellung von Organigrammen ist durch Personalverwaltungssoftware ganz einfach möglich.

Vorbereitende Lohnbuchhaltung

Eine weitere wesentliche Entlastung für die Geschäftsführung ist die Automatisierung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Eine HR-Software wie Factorial erfasst alle abrechnungsrelevanten Daten wie Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Sonderzahlungen automatisch. Diese Daten können anschließend per Schnittstelle direkt an das Steuerberatungsbüro oder die Lohnbuchhaltung übermittelt werden, was die Fehleranfälligkeit reduziert und den manuellen Aufwand minimiert.

Vorsicht, Datenschutz!

Bei der Auswahl und Einführung einer HR-Software hat der Datenschutz oberste Priorität. Die Verarbeitung von Personaldaten unterliegt den strengen Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung für die Einhaltung dieser Regelungen.

Achten Sie darauf, dass der Softwareanbieter Serverstandorte in der EU garantiert und die Grundsätze der DSGVO, wie etwa die Datensparsamkeit und Zweckbindung (gemäß Art. 5 DSGVO), technisch und organisatorisch umsetzt.

Fazit: Personalverwaltung als strategische Aufgabe für die Geschäftsführung

Für die Geschäftsführung in kleinen und mittleren Unternehmen ist eine effiziente Personalverwaltung weit mehr als nur eine administrative Notwendigkeit – sie ist ein strategischer Hebel. Eine saubere, gesetzeskonforme und reibungslose Abwicklung von HR-Prozessen stärkt das Vertrauen der Belegschaft, minimiert rechtliche Risiken und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten.

Die Digitalisierung ist hierbei kein Trend, sondern eine entscheidende Voraussetzung. Durch den Einsatz einer zentralen HR-Plattform können administrative Aufgaben automatisiert, Daten sicher verwaltet und Prozesse beschleunigt werden. Dies ermöglicht es der Geschäftsführung, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Führung des Unternehmens und seiner Mitarbeitenden.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was fällt alles unter Personalverwaltung?

Personalverwaltung umfasst alle administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt. Dazu zählen die Vertragserstellung, die Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen, die Lohnabrechnung und die Pflege digitaler Personalakten.

Wer ist für die Personalabteilung zuständig?

In großen Unternehmen ist oft ein CHRO (Chief Human Resources Officer) zuständig. In kleineren Betrieben ohne eigene HR-Abteilung übernimmt die Geschäftsführung diese Aufgaben, was durch eine HR-Software wie Factorial erheblich vereinfacht wird.

Welche Aufgaben hat eine Führungskraft mit Personalverantwortung?

Eine Führungskraft mit Personalverantwortung leitet ihr Team, führt Leistungsbeurteilungen, genehmigt Urlaubsanträge und fördert die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Zudem ist sie in den Einstellungs- und Onboarding-Prozess für ihr Team eingebunden.