Die Personalverwaltung gehört nach wie vor zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung. Doch wie können kleinere Unternehmen, die noch keine eigene Personalabteilung haben, ihr Personal effizient managen?
Nicht selten ist die Personalverwaltung dann eine zusätzliche Aufgabe der Geschäftsführung – das kann eine echte Challenge sein.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Personalverwaltung und Ihr Tagesgeschäft problemlos unter einen Hut bekommen.
Inhaltsangabe
Was ist Personalverwaltung eigentlich?
Personalverwaltung Definition
Die Personalverwaltung ist Teil des Personalwesens. Der Begriff umschreibt sämtliche routinemäßige Aufgaben, die vom Onboarding bis zum Offboarding eines Mitarbeitenden anfallen, wie u.a. die:
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Praktikumsbescheinigungen, Praktikumszeugnissen, Empfehlungsschreiben
- Bearbeitung von Urlaubsanträgen
- Erstellung von Arbeitgeberbescheinigungen
- Abwicklung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- Erstellung von Arbeitszeugnissen und Zwischenzeugnissen
Darüber hinaus sollte im Rahmen der Personalverwaltung die Einhaltung bestimmter Richtlinien sichergestellt werden. Das geltende Arbeitsrecht des entsprechenden Landes, tarifvertragliche Regelungen, Betriebsvereinbarungen etc. dienen als Grundlage.
Andere Begriffe, die in der Praxis gerne für die Personalverwaltung verwendet werden, sind Personaladministration, Personalmanagement und Transaktionale Personalarbeit.
Übrigens: Dank zahlreicher HR Lösungen werden diese ganzen Verwaltungsaufgaben in der Praxis immer weiter digitalisiert. Administrative wiederkehrende Tätigkeiten können heutzutage problemlos automatisiert werden. Das entlastet vor allem kleinere Unternehmen, die noch nicht die Ressourcen haben, eine eigene Personalabteilung aufzubauen.
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Was sind die Ziele der Personalverwaltung?
Das Ziel der Personalverwaltung ist es, HR Prozesse abzuwickeln und Personaldaten aktuell zu halten. Somit soll die interne Kommunikation langfristig verbessert werden. Denn: Eine gute Organisation administrativer Aufgaben wirkt sich auch positiv auf die Kommunikation aus. Das ist auch für kleinere Unternehmen wichtig.
Darüber hinaus wird auf diese Weise gleichzeitig auch die Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt. Unternehmen, in denen das Personalmanagement reibungslos und effizient funktioniert, profitieren von zufriedeneren Mitarbeitern.
Eine hohe Zufriedenheit wiederum kann die Produktivität und somit die Leistung ankurbeln. Da alles aufeinander aufbaut ist eine zuverlässige Personalverwaltung besonders wichtig. Sie ist die grundlegende Basis.
Welche Aufgaben umfasst die Personalverwaltung?
Die Personalverwaltung bringt einige Aufgaben mit sich. Diese lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
- Betriebliche bzw. gesetzlich vorgeschriebene Aufgaben
- Personalpolitische Aufgaben
Zu den betrieblichen Aufgaben gehören u.a.:
- die Einführung und Verwaltung der Arbeitszeiterfassung
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- On- und Offboardings
- Abwicklung von Sozialversicherungen
- Erstellung von Zeugnissen und mehr.
Bei den personalpolitischen bzw. strategischen Aufgaben handelt es sich um Tätigkeiten wie Leistungsbeurteilungen oder die Durchführung von Mitarbeiterumfragen. Also jegliche Aufgaben, die das Unternehmen im HR nicht zwangsläufig umsetzen muss, sich aber aus strategischen Gründen dafür entscheidet.
Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung:
- Verwaltung der Personaldaten (Personalakte)
- Erstellung und Anpassung der Arbeitsverträge
- Ermittlung und Auswertung der Bedürfnisse in den Teams (Mitarbeiterstatistiken)
- Bearbeitung aller Abwesenheitsanträge (Urlaubsanträge, Krankheitstage) oder Weiterbildungen
- Verwaltung der Fehlzeiten
- Abwicklung der On- und Offboardings
- Abwicklung der Lohn- und Gehaltszahlungen
- Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten
- Abgabe der Meldebescheinigungen an Behörden oder Sozialversicherungsträger
Lösung: Digitale Personalverwaltung
Wer kennt das nicht? Besonders in kleinen Unternehmen bleiben all diese Aufgaben gerne an der Geschäftsführung und deren Assistenz hängen. Oft fehlt es kleinen Betrieben an den nötigen Ressourcen. HR Expert*innen einzustellen und eine neue Abteilung zu gründen ist nicht immer möglich.
Das muss jedoch kein Grund zur Sorge sein. Die fortschreitende Digitalisierung hinterlässt auch in der Personalverwaltung ihre Spuren. HR Software Anbieter helfen heutzutage dabei, die Aufgaben des Personalwesens zu automatisieren und letztendlich zu vereinfachen.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, mit welchen Funktionen Sie die Summe der administrativen HR Aufgaben reduzieren können.
Digitale Personalakte
Der erste Schritt in Richtung vereinfachte HR Prozesse ist die Digitalisierung der Personalakten.
Bei einer digitalen Personalakte haben Sie sämtliche Dokumente wie u.a. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Vertragsänderungen, Zeugnisse und mehr digital an einem Ort gespeichert – automatisierte Datenübertragung inklusive. Das erspart nerviges Papierchaos.
Darüber hinaus können Sie mit einem Rechtesystem festlegen, welche Personen auf die gespeicherten Daten Zugriff haben. Diese Personen können Sie dann bei der Verwaltung unterstützen.
So kann ein Teammitglied Daten selbst ändern, ohne immer den Weg über die Geschäftsführung gehen zu müssen. Beispiel: Anstatt neue Adressen zunächst dem Chef mitzuteilen, können Angestellte die neue Anschrift ganz einfach selbst eintragen. Das Profil aktualisiert sich daraufhin automatisch.
Gleichzeitig sind persönliche Daten dank diesem Rechtesystem auch vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Employee Self Service
Der größte Vorteil einer Personalverwaltung Software ist, dass Mitarbeiter*innen bestimmte administrative Aufgaben ganz selbst übernehmen können. Das entlastet. In diesem Abschnitt möchten wir zwei Beispiele nennen.
Eine wichtige Employee Self Service Funktion ist die eigenständige Urlaubsverwaltung. Eine Software erlaubt den Angestellten, ihren Urlaub bequem per Knopfdruck zu beantragen. Manager können diesen dann genauso schnell mit einem Mausklick genehmigen oder ablehnen. Urlaubsanträge aus Papier sind nicht mehr nötig.
Zusätzlich dazu erlaubt eine Software auch die digitale Zeiterfassung. Stundenzettel und Excel-Listen waren gestern. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter*innen digital ein- und ausstempeln und die geleistete Arbeitszeit automatisch berechnen.
Auch die Erstellung von Organigrammen ist durch die Personalverwaltung Software ganz einfach möglich.
Vorsicht, Datenschutz!
Um mit ruhigen Gewissen von all den Vorteilen profitieren zu können, sollten Sie sich mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen. Besonders bei der digitalen Personalverwaltung sollten persönliche Daten einzelner Mitarbeiter*innen sicher verwahrt und vor unbefugten Zugriffen geschützt werden.
Informieren Sie sich über die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).
