Laut VDR-Analyse wurden 2024 in Deutschland über 107 Millionen Geschäftsreisen für rund 47 Milliarden Euro durchgeführt. Zur effizienten Steuerung und Verwaltung dieser Kosten setzen Unternehmen verstärkt auf spezialisierte Software und Künstliche Intelligenz. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie Anbieter von Reisekostenabrechnung-Software vergleichen können, bietet dieser Überblick eine fundierte Basis. Hier zeigen wir Ihnen die Vorteile von Reisekostenabrechnungs-Software auf, beleuchte, wie KI die Prozesse konkret erleichtert und welche die beste Reisekosten-Software für Ihr Unternehmen ist.
In Kürze:
- Reisekosten-Software automatisiert Belegerfassung, Genehmigungen und Abrechnungen, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz sowie Compliance.
- Künstliche Intelligenz erleichtert Prozesse wie OCR-Belegerkennung, Ausgabenanalyse und automatische Berechnung gesetzlicher Pauschalen.
- Unternehmen können zwischen spezialisierten Spesen-Tools und ganzheitlichen HR- oder Ausgabenmanagement-Lösungen wählen – je nach Größe, Integrationsbedarf und Funktionsumfang.
Beste Reisekosten-Software für Unternehmen finden: Auf diese Leistungen und Vorteile kommt es an
Definition: Was macht eine Reisekosten-Software?
Grundsätzlich dient Reisekosten-Software dazu, die Abwicklung von Geschäftsreisen effektiver, schneller und fehlerfreier zu gestalten. Sie automatisiert manuelle Prozesse wie Belegerfassung, Genehmigungen und Abrechnungen, sorgt für transparente Kostenübersichten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Compliance) sowie unternehmensinterner Reiserichtlinien.
Kernfunktionen einer Reisekosten-Software
Vor der Anschaffung sollten Unternehmen darauf achten, dass die Software mindestens folgende Funktionen abdeckt:
- Mobile Belegerfassung via Mobile App (OCR):
Mitarbeitende können Quittungen direkt nach Erhalt fotografieren und in das Tool hochladen. Eine intelligente Texterkennung (OCR) extrahiert automatisch Datum, Betrag und Mehrwertsteuer. - Digitale Genehmigungsworkflows:
Belege müssen nicht mehr physisch oder per E-Mail eingereicht werden. Die Software ermöglicht einen automatisierten Freigabeprozess, bei dem Vorgesetzte Benachrichtigungen erhalten und Ausgaben in Echtzeit prüfen und freigeben können. - Zentrales Ausgabenmanagement:
Alle Reisekosten werden an einem Ort gebündelt. Ausgaben lassen sich direkt Kostenstellen oder Projekten zuordnen, was die Transparenz im Controlling massiv erhöht. - Schnittstellen zur Buchhaltung (z. B. DATEV):
Ein reibungsloser Datenexport ist entscheidend. Die Software bereitet Daten so auf, dass sie ohne manuellen Aufwand in Buchhaltungssysteme übernommen werden können. - Pauschalrechner:
Die Software berechnet automatisch Verpflegungsmehraufwände und Kilometerpauschalen gemäß den aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
Besonders relevant für international arbeitende Unternehmen und Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen: Wie wähle ich Reisekosten-Tools für Remote-Teams aus?
Bei Remote-Teams ist besonders wichtig, dass
- die Software mobil nutzbar ist und
- sich nahtlos in Zeiterfassungs- oder Abwesenheitstools integriert, um ortsunabhängig Belege zu erfassen und Kosten korrekt zuzuordnen.
Tipp: Mit der HR-Software von Factorial steht Ihnen für Ihre Reisekostenabrechnung nicht nur die mobile App zur Verfügung, sondern durch den All-in-One-Ansatz auch eine nahtlose Integration in das Zeit- und Abwesenheitsmanagement.
Welche Vorteile bietet eine Reisekosten-Software für Unternehmen?
Mit einer guten Reisekostensoftware profitieren Sie in vielen Hinsichten:
- Enorme Zeitersparnis: Durch automatisierte Prozesse und Wegfall manueller Eingaben werden Vorgänge deutlich schneller abgeschlossen.
- Fehlerreduktion: Automatische Berechnungen und digitale Workflows minimieren Eingabefehler.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Schnellere Rückerstattung und die direkte Integration in Lohn- und Gehaltssysteme (z. B. über DATEV) steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
- Rechtssicherheit und Compliance: Alle Vorgaben zu Reisekosten, Steuern und Buchhaltung werden eingehalten, das Risiko von Verstößen sinkt.
- KI-Unterstützung: Künstliche Intelligenz kann Prozesse wie Belegerkennung, Ausgabenanalyse oder Prognosen von Reisekosten automatisieren, sodass Travel Manager*innen entlastet werden und Entscheidungen datenbasiert getroffen werden können.
Wie wähle ich die beste Reisekosten-Software aus?
Bevor wir mit dem Vergleich starten, geben wir Ihnen einige Tipps, worauf Sie bei der Auswahl einer Reisekostenabrechnungs-Software für Ihre Mitarbeitenden achten sollten:
- Passende Funktionen: Stellen Sie sicher, dass die Software die Features abdeckt, die für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind. Für manche Firmen ist z. B. die automatische Berechnung von Pauschalen entscheidend, während andere eher Wert auf Projektzuordnung oder Spesenmanagement legen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv bedienbar sein, damit Mitarbeitende Belege und Ausgaben problemlos erfassen können.
- Integrationen: Prüfen Sie, ob sich die Lösung nahtlos in bestehende Systeme wie Buchhaltung, Zeiterfassung oder Abwesenheitsmanagement einbinden lässt.
- Berichterstellung & Controlling: Achten Sie darauf, dass die Software aussagekräftige Reports liefert, um Kostenstellen, Projekte oder Abteilungen übersichtlich auswerten zu können.
- Weitere Punkte: Sicherheit, mobile Nutzung, automatisierte Genehmigungsprozesse und gesetzliche Compliance sollten ebenfalls berücksichtigt werden.
Vergleich: Was ist die beste Reisekosten-Software 2026?
1. Factorial: Die All-in-One-Lösung
Reisekostenmanagement mit Factorial ist mobil, anwenderfreundlich und nahtlos integrierbar in Ihr Personalmanagement. Im Gegensatz zu isolierten Anwendungen kann Factorial den gesamten Employee Lifecycle abdecken, von Zeit- und Abwesenheitserfassung über HR-Berichte bis hin zur vorbereitenden Lohnabrechnung.
Die Software für Spesen und Reisekosten automatisiert den gesamten Prozess von der KI-gestützten Belegerfassung bis zur Genehmigung und gleicht Ausgaben direkt mit den hinterlegten Richtlinien ab. Reisekosten und Tagespauschalen werden gemäß BMF-Vorgaben inklusive Mahlzeitenkürzungen vollautomatisch berechnet. Die Erstattung erfolgt effizient per SEPA-Überweisung oder direkt über die integrierte Lohnabrechnung. Zusätzlich unterstützt der KI-Agent One Anwender*innen, indem Fragen zu Limits und Vorgaben sofort beantwortet werden.
Ein Einblick in die Benutzeroberfläche ⬇️:
Für wen geeignet?
Factorial ist eine passende Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse radikal vereinfachen und manuelle Verwaltungsarbeit eliminieren möchten. Da die Software HR und Spesenmanagement in einem einzigen System vereint, entfallen Schnittstellenprobleme: Daten fließen ohne Umwege von der Belegerfassung direkt in die Lohnabrechnung.
Kostenstruktur
Die Preisgestaltung von Factorial richtet sich nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Da es sich um eine All-in-One-Lösung handelt, hängen die Kosten von der gewählten Paketstruktur und der Anzahl der Mitarbeitenden ab. Alle Funktionen zur Ausgabenverwaltung sind dabei vollständig in die HR-Plattform integriert. Factorial startet ab 7 € pro Mitarbeitender und Monat.
2. N2F: Ausgaben- und Spesenmanagement
N2F ist eine spezialisierte Plattform für das Spesen- und Ausgabenmanagement. Viele Funktionen lassen sich individuell konfigurieren – darunter die Anbindung von Firmenkreditkarten sowie die zentrale Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Das Tool berechnet die Verpflegungsmehraufwände und Tagespauschalen automatisch nach Eingabe von Reiseziel und Zeitraum. Zudem können individuelle Reiserichtlinien direkt im System hinterlegt werden. Auch Auslagen lassen sich mit nur wenigen Klicks zur Erstattung einreichen.
Für wen geeignet?
N2F eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits eine Buchhaltungs- oder HR-Software nutzen und diese um ein umfangreiches Reisekosten-Modul ergänzen möchten. Das Tool ist mit über 300 Buchhaltungsprogrammen kompatibel.
Kostenstruktur
- Selbstständige (1 Nutzer*innen): Ab 6,60 € pro Monat.
- Kleine Unternehmen (2–4 Nutzer*innen): Ab 8,40 € pro Monat.
- Zusatzoptionen: Weitere Module und individuelle Optionen sind auf Anfrage verfügbar.
3. HRworks: Solide Komplettlösung
Ähnlich wie Factorial ist auch HRworks eine All-in-One-Software, die verschiedene HR-Bereiche in einer Plattform bündelt. Das System ist darauf ausgelegt, administrative Personalprozesse zu zentralisieren und Medienbrüche zwischen Reisemanagement und Buchhaltung zu minimieren.
Das Tool ermöglicht die Einreichung von Tagesausgaben, bietet einen nahtlosen Genehmigungsprozess und automatisiert die Berechnung regelkonformer Tagespauschalen für die Verpflegung. Die Rückerstattung erfolgt dabei direkt über die Gehaltsabrechnung, beispielsweise via DATEV-Schnittstelle. Allerdings fehlen HRworks eine mobile App, die Zuweisung von Pauschalen auf Kostenstellen sowie integrierte Firmenkreditkarten, die bei Factorial zum Standard gehören.
Für wen geeignet?
HRworks richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen, die eine einheitliche Gesamtlösung anstelle vieler verschiedener isolierter Tools suchen und keinen Bedarf einer flexiblen mobilen Nutzung haben.
Kostenstruktur:
Die Preise für die HRworks Software sind auf Anfrage erhältlich.
Tipp: Einen direkten Vergleich der beiden All-in-One-Lösungen HRworks und Factorial sowie weiterer Alternativen finden Sie in unserer Software-Vergleichsbibliothek.
.4. Perk (ehemals TravelPerk): Der Buchungs- & Spesenprofi
TravelPerk (ehemals nur auf Travel spezialisiert) ist eine digitale Lösung für Spesenmanagement und Ausgaben in Kombination mit aktiven Buchungen. Dies unterscheidet Perk von anderen hier vorgestellten Anbietern, da es ein Reisebüro-Portal direkt mit moderner Spesenverwaltung kombiniert. Die Plattform nutzt, ähnlich wie Factorial, KI-gestützte Prozesse, um die Belegerfassung und Buchungsabläufe zu automatisieren. Neben Geschäftsreisen ermöglicht Perk auch die Organisation von Events und bietet flexible Optionen für Rechnungszahlungen, um den gesamten Zahlungsverkehr zu zentralisieren.
Für wen geeignet?
TravelPerk eignet sich besonders für Unternehmen mit hoher Reiseaktivität oder komplexen Anforderungen an die Event-Planung. Für Teams, die Buchung, Abrechnung und Rechnungszahlung in einer einzigen, KI-gestützten Oberfläche bündeln möchten, ist dei Anwendung passend.
Kostenstruktur:
Die Preisgestaltung von TravelPerk beginnt ab einer Grundgebühr von 11 € pro Monat für aktiv reisende Nutzer*innen. Zusätzlich fällt eine Servicegebühr von 2,8 % pro Buchung an. Im „Pro“-Paket sind darüber hinaus erweiterte Funktionen enthalten, wie etwa die KI-gestützte Automatisierung von Genehmigungsprozessen, die Verwaltung von Events sowie zentrale Optionen für die Rechnungszahlung.
5. SAP Concur: Für globale agierende Großunternehmen
Im Gegensatz zu Factorial oder HRworks ist SAP Concur keine klassische Personalsoftware, sondern eine spezialisierte All-in-One-Lösung für das Ausgabenmanagement. Während HR-Plattformen den gesamten Employee Lifecycle abbilden, konzentriert sich SAP Concur auf die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben. Die Software automatisiert die Überprüfung, Verarbeitung und Zahlung von Reisekostenabrechnungen und bündelt alle Kostendaten an einer zentralen Stelle.
SAP Concur bietet mit dem Zusatzmodul Concur Travel – ähnlich wie Perk – eine integrierte Funktion zur direkten Buchung von Reisen (Flüge, Hotels, Mietwagen). Zudem ermöglicht Concur Request die Vorab-Genehmigung von Ausgaben, noch bevor diese anfallen. Dank der KI-gestützten Belegerfassung und hunderten von Schnittstellen zu ERP- und CRM-Systemen lässt sich die Software nahtlos in bestehende Infrastrukturen einbinden, ohne die bestehende HR-Software ersetzen zu müssen.
Für wen geeignet?
SAP Concur ist die richtige Wahl für größere Unternehmen, die ein hochprofessionelles System für die Verbindung von Reisen und Ausgaben suchen, aber bereits eine HR-Lösung im Einsatz haben. Es ist ideal für Firmen mit komplexen Finanzprozessen oder hohem Reiseaufkommen, die eine tiefe Anbindung an ihre Buchhaltung (z. B. SAP ERP) benötigen und dabei Wert auf maximale Compliance und datengesteuerte Entscheidungen legen.
Kostenstruktur:
Die Preise für die Software sind auf Anfrage erhältlich. Da das System modular aufgebaut ist (z. B. Concur Expense, Travel oder Request), richtet sich die Preisgestaltung nach dem gewählten Funktionsumfang sowie dem Transaktionsvolumen bzw. der Anzahl der Nutzer*innen im Unternehmen.
6. ZEP Reisekosten: Die Wahl für Projektdienstleister*innen
ZEP ist spezialisiert auf projektbezogene Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement, verfügbar als Cloud– oder Hybrid-Lösung. Im Gegensatz zu All-in-One-HR-Systemen wie Factorial liegt der Fokus hier auf der wirtschaftlichen Kontrolle von Projekten.
Anbindung des Reisekostenmoduls: Die Reisekostenabrechnung ist bei ZEP als optionales Zusatzmodul konzipiert. Es ist vor allem in der Professional-Version nahtlos integriert, um Reisekosten direkt auf Projekte zu buchen und an Kund*innen weiterzuverrechnen. Damit können Mitarbeitende in einer Oberfläche Projektzeiten stempeln und gleichzeitig Belege für die Projektabrechnung erfassen.
Für wen geeignet?
ZEP ist ideal für projektorientierte Unternehmen (z. B. Ingenieurbüros oder Berater*innen), die Reisekosten nicht nur erstatten, sondern als Projektkosten präzise erfassen und fakturieren müssen.
Kostenstruktur
Die Preise sind modular: Die reine Zeiterfassung startet günstig (ca. 2 €/Monat), während das Paket für Projektcontrolling inklusive der Option auf das Reisekosten-Modul (ZEP Professional) bei ca. 18 € pro Nutzer*innen/Monat liegt. Die genauen Kosten für das Zusatzmodul sind auf Anfrage erhältlich.
7. Spendesk: Spezialist für kartenbasierte Ausgaben
Spendesk ist eine spezialisierte Lösung für das Ausgabenmanagement, die wie Factorial auf die Nutzung von physischen und virtuellen Firmenkreditkarten setzt. Spendesk ist ein reiner Finanz-Spezialist. Auch hier ist es den Mitarbeitenden möglich, mit festen Limits autonom zu bezahlen, und nutzen KI-gestützte Scans, um Belege sofort der richtigen Kartentransaktion zuzuordnen.
Spendesk verfügt über ein integriertes Rechnungsmanagement, mit dem externe Rechnungen nicht nur erfasst, sondern direkt per SEPA-Überweisung aus dem Tool heraus bezahlt werden können.
Für wen geeignet?
Spendesk ist ideal für Unternehmen, die ihre gesamte Reise- und Ausgabenverwaltung zentral über die Finanzabteilung steuern möchten. Es eignet sich besonders für Firmen, die ihren Mitarbeitenden durch Kreditkarten maximale Autonomie bieten und gleichzeitig große Reisekosten (wie Hotelrechnungen) direkt aus dem Tool bezahlen wollen.
Kostenstruktur:
Spendesk bietet maßgeschneiderte Pläne an, die auf Anfrage erhältlich sind.
8. Sage HR Suite
Ähnlich wie Factorial und HRworks bietet auch Sage eine integrierte Lösung für das Ausgabenmanagement an, allerdings ist das Reisekostenmodul hier kein Standalone-Tool, sondern ein optionaler Baustein. Es wird als Zusatzmodul entweder direkt in die Sage HR Suite (Personalmanagement) oder in die Sage 100 (Rechnungswesen) integriert. Das System bildet einen vollständig elektronischen Prozess vom Reiseantrag bis zur Auszahlung ab und verknüpft diese Daten nahtlos mit der Entgeltabrechnung oder der Buchhaltung. Während Factorial und HRworks reine Cloud-Anbieter sind, bietet Sage die Option, das Modul innerhalb einer Inhouse-Installation auf eigenen Servern zu betreiben.
Für wen geeignet?
Die Sage HR Suite passt für mittelständische Unternehmen, die eine branchenunabhängige Gesamtlösung suchen. Sie eignet sich besonders für Firmen, die Ihre Systeme lieber Inhouse statt in der Cloud betreiben möchten.
Kostenstruktur:
Die Preisgestaltung bei Sage ist modular und hängt stark von der gewählten Basis-Software (z. B. Sage HR Suite oder Sage 100) sowie dem Betriebsmodell (Cloud oder Inhouse) ab. Während die HR-Cloud-Variante bei ca. 4,50 € pro Nutzer*in/Monat startet, wird das Reisekostenmodul als optionales Add-on individuell hinzugebucht. Die Kosten für dieses Modul richten sich oft nach der Anzahl der verwalteten Mitarbeitenden und dem gewünschten Funktionsumfang, weshalb individuelle Angebote auf Anfrage erstellt werden.
FAQS: Beste Reisekosten-Software
Was kostet eine Reisekosten-Software?
Die Preise für Reisekosten-Software lassen sich nicht pauschal festlegen, da sie stark vom gewählten Funktionsumfang und der Nutzeranzahl abhängen. Auf dem Markt gibt es sowohl spezialisierte Reisekostenabrechnungs-Software wie Perk als auch ganzheitliche HR-Lösungen wie Factorial, die diese Features bereits integriert haben.
Was ist eine beliebte Software zur Verwaltung von Reisekostenanträgen von Mitarbeitenden?
Zu den beliebten Lösungen zählen Factorial, HRworks und SAP Concur. Während Factorial und HRworks als All-in-One-Lösungen besonders im Mittelstand beliebt sind, gilt SAP Concur als Standard für Konzerne. Auch spezialisierte Tools wie Spendesk erfreuen sich großer Beliebtheit, da sie – genau wie Factorial – den Prozess durch integrierte Firmenkreditkarten extrem vereinfachen.
Wer bietet skalierbare Reisekostenabrechnungssysteme für wachstumsorientierte Unternehmen an?
Besonders Factorial und Sage bieten hohe Skalierbarkeit: Factorial wächst modular in der Cloud mit und eignet sich gut für wachsende und auch internationale Unternehmen. Sage kann sich durch verschiedene Zusatzmodule für HR und Buchhaltung ebenfalls an steigende Anforderungen anpassen. Für den globalen Einsatz bei sehr großen Unternehmen ist zudem SAP Concur als skalierbarer Enterprise-Standard etabliert.
Gibt es Plattformen für die Reisekostenabrechnung, die Tagegelder unterstützen?
Ja, alle in diesem Überblick vorgestellten Lösungen – darunter Factorial, N2F, HRworks, Perk, SAP Concur, ZEP, Spendesk und Sage – unterstützen die Berechnung von Tagegeldern. Die Systeme berechnen Verpflegungsmehraufwände und Pauschalen automatisch nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben des BMF und berücksichtigen dabei notwendige Kürzungen für erhaltene Mahlzeiten direkt im Abrechnungsprozess.
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