Geschäftsessen sind in vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Wichtige Verhandlungen und Besprechungen lassen sich oftmals besser bei einem guten Essen als an einem Bürotisch führen. Geschäftsessen werden dabei häufig über den sogenannten Bewirtungsbeleg steuerlich abgesetzt.
Kennen Sie den Unterschied zwischen einer betrieblichen und geschäftlichen Bewirtung? Und wissen Sie, worauf Sie beim Ausfüllen des Belegs achten sollten?
Für den Bewirtungsbeleg gelten seit dem 1. Januar 2025 verschärfte Anforderungen, die das Bundesministerium der Finanzen mit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (Az. IV C 6 – S 2145/00026/005/033) umfassend neu geregelt hat. Worauf Unternehmen und Führungskräfte für eine korrekte Erstellung achten müssen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Wichtige Fakten
- Was ist ein Bewirtungsbeleg? Ein Bewirtungsbeleg ist das steuerrechtlich vorgeschriebene Nachweisdokument für geschäftlich veranlasste Bewirtungen. Ohne vollständigen und korrekten Beleg entfällt der Betriebsausgabenabzug vollständig.
- Absetzbarkeit: Geschäftliche Bewirtungskosten sind gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die enthaltene Umsatzsteuer kann zu 100 Prozent als Vorsteuer geltend gemacht werden.
- Neue Regelungen seit 2025: Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 ersetzt die bisherigen Vorgaben aus dem Jahr 2021 und gilt für alle Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Handschriftliche Belege werden seither ausdrücklich nicht mehr anerkannt.
- Umsatzsteuer in der Gastronomie: Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Für Getränke verbleibt es beim Regelsteuersatz von 19 Prozent. Dies gilt gemäß Steueränderungsgesetz 2025.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg dient zur Dokumentation der im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung (z. B. Geschäftsessen) anfallenden Kosten. Auf dem Bewirtungsbeleg werden alle für die Buchhaltung und das Finanzamt relevanten Angaben notiert. Zweck ist die dadurch mögliche steuerliche Absetzbarkeit der Bewirtung.
Achtung: Eine normale Restaurantrechnung ist kein Bewirtungsbeleg. Seit dem 1. Januar 2025 muss der Bewirtungsbeleg zwingend maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Handschriftliche Belege erkennt das Finanzamt nicht mehr an, wie das Bundesministerium der Finanzen betont.
Ein Bewirtungsbeleg ist eine spezielle Quittung, auf der zusätzliche Angaben enthalten sind, die auf einer gewöhnlichen Rechnung fehlen.
Tipp: Bewirtungen im geschäftlichen Rahmen sind dann steuerlich absetzbar, wenn der Bewirtungsbeleg vollständig und korrekt ausgefüllt ist. Mit dem Spesenmanagement von Factorial können Ihre Mitarbeitenden direkt über die mobile App ein Foto der Quittung hochladen, sodass entsprechende Zahlungen automatisch erfasst werden.
Was ist der Unterschied zwischen betrieblicher und geschäftlicher Bewirtung?
Grundsätzlich wird bei einem Essen, das Sie als Arbeitgeber ausrichten, zwischen einer betrieblichen und einer geschäftlichen Bewirtung unterschieden.
Geschäftliche Bewirtung
Zu dieser gehört das klassische Geschäftsessen. Voraussetzung ist, dass bei einem Geschäftsessen immer auch unternehmensfremde Personen anwesend sein müssen. Zwar dürfen auch eigene Mitarbeitende am Geschäftsessen teilnehmen, jedoch muss die Mindestanzahl von einer unternehmensfremden Person erfüllt sein.
Die Bewirtung von Kundschaft oder Geschäftspersonen steht in diesem Fall im Vordergrund. Eine geschäftliche Bewirtung ist gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG zu 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar, wenn diese in einem Restaurant stattfindet. Die enthaltene Umsatzsteuer kann darüber hinaus zu 100 Prozent als Vorsteuer geltend gemacht werden.
30 Prozent der Kosten gelten somit als private Kosten. Findet die Bewirtung im Betrieb der gastgebenden Person statt, ist sie bis zu 100 Prozent steuerlich absetzbar.
Hinweis zur Umsatzsteuer: Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Für Getränke bleibt es beim Regelsteuersatz von 19 Prozent. Dies gilt gemäß Steueränderungsgesetz 2025, das der Bundesrat am 19. Dezember 2025 verabschiedet hat. Beim Prüfen des Bewirtungsbelegs ist daher auf den korrekten Steuerausweis zu achten. Weist die Rechnung für Speisen noch 19 Prozent aus, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug für diesen Beleg versagen.
Achtung: Auf Geschäftsreisen sollten die Bewirtungskosten nicht gemeinsam mit den Kosten der Geschäftsreise verrechnet werden.
Betriebliche Bewirtung
Handelt es sich um ein Essen, bei dem ausschließlich Beschäftigte des eigenen Unternehmens anwesend sind, liegt eine betriebliche Bewirtung vor. Für diese Form der Bewirtung ist kein Bewirtungsbeleg im steuerrechtlichen Sinne erforderlich. Die Kosten sind als Betriebsausgaben zu 100 Prozent steuerlich absetzbar. Zu beachten ist, dass bei Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person gilt (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Darüber hinausgehende Beträge sind als Arbeitslohn zu versteuern.
Beispiele für die betriebliche Bewirtung sind:
- Weihnachtsfeiern,
- Betriebsfeiern,
- interne Fortbildungen.
Wann gilt eine Bewirtung als geringfügige Aufmerksamkeit?
Nicht alle Speisen und Getränke, die Sie als Arbeitgeber einem Gast anbieten, zählen als Bewirtung. Geringfügige Aufmerksamkeiten können Sie bis zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Sie unterliegen keiner Aufzeichnungspflicht.
Die Grenze zwischen Bewirtung und geringfügiger Aufmerksamkeit ist nicht immer eindeutig. Entscheidend sind in der Regel Preis, Art und Umfang.
- Kaffee, Gebäck und Wasser zählen z. B. eindeutig als geringfügige Aufmerksamkeit.
- Der Ausschank von Alkohol im Rahmen von Besprechungen oder Verhandlungen wird nicht als geringfügige Aufmerksamkeit angesehen. Diese Ausgaben können dementsprechend nicht als Betriebskosten abgesetzt werden.
Das Finanzgericht München entschied folgendermaßen:
Die von einer selbstständigen Person steuerlich geltend gemachten Aufwendungen für Alkohol waren laut Finanzgericht nicht dem Anlass angemessen. Daher waren diese auch nicht als Betriebsausgaben anzusehen.
Der Alkohol wurde als Bewirtung eingestuft und war damit nur noch bis zu 70 Prozent steuerlich absetzbar. Höchstrichterlich gibt es hier allerdings noch keine Entscheidung. Der Zusammenhang muss also stets betrachtet werden.
Wichtig! Ausschlaggebend für eine Bewirtung ist, dass das Essen bei einem Anlass im Vordergrund steht. Fingerfood kann also unter Umständen als Aufmerksamkeit angesehen werden. Ein Buffet würde ganz sicher als Bewirtung betrachtet werden.
Tipp: Ein Glas Sekt nach einem Projektabschluss kann sicherlich als geringfügige Aufmerksamkeit abgegolten werden.
Wie füllt man einen Bewirtungsbeleg korrekt aus?
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie einen Bewirtungsbeleg ausfüllen?
- Der Beleg muss allen Anforderungen des § 14 des Umsatzsteuergesetzes zur Ausstellung von Rechnungen (UStG) entsprechen.
- Die notwendigen Angaben unterscheiden sich dabei je nach Höhe der Rechnung.
- Bei Geschäftsessen mit einer Rechnung bis 250 Euro sind die Regelungen etwas lockerer. Diese werden in der Gesetzgebung als sogenannte Kleinbetragsrechnungen betrachtet.
Achtung: Diese Angaben beziehen sich auf Geschäftsessen in einem Restaurant. Findet die Bewirtung im eigenen Betrieb statt, sind die Regeln nicht ganz so streng.
Einen Bewirtungsbeleg korrekt auszufüllen, damit dieser vom Finanzamt anerkannt wird, ist nicht immer einfach. Folgende Inhalte sollten Sie beachten:
Wichtig: Das Bundesministerium der Finanzen hat mit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (Az. IV C 6 – S 2145/00026/005/033) die Anforderungen an Bewirtungsbelege grundlegend neu geregelt. Dieses Schreiben ersetzt die bisherigen Vorgaben aus dem Jahr 2021 und gilt für alle Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Nicht ordnungsgemäß erstellte oder handschriftliche Belege werden ausdrücklich nicht mehr anerkannt und führen zum vollständigen Ausschluss des Betriebsausgabenabzugs.
Vom Restaurant auszufüllen:
- Name und Anschrift des Restaurants beziehungsweise Ort der Bewirtung (beispielsweise eigener Betrieb)
- Getränke und Speisen: Die Getränke und Speisen müssen genau aufgeschlüsselt werden. Eine allgemeine Notiz wie „4 x Hauptspeise“ reicht nicht aus.
- Nettobetrag und Datum
Von der gastgebenden Person auszufüllen:
- Anlass der Bewirtung: Es reicht nicht aus, lediglich „Geschäftsessen“ oder „geschäftliche Besprechung“ einzutragen. Der Anlass muss konkretisiert werden.
- Namen und Firmenzugehörigkeit aller Teilnehmenden, einschließlich des eigenen Namens. Bei größeren Gruppen reicht es allerdings aus, die Personengruppe zu benennen.
- Trinkgeld: Das Trinkgeld zählt als Nebenleistung zur Bewirtung und kann zu 70 Prozent als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Ein Vorsteuerabzug ist auf Trinkgelder nicht möglich, wie das Bundesministerium der Finanzen klarstellt. Idealerweise wird das Trinkgeld direkt beim Bezahlvorgang über das Kassensystem erfasst, sodass es auf dem maschinellen TSE-Beleg ausgewiesen wird. Alternativ muss das Servicepersonal den Betrag handschriftlich auf dem Beleg bestätigen.
- Eigene Unterschrift
Das Finanzamt sieht solche Anlässe im Rahmen eines Essens als geschäftlich an, bei denen beispielsweise:
- Verträge abgeschlossen werden,
- Geschäftsbeziehungen gepflegt oder Handelsbeziehungen unterhalten werden,
- Geschäfte gemacht werden oder
- über gemeinsame Projekte gesprochen wird.
Ist die Quittung nicht groß genug, um die Angaben einzutragen, müssen Sie einen separaten Bewirtungsbeleg ausfüllen.
Bei Rechnungen ab 250 Euro müssen zusätzliche Angaben auf dem Bewirtungsbeleg gemacht werden:
- Steuernummer des Gastronomiebetriebs
- Fortlaufende Rechnungsnummer des Gastronomiebetriebs
- Netto- und Bruttobetrag, angewendeter Steuersatz
- Ab 250 Euro muss der Name der gastgebenden Person vom Gastronomiebetrieb eingetragen werden. Alles unter diesem Betrag gilt als Kleinbetragsrechnung.
Aktuelle Regelungen 2026
Welche aktuellen Bedingungen für die Erstellung eines Bewirtungsbelegs müssen Sie beachten?
Bewirtungsbelege müssen …
- maschinell erstellt sein und den Namen und die Anschrift des Restaurants, das Datum, die genaue Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke sowie den Rechnungsbetrag enthalten.
- elektronisch aufgezeichnet sein. Aus dem Bewirtungsbeleg muss klar hervorgehen, welche technische Sicherheitseinrichtung (TSE) das Kassensystem verwendet. Fällt die TSE aus, akzeptiert das Finanzamt Belege ausnahmsweise auch ohne TSE-Angaben. Die übrigen Pflichtangaben müssen jedoch vollständig vorhanden sein, so das Bundesministerium der Finanzen.
- die Transaktions- und Seriennummer enthalten.
- den Beginn und das Ende des Geschäftsessens enthalten.
Digitale Archivierung und Verknüpfung: Bewirtungsbelege müssen GoBD-konform revisionssicher archiviert werden. Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg verknüpft sein. Dies erfolgt etwa über eine eindeutige Belegnummer, einen Barcode oder ein Dokumentenmanagementsystem. Rechnung und Eigenbeleg müssen jederzeit eindeutig einander zugeordnet werden können. Fehlt diese Verknüpfung, versagt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug.
Aufbewahrungsfrist: Bewirtungsbelege als Buchungsbelege sind gemäß § 147 AO in Verbindung mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) acht Jahre aufzubewahren. Bis Ende 2024 galt eine Frist von zehn Jahren, wie die IHK Berlin bestätigt.
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Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg – und wie Sie sie vermeiden
Folgende Fehler führen in der Praxis am häufigsten zur Nichtanerkennung durch das Finanzamt:
- Zu vager Anlass: Angaben wie „Geschäftsessen“ oder „Kundenpflege“ reichen nicht aus. Der Anlass muss so konkret formuliert sein, dass eine außenstehende Person den betrieblichen Zusammenhang sofort erkennt – zum Beispiel: „Vertragsverhandlung Rahmenvertrag Lieferant XY“ oder „Besprechung Projektplanung Produktlaunch Q3 2026“.
- Fehlende TSE-Angaben: Fehlen Transaktionsnummer oder TSE-Seriennummer auf dem Kassenbon, sollte dies direkt beim Servicepersonal reklamiert werden.
- Handschriftliche Ergänzungen bei Beträgen über 250 Euro: Bei Rechnungen über 250 Euro muss der Name der bewirtenden Person maschinell durch das Restaurant auf den Beleg aufgedruckt werden. Nachträgliche handschriftliche Ergänzungen reichen für den Vorsteuerabzug nicht aus.
- Verspätete Dokumentation: Die Pflichtangaben müssen zeitnah nach der Bewirtung eingetragen werden. Nachträgliche Ergänzungen werden vom Finanzamt kritisch beurteilt.
Welche Vorlage eignet sich für den Bewirtungsbeleg?
Grundsätzlich stellen Restaurants eigene Vorlagen für den Bewirtungsbeleg bereit. Da seit dem 1. Januar 2025 ausschließlich maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Belege steuerlich anerkannt werden, ist die Restaurantvorlage in der Regel die sicherste Wahl. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt lediglich vor, welche Angaben der Beleg enthalten muss, nicht aber in welcher Form. Eine eigene Vorlage ist daher zulässig, sofern alle Pflichtangaben gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG enthalten sind.
Da diese Belege meistens auf Thermopapier ausgestellt werden, das schnell verblasst, sollten Sie sichergehen, dass die Belege zeitnah digitalisiert werden.
Gemäß den GoBD-Anforderungen muss die digitale Kopie revisionssicher archiviert werden. Ein einfaches Foto im Smartphone-Ordner genügt nicht. Das Spesenmanagement von Factorial ermöglicht es Beschäftigten, Belege direkt über die mobile App zu fotografieren und GoBD-konform zu archivieren. Dadurch werden Rechnung und Eigenbeleg automatisch verknüpft und für die Buchhaltung bereitgestellt.
Nützlich kann eine eigene Vorlage eines Bewirtungsbelegs dann werden, wenn die Bewirtung bei Ihnen im Unternehmen selbst stattfindet.
Im Internet gibt es zahlreiche Vorlagen, oft abgestimmt auf die jeweilige Branche. Das Handwerksmagazin bietet ein Bewirtungsbelegmuster für kleinere Selbstständige und Unternehmende an, das Sie kostenlos downloaden können.
Bewirtungsbeleg im Ausland
Auch bei Bewirtungen im Ausland müssen die deutschen Nachweisanforderungen grundsätzlich erfüllt werden. Das Bundesministerium der Finanzen weist im BMF-Schreiben vom 19. November 2025 darauf hin, dass bei Auslandsbewirtungen Ausnahmen möglich sind, wenn im betreffenden Staat bestimmte Nachweiserfordernisse nicht gelten. In der Praxis empfiehlt es sich, auch bei Auslandsbewirtungen alle verfügbaren Belege zu sammeln und zeitnah zu ergänzen.
FAQ
Wie muss ein Bewirtungsbeleg über 250 € aussehen?
Ein Bewirtungsbeleg über 250 € muss zusätzlich zu den Grundangaben die Steuernummer und eine fortlaufende Rechnungsnummer des Restaurants enthalten. Außerdem müssen der Netto- und Bruttobetrag mit Steuersatz aufgeführt und der Name des Gastgebers vom Gastwirt auf dem Beleg vermerkt sein.
Welche Regeln gelten für geschäftliche Bewirtungskosten?
Geschäftliche Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar, wenn externe Personen (z. B. Kund*innen) teilnehmen und der Anlass klar geschäftlich ist. Die Kosten sind in der Regel zu 70 % abzugsfähig und erfordern einen lückenlos ausgefüllten, maschinell erstellten Bewirtungsbeleg als Nachweis für das Finanzamt.
Wann sind Bewirtungskosten nur zu 70 abzugsfähig?
Bewirtungskosten sind zu 70 % abzugsfähig, wenn es sich um eine geschäftliche Bewirtung handelt, an der externe Personen wie Geschäftspartner*innen oder Kund*innen teilnehmen. Die restlichen 30 % werden als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben gewertet, die der privaten Lebensführung zugeordnet werden.
Wie muss ein korrekter Bewirtungsbeleg aussehen?
Ein korrekter Bewirtungsbeleg muss maschinell erstellt sein und Ort, Datum, alle Teilnehmer*innen sowie den genauen geschäftlichen Anlass auflisten. Zudem sind eine detaillierte Aufschlüsselung der Speisen und Getränke sowie seit 2023 Angaben zur elektronischen Aufzeichnung (TSE) des Kassensystems erforderlich.
Kann ich 150 Euro für ein Bewirtungsessen als Rechnung absetzen?
Ja, eine Rechnung über 150 € für ein Geschäftsessen kann als Kleinbetragsrechnung abgesetzt werden, wobei 70 % der Kosten als Betriebsausgaben gelten. Wichtig ist ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg. Mit einer All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial können solche Belege einfach digital erfasst und verwaltet werden.
