Insbesondere in Schichtbetrieben lässt sich die Frage „Wer arbeitet eigentlich wann?“ mit einem Blick auf den Dienstplan verlässlich beantworten. Das setzt aber gleichermaßen voraus, dass alle Beteiligten auch die dazugehörigen Dienstplan-Abkürzungen kennen – und genau da möchten wir Ihnen kurz auf die Sprünge helfen.
Das Wichtigste in Kürze
- Es gibt für die Dienstplan-Abkürzungen und ihre Bedeutung keine festen Vorgaben – weder in Form einer Norm noch einer gesetzlichen Regelung. Dienstplan- und Zeiterfassung-Abkürzungen können sich folglich zwischen Betrieben unterscheiden.
- Nicht ausschließlich für neue Mitarbeitende ist es empfehlenswert, unternehmensintern ein ständig verfügbares Abkürzungsverzeichnis zu führen – zum Beispiel in der Factorial-Plattform oder in der Nähe des Aushangs.
- Einige Branchen können Abkürzungen verwenden, die in anderen Unternehmen gar nicht zum Einsatz kommen. Das kann beispielsweise auf den Dienstplan und Abkürzungen im Krankenhaus zutreffen.
- Der Dienstplan und seine Abkürzungen: Für mehr Übersicht im Kürzel-Dschungel
- Best Practices für Dienstpläne und die Nutzung von Abkürzungen
- Typische Dienstplan-Abkürzungen und ihre Bedeutung
- Gesetzliche Regelung zum Dienstplan
- FAQ: Häufige Fragen und Antworten
Der Dienstplan und seine Abkürzungen: Für mehr Übersicht im Kürzel-Dschungel
An Abkürzungen führt in einem effizient organisierten Unternehmen kein Weg vorbei. Sie zu verwenden, spart Mitarbeitende ebenso wie Personen mit Führungsverantwortung schlicht viel Zeit. Die meisten Abkürzungen prägen sich außerdem mehr oder minder ganz automatisch ein – auf völlig natürliche Weise sprechen wir von „ROI“ (Return-on-Investment), B2B (Business-to-Business) oder BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung).
Im Dienstplan verhält es sich nicht anders, denn die dort genutzten Abkürzungen sind normalerweise schnell einprägsam, verursachen den Erstellenden des Dienstplans weniger Arbeit und sorgen insgesamt für eine übersichtliche Darstellung. All das funktioniert nur wann? Korrekt, wenn alle Beteiligten die Abkürzungen kennen – anderenfalls ist es mit der angepeilten Effizienz schnell Geschichte.
Best Practices für Dienstpläne und die Nutzung von Abkürzungen
Bevor wir uns einzelne Abkürzungen genauer anschauen, zunächst einmal einige grundlegende Tipps:
- eine Legende für die genutzten Abkürzungen muss dauerhaft und schnell verfügbar sein
- Mitarbeitende im Dienstplan sind, um Verwechslungen zu vermeiden, mit Vor- und Nachnamen zu nennen
- Erstellungsdatum und der Name der Dienstplan-Verantwortlichen sollten sich ebenfalls auf dem Dienstplan befinden
- in Betrieben mit Schichtarbeit sind Schichtbeginn und -ende zu nennen
- kurzfristige Änderungen sollten farblich hervorgehoben werden, da sie zwischen all den Abkürzungen sonst optisch untergehen könnten
Ein weiterer Tipp: Von Anfang an sollte klar geregelt sein, ob der ständig verfügbare Dienstplan auch Abwesenheiten und Urlaubszeiten beinhaltet. Ist das der Fall, wird der Dienstplan natürlich umfangreicher und womöglich unübersichtlicher. Alternativ könnten Unternehmen, vor allem bei generell schon umfangreichen Dienstplänen, derartige Abwesenheiten auch separat darstellen.
Mit Factorial erhalten Sie tatkräftige Unterstützung und digitalisieren Ihre Organisation noch weiter – zum Beispiel durch unsere digitale Arbeitszeiterfassung oder unser smartes Schichtplan-Feature. Frühzeitig an Schicht- und Dienstpläne zu denken, kommt übrigens gut an: Bei einer Umfrage vom Deutschen Berufsverband für Pflegeberufe erachteten das mehr als 44 % der Befragten für besonders wichtig.
Typische Dienstplan-Abkürzungen und ihre Bedeutung
Eine kleine Anmerkung vorweg: Nachfolgend finden Sie eine beispielhafte Auswahl von Abkürzungen. Ihr Unternehmen muss weder alle noch exakt diese Abkürzungen nutzen, sie gelten aber generell als branchenübergreifend etabliert und erleichtern damit auch bei neuen Mitarbeitenden das Verständnis.
| Abkürzung | Bedeutung | Bemerkung |
| F | Frühdienst | z. B. 6 bis 14 Uhr |
| S | Spätdienst | z. B. 14 bis 22 Uhr |
| N | Nachtdienst | z. B. 22 bis 6 Uhr |
| D | Dienst / Tagesdienst | Standarddienst, z. B. 9 bis 17:30 Uhr |
| Frei/FT | Freier Tag | Kein Dienst für Mitarbeitende |
| U | Urlaub | Gesetzlicher Urlaubstag |
| K | Krank | krankgeschriebene Mitarbeitende |
| BD | Bereitschaftsdienst | Bereitschaft, meist vor Ort anwesend |
| R | Rufbereitschaft | Arbeit auf Abruf, meist nicht vor Ort anwesend |
| Z | Zeitausgleich | Abbau von Überstunden |
| B | Berufsschule | bei Auszubildenden in dualer Ausbildung |
| FA | Fortbildung/Schulung | aktuell durchgeführte Weiterbildungsmaßnahme |
| HO | Homeoffice | Mitarbeitende, die nicht vor Ort, sondern zuhause arbeiten |
Speziell bei „K“ für „Krank“ sind zudem Differenzierungen nicht unüblich: „KA“ könnte für „Krank mit Attest“, „KOA“ für „Krank ohne Attest“ und „KK“ für „Kind krank“ stehen. Solch eine Unterteilung ist aber, vor allem bei öffentlichen Aushängen, nicht zwangsläufig notwendig. Für HR-Mitarbeitende ist diese Unterscheidung aber natürlich essenziell.
Gesetzliche Regelung zum Dienstplan
Der Dienstplan gibt letztlich die Arbeitszeiten vor und muss demzufolge natürlich auch den gesetzlichen Rahmen konsequent einhalten. Dazu gehören:
- der § 106 GewO (Gewerbeordnung), der Arbeitgebenden das Direktionsrecht einräumt, diese dürfen also die Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag festlegen
- der § 87 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz), der die Mitbestimmungspflicht von Betriebsräten mit Hinblick auf die Dienstplanausgestaltung einräumt
- das ArbZG (Arbeitszeitgesetz), welches wenigstens 11 Stunden Ruhezeit und maximal 48 Stunden pro Woche Arbeitszeit bei 5-Tage-Wochen sicherstellt
FAQ: Häufige Fragen und Antworten
Auf einige der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit Dienstplan und Zeiterfassung Abkürzungen möchten wir natürlich auch noch eingehen.
Welche Abkürzungen gibt es in der Zeiterfassung?
In der Zeiterfassung können eigenständige Kürzel zum Einsatz kommen. So zum Beispiel:
- AZ für Arbeitszeit
- ÜZ für Überzeit (Überstunden)
- UZ für Urlaubszeit
- KZ für Krankzeit
- BZ für Bereitschaftszeit
- PZ für Pausenzeit
- SB für Schulung/Bildung
- HO für Homeoffice
- FA für Feiertag
Überschneidungen zum regulären Dienstplan sind hier aber natürlich nicht selten und zu erwarten, zudem können Abkürzungen in der Zeiterfassung auch von der genutzten Software beziehungsweise Plattform abhängen.
Was heißt BF im Dienstplan?
Da es keine einheitlichen Vorgaben über alle Branchen hinweg gibt, kann sich die genutzte Abkürzung „BF“ zwischen Unternehmen unterscheiden. Denkbar wäre die Abkürzung für Bereitschaftsdienste.
Was bedeutet FW im Dienstplan?
„FW“ steht normalerweise für Fortbildungen. Sie signalisiert damit, dass Arbeitnehmende an den jeweiligen Tagen nicht vor Ort oder zumindest nicht für ihre reguläre Arbeit zur Verfügung stehen, da sie an einer verpflichtenden oder freiwilligen Weiterbildungsmaßnahme teilnehmen. „FW“ kann aber auch für freie Wochentage stehen, an denen Mitarbeitende nicht arbeiten.
Welche Abkürzungen im Dienstplan der Altenpflege?
Sowohl im Krankenhaus als auch in Pflegeeinrichtungen werden typischerweise die klassischen Abkürzungen genutzt, also zum Beispiel „F“ für Frühdienst oder „BD“ für Bereitschaftsdienst. Je nach Einrichtung können noch einige Abkürzungen hinzukommen, die charakteristisch für das Gesundheitswesen sind.
„C“ steht in vielen Plänen beispielsweise für Büroarbeit. In diesem Zeitraum erstellen Mitarbeitende also Pflegepläne oder sind mit der notwendigen Dokumentation beschäftigt. Abkürzungen wie „SPL“ oder „TV“ sind ebenso üblich. Sie stehen für die Springerrolle im Gesundheitswesen und betreffen folglich Mitarbeitende, die an den jeweiligen Tagen immer dort zur Stelle sind, wo gerade Not am Mann, der Frau oder schlicht den Patienten ist.
