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Arbeitszeiterfassung in Unternehmen

Arbeitszeiterfassung – alles Wichtige auf einen Blick

Wer sich in einem Arbeitsverhältnis befindet, hat seinen Pflichten nachzukommen. Das gilt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Eine der Pflichten der Arbeitnehmer ist es beispielsweise, die vereinbarten Arbeitsstunden laut Arbeitsvertrag einzuhalten.

Doch wie kann der Arbeitgeber überprüfen, ob die Stunden letztendlich geleistet wurden? Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist die Lösung.

Tatsächlich ist die Arbeitszeiterfassung nicht nur für die Überprüfung der geleisteten Arbeitsstunden von Bedeutung, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen müssen ihrer Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nachkommen. In diesem Artikel informieren wir über das Thema Zeiterfassung und erläutern Vor- und Nachteile sowie wichtige gesetzliche Regelungen, die mit der Arbeitszeiterfassung einhergehen. Darüber hinaus klären wir auf, was hinsichtlich des Datenschutzes zu beachten ist und stellen verschiedene Arten der Zeiterfassung vor.

Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung: Definition

Bei der Arbeitszeiterfassung geht es, wie der Name sagt, darum, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen und auszuwerten. Dabei wird in der Regel die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit dokumentiert. Um zu erkennen, welche Arbeitszeit welchem Mitarbeiter zugeordnet ist, müssen Daten wie Namen oder Personalnummer entsprechend zum Arbeitszeitkonto des Beschäftigten verknüpft werden.

Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung bringt viele Vorteile, aber auch einige wenige Nachteile mit sich.

👍 Vorteile der Arbeitszeiterfassung

Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen ist durchaus sinnvoll. Im folgenden Abschnitt haben wir einige gute Gründe für die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter zusammengefasst:

  1. Tracking von Überstunden: Wie lange der Arbeitnehmer gearbeitet hat ist wichtig, um Überstunden im Blick zu halten. Nur so können Sie das Gehalt bei Auszahlung der zusätzlich angesammelten Stunden entsprechend für Ihren Mitarbeiter anpassen.
  2. Mehr Transparenz: Weiterhin lässt sich anhand der Stundenübersicht schlussfolgern, welche Mitarbeiter sich an den vertraglich geregelten Stundensatz halten. Demnach können Personaler besser nachvollziehen, wer regelmäßig mehr arbeitet oder auch, wer sich gerne mal früher in den lang ersehnten Feierabend verabschiedet.
  3. Einhaltung der Fürsorgepflicht: Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, auf das Wohl der Beschäftigten zu achten. Nur wenn der Arbeitgeber die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst, kann er seine Arbeitnehmer davor schützen, zu viel zu arbeiten und sich zu überfordern.

👎 Nachteile der Arbeitszeiterfassung

Neben all den Vorteilen kann eine Arbeitszeiterfassung auch einige negative Punkte mit sich bringen.

  1. Auswirkung auf das Betriebsklima: Wie würden Sie sich fühlen, wenn Ihr Chef Ihre Arbeitszeiten genau überwacht? Bei vielen Arbeitnehmern vermittelt diese Art von Kontrolle ein Gefühl von mangelndem Vertrauen. Das kann sich negativ auf das Betriebsklima auswirken und im Extremfall sogar die Motivation der Mitarbeiter hemmen.
  2. Mehraufwand: Zur Arbeitszeiterfassung gehört auch die Implementierung eines Zeiterfassungssystems. Die Einführung eines Tools ist dabei ganz klar mit einem Aufwand verbunden. Möglichkeiten, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen, gibt es viele. Wer in das falsche Tool für das Unternehmen investiert, für den kann die Zeiterfassung frustrierend und anstrengend sein.

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Wichtige Gesetze zur Arbeitszeiterfassung

Hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung gibt es in Deutschland einige gesetzliche Regelungen, die Sie beachten sollten.

  1. Urteil des Europäischen Gerichtshofes
    Eine der Regelungen ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH), das im Mai 2019 verabschiedet wurde. Dieses EuGH Urteil schreibt vor, dass Arbeitgeber innerhalb der EU dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu erfassen.
  2. Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
    Zusätzlich zur europäischen Verordnung gilt in Deutschland das Arbeitszeitgesetz. Dieses Gesetz ist bereits seit 1994 in Kraft und regelt sämtliche Vorkehrungen zum Schutz der Arbeitnehmer und deren Gesundheit. Dabei gilt es vor allem darum, gesetzliche Pausenzeiten zu gewährleisten sowie Ruhezeiten zwischen den Schichten klar zu regeln. Allerdings gilt zu beachten, dass für bestimmte Gruppen Sonderregelungen gelten. Dazu gehören beispielsweise minderjährige Arbeitnehmer (§ 18 ArbZG). Für diese Gruppe gelten Arbeitszeitbestimmungen gemäß des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG). So schreibt das Gesetz u.a. vor, dass Jugendliche nicht mehr als acht Stunden pro Tag arbeiten dürfen. Das Maximum von 40 Stunden in der Woche darf ebenfalls nicht überschritten werden (JArbSchG § 8 – Dauer der Arbeitszeit). Bei volljährigen Arbeitnehmern können es in Ausnahmefällen auch mal bis zu 10 Stunden täglich sein.

👉 Zeiterfassung: Gesetzliche Vorgaben

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Datenschutz und Arbeitszeiterfassung

Durch die Anwendung digitaler Zeiterfassungstools ist das Sammeln und Speichern von Mitarbeiterdaten über einen längeren Zeitraum so einfach wie nie. Da bei der Zeiterfassung nicht bloß die pure Arbeitszeit, sondern auch andere Informationen wie der Name oder die Personalnummer des Mitarbeiters erfasst werden, spielen auch hier die Themen Datenschutz und Datensicherheit eine wichtige Rolle.

Alle Informationen zur Arbeitszeiterfassung müssen mindestens zwei Jahre gespeichert werden. Sie sind entscheidend für den Nachweis der geleisteten Arbeitsstunden, auch zu einem späteren Zeitpunkt. Sollte es zu Unstimmigkeiten bzgl. der Auszahlungen kommen, können Sie die Dokumentation der Stunden zur Rechtfertigung hinzuziehen.

Eine weitere Frage, die sich im Rahmen dieser Datenspeicherung stellt: Muss der Mitarbeiter im Rahmen der Zeiterfassung zur Verarbeitung seiner Daten zustimmen? Die Antwort lautet: Nein! Da diese Daten hauptsächlich für die Lohnbuchhaltung benötigt werden, ist eine konkrete Zustimmung zur Erfassung und Verarbeitung der Daten durch den Arbeitnehmer in diesem Fall nicht notwendig.

Nichtsdestotrotz ist es wichtig, die Daten gemäß der in der EU gültigen Datenschutzverordnung (DSGVO) zu schützen. Die Daten zu Arbeitszeiten der Mitarbeiter sollten wie andere vertrauliche Unternehmensdaten auch unbedingt vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Ausschließlich der Arbeitnehmer selbst sowie der zuständige Personalverantwortliche darf Zugriff auf die Aufzeichnungen der Arbeitszeit haben.

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Methoden der Arbeitszeiterfassung

Möglichkeiten, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter aufzuzeichnen, gibt es viele. Ob klassisch per Stechuhr oder digital mit einer Zeiterfassungssoftware – das richtige System zu finden, kann schwierig sein.

Viele Unternehmen sind Gewohnheitstiere und bleiben bei der vertrauten Zeiterfassung mit Excel oder nutzen weiterhin den guten alten Stundenzettel. Dabei können neuere Zeiterfassungssysteme wie HR Softwares den Arbeitsalltag nachweislich erleichtern. Dadurch, dass die Arbeitszeiterfassung und Auswertung automatisiert sind, sparen Personalverantwortliche viel Zeit. Stundenzettel müssen nicht mehr sortiert – Excel Listen nicht mehr manuell angepasst werden.

Die digitale Arbeitszeiterfassung gilt als wahrhafter Quantensprung im Personalwesen. Das Grundprinzip bleibt dabei identisch: Nach wie vor stempelt der Mitarbeiter wie bei früheren Stempeluhren zu Beginn der Arbeitszeit ein. Ist der Arbeitstag vorbei, stempelt er wieder aus.

Das Ganze geschieht entweder über die Desktop-Version der entsprechenden Software – in der Regel eine benutzerfreundliche Plattform – oder auch bequem per App. Der Vorteil bei der mobilen Zeiterfassung ist ganz klar, dass die Mitarbeiter nun nicht mehr vor Ort sein müssen, um ein- oder auszustempeln.

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Wichtig ist, dass die Zeiterfassung in verschiedenen Arbeitszeitmodellen, wie z.B. der Vertrauensarbeitszeit oder der Arbeit im Home Office gewährleistet ist. Besonders in Zeiten der Pandemie setzen viele Arbeitnehmer auf Remote Work. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mehr einfach am Terminal im Büro mit ihrer Karte ein- und ausstempeln können, sondern auf eine Lösung angewiesen sind, die auch aus der Ferne funktioniert.

Die Zeiterfassung im Home-Office ist heutzutage also wichtiger denn je. Unternehmen unterschiedlicher Industrien sollten dafür gewappnet sein und sich um ein zukunftsorientiertes Zeiterfassungssystem bemühen.

Nicht nur Mitarbeiter im Home-Office profitieren von einer mobilen Zeiterfassung. Auch Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind, begrüßen digitale Lösungen. Ein verlässliches und zugängliches System wie eine HR Software ist in der Regel benutzerfreundlicher, als die händisch auszufüllenden Stundenzettel, die zu gerne verloren gehen. Die Zeiterfassung im Außendienst kann somit auch fernab vom Büro kinderleicht ermöglicht werden.

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Leitfaden Zeiterfassung

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