Wer neue Mitarbeiter einstellen will, ist verpflichtet, diese ordnungsgemäß bei den zuständigen Behörden anzumelden. Dies betrifft vor allem Meldungen an das Finanzamt und an die Sozialversicherung. Eine korrekte und vollständige Anmeldung ist wichtig, damit rechtliche und finanzielle Nachteile vermieden werden können. In der Regel unterstützt ein Steuerberater bei der fachgerechten Durchführung dieser Formalitäten. Was Sie dabei beachten müssen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
Key Facts
- Unternehmen müssen neue Mitarbeiter korrekt und vollständig beim Finanzamt, der Sozialversicherung und der Berufsgenossenschaft anmelden, um rechtliche und finanzielle Nachteile zu vermeiden.
- Für die Anmeldung benötigen, Arbeitgeber wichtige Daten wie Steueridentifikationsnummer, Rentenversicherungsnummer, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse sowie elektronische Lohnsteuermerkmale – Minijobber sind hiervon teilweise ausgenommen.
- Die Anmeldung erfolgt elektronisch über eine Lohnabrechnungssoftware oder ELSTER und muss spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn erfolgen; steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Förderprogramme können Kosten senken und Unterstützung bieten.
- Mitarbeiter anmelden: Welche Unterlagen brauchen Sie?
- Mitarbeiter anmelden: Wo müssen Sie Mitarbeiter anmelden?
- Wie melden Sie Minijobber und Minijobberinnen an?
- Mitarbeiter anmelden: Kosten bei der Einstellung von Mitarbeitern
- Fazit
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Mitarbeiter anmelden: Welche Unterlagen brauchen Sie?
Ein Unternehmen, das neue Mitarbeiter einstellt, wird mit einer Vielzahl von Formalitäten konfrontiert. Daten wie die Steueridentifikationsnummer, der Versicherungsnummernachweis, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und eventuell auch der Nachweis der Elternschaft sind verpflichtend, damit man die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung korrekt durchführen kann.
Seit 2023 ersetzt der digitale Nachweis der Versicherungsnummer den Sozialversicherungsausweis, der früher benötigt wurde. Diese ist bei der Deutschen Rentenversicherung hinterlegt. Arbeitnehmer müssen ihn bei einem Jobwechsel nicht mehr vorlegen, denn der Arbeitgeber kann ihn eigenständig anfordern. Die Verantwortung liegt nun beim ihm, die notwendigen Daten elektronisch abzurufen – eine kleine Erleichterung, die aber auch klare Pflichten nach sich zieht.
Um neue Mitarbeiter ordnungsgemäße anmelden zu können, brauchen Arbeitgeber verschiedene Papiere: Betriebsnummer, persönliche Daten wie Adresse und Geburtsdatum, Rentenversicherungsnummer, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer sowie elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Ausnahmen sind Minijobs oder pauschal besteuerte.
Mitarbeiter anmelden: Wo müssen Sie Mitarbeiter anmelden?
Der Arbeitgeber muss Mitarbeiter zuerst beim Finanzamt und bei der Sozialversicherung anmelden. Zudem müssen Mitarbeiter auch bei der Berufsgenossenschaft gemeldet werden, um die Mitgliedschaft für die gesetzliche Unfallversicherung zu erhalten.
Anmeldung beim Finanzamt
Um die elektronischen Lohnsteuermerkmale (ELStAM) eines neuen Angestellten beim Finanzamt abzufragen, müssen Unternehmen ihn über Ihre Lohnabrechnungssoftware oder ELSTER anmelden. Dafür benötigen der Arbeitgeber sein Geburtsdatum, die Steueridentifikationsnummer und Informationen, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Minijobber sind von dieser Anmeldung ausgenommen, da ihre Lohnsteuer pauschal berechnet und direkt an die Minijob-Zentrale abgeführt wird.
Die Steueridentifikationsnummer des neuen Mitarbeiters steht beispielsweise auf der Lohnsteuerbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers. Falls sie nicht auffindbar ist, kann der Unternehmer sie beim Bundeszentralamt für Steuern online angefragt werden.
Anmeldung bei der Sozialversicherung
Dort müssen neue Mitarbeiter ebenfalls angemeldet werden. Pflichtversichert sind in der Regel Arbeitnehmer in Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Auch Minijobber sowie Arbeitnehmer, die wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der Krankenversicherung versicherungsfrei sind, müssen dort angemeldet werden.
Für Rentner und Studenten gelten unterschiedliche Regelungen. Auskünfte dazu erteilt die zuständige Krankenkasse. Diese sind die als zentrale Meldestellen. Sie ziehen die Sozialversicherungsbeiträge ein und leiten sie entsprechend weiter.
Die Anmeldung muss spätestens mit der ersten Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung erfolgen. Meldungen und Beitragsnachweise kann man ausschließlich elektronisch über Lohnabrechnungsprogramme oder das SV-Meldeportal liefern. So können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten und die Sozialversicherung korrekt abgerechnet werden.
Seit dem 1. Januar 2020 ist bei Sozialversicherungsmeldungen die Angabe eines dritten Geschlechts möglich, um das Personenstandsrecht zu berücksichtigen. Arbeitgeber können die Kennzeichen „D“ für divers und „X“ für unbestimmt wählen. Diese geschlechtsneutrale Formulierungen müssen auch in Stellenanzeigen benutzt werden, im Einklang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.
In bestimmten Branchen wie Bau, Gastgewerbe oder Logistik muss der Beschäftigungsbeginn durch eine Sofortmeldung an die Rentenversicherung oder Minijob-Zentrale spätestens am ersten Arbeitstag gemeldet werden. Diese Pflicht soll vor Schwarzarbeit schützen und erfolgt elektronisch über Lohnabrechnungsprogramme oder das Portal sv-net.
Wie melden Sie Minijobber und Minijobberinnen an?
Bevor Sie einen Minijobber einstellen, sollten Sie zunächst prüfen, ob ein Minijob überhaupt in Frage kommt. Dabei unterstützt ein Personalfragebogen, der die relevanten Angaben des Arbeitnehmers erfasst und sich bequem bei der Minijob-Zentrale herunterladen lässt.
Die Anmeldung und Meldung der Beiträge für Minijobber erfolgt über die Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See. Diese Anmeldung muss spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen, und innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Außerdem muss man bei der Anmeldung angeben, ob der Minijobber Eigenbeiträge zur Rentenversicherung zahlt oder ob er einen Befreiungsantrag vorgelegt hat.
Mitarbeiter anmelden: Kosten bei der Einstellung von Mitarbeitern
Die Anmeldung und Einstellung von Mitarbeitern verursacht keine direkten Kosten, sondern erfordert lediglich Zeit. Wer die Formalitäten als zu aufwendig empfindet, kann diese an einen Steuerberater delegieren. Das verursacht zwar Gebühren, hat aber den Vorteil, dass es langfristig Zeit und damit Kosten spart.
Nach dem Einstellen fallen neben dem Lohn auch monatliche Arbeitgeberbeiträge zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung an, deren Höhe von der Art der Anstellung abhängt.
Um die Kosten zu reduzieren, gibt es Förderprogramme der Bundesagentur für Arbeit, zum Beispiel Eingliederungszuschüsse für ältere Arbeitnehmer, Menschen mit Behinderung oder Langzeitarbeitslose. Auch für die Qualifizierung Jugendlicher gibt es spezielle Förderungen, die Unternehmen bei der Einstellung unterstützen können.
Tipp
Mit der App von Factorial verwalten Sie Talentakquise, Performance, Weiterbildung und Mitarbeiterengagement effizient – alles an einem Ort. Das Anmelden von Mitarbeitern ist kein Problem mehr. Verwalten Sie jeden Schritt des Recruiting-Prozesses – von der Talentakquise bis zum Onboarding – effizient und automatisiert.
Fazit
Wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen, sind Sie verpflichtet, diese ordnungsgemäß bei Finanzamt, Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft anzumelden. Dafür benötigen Sie wichtige Unterlagen wie die Steueridentifikationsnummer, die Rentenversicherungsnummer, die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse und elektronische Lohnsteuermerkmale. Seit 2023 ersetzt der digitale Versicherungsnummernachweis den Sozialversicherungsausweis.
Die Anmeldung erfolgt meist über Lohnabrechnungsprogramme oder ELSTER und muss spätestens sechs Wochen nach Arbeitsbeginn geschehen. Auch Mitarbeiter in Minijobs müssen Sie anmelden, allerdings über die Minijob-Zentrale. Diese verwaltet die Beiträge. Arbeitgeber sollten zudem die Möglichkeit der Angabe eines dritten Geschlechts bei Meldungen zur Sozialversicherung beachten.
Um Kosten zu sparen, können Förderprogramme der Bundesagentur für Arbeit in Anspruch genommen werden, etwa für ältere Arbeitnehmer oder Langzeitarbeitslose. Ein Steuerberater kann sie dabei unterstützen.
