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Bewerbermanagement: Verwendung eines ATS im Recruiting

Bewerbermanagement

Der Prozess der Personalbeschaffung und -auswahl ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung in einem Unternehmen. Es ist nicht nur wichtig, damit Ihr Unternehmen die offenen Stellen besetzen kann, sondern auch entscheidend dafür, ob Sie am Ende die richtigen Mitarbeiter*innen für Ihr Team einstellen. 

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie das Bewerbermanagement in Ihrem Unternehmen optimieren können.

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Was gehört alles zum Bewerbermanagement?

Als Teilbereich des Recruiting umfasst das Bewerbermanagement alle Aufgaben des HR, die bei einem Bewerbungsprozess anfallen. Der Bewerbungsprozess beginnt typischerweise mit der Ausschreibung einer zu besetzenden Stelle. Die eingehenden Bewerbungen müssen verwaltet und ausgewertet werden. Nach der Auswahl geeigneter Bewerber werden Bewerbungstermine organisiert. Ist ein geeigneter Kandidat gefunden, kann ein Arbeitsvertrag aufgesetzt werden.

Bevor der Auswahlprozess beginnt, muss das Unternehmen eine grundlegende Phase durchlaufen. Dazu gehört die Analyse aller Aspekte, die mit der zu besetzenden Stelle zusammenhängen, wie z.B:

  • Wie viele offene Stellen gibt es?
  • Welche Fähigkeiten sind erforderlich für die zu besetzenden Stellen?
  • Welche Anforderungen stellt das Unternehmen an die Person, die diese Stelle besetzen soll?
  • Was sind die Aufgaben der Stelle?

Eines der wichtigsten Dinge, die ein Unternehmen vor der Einstellung tun muss, ist, ein Budget festzulegen. Ein klares Budget ermöglicht es Ihnen, die Einstellung von Bewerber*innen so zu steuern, dass das Unternehmen keine Verluste erleidet. Ein professionelles Bewerbermanagement führt unverweigerlich zu einer positiven Candidate Experience und verbessert somit Ihr Employer Branding. Doch wie können Sie Ihren Prozess optimieren? Ein Applicant Tracking System könnte die Lösung sein.

Was ist eine Bewerbermanagement-Software?

Eine Bewerbermanagement-Software wird auch Applicant-Tracking-Software (ATS) genannt. Einfach ausgedrückt ist eine ATS-Software ein Werkzeug, um die Arbeit der Personalverantwortlichen bei der Einstellung und Auswahl von neuen Mitarbeiter*innen zu erleichtern

Ein Applicant Tracking System ist im Wesentlichen ein Bewerbermanagement Tool, das für das Sammeln von personenbezogenen Daten zuständig ist. Dadurch wird es Personalverantwortlichen ermöglicht, die eingegangenen Bewerbungen leicht zu organisieren und einzugrenzen. Im Ergebnis führt dies zu einem effizienteren Einstellungsverfahren.

Das Problem bei vielen ATS-Systemen ist, dass sie dem Personalverantwortlichen zwar die Möglichkeit bieten, Bewerber*innen auf einfache Weise zu filtern, diese Systeme aber oft keine End-to-End-Lösung bieten. Was bedeutet das?

ATS-Systeme wie Factorial HR bieten eine umfassende Recruiting Software, die von den wichtigsten Phasen des Einstellungsprozesses bis hin zur Integration der Mitarbeiter*innen in Ihr System reicht. Unternehmen, die ATS-Software einsetzen, um ihren Einstellungsprozess zu optimieren, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich bei der Gewinnung von Top Talenten.

Welche Vorteile bietet eine Bewerbermanagement-Software?

Als Personalverantwortliche*r kann es schwierig sein, genügend Zeit für die Personalbeschaffung zu finden. Aus diesem Grund wurde die ATS-Technologie entwickelt. Wenn Sie planen, Mitarbeiter*innen einzustellen und/oder eine Vielzahl von Stellen auszuschreiben, lohnt es sich, eine ATS in Betracht zu ziehen. Dank einer Software sind Unternehmen in der Lage, den Recruiting Prozess besser zu verwalten und so weit wie möglich zu optimieren und zu automatisieren.

Nicht alle Unternehmen benötigen ein ATS-System, aber wenn Sie stundenlang Lebensläufe durchforsten und versuchen, den Kandidatenpool zu filtern, dann ist es eine Überlegung wert, in eine Software für den Bewerbermanagement Prozess zu investieren. Neben der Zeitersparnis bei der Einstellung von Mitarbeiter*innen bietet ein ATS-System noch weitere Vorteile:

Bessere Bewerberauswahl

Wenn Sie spezialisierte Software zur Unterstützung der Personalbeschaffung einsetzen, erhöhen Sie Ihre Chancen, die richtige Person für die Stelle zu finden. Die Auswahl der besten Kandidaten und Kandidatinnen hängt normalerweise vom Algorithmus und den Schlüsselwörtern ab, die Bewerber*innen in ihren Lebenslauf angeben. 

Obwohl diese Funktion wünschenswert erscheint, sind viele Personalleiter*innen eher dagegen. Es kann durchaus vorkommen, dass viele gute Bewerber*innen disqualifiziert werden. Denn eine Maschine kann die Arbeit eines Menschen nicht immer erledigen. Factorial HR hat dies bei der Entwicklung seines ATS berücksichtigt. Wir überlassen Ihnen als Personaler*in das letzte Wort und lassen nicht eine HR Software über das Schicksal Ihres Bewerbers entscheiden.

Geringere Einstellungskosten 

Die Verringerung des Zeitaufwands für den Einstellungsprozess führt unweigerlich zu Kostensenkungen. Außerdem hat das Unternehmen mit dieser Methode mehr Möglichkeiten, die richtige Person einzustellen, da es sich auf dieses Ziel konzentriert und nicht in andere Richtungen gelenkt wird.

Geschützte Bewerberdaten

Die General Data Protection Regulation (GDPR) ist eine Verordnung, an die sich Unternehmen in ganz Europa schon seit längerem anpassen müssen. Die Einführung dieser Verordnung verlangt von Unternehmen, etliche Prozesse zu überprüfen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Durch den Einsatz einer ATS-Software werden die Daten von Bewerber*innen geschützt und entsprechend den festgelegten Vorschriften verwaltet. ATS-Plattformen wie Factorial HR haben die gesetzlich vorgeschriebenen Berechtigungen in das System integriert, um die GDPR-Vorschriften zu erfüllen.

Stärkere Employer Brand 

Die Suche nach dem richtigen Team hängt in hohem Maße von der Stellenbörse ab, auf der Sie inserieren. Außerdem auch von der Stellenbeschreibung selbst und von dem Gesamtbild, das Sie als Arbeitgeber*in vermitteln. Wenn Sie es versäumen, in Ihrer Stellenausschreibung klar zu kommunizieren und den Bewerber*innen mitzuteilen, welche Art von Person Sie suchen, wird Ihr Bewerberpool genau diese Unklarheit und Verwirrung widerspiegeln.

Eine Software zur Talentgewinnung ist der Schlüssel, um das beste Team zu finden. Nicht viele der erhältlichen Recruiting Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Karrierewebsite einfach und mühelos anzupassen. Factorial HR versteht Ihren Wunsch, sich potenziellen Bewerber*innen von Ihrer besten Seite zu präsentieren.

Verbesserte Abstimmung

Mit einer Software wie dem HR-System von Factorial verfügen Sie nicht nur über ein optimiertes Bewerbermanagement-System. Sie können auch andere Funktionen wie Dokumentenmanagement, Abwesenheitsmanagement und digitale Unterschriften integrieren. Durch die Zentralisierung Ihrer HR-Aufgaben können Sie sich leichter mit anderen Abteilungen abstimmen, so dass es z.B. nicht zu Überschneidungen oder organisatorischen Fehlern kommt.

So wählen Sie die beste ATS-Software für Ihr Bewerbermanagement

Die Auswahl der richtigen Bewerbermanagement-Software für Ihr Unternehmen beginnt damit, dass Sie zunächst Ihren Bedarf klar definieren. Danach können Sie Ihr Budget vorbereiten und schließlich das Budget für die Software einsetzen, die Ihnen den größten Nutzen bringt. 

Lassen Sie ATS-Software für Sie arbeiten. Bevor Sie Ihre Bedürfnisse mit den Funktionen der Software abgleichen, sollten Sie eine Reihe von Auswahlkriterien festlegen und sich darüber klar werden, welches Problem Sie mit der Software lösen wollen. Einige Software-Hersteller bieten Unternehmen eine kostenlose Testphase an.

👉 Hier geht es zur kostenlosen Testphase mit Factorial.

Schreibtalent, HR-Fan und Trend-Spürnase - das ist unsere Autorin Nicole Steffgen. Sie ist Teil des Content Marketing Teams bei Factorial. Was ihren Content so besonders macht? Ihre Leidenschaft für HR und ihr Fokus auf den Menschen einer Organisation.

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