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Mitarbeiterhandbuch

Mitarbeiterhandbuch: Tipps + gratis Vorlage (Word und PDF)

Ein Mitarbeiterhandbuch informiert die Mitarbeiter über sämtliche Richtlinien, die ihr Verhalten am Arbeitsplatz betreffen. Außerdem wichtige Informationen über das Unternehmen enthalten. Darunter die Vision, Mission und Ziele.

Ein Mitarbeiterhandbuch zu erstellen kann kompliziert sein. Die Challenge: Alle notwendigen Informationen mit aufnehmen und es gleichzeitig interessant und lesenswert für alle Mitarbeiter gestalten.

In diesem Artikel erklären wir, warum ein Mitarbeiterhandbuch wichtig ist und welche Informationen das Dokument enthalten sollte. Darüber hinaus verraten wir Tipps & Tricks, wie Sie ein informatives und ansprechendes Handbuch für Ihre Mitarbeiter erstellen.

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Mitarbeiterhandbuch PDF

Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein Dokument, das von der Personalabteilung erstellt wird. Es legt Ihre gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber und gleichzeitig die Rechte Ihrer Mitarbeiter fest. Dieses Dokument ist ein wichtiges Hilfsmittel. Daher sollten Sie bei der Erstellung möglichst sorgfältig vorgehen.

Das Dokument wird allen neuen Mitarbeitern als Teil des Onboarding ausgehändigt. Aber auch langjährige Mitarbeiter können von den Informationen profitieren.

Das Handbuch wird entweder in digitaler Form oder in Papierform zur Verfügung gestellt und sollte neue Mitarbeiter über alles informieren, was sie über das Unternehmen wissen müssen. Dazu gehören Richtlinien, interne Prozesse sowie Informationen über Vergütung und Sozialleistungen.

Zusätzlich sollten in dem Dokument die Rechte des Arbeitnehmers dargelegt werden. Das Mitarbeiterhandbuch legt also auch Richtlinien und Erwartungen für Mitarbeiter fest und bietet dem Unternehmen Schutz, sollten diese Erwartungen nicht erfüllt werden.

Die Erstellung einer Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch kann anspruchsvoll und zeitaufwendig sein. Allzu oft füllen Unternehmen ihr Handbuch mit zu viel Fachjargon, was für viele Mitarbeiter abschreckend wirkt.

Ein gutes Handbuch kann einem Unternehmen helfen, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen. Dies ist allerdings nur der Fall, wenn es einfach und klar verständlich geschrieben ist.

Vorteile eines Mitarbeiterhandbuchs

Obwohl es keine Gesetze gibt, die ein Unternehmen dazu verpflichten, ein Mitarbeiterhandbuch zu führen, bietet es viele Vorteile.

Hier haben wir einige Vorteile für Sie zusammengefasst:

  • Das Mitarbeiterhandbuch hilft Ihnen dabei, alle Unternehmensrichtlinien und Arbeitsmethoden zu definieren. Das macht es einfacher, diese regelmäßig zu aktualisieren.
  • Klare Leitfäden zeigen den Mitarbeitern, dass es eine einheitliche Regelung für alle Mitarbeiter gibt. So lassen sich Missverständnisse, Beschwerden und Unzufriedenheit am Arbeitsplatz vermeiden.
  • Sie tragen dazu bei, dass die Personalabteilung die Arbeitsgesetze der Länder und des Bundes einhält.
  • Sie bieten neuen Mitarbeitern eine Einführung das Unternehmen. Dies kann dabei helfen, sich schneller zu integrieren.
  • Ein Handbuch ist ein nützliches Hilfsmittel zur Überprüfung von Kleidervorschriften, Empfehlungen zu Parkmöglichkeiten, Mutterschaftsrechten usw. Das bedeutet, dass die Personalabteilung letztendlich weniger Zeit für das Beantworten von Fragen aufwenden muss.
  • Das Mitarbeiterhandbuch kann sich positiv auf die interne Kommunikation auswirken. Die Mitarbeiter wissen genau, wie sie sich in einer bestimmten Situation zu verhalten haben.
  • Weiterhin kann ein gut gestaltetes Handbuch dazu beitragen, Konflikte zwischen Arbeitnehmern und dem Unternehmen zu entschärfen. Es setzt klare Erwartungen an die Mitarbeiter und schützt das Unternehmen, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden.
  • Und: Ein Mitarbeiterhandbuch kann eine sichere und positive Arbeitsplatzkultur schaffen, die auf festgelegten Richtlinien und Verfahren beruht.

Was sollte ein Mitarbeiterhandbuch enthalten?

Im Allgemeinen sollte ein Personalhandbuch Ihre Richtlinien, Erwartungen und rechtlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber enthalten.

Wichtige Informationen, die Sie in Ihre Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten:

  • Kultur, Vision und Werte Unternehmens
  • Gesetzliche Rechte und Pflichten am Arbeitsplatz
  • Erwartungen: Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Unternehmensrichtlinien und -verfahren

Das Mitarbeiterhandbuch sollte auf die Bedürfnisse und die Unternehmenskultur der jeweiligen Organisation zugeschnitten sein. Die „Geschichte“ des Unternehmens sollte erzählt werden.

An diesen Fragen können Sie sich orientieren:

  • Was ist die Aufgabe des Unternehmens?
  • Wann wurde das Unternehmen gegründet?
  • Wie würden Sie die Arbeitskultur beschreiben?
  • Was sind die Werte Ihres Unternehmens?

Alle neu eingestellten Mitarbeitern sollten das Mitarbeiterhandbuch erhalten – im Idealfalls sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form.

Die Inhalte sollten regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden. Beispielsweise, wenn sich die Gesetze auf Bundes- oder Landesebene oder die internen Richtlinien ändern.

Verhaltensregeln

Ein Mitarbeiterhandbuch ist die perfekte Gelegenheit, neue Mitarbeiter mit Ihren Verhaltensregeln vertraut zu machen.

Dazu gehört, wie sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz verhalten sollten, wie sie miteinander kommunizieren und welche Sicherheitsstandards sie einhalten müssen.

Dieser “Verhaltenskodex” sollte klare Normen und Richtlinien für das Verhalten enthalten. Er sollte umfassend, rücksichtsvoll und respektvoll sein. Letztlich sollte er die erste Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter sein, wenn sie Fragen zu den Themen Verhalten und Ethik haben.

Die Verhaltensregeln sollten folgende Punkte enthalten:

  • Ethik und berufliches Verhalten: Dazu können Sie z.B. folgende Fragen beantworten:
    • Welche Grundsätze gelten für die Entscheidungen und das Verhalten des Unternehmens?
    • Gibt es einen ausgewiesenen Raucherbereich?
    • Sind private Beziehungen zwischen Mitarbeitern erlaubt?
    • Dürfen Mitarbeiter Aktien von anderen Wettbewerbern kaufen?
  • Kleiderordnung:
    • Formell oder leger?
    • Sind Tätowierungen und Piercings erlaubt?
    • Dürfen Mitarbeiter bei heißem Wetter kurze Hosen tragen?
  • Sicherheit am Arbeitsplatz: Die obligatorische Verwendung von Schutzkleidung in bestimmten Bereichen (falls zutreffend)
  • Anwesenheitspflicht (einschließlich Mittagspausen und Ruhezeiten)
  • Vorgehensweise zur Konfliktlösung
  • Cybersicherheit und Regelungen zu technischen Geräten:
    • Dürfen Mitarbeiter auf Social-Media-Plattformen zugreifen?
    • Dürfen Laptops, Tablets oder Smartphones auch privat genutzt werden?
    • Ist es erlaubt, remote zu arbeiten?

Auch wenn Sie nicht zu sehr ins Detail gehen sollten, sollten Sie die Verhaltensregeln festlegen.

Mitarbeiterhandbuch Vorlage

Unternehmensrichtlinien

Sobald Sie Ihre Unternehmensgeschichte und Ihre Verhaltensregeln erstellt haben, müssen Sie sich überlegen, welche Richtlinien Sie in Ihr Handbuch aufnehmen wollen. Einige sind gesetzlich vorgeschrieben, andere sind von Ihren individuellen internen Richtlinien und Verfahren abhängig.

Hinsichtlich Arbeitsgesetzen sollten Sie folgende Punkte überprüfen:

  • Chancengleichheit
  • Urlaub aus familiären und medizinischen Gründen
  • Regelungen zu Zusatzleistungen

Darüber hinaus sollten auch Maßnahmen gegen Diskriminierung abgedeckt werden: Machen Sie deutlich, dass das Unternehmen Diskriminierung oder Belästigung in keiner Form duldet, und erklären Sie, welche Konsequenzen ein möglicher Verstoß haben wird.

Generell gilt: Sie sollten in diesem Abschnitt für alle Richtlinien genaue Informationen zu den Konsequenzen bei einem Verstoß mit aufnehmen. 

Vergütung und Zusatzleistungen

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollten, sind Informationen zur Vergütung und möglichen Zusatzleistungen, die die Angestellten erhalten können. Dazu gehören die Bereiche Arbeitszeiten, Gehaltsstruktur, Zeiterfassung, Überstunden und Ruhezeiten. Auch Aktienoptionen oder Beurteilungsverfahren gehören dazu.

Neben der Vergütung und den Arbeitsbedingungen sollte Ihr Handbuch auch einen allgemeinen Überblick über die von Ihnen angebotenen Leistungen geben, wie z.B. angebotene Kranken- oder Zahnversicherungen.

Dabei sollten Sie nicht zu sehr ins Detail gehen. Erwähnen Sie lediglich, was Sie anbieten und wem die Zusatzleistung zusteht.

Wenn Ihr Unternehmen Prämien- oder Bonusprogramme anbietet, ist dies die perfekte Gelegenheit, sie zu erwähnen. Solche Prämien können Mitarbeiter motivieren und Fehlzeiten verringern.

Beispiele für Bonusprogramme sind:

  • Jährliche Bonuszahlungen basierend auf spezifischen Zielen
  • Gesundheits- und Wellness-Vergünstigungen wie Yoga-Kurse und Mitgliedschaften in Fitnessstudios
  • Flexible Arbeitszeiten und Remote Work
  • Optionen zur Gewinnbeteiligung
  • Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung

Beispiele für weitere Inhalte

Die folgenden Themenvorschläge können Ihr Handbuch vervollständigen.

  • Ein Begrüßungsschreiben des Unternehmens
  • Kommunikationsrichtlinien
  • Richtlinien für Besucher am Arbeitsplatz
  • Richtlinien zum Konsum von Drogen und Alkohol
  • Politik zur Beschäftigung auf freiwilliger Basis
  • Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
  • Informationen zu Krankheits- und Jahresurlaub (bezahlten Urlaub)
  • Bezahlte Freistellung
  • Richtlinien für Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub
  • Beurteilungsverfahren für Beförderungen und Erhöhungen
  • Richtlinien für Anreize und Belohnungen
  • Grundsätze zum Umgang mit Mitarbeitern
  • Richtlinien für Mitarbeiterbeschwerden
  • Informationen zu Kündigung und Austritt
  • Ein Formular, mit dem die Mitarbeiter bestätigen, dass sie das Personalhandbuch gelesen haben und mit den
  • Bedingungen einverstanden sind

Was sollte NICHT mit in das Mitarbeiterhandbuch?

Die folgenden Punkte sollten niemals Teil des Inhalts eines Mitarbeiterhandbuchs sein:

  • Übermäßig komplizierte oder veraltete Richtlinien
  • Leere Versprechungen: Seien Sie ehrlich darüber, was Ihr Unternehmen tut, wohin es sich entwickelt und wie die Unternehmenskultur aussieht.
  • Spezifische Informationen über die Krankenversicherung: Fassen Sie sich kurz und konzentrieren Sie sich auf die Leistungen und die Anspruchsberechtigung, nicht auf die Versicherungsträger und spezifische Richtlinien, die sich ändern könnten.
  • Die Formulierung „Festanstellung“: Wenn Ihre Arbeitsverträge nicht immer unbefristet sind, weckt dies unrealistische Erwartungen.

Wie erstelle ich ein gutes Mitarbeiterhandbuch?

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, ein informatives Mitarbeiterhandbuch zu verfassen, das von Ihren Mitarbeitern auch gelesen wird:

  • Vorbereitung ist das A und O: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um über Ihre Kernaussage nachzudenken.
    • Welche Botschaft wollen Sie Ihren Mitarbeitern vermitteln?
    • Wie soll Ihre Geschichte erzählt werden?
    • Was sind Ihre Werte und Ziele als Arbeitgeber?
  • Der Ton macht die Musik: Denken Sie über den Ton nach, den Sie verwenden möchten. Soll er formell oder informell sein? Achten Sie darauf, dass er nicht zu negativ ist. Setzen Sie eher auf Anreize als auf Bestrafung.
  • Klare Ausdrucksweise: Verwenden Sie eine klare Sprache. Geben Sie nur die notwendigen Informationen an und vermeiden Sie Fachjargon. Der Inhalt sollte nützlich und ansprechend sein und Ihren Mitarbeitern helfen, das Unternehmen zu verstehen. Wenn der Inhalt zu lang und verwirrend ist, wird ihn niemand lesen.
  • Verwenden Sie Bildmaterial und vermeiden Sie große Textblöcke. Verwenden Sie viele Überschriften, damit die Mitarbeiter leichter finden, wonach sie suchen.
  • Haben alle Mitarbeiter Zugriff? Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter jederzeit auf das Handbuch zugreifen können, wenn sie es brauchen. Speichern Sie eine Kopie im Intranet des Unternehmens, senden Sie eine Kopie per E-Mail an alle Mitarbeiter, und stellen Sie auf Wunsch gedruckte Exemplare zur Verfügung.
  • Bleiben Sie up-to-date: Überprüfen Sie Ihr Handbuch regelmäßig, um sicherzustellen, dass es den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Inwieweit kann eine Software hilfreich sein?

Eine Möglichkeit, zu gewährleisten, dass Ihr Mitarbeiterhandbuch für alle Mitarbeiter leicht zugänglich ist, ist die Verwendung einer Software. Am besten beginnen Sie mit einer kostenlosen Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch und laden dann das fertige Mitarbeiterhandbuch in Ihr Mitarbeiterportal innerhalb Ihrer HR-Software hoch.

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Schreibtalent, HR-Fan und Trend-Spürnase - das ist unsere Autorin Nicole Steffgen. Sie ist Teil des Content Marketing Teams bei Factorial. Ihr Fokus liegt dabei auf dem DACH Markt. Nicole hat einen Abschluss in "International Communication" (B.A.) sowie in "Communications & Future Marketing" (M.A.) und ist Expertin im Bereich Online Content. Ihre Spezialgebiete: Blogposts und Social Media. Die gebürtige Deutsche bringt dabei viel internationale Erfahrung mit: Deutschland, Österreich, Niederlande, Luxemburg, Spanien, Mexiko - in all diesen Ländern hat sie bereits gelebt. Was ihren Content außerdem so besonders macht? Ihre Leidenschaft für HR und ihr Fokus auf den Menschen einer Organisation.

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