In diesem Beitrag geht es um die psychische Gefährdungsbeurteilung. Auch wenn es teilweise nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, gibt es einige Beschäftigte, die unter psychischen Problemen wie Burnout oder Depressionen leiden. Als Arbeitgeber ist es Ihre Pflicht, mit einer psychischen Gefährdungsbeurteilung solchen Krankheiten vorzubeugen.
In unserem Blogartikel erfahren Sie alles zur psychischen Gefährdungsbeurteilung und über Ihre Pflicht als Arbeitgeber, eine Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung durchzuführen.
- Was ist eine psychische Gefährdungsbeurteilung?
- Psychische Gefährdungsbeurteilung: Pflicht als Arbeitgeber
- Wie funktioniert die psychische Gefährdungsbeurteilung?
- So setzen Sie die GB-Psych erfolgreich um
- Und wenn Sie die GB-Psych nicht durchführen?
Was ist eine psychische Gefährdungsbeurteilung?
Die Gefährdungsbeurteilung ist laut des GDA-Arbeitsprogramms Psyche „eine arbeitsschutzgesetzliche Pflicht.” Danach müssen alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur Ermittlung der erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes eine Beurteilung der Gefährdungen in ihren Unternehmen vornehmen. So soll die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden gestärkt und Krankheiten wie Burnout, Angstzuständen oder Depressionen vorgebeugt werden.
Wenn es erforderlich ist, müssen Sie als Arbeitgeber
- geeignete Maßnahmen entwickeln,
- umsetzen und
- auf ihre Wirksamkeit überprüfen.
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
Psychische Gefährdungsbeurteilung gesetzliche Grundlage:
Bereits seit 1996 fordert das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) mit §§ 5 und 6 die Durchführung der Gefährdungsbeurteilung, die Ableitung geeigneter Maßnahmen sowie eine entsprechende Dokumentation.
Die Regelung, psychische Gefahren mit aufzunehmen, gilt seit Ende 2013. Die Arbeit soll demnach so gestaltet werden, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und die psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird (§ 4 ArbSchG).
Ziel: Das Ziel ist hierbei, unter Einbeziehung aller Mitarbeiter*innen, optimale betriebliche Rahmenbedingungen für gesundes Arbeiten zu schaffen. Außerdem sollten eventuelle Schwachstellen dank entsprechender Maßnahmen optimiert werden.
Psychische Gefährdungsbeurteilung: Pflicht als Arbeitgeber
Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, regelmäßige Checks durchzuführen und sich nicht nur um die körperliche, sondern auch um die mentale Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden zu kümmern.
Das bedeutet für Sie: Sie müssen auch jene Gefährdungen für ihre Beschäftigten ermitteln, die sich aus der psychischen Belastung und nicht nur aus der körperlichen Belastung bei der Arbeit ergeben.
Dabei steht zuerst die Beurteilung der Arbeitsbedingungen an. Nach der Identifikation der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz kommt die Umsetzung von Maßnahmen, die Sie entsprechend entwickelt haben.
Dabei ist zu beachten, dass eine regelmäßige psychische Gefährdungsbeurteilung (GB-Psych) für alle Arbeitgeber verpflichtend ist. Dazu zählen auch Kleinbetriebe bis maximal zehn Beschäftigten.
Wichtig! Seit dem 1. Januar 2018 wird Deutschland verstärkt kontrolliert: das Gewerbeaufsichtsamt, die Berufsgenossenschaft sowie die Renten- und Unfallversicherung überprüfen, ob die psychische Gefährdungsbeurteilung durchgeführt wird. Bei Missachtung der Pflicht müssen die Unternehmen eine Geldstrafe zahlen.
Wie funktioniert die psychische Gefährdungsbeurteilung?
Bei der Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung gibt es kein festgelegtes Prinzip. Allerdings hat die gemeinsame deutsche Arbeitsschutzstrategie Schritte entwickelt, die bei der Umsetzung helfen sollen.
Die umzusetzenden Maßnahmen lauten wie folgt:
- Festlegen von Arbeitsbereichen und Tätigkeiten
- Ermitteln der Gefährdungen
- Beurteilen der Gefährdungen
- Festlegen konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen
- Durchführen der Maßnahmen
- Überprüfen der Wirksamkeit der Maßnahmen
- Fortschreiben der Gefährdungsbeurteilung (insbesondere Anpassung im Falle geänderter betrieblicher Gegebenheiten nach § 3 ArbSchG)
Wir werden Ihnen im Folgenden die Schritte weiter erläutern und Ihnen Hinweise geben, sodass Sie optimal vorbereitet sind für eine erfolgreiche Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Gesundheit.
1. Festlegen von Arbeitsbereichen und Tätigkeiten
Das Fundament Ihrer Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung ist die Bestimmung der Tätigkeitsbereiche.
Dazu müssen Sie sich an den 5 Merkmalsbereichen orientieren:
- Arbeitsumgebung
- Arbeitsaufgabe
- Arbeitsorganisation
- Soziale Beziehungen
- Arbeitsanforderung
Falls Ihre Mitarbeitenden bei diesen Punkten Gemeinsamkeiten aufweisen, lassen Sie sich in einem Tätigkeitsbereich zusammenlegen.
Nächste Schritte: Schauen Sie in Ihr Organigramm und prüfen Sie, ob es auf dem neuesten Stand ist. Teilen Sie dann Ihre Kolleg*innen in sinnvolle Tätigkeitsbereiche ein.
2. Ermitteln der Gefährdungen
Im nächsten Schritt geht es um die Auswahl der richtigen Analyseinstrumente. Zuerst kommt die Vorbereitung der Analysephase. Nach der Leitlinie der gemeinsamen deutschen Arbeitsschutzstrategie stehen drei Methoden zur Verfügung.
- Mitarbeiter*innen Befragungen
- Qualitative Workshops
- Beobachtung/ Beobachtungsinterviews
Wichtig zu wissen: Psychische Belastungen sind alle Einflüsse, die auf einen Menschen einströmen und Auswirkungen auf die Psyche haben. Dazu gehören beispielsweise Stress, zu viele Aufgaben, ein lauter Arbeitsplatz oder ein schlechtes Betriebsklima.
Wenn eine Befragung durchgeführt werden soll, muss eine Reihe von Fragen geklärt werden:
- Screening Befragung oder Teilbefragung?
- Schwellenwerte oder Nachfolgeprozess?
Nach der Befragung müssen Sie einen Follow-up durchführen, die sogenannte Feinanalyse. Dabei werden die Ursachen ermittelt.
Finger weg von „Gefährdungsbeurteilung zur psychischen Belastung” Fragebogen Mustern. Jedes Unternehmen ist individuell und die Fragen sollten spezifisch entwickelt werden.
Bei den qualitativen Workshops können Sie die Arbeitssituationsanalyse nutzen. Es ist dabei wichtig, die Mitarbeiter*innen bereits im Vorfeld über Sinn und Zweck der Workshops zu informieren. Bei diesem Vorgang können Probleme und Ursachen detailliert bearbeitet werden und Ihre Mitarbeitenden können auch direkt ihre Lösungsvorschläge mit einbringen.
Beobachtungen bringen auf der einen Seite eine hohe Detailtiefe, aber auf der anderen Seite auch einen hohen Aufwand mit sich. Der Grund ist die notwendige Transkription, die mit der Befragung einhergeht.
Ihre Aufgabe: Finden Sie heraus, welche Methode die richtige für Ihr Unternehmen und für Ihre Ziele ist.
3. Beurteilen der Gefährdungen
Wie gelingt nun die erste Beurteilung mit Hilfe zweier konkreter Analyseinstrumente?
Hierzu dienen das transaktionale Stressmodell nach Lazarus und das systemische Anforderungen-Ressourcen- Modell in der Gesundheitsförderung nach Becker.
Ein geeignetes Instrument ist der Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse (KFZA).
Dies ist ein Screeninginstrument mit 26 Items (Fragen). Es gibt diverse branchenspezifische Erweiterungen und auch eine Version von 2016, bei der sechs Fehlbeanspruchungsfolgen analysiert werden. In diesem Instrument erfolgt die Beurteilung durch einen sogenannten Ist-Soll-Abgleich, den die Teilnehmer*innen durchführen. Dies ist eine optionale Erweiterung des ursprünglichen KFZA.
Bei den qualitativen Workshopverfahren bietet sich die Arbeitssituationsanalyse (Asita) an.
Anhand von fünf Fragen werden Belastungsursachen, Lösungsideen und Ressourcen gemeinsam mit den Teilnehmer*innen erarbeitet. Eingesetzt werden sollten ausschließlich geschulte Moderator*innen. Die Beurteilung erfolgt hierbei durch ein Maß der Gruppenpriorisierung.
Eine weitere Beurteilung erfolgt dann im Rahmen der Maßnahmenplanung.
4. Festlegen konkreter Arbeitsschutzmaßnahmen
Wie sollte eine Gruppe zur Planung von Maßnahmen zusammengesetzt sein?
- Direkte Leitung
- Höhere Leitung
- Gruppensprecher*in
- Betriebs- /Personalrat
- Externe*r Moderator*in
In der Planung von Maßnahmen ist das Ziel, auf existierenden Strukturen und bestehenden Prozessen aufzubauen. Dabei steht im Fokus, zuerst die Ursachen der Belastung abzumildern. Falls das zum Beispiel nicht möglich ist wegen nicht veränderbaren Rahmenbedingungen, gilt es die Ressourcen zu stärken und die Auswirkungen abzudämpfen.
In einer guten Dokumentation enthält die Gefährdungsbeurteilung im Minimum die folgenden Aspekte:
- Belastungsnennung
- Beurteilung
- Maßnahme
- Verantwortlichkeit
- Frist
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation alle wichtigen Punkte enthält und vollständig ist.
5. Durchführen der Maßnahmen
Die Überprüfung des Maßnahmenplans ist ein elementarer Bestandteil einer erfolgreichen psychischen Gefährdungsbeurteilung. Daher geht es an diesem Punkt um die Wirksamkeitskontrolle. Während der Interventionsphase kann ein gemeinsamer Workshop zur Projektreflexion sinnvoll sein. In diesem kann überprüft werden, ob die eingesetzte Methode sinnvoll für Ihr Unternehmen ist.
Ziele: Workshop zur Projektreflexion
- Evaluation eines Pilotprojekts
- Bewertung des bisher erreichten Ziele
- Reflexion der Methode
- Planung der nächsten Schritte
In der Evaluationsphase können Sie gemeinsam in einem Workshop zur Projektevaluation den Umsetzungsstand der Maßnahmen überprüfen.
Ziele: Workshop zur Projektevaluation
- Überprüfung der geplanten Maßnahmen
- Erstellung Projektberichte
- Überprüfung der Projektziele
Der Kernprozess der Gefährdungsbeurteilung psychischer Gesundheit ist nun nach den vorherigen Schritten abgeschlossen.
6. Überprüfen der Wirksamkeit der Maßnahmen
Die Leitlinie der gemeinsamen deutschen Arbeitsschutzstrategie hat in Schritt sechs die Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung vorgesehen.
Hierzu müssen folgende Fragen geklärt sein:
- Wer ist für die Fortschreibung der Maßnahmenpläne verantwortlich?
- Wo sind diese abgelegt?
- Wie werden Mitarbeitende über Veränderungen in Kenntnis gesetzt?
Doch wann muss nun eine Aktualisierung erfolgen? Dies hängt von der Arbeitssituation ab. Hat sich etwas signifikant verändert?
Beispiele für eine Veränderung der Arbeitssituation:
- Änderung der Arbeitsaufgabe
- Umzug in ein neues Gebäude
- Personalwechsel
- Wechsel der direkten Leitung
7. Fortschreiben der Gefährdungsbeurteilung (insbesondere Anpassung im Falle geänderter betrieblicher Gegebenheiten nach § 3 ArbSchG)
Bei der Dokumentation gibt es einiges zu beachten. Als Erstes sollte man den Maßnahmenplan als lebendigen Plan führen:
Das bedeutet: Die Verantwortlichen dokumentieren im Plan den jeweiligen Status der Maßnahmenumsetzung. Beachten Sie hierzu die Fragen aus dem vorherigen Punkt.
Wichtig ist auch, dass bei Abbruch der Maßnahme eine Erklärung hinzugefügt wird, weshalb diese Maßnahme abgebrochen werden muss.
Die Dokumentation sollte außerdem projektbegleitend durchgeführt werden. Zum Abschluss der Evaluationsphase können Zusammenfassungen für das Management einen sinnvollen Überblick über Erfolge, Erkenntnisse und den Umsetzungsgrad der Maßnahme geben.
So setzen Sie die GB-Psych erfolgreich um
Solch eine Gefährdungsbeurteilung nimmt viel Zeit in Anspruch und deshalb ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass das Ganze auch etwas bringt. In allen Fällen ist die Vorbereitung und Kommunikation ausschlaggebend: Denn mit der Ankündigung eines Vorhabens werden Erwartungen geweckt. Bleiben später Ergebnisse und Verbesserungen aus, führt der Frust darüber oft zu einer Verschlechterung des Betriebsklimas.
Wichtige Punkte, damit Ihr Vorhaben zum Erfolg wird:
- Sorgen Sie für eine transparente Kommunikation.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden mit eingebunden werden.
- Verfolgen Sie realistische Ziele, die umsetzbar sind.
- Berücksichtigen Sie die Vorschläge und Wünsche Ihrer Mitarbeitenden.
- Überprüfen Sie die Wirksamkeit der Maßnahmen.
Wichtig! Die Gefährdungsbeurteilung zeigt nicht nur Risiken, sondern auch Faktoren auf, die dazu beitragen, dass Beschäftigte auf Dauer gesund und motiviert bleiben. Ob es der tolle Zusammenhalt im Team ist oder der vertrauensvolle Austausch mit Vorgesetzten: Solche Ressourcen sollten weiter ausgebaut werden.
Und wenn Sie die GB-Psych nicht durchführen?
Wenn Sie die Gefährdungsbeurteilung psychischer Gesundheit nicht durchführen, erwarten Sie Geldstrafen von bis zu 25.000 €. Im schlimmsten Fall kommt es zur strafrechtlichen persönlichen Haftung des Geschäftsführers, weil er „die Unversehrtheit eines Mitarbeiters“ aufs Spiel setzt. Dies kann Freiheitsstrafen von einem Jahr beziehungsweise eine entsprechend höhere Geldstrafe nach sich ziehen.
Nutzen Sie Factorial und digitalisieren Sie alltägliche HR Prozesse. So haben Sie mehr Zeit, sich um Ihre Mitarbeitenden zu kümmern.
