Haben Sie den vollen Durchblick über alle Prozesse, für die Sie die Verantwortung tragen oder in die Sie aktiv eingebunden sind? Jegliches Optimierungspotenzial ist schon ausgeschöpft? Die Geschäftsprozesse laufen wie eine perfekt geölte Maschine und sogar die Factorial Projektzeiterfassung nutzen Sie schon?
Dann bleibt uns nur, Sie hiermit zu beglückwünschen. Wenn alles perfekt läuft, bräuchten Sie eigentlich nicht weiterlesen. Aber Hand aufs Herz: Irgendetwas gibt es doch immer zu verbessern. Dann und in allen anderen Situationen lohnt sich ein Blick auf die Lean-Management-Methode SIPOC.
Das Wichtigste in Kürze
- SIPOC ist ein Akronym, das ins Deutsche übersetzt für Lieferant, Eingabe/Eingang, Prozess, Ausgabe/Ergebnis und Kunde steht. Das SIPOC-Diagramm visualisiert die einzelnen Prozesskomponenten und Abhängigkeiten zueinander.
- Die SIPOC-Analyse entstammt dem Six Sigma Managementsystem für Prozessoptimierungen und zählt zu den Lean-Management-Methoden.
- Mit der SIPOC-Analyse visualisieren Sie Prozesse, um diese anschließend zu analysieren. Erst dann erfolgt die eigentliche Optimierung.
Was ist eine SIPOC-Analyse?
Was ist SIPOC? Es ist quasi Ihre mentale und visuelle Lupe, die Sie auf (komplexe) Geschäftsprozesse halten. Die einzelnen Prozessschritte werden da erfasst, visualisiert, dann analysiert und im Falle von identifizierten Optimierungspotenzialen anschließend verbessert.
SIPOC wird schon seit rund 50 Jahren verwendet, um die Ist-Zustände von Prozessen und Projekten zu ermitteln. Man könnte also zurecht sagen, die SIPOC-Methode ist zeitlos. Das liegt auch daran, dass das Akronym die Prozesskomponenten umfasst, die heute genau wie vor 50 Jahren wichtig sind.
Wofür steht SIPOC?
- S steht für Supplier beziehungsweise Lieferant
- I für Input beziehungsweise Eingabe
- P für Process oder Prozess
- O für Output und damit Ergebnis
- C für Customer und Kunde
Was bringt ein SIPOC-Diagramm?
Zunächst einmal: Klarheit und Transparenz. Bei der Visualisierung geht es nicht vorrangig um das „Klein-Klein“, sondern allen voran um den Prozess in seiner Ganzheit und die einzelnen Schnittstellen zwischen Mitarbeitenden und Abteilungen. Sie erkennen damit zudem Abhängigkeiten während des Prozessverlaufs.
Sind in einen Prozess mehrere Abteilungen involviert, dann nämlich wird SIPOC normalerweise genutzt, schafft das ein gegenseitiges Verständnis der Abteilungsmitarbeitenden für die Arbeit der jeweils anderen Personen. Naturgemäß lassen sich bei solch einem ganzheitlichen Blick Fehler besser identifizieren und Optimierungen voranbringen. Außerdem könnten Sie Abgrenzungen zwischen einzelnen Prozessschritten schaffen, um das Risiko für den Gesamtprozess zu reduzieren.
Was das konkret bringt? Stellvertretend für den ganzen Korb an Lean-Management-Methoden, erhöhen sie sowohl die operative Effizienz als auch die Wettbewerbsfähigkeit. Das geht aus einer Staufen-Studie hervor, wobei die zwei genannten Vorteile von 90 % der befragten Industrieunternehmen genannt wurden. 95 % der Befragten nutzen mindestens eine Lean-Methode.
Wann könnten Sie die SIPOC-Methode nutzen?
Zum Beispiel, wenn Sie bei der digitalen und Industrie 4.0-Transformation die Nase vorn haben möchten. Das Fraunhofer ISI ermittelte, dass hier eine starke Korrelation existiert: Unternehmen, die Lean-Methoden wie SIPOC verwenden, nutzen die Vorteile der Digitalisierung stärker und generieren bessere Innovationsraten.
Wenn Sie mindestens eine der nachfolgenden Fragen mit einem „Ja“ beantworten, könnte die SIPOC-Methode ebenfalls Mehrwerte für Sie schaffen:
- Verlieren Sie manchmal innerhalb von komplexen Prozessen die Übersicht?
- Waren Sie sich schon einmal unsicher, warum es bei einem Projekt/Prozess hakt oder eine Verzögerung zustande kam?
- Müssen Sie einen komplett neuen Prozess für eine Abteilung oder abteilungsübergreifende Teams entwickeln?
- Haben sich Geschäftspartner oder Kunden beschwert, weil es irgendwo in einem Ablauf zu Fehlern kam?
Arbeiten Sie häufiger mit Six-Sigma beziehungsweise in Six-Sigma-Projekten?
Gab es hier irgendwo ein ehrliches „Ja“? Dann haben wir drei Empfehlungen:
- Nutzen Sie unsere Factorial Projektzeiterfassung für ein optimiertes Projektmanagement, die einwandfreie Zuordnung von Arbeitszeiten und eine transparente Abrechnung entstandener Kosten. Mit Factorial HR können Sie zudem die Performance einzelner Teams und Projekte ermitteln.
- Nehmen Sie sich ein Whiteboard, eine Metaplantafel oder ein vergleichbares Tool zur Hand, um ein SIPOC Diagramm zu entwerfen.
- Lesen Sie am besten jetzt direkt den nächsten Abschnitt.
Wie erstelle ich ein SIPOC-Diagramm?
Schritt für Schritt zu einer SIPOC-Analyse:
- Definieren Sie den Prozess inklusive Start- und Endpunkt. Entwickeln Sie Prozessschritte und legen Sie Zuständigkeiten fest.
- Identifizieren Sie das Soll-Ergebnis des Projekts oder eines Prozesses.
- Identifizieren Sie Ihre Kunden und Ergebnis-Empfänger: Wer erhält dieses am Ende?
- Definieren Sie die nötigen Inputs. Wer und was ist wann notwendig, um das Ergebnis zu erreichen?
- Ermitteln Sie, von wem Sie die Inputs bekommen. Das sind die Supplier.
Keine Sorge. Es ist völlig in Ordnung, wenn das noch etwas abstrakt erscheint – zumal sich die Ausarbeitung einzelner Schritte in der Reihenfolge von der des Diagramms unterscheiden kann. Daher haben wir für Sie ein praxisnahes SIPOC-Diagramm zur Verdeutlichung entworfen.
SIPOC Beispiel: So könnte eine SIPOC-Analyse aussehen
Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor Ihrer Metaplantafel oder sitzen vor PowerPoint und möchten ein SIPOC-Diagramm für Ihren Onboarding-Prozess im Unternehmen entwickeln. Das könnte dann so aussehen.
| Supplier (Lieferant) | Input (Eingabe) | Process (Prozessschritt) | Output (Ergebnis/Ausgabe) | Customer (Kunde, Empfänger) |
| HR-Mitarbeitender | Personalstammdaten | Stammdaten erfassen, IT-Zugriff beantragen, Arbeitsplatz zuweisen | vollständige Bereitstellung des Personalzugangs | neue Mitarbeitende |
| IT-Abteilung | Zugangsdaten | Festlegung eines abzuändernden Einmalpassworts | Bereitstellung der IT-Infrastruktur wie PC und Mail-Konto | neue Mitarbeitende |
| Teamleitung | Einarbeitungsplan | Begrüßung, Vorstellung, Einweisung in Prozesse und Tools, Aufgabenzuteilung | eingearbeitete, arbeitsfähige neue Mitarbeitende | das Unternehmen/Team & die Abteilung |
Je nachdem wie viele Mitarbeitende das Unternehmen hat und wer für was zuständig ist, könnte das SIPOC-Diagramm natürlich anders aussehen. Wichtig ist allen voran, dass klar benannt wird, wer was macht und wofür beziehungsweise für wen das letztlich ist. Genauso könnten Sie derartige Diagramme zum Beispiel für den Kundensupport (Eingang der Anfrage bis hin zur Lösung) oder die Produktentwicklung (Kundenwunsch/Nachfrage bis hin zum fertigen Produkt) erstellen.
