Nicht selten laufen Projekte nicht so, wie sie ursprünglich geplant oder gewünscht waren. Dies kann beispielsweise bei den kalkulierten Kosten, Ressourcen oder auch beim Personal der Fall sein. Um Abweichungen rechtzeitig erkennen zu können, kommt im Projektmanagement häufig der Soll-Ist-Vergleich zum Einsatz. Wie dieser funktioniert und welche einzelnen Schritte dabei wichtig sind, erklären wir im folgenden Blog.
Key Facts
- Der Soll-Ist-Vergleich stellt den gewünschten Zustand (Soll-Zustand) den aktuellen Ergebnissen (Ist-Zustand) gegenüber.
- Diese Methode findet vor allem im Projektmanagement Anwendung.
- Abweichungen vom Soll-Zustand können über den Vergleich rechtzeitig erkannt werden.
- Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?
- Ziele und Anwendung von Soll-Ist-Vergleichen
- Ablauf eines Soll-Ist-Vergleichs
- Beispiel für einen Soll-Ist-Vergleich
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?
Bei einem Soll-Ist-Vergleich (bzw. manchmal auch Ist-Soll-Vergleich) handelt es sich um ein Controlling-Instrument. Mit dieser Methode können der aktuelle Zustand bzw. die tatsächlichen Ergebnisse (Ist-Zustand) mit den erwarteten bzw. gewünschten Ergebnissen (Soll-Zustand) verglichen werden.
Der Soll-Ist-Abgleich gibt durch die Gegenüberstellung Aufschluss darüber, wie groß die Abweichungen zwischen den Werten sind.
Ziele und Anwendung von Soll-Ist-Vergleichen
Neben der Erkennung von Abweichungen zwischen Ist-Werten und Soll-Werten dient die Methode in einem weiteren Schritt dazu, Projekte verbessern zu können. Der Vergleich bildet also die Grundlage, um Maßnahmen einzuleiten, die den Ist-Zustand näher an den Soll-Zustand bringen.
Außerdem sind Soll-Ist-Vergleiche essenziell, um insbesondere vor dem Ende eines Projekts festzustellen, ob die Projektziele erreichbar sind, und rechtzeitig Strategien zu entwickeln, um den Projekterfolg sicherzustellen.
Der Soll-Ist-Vergleich wird zudem häufig genutzt, um einen Überblick über die bereits eingesetzten Ressourcen und Kosten zu erhalten. So kann beispielsweise rechtzeitig festgestellt werden, ob das Projekt noch innerhalb des Budgets liegt oder nicht.
Weitere Beispiele für den Einsatz sind auch die Personalplanung oder die Performance-Analyse von Mitarbeitenden. In diesem Zusammenhang kann der Soll-Ist-Vergleich genutzt werden, um festzustellen, ob die Leistungen der Mitarbeitenden im Vergleich zu den festgelegten Soll-Vorgaben erreicht werden.
SOlche Analysen können ganz einfach mit der HR-Software von Factorial durchgeführt werden. Mit dem Performance-Management-Tool können Sie beispielsweise mithilfe von KI-Analysen die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden bewerten und diese mit den Zielen vergleichen. Top-Performer*innen können so identifiziert werden, aber auch möglicher Schulungs- oder Weiterbildungsbedarf kann festgestellt werden.
Ablauf eines Soll-Ist-Vergleichs
Der Soll-Ist-Vergleich ist ein wichtiger Bestandteil im Controlling, hier vor allem im Controlling-Regelkreis. Dieser beinhaltet üblicherweise folgende Phasen:
1. Zielsetzung
Im ersten Schritt werden die Ziele des Projekts festgelegt, also was mit dem Projekt überhaupt erreicht werden soll. In diesem ersten Schritt werden auch wichtige zu erreichende Meilensteine sowie die Rahmenbedingungen des Projekts definiert.
2. Planung
Im nächsten Schritt wird dann ein konkreter Plan ausgearbeitet, wie diese Ziele und Meilensteine erreicht werden können. Dies beinhaltet Strategien und Maßnahmen. Wer ist für das Projekt verantwortlich? Welche Abteilungen sind involviert und welches Budget sowie welche Ressourcen werden benötigt?
3. Werte festlegen
Als Nächstes werden konkrete Werte definiert. Diese sind wichtig, um feste Größen zu erhalten, die es erlauben, den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand zu vergleichen, also eine Grundlage für den Soll-Ist-Vergleich schaffen.
4. Umsetzung
In der Umsetzungsphase werden dann die Maßnahmen, die im Plan festgelegt wurden, in die Tat umgesetzt. Die einzelnen Personen führen die geplanten Aufgaben aus, und die Ressourcen sowie das benötigte Budget werden den einzelnen Teams und Abteilungen zugeteilt.
5. Messung
Nach der Phase der Umsetzung werden erste Messungen vorgenommen, welche als Grundlage für den Soll-Ist-Vergleich dienen. Oft erfolgt dieser erste Abgleich nicht erst am Ende des Projekts, sondern bereits, wenn ein erster Meilenstein erreicht wurde. So kann beispielsweise schon nach der Fertigstellung eines ersten Teils des Projekts ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden, um festzustellen, ob der Plan eingehalten wird.
Die Erhebung der Werte und die Durchführung des Vergleichs werden im Projektverlauf wiederholt. Kostenabweichungen oder Abweichungen im Zeitplan können so immer wieder rechtzeitig erkannt werden.
Abweichungsanalyse und Maßnahmen einleiten
Nach dem Soll-Ist-Vergleich erfolgt in der Regel die Abweichungsanalyse. Diese Analyse dient dazu, den Grund der Unstimmigkeiten zu ermitteln. Sind die Ursachen einmal erkannt, können gegensteuernde Maßnahmen eingeleitet werden, um die Abweichungen zu reduzieren und die geplante Leistung einzuhalten.
Abschließende Messung und Feedback
Der Controlling-Regelkreis endet mit einer abschließenden Messung und Analyse. Diese kann als Grundlage für zukünftige Projekte dienen. Fehler können so vermieden und bewährte Strategien und Methoden übernommen werden, um die Effizienz und den Erfolg künftiger Projekte zu steigern.
Beispiel für einen Soll-Ist-Vergleich
Besonders häufig wird der Soll-Ist-Vergleich im Zusammenhang mit der Kostenrechnung bei einem Projekt eingesetzt. Nehmen wir an, ein Unternehmen plant ein Projekt mit einem Budget von 50.000 Euro, das wären die Soll-Kosten. Nach einem ersten Controlling-Kreis wird jedoch festgestellt, dass die Ist-Kosten für diesen Meilenstein bereits 30.000 Euro betragen und damit um 10.000 Euro statt der festgelegten 20.000 Euro überschritten wurden.
Die Abweichungsanalyse zeigt, dass die Kosten aufgrund unerwarteter Materialpreissteigerungen überschritten wurden. Um die Überschreitung zu kompensieren, werden Maßnahmen wie die Optimierung der Ressourcennutzung und die Verhandlung besserer Preise mit Lieferant*innen eingeleitet, damit das Budget im Verlauf des Projekts eingehalten wird.
