Mit der Sozialversicherungsnummer kommen Arbeitnehmende und Mitarbeitende im Personalwesen häufiger in Kontakt. Die gute Nachricht deshalb gleich vorweg: Mit Factorial haben Sie die Sozialversicherungsnummer gepaart mit allen anderen Mitarbeiterinformationen sowie dazugehörigen Dokumenten immer im Blick – natürlich 100 % rechtskonform.
Kurz erklärt
- Bei der Sozialversicherungsnummer (kurz: SV-Nummer) handelt es sich um eine lebenslang gültige und einmalige Identifikationsnummer, die zur Zuordnung der jeweiligen Person gegenüber den deutschen Sozialversicherungssystemen dient.
- Arbeitgebende nutzen die SV-Nummer, um gesetzlich vorgeschriebene Meldungen über die Person einzureichen: zum Beispiel gegenüber der Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
Gesetzliche Grundlage
Der § 147 des Sozialgesetzbuch VI schreibt die erstmalige Ausstellung einer SV-Nummer vor, wenn diese für gesetzliche Meldungen gegenüber den Sozialversicherungsträgern notwendig ist. Die Notwendigkeit dieser Meldungen auf Seiten der Arbeitgebenden regeln der § 28a vom Sozialgesetzbuch IV sowie der § 9 der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung.
Was ist die Sozialversicherungsnummer?
Die einzigartige, lebenslang gültige und von der Rentenversicherung vergebene Sozialversicherungsnummer dient der einwandfreien Zuordnung einer Person gegenüber verschiedenen Sozialversicherungsträgern. Alternative gängige Begriffe dafür sind sowohl die SV-Nummer als auch die Rentenversicherungsnummer.
Eine SV-Nummer könnte so aussehen: 65 260889 T 505
- die ersten zwei Ziffern sind die Bereichsnummer vom Rentenversicherungsträger
- die nächsten sechs Ziffern sind das Geburtsdatum (hier: 26.08.89)
- der Buchstabe ist der Anfangsbuchstabe vom Geburtsnamen
- die nächsten zwei Ziffern bilden das amtliche Geschlecht ab
die letzte Zahl ist eine Prüfziffer.
Eine Sozialversicherungsnummer hat in Deutschland also immer exakt 12 Zeichen, davon einen Buchstabe und elf Ziffern.
Wo und wie kann man eine Sozialversicherungsnummer beantragen?
Arbeitnehmende müssen sich um die Beantragung gar nicht kümmern. Die Rentenversicherung vergibt sie automatisch, sobald ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis aufgenommen wird. Tritt ein Mitarbeitender eine neue Stelle an, wird er seine SV-Nummer einfach dem neuen Arbeitgebenden mitteilen.
Sofern noch keine SV-Nummer vorliegt, liegt es an Arbeitgebenden, das sozialversicherungspflichtige Verhältnis zu melden, was dann wiederum mit der Vergabe der SV-Nummer einhergeht.
Wo kann ich meine Sozialversicherungsnummer finden?
- auf dem Sozialversicherungsausweis/Versicherungsnummernachweis
- im Briefkopf bei Schreiben der Deutschen Rentenversicherung
- auf der Lohnabrechnung
Außerdem können Sie im Zweifelsfall natürlich einfach nachfragen. Die beste Anlaufstelle dafür ist die Deutsche Rentenversicherung, die Sie unter der Service-Hotline 0800-1000 4800 erreichen. Die gesetzliche Krankenversicherung könnte alternativ ebenfalls Auskunft geben.
Best Practice: So verwalten Sie Ihre Sozialversicherungsnummer und die von Mitarbeitenden
Wir haben vier einfache Grundregeln und Best Practices für Sie vorbereitet, mit denen Sie immer auf der sicheren Seite sind – und zugleich noch Ihren Aufwand reduzieren.
- HR-Mitarbeitende sollten bei neuen Fachkräften frühzeitig die SV-Nummer abfragen.
- Über den Self-Service-Bereich bei Factorial können Sie Mitarbeitenden die Gelegenheit geben, die eigenen personenbezogenen Daten zu verwalten.
- Berücksichtigen Sie bei der Speicherung und Verwaltung den Datenschutz. Praktisch: Factorial ist 100 % Compliance-konform – da brauchen Sie sich also keine Sorgen machen.
- Verwalten Sie die Zugriffsrechte: Auf fremde SV-Nummern sollten nicht alle beliebigen Mitarbeitenden Zugriff haben. Die Nummer kennt die Person, zu der sie gehört, sowie Mitarbeitende, die sie benötigen – beispielsweise für die Lohnbuchhaltung oder Meldungen.
Sie sehen also: Gar nicht so schwierig! Wenn Sie noch mehr über unseren praktischen Employee Self Service erfahren möchten, haben wir dafür einen separaten Artikel für Sie vorbereitet.
FAQ – Häufige Fragen und unsere Antworten
Verständliche Antworten auf komplexe Fragen? Können wir!
Ist die Sozialversicherungsnummer gleich mit der Rentenversicherungsnummer?
Ja, Rentenversicherungsnummer/Sozialversicherungsnummer sind identisch zueinander. Die Begriffe werden oft synonym verwendet, was nicht falsch ist. Als Sozialversicherungsnummer wird sie häufiger im Kontext eines Arbeitsverhältnisses genutzt, als Rentenversicherungsnummer, wenn es konkret um die deutsche Rentenversicherung geht. Gemeint ist aber dieselbe Nummer.
Ist die Steuer-ID gleich der Sozialversicherungsnummer?
Nein, beide sind völlig unterschiedliche Nummern. Die SV-Nummer dient der Identifikation gegenüber den Sozialversicherungsträgern wie der Rentenversicherung. Die Steuer-ID ist ebenfalls einzigartig, dient aber der Identifikation gegenüber den Steuerbehörden. Sie besteht zudem aus 11 Zeichen/Zahlen, die SV-Nummer aus 12 Zeichen (11 Zahlen und 1 Buchstabe).
Ist die Sozialversicherungsnummer auch die Krankenversicherungsnummer?
Nein, das ist wieder eine andere Nummer. Sie wird von Ihrer Krankenkasse vergeben. Bei privaten Krankenversicherern wie Barmenia, HUK Coburg, Signal Iduna und Co. spielt die SV-Nummer zudem keine Rolle, da die PKV (Private Krankenversicherung) nicht Teil des gesetzlichen Versorgungswerks ist.
Wer kennt die Sozialversicherungsnummer noch?
Generell jeder, der aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses entsprechend den gesetzlichen Vorgaben Beiträge melden muss. Das Arbeitsamt kennt Ihre Rentenversicherungsnummer ebenfalls. Unter anderem um Beitragsmeldungen zuzuordnen, Reha-Leistungen zu erfassen oder bei einer Einzahlung in die Arbeitslosenversicherung – und der späteren Auszahlung über das Arbeitslosengeld I.
Lässt sich eine Sozialversicherungsnummer später einmal ändern?
Nein, normalerweise nicht. Aber es gibt Ausnahmen. Kam es bei der erstmaligen Vergabe zu einem Fehler, zum Beispiel weil das Geburtsdatum als Teil der SV-Nummer falsch erfasst wurde, wird das später natürlich durch eine Neuvergabe berichtigt.
Was passiert mit der SV-Nummer nach einer Personenstandsänderung?
Transsexuelle Menschen, die ihren Personenstand nach § 4 vom Gesetz über die Selbstbestimmung in Bezug auf den Geschlechtseintrag (SBGG) ändern ließen, erhalten ebenfalls eine neue Nummer. Notwendig ist das deshalb, weil die zwei Zahlen nach dem Buchstaben wahlweise für männlich (00-49) oder weiblich (50-99) stehen.
