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Was bedeutet Employee Self Service und wozu dient es?

Mit einem Employee Self Service, zu Deutsch Mitarbeiter-Selbstbedienung, können Angestellte ihre personalbezogenen Daten selbst verwalten. Diese noch recht neue Form der Personalverwaltung hat sich in anderen Bereichen unseres Lebens schon längst etabliert. Sei es im Restaurant, im Flughafen, im Supermarkt oder sogar im Hotel – hier ist die Selbstbedienung bereits gang und gäbe und wird mit intelligenten Softwarelösungen immer besser.

Warum sollte die Selbstbedienung – oder Selbstverwaltung – nicht auch im Personalmanagement zum Alltag gehören? Schließlich bieten Systeme für den Employee Self Service zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Welche das sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition: Was ist Employee Self Service?

Employee Self Service, abgekürzt ESS, bedeutet ins Deutsche übersetzt Mitarbeiter-Selbstbedienung. So ganz trifft es diese Übersetzung jedoch nicht, denn eigentlich handelt es sicher eher um eine Mitarbeiter-Selbstverwaltung. Diese ermöglicht es Mitarbeitern, durch das Intranet, das Internet oder eine Software bestimmte personalbezogene Daten zu erhalten und auf diese zuzugreifen. So können Angestellte beispielsweise ihre Fehlzeiten, Urlaubstage oder Arbeitszeiten einsehen. Sie haben Zugriff auf ihre digitale Personalakte und können jederzeit ihre eigenen Daten verwalten. Dazu gehören Urlaubsanträge, Reisekosten, Adress- oder Kontoänderungen und viele weitere Verwaltungsaufgaben, die sonst von Personalern durchgeführt werden müssen.

Auch Arbeitgeber und Personaler haben Zugriff auf bestimmte Daten, wie zum Beispiel Arbeitszeiten. So können Sie beispielsweise Urlaubsanträge genehmigen oder den Personalbedarf besser planen. Diese Art der Selbstverwaltung nennt sich Manager Self Service (MSS).

Damit nicht alle Daten für jeden sichtbar sind und der Datenschutz nicht verletzt wird, gibt es individuelle Zugriffsrechte für jeden Mitarbeiter und jede Abteilung.

Die Vorteile des Employee Self Service

Als Instrument des Personalwesens bedeutet der Employee Self Service eine immense Zeit- und Arbeitsersparnis für die Buchhaltung und die Personalabteilung. Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Vorteile.

Die Mitarbeiterverwaltung ist zeit- und ortsunabhängig

Sie und ihre Mitarbeiter können jederzeit und von überall auf ihre Daten zugreifen. Sie können sich zu jederzeit in ihren Account einloggen und Urlaubstage, Arbeitszeiten oder Reisekosten einsehen und ihre Daten verwalten – und Sie sind dabei zu keinem Zeitpunkt auf Ihre Personalabteilung angewiesen.

Vereinfachung von Remote Work

Die zeitliche und örtliche Unabhängigkeit vereinfacht Remote Work für Sie und Ihre Mitarbeiter. Neben dem Zugriff auf personalrelevante Daten können Sie sogar Feedback, Onboardings und Recruiting-Aufgaben per Employee- und Manager Self Service remote durchführen. In Zeiten, in denen das Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewinnt, wird auch eine ortsunabhängige Verwaltung immer wichtiger.

Kürzere Kommunikationswege

Ein ESS-System verkürzt die Kommunikationswege. Wichtige Meldungen und Dokumente können in Sekundenschnelle mit der gesamten Belegschaft geteilt werden. So sind Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand. Braucht es oft Tage, wenn nicht sogar Wochen bis ein Urlaub beim zuständigen Personaler eingeht und genehmigt ist, sind es mit dem Employee Self Service nur wenige Klicks. Auch Adress- oder Kontoänderungen sind viel schneller vorgenommen. Es reichen wenige Klicks, um die digitale Personalakte anzupassen. Die Daten Ihrer Mitarbeiter sind so immer auf dem aktuellsten Stand.

Erhöhte Transparenz

Da alle personalrelevanten Informationen jederzeit und von überall bereitstehen und von Mitarbeitern, Personalern und Vorgesetzten eingesehen werden können, bietet ein Selbstverwaltungssystem ein hohes Maß an Transparenz. Wie viele Überstunden wurden geleistet? Wie viele Ausgleichstage stehen einem Mitarbeiter noch zu? Und welche Anträge stehen noch offen? All das legt ein Self-Service-System für die berechtigten Personen offen.

Prozessbeschleunigung

Dadurch, dass Mitarbeiter Ihre Urlaubstage direkt beantragen, persönliche Daten direkt ändern und Dokumente schnell und direkt einreichen können, profitieren vor allem Personaler von einer immensen Arbeitsentlastung. Sie haben so mehr Zeit, sich anderen Personalaufgaben zu widmen, die für das Unternehmen und den Unternehmenserfolg wichtig sind.

Fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeiter

Dadurch, dass Mitarbeiter ihre Daten selbst verwalten, tragen sie auch die Verantwortung dafür, dass ihre digitale Personalakte immer auf dem neuesten Stand ist. Auch die Richtigkeit der Daten liegt in ihrer Verantwortung. Im gleichen Zuge genießen Mitarbeiter, die mit einem ESS-System arbeiten mehr Flexibilität und Freiheit am Arbeitsplatz.

Tipps für die Einführung eines ESS für Ihr Unternehmen

Wie Sie bereits sehen bietet die Selbstverwaltung zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Da Sie mit der Einführung neuer Systeme und Prozesse bei Mitarbeitern jedoch nicht immer direkt auf Begeisterung stoßen, können Sie folgende Tipps umsetzen, um Ihre Mitarbeiter von der Eigenverwaltung zu überzeugen.

  1. Überzeugen Sie mit Argumenten, die Ihre Mitarbeiter interessieren. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, welchen Mehrwert der Employee Self Service für sie hat. In erster Linie beschleunigt und vereinfacht die Selbstverwaltung einige Prozesse, wie die Urlaubsanträge.
  2. Achten Sie auf eine einfache Bedienung. Die Nutzung eines Self-Service-Systems sollte vor allem eines sein: einfach. Denn die Zeit- und Arbeitsersparnis ist nur dann ein Vorteil, wenn auch der Lernaufwand gering ist.
  3. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter in der Anfangsphase. Bieten Sie einen Workshop an, in dem das neue System Schritt für Schritt erklärt wird. Im Anschluss daran sollte den Mitarbeitern ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen, der sich um Fragen und Probleme bei der Nutzung der Selbstverwaltung kümmert.
  4. Kommunizieren Sie den sicheren und DSGVO-konformen Umgang mit den Daten Ihrer Mitarbeiter. Datenschutz ist ein wichtiges Thema, vor allem wenn es um die Einführung neuer Systeme geht, die Daten verwalten. Gehen Sie sicher und sensibel mit den Daten Ihrer Mitarbeiter um und kommunizieren Sie dies auch.

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