Haben Sie öfters das Gefühl, die Zeit läuft Ihnen bei der Arbeit davon? Dann könnte es für Sie an der Zeit sein, die Planung Ihres Arbeitstages zu optimieren. Eine effektive Tagesplanung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Produktivität zu steigern, Stress zu reduzieren und – last but not least – Ihre Ziele schneller zu erreichen.
Key Facts
- Kontrolliertes Zeitmanagement: Eine effektive Tagesplanung ermöglicht es Ihnen, den Ablauf Ihrer Arbeitsschritte kontrolliert zu planen und dadurch die Effizienz zu steigern.
- Qualitätssicherung: Durch eine strukturierte Tagesplanung wird die Qualität der erbrachten Leistung gesteigert, weil genügend Zeit für die Vorbereitung und Reflexion über die Arbeit bleibt.
- Work-Life-Balance: Eine gut strukturierter Tagesplan ist auch zuträglich für eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatleben. Klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit können mittels Tagesplanung gezogen werden.
- Tagesplanung – Was ist das und warum ist sie so wichtig?
- Wie kann ich meinen Tag am besten gestalten?
- Warum Tagesplanung?
- Vorteile einer digitalen Tagesplanung
- Wichtige Eigenschaften einer guten Tagesplanung App
- Wie man unproduktive Gewohnheiten durchbricht
- Die Bedeutung von Selbstfürsorge in der Tagesplanung
- Fazit
Tagesplanung – Was ist das und warum ist sie so wichtig?
Die Tagesplanung ist ein Prozess, bei dem die Aufgaben für den Tag in eine Reihenfolge gebracht und organisiert werden. Es geht dabei um die Entscheidung, was Sie wann machen wollen und wie lange Sie für die Erledigung der Aufgaben in Anspruch nehmen. Eine gut durchdachte und strukturierte Tagesplanung bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich:
- Steigerung der Produktivität:
Wenn Sie einen klaren Tagesplan haben, wissen Sie genau, was Sie zu tun haben. Dadurch können Sie dann auch Ablenkungen besser vermeiden.
- Weniger Stress:
Wer kennt es nicht? Man übersieht ein To-Do und am nächsten Tag ist der Stress umso größer. Indem Sie Ihre Aufgaben und To-Dos für den Tag schon vorab klar festlegen, umgehen Sie genau das. Sie vermeiden Stress in der letzten Minute und machen weniger Überstunden.
- Besserer Fokus:
Visualisierung hilft Ihnen, alles im Blick zu halten. Mit einer physischen Lise von Aufgaben vor sich können Sie sich besser auf die Dinge konzentrieren, die wirklich wichtig sind.
- Bessere Work-Life-Balance:
Ein strukturierter Tagesplan macht es Ihnen leichter, Arbeitszeit und Freizeit besser aufeinander abzustimmen und zu harmonisieren.
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Wie erstelle ich einen effektiven Tagesplan mit einer To-Do-Liste?
Wenn Sie nun ein Programm für den Tag erstellen wollen, sollte dieses vor allem drei Ansprüchen genügen: Es muss spezifisch, realistisch und flexibel sein. Spezifisch, damit Sie genau wissen, was zu tun ist. Realistisch, damit Sie nicht von vornherein die Motivation verlieren. Und flexibel, damit Sie kleine Abweichungen nicht gleich aus der Bahn werfen. Wir haben Ihnen hier noch ein paar weiterführende Schritte aufgezählt, die Sie bei der Erstellung beachten können:
1- Aufgaben auflisten:
Firts things first: Schreiben Sie frei heraus alles auf, was Sie im Laufe des Tages erledigen müssen. Dabei können Sie sowohl berufliche Aufgaben als auch private Erledigungen miteinbeziehen.
2- Prioritäten setzen:
Okay, jetzt haben Sie eine lange Liste. Schauen Sie sich diese genau an und beurteilen Sie, welche Aufgaben auf Ihrer Liste am wichtigsten sind. Was wichtig ist, hängt dabei auch von Ihrer eigenen Definition ab. Anhaltspunkte bieten jedoch Kriterien wie Dringlichkeit, Zeitaufwand und Impact, den die Aufgabe schlussendlich auf Ihre Ziele hat. Dazu finden Sie weiter unten auch eine Anleitung zum sogenannten Eisenhower-Prinzip.
3- Zeitfenster festlegen:
Im nächsten Schritt sollten Sie nun abschätzen, wie lange Sie für die einzelnen To-Dos brauchen. Planen Sie dabei ruhig großzügig (Stichwort: realistisch!), um zu vermeiden, in Ihrer Planung gleich hinterherzuhinken. Setzten Sie sich dazu selbst Deadlines für jede Aufgabe. Und besonders wichtig: Denken Sie daran, dass Sie auch Pausen einplanen müssen.
4- Flexibilität einplanen:
Und weil wir alle wissen, wie ein normaler Arbeitstag abläuft und immer irgendein unvorhergesehener Notfall hereinkommt, sollten Sie immer genügend freie Zeit einplanen, z.B. wenn Sie spontan wichtige E-Mails beantworten müssen. Ein guter Zeitplan sollte, wie eingangs erwähnt, flexibel sein.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, haben Sie eine solide Grundlage, um einen Tagesplan zu erstellen, der Ihnen hilft, Ihre Produktivität zu steigern und Ihren Stress zu reduzieren.
Wie kann ich meinen Tag am besten gestalten?
Effektive Tagesplanung bedeutet vor allem: die perfekte Balance finden zwischen Struktur und Flexibilität. Hier sind einige Tipps, wie das für Sie klappen kann:
- Die anspruchsvollsten Aufgaben am Morgen erledigen:
Das Schwierigste wird am besten zuerst erledigt. Die frische morgendliche Energie eignet sich also ideal, um Ihre anspruchsvollsten Tasks umzusetzen.
- Zeitblöcke nutzen:
Multitasking kann oft ein Feind von Produktivität sein: Statt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln, sollten Sie bestimmte Zeitblöcke für einzelne Aufgaben reservieren. Ein Beispiel: Zwischen 10 und 12 Uhr werden E-Mails beantwortet, von 14 bis 16 Uhr wird an einem Kreativprojekt gearbeitet und Benachrichtigungen für E-Mails werden deaktiviert.
- Pausen einplanen:
Kein Mensch kann sich 8 Stunden am Stück voll konzentrieren. Gerade deswegen sind regelmäßige, kurze Pausen so wichtig. Erfrischen Sie Ihren Geist und gönnen Sie sich zwischendurch auch Erholung, um danach motivierter und kreativer durchzustarten.
- Routinen nutzen:
Entscheidungen erschweren uns oft das Leben. Lassen Sie deswegen repetitive Aufgaben zu festen Routinen werden und Sie vermeiden, überhaupt eine Entscheidung treffen zu müssen.
Die Bedeutung der „50:50 Regel“ in der Tagesplanung
Um dem Anspruch der Flexibilität gerecht zu werden, eignet sich die sogenannte „50/50-Regel“. Diese Regel sagt, dass Sie etwa 50 % Ihrer Zeit für geplante Aufgaben aufwenden sollten und die anderen 50 % für unvorhergesehene Ereignisse, Innovation und Kreativität zur Verfügung stehen.
Genügend Freiraum für spontane oder dringende Aufgaben, die sich im Laufe des Tages ergeben können, ist unerlässlich. Zu viel Struktur kann dazu führen, dass Sie sich festgefahren fühlen. Darunter leidet Ihre Fähigkeit, flexibel auf neue Herausforderungen zu reagieren.
Andererseits wird durch die geplante Zeit ein Rahmen geschaffen, mit dem Sie sich auf Ihre Prioritäten konzentrieren und Ihre Aufgaben effizient erledigen können. Hier ist abermals die Balance ausschlaggebend.
Warum Tagesplanung?
Oft wachen wir auf und fühlen uns erschlagen von all den Aufgaben, die auf uns warten. Wer durch Tagesplanung hier Struktur in seinen Alltag bringt, ist im klaren Vorteil. Sie führt zu einer gesteigerten Produktivität und verringert durch Organisation auch Ihr Stressempfinden. Als positives Nebenprodukt können Sie mit einer guten Planung Ihres Tages auch das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben besser wahren. Kurz gesagt, die Tagesplanung hilft Ihnen, das Beste aus Ihrem Tag zu machen.
Tagesplanung und das Eisenhower-Prinzip
Sie fragen sich, wie Sie nun bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben vorgehen sollen? Eine Methode für die Priorisierung der Planung des Tagesablaufs, die sich in der Praxis bewährt hat, ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Benannt nach dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika, Dwight D. Eisenhower, handelt es sich dabei um ein einfaches, aber effektives System, mit dem Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in eine Rangfolge gebracht werden können.
Die Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt:
- Wichtig und dringend: Aufgaben, die sofort in Angriff genommen werden müssen.
- Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben, die geplant werden sollten, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können.
- Nicht wichtig, aber dringend: Aufgaben, die auch an Dritte delegiert werden können.
- Weder wichtig noch dringend: Aufgaben, die möglicherweise ignoriert werden können oder die auf eine Liste mit Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt gesetzt werden können.
Durch die Organisation Ihrer Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Zeit und Energie auf die Dinge konzentrieren, die wirklich wichtig sind, und dass weniger wichtige Aufgaben Ihre wertvolle Zeit nicht in Anspruch nehmen. Das ist ein weiterer Grund dafür, warum die Planung des Tages so wichtig ist.
Vorteile einer digitalen Tagesplanung
In unserer digitalen Welt gibt es eine Vielzahl von Tools und Apps, die bei der Planung und Organisation des Alltags helfen können. Diese digitalen Hilfsmittel bieten eine Reihe von Vorteilen:
Automatisierung:
Viele Apps zur Tagesplanung verfügen über Funktionen, mit denen Routineaufgaben automatisiert werden können. Das spart Zeit und trägt dazu bei, dass wichtige Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten.
Mobilität:
Die digitalen Planer sind auf jedem beliebigen Gerät verfügbar. Das bedeutet: Sie haben Ihren Tagesplan immer bei sich. Egal, wo Sie sich gerade aufhalten.
Zusammenarbeit:
Das Teilen und Koordinieren von Aufgaben und Projekten mit Teammitgliedern wird durch digitale Tools vereinfacht.
Erinnerungen und Benachrichtigungen:
Damit Sie wichtige Termine und Fristen nicht verpassen, können Sie Alarme und Benachrichtigungen einstellen.
Wichtige Eigenschaften einer guten Tagesplanungsapp
Es gibt viele verschiedene Apps zur Planung des Tagesablaufs zur Auswahl, die als Tagesplan Vorlage dienen können. Eine gute App sollte aber über einige wichtige Funktionen verfügen:
Benutzerfreundlichkeit:
Eine gute App sollte einfach in der Anwendung sein. Das Hinzufügen, Bearbeiten und Verschieben von Aufgaben sollte schnell und einfach möglich sein.
Flexibilität:
Eine gute App sollte in der Lage sein, sich an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie sollten verschiedene Arten von Aufgaben und Aktivitäten planen können. Dazu gehören auch wiederkehrende Aufgaben und Projekte.
Synchronisation:
Eine gute App sollte mit anderen Tools und Apps, die Sie im Einsatz haben, synchronisierbar sein. So können Sie z. B. eine Verbindung zwischen Ihrem Tagesplaner und Ihrem E-Mail-Kalender herstellen.
Wie man unproduktive Gewohnheiten durchbricht
Bei der Planung Ihres Tages geht es nicht nur um das, was Sie tun, sondern auch um das, was Sie nicht tun. Unproduktive Gewohnheiten können einen großen Einfluss auf Ihre Produktivität haben. Wie Sie unproduktive Gewohnheiten durchbrechen können, erfahren Sie hier:
Das Problem erkennen:
Der erste Schritt zur Überwindung unproduktiver Gewohnheiten besteht darin, sie zu erkennen. Seien Sie sich im Klaren darüber, wann und warum Sie Zeit verschwenden.
Die Gewohnheit ersetzen:
Versuchen Sie, unproduktive Gewohnheiten durch produktivere Aktivitäten zu ersetzen. Wenn Sie beispielsweise dazu neigen, sich von sozialen Medien ablenken zu lassen, könnten Sie stattdessen eine kurze Pause einlegen und einen kurzen Spaziergang machen: Das wäre eine gute Idee.
Ablenkungen beseitigen:
Machen Sie es sich so leicht wie möglich, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Das kann bedeuten: Stecken Sie Ihr Handy in eine andere Tasche oder schalten Sie Benachrichtigungen aus, wenn Sie arbeiten.
Die Bedeutung von Selbstfürsorge in der Tagesplanung
Bei aller Konzentration auf Produktivität und Effizienz ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Selbstfürsorge ein wesentlicher Bestandteil der Tagesplanung ist. Im Folgenden sind einige Selbstfürsorge-Praktiken aufgeführt, die Sie in Ihre Tagesplanung integrieren können:
- Sich gesund ernähren: Planen Sie Zeit für nahrhafte Mahlzeiten ein. Das gibt Ihnen die Energie, die Sie für den Rest des Tages brauchen.
- Bewegung: Planen Sie regelmäßige Pausen für Bewegung ein. Schon ein kurzer Spaziergang oder Strecken und Dehnen können einen großen Unterschied machen.
- Entspannung: Planen Sie auch Zeit ein, um zu entspannen und auszuruhen. Das kann bedeuten, ein Buch zu lesen, zu meditieren oder einfach ein paar Minuten Ruhe zu genießen.
Fazit
Eine effektive Tagesplanung kann einen großen Unterschied machen, wenn es um Ihre Produktivität und Ihr Wohlbefinden bei der Arbeit geht. Sie wird Ihnen helfen, das Beste aus Ihrer Zeit zu machen und Ihre Ziele auf effizientere Weise zu erreichen. Für die Erstellung Ihrer eigenen Tagesplanung können Sie die oben genannten Tipps und Tagesplan Vorlagen verwenden.
Im Personalwesen ist eine HR-Software wie Factorial der erste Schritt, um die Tagesplanung von Ihren Mitarbeitenden zu entwirren und sich einen Überblick über die Rollen, Aufgaben und Kompetenzen in Ihrem Team zu verschaffen. So können Personalverantwortliche viele Ihrer Verwaltungsaufgaben dank der automatisierten Plattform bereits von Ihrer Tagesplanungs-Liste streichen ✅
Kurz und knapp zusammengefasst
Wie schreibe ich einen Tagesplan?
Beim Tagesplan müssen Sie alle Ihre Aufgaben aufschreiben, diese dann priorisieren und für jede Aufgabe auch eine geplante Zeit angeben. Wichtig ist, auch Zeit für Unvorhergesehenes und Pausen mit einzuplanen.
Wie plant man den Tag am besten?
Am besten ist es, eine Balance zwischen Struktur und Flexibilität für Ihren Tagesplan zu finden. Starten Sie mit den wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben und legen Sie den Fokus auf diese. Bleiben Sie aber gleichzeitig auch flexibel für Last-Minute-To-Dos.
