Betriebliches Eingliederungsmanagement ist ein Verfahren, das der Wiedereingliederung länger erkrankter Beschäftigter dient. Angenommen, eine Ihrer Fachkräfte war in den vergangenen Monaten wiederholt und auch für längere Zeit arbeitsunfähig. Die Fehlzeiten summieren sich. Sobald sie innerhalb von zwölf Monaten die Schwelle von sechs Wochen überschreiten, greift eine gesetzliche Pflicht.
Wichtige Fakten
- Was ist BEM? Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX, das Unternehmen verpflichtet, Beschäftigten nach mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten aktiv Unterstützung bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz anzubieten.
- Verbreitung: Laut der BIBB/BAuA-Erwerbstätigenbefragung 2024 ist die Verbreitung des BEM auf 52 Prozent gestiegen. Dennoch erhält weiterhin rund die Hälfte aller anspruchsberechtigten Beschäftigten kein entsprechendes Angebot, wie die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) berichtet.
- Krankenstand: Der Krankenstand in Deutschland lag 2025 erneut bei 5,4 Prozent. Psychisch bedingte Fehltage stiegen dabei um 6,9 Prozent.
- Rechtliche Konsequenz: Wer als Arbeitgeber kein BEM anbietet, trägt im Kündigungsschutzprozess die volle Beweislast dafür, dass auch ein ordnungsgemäßes BEM-Verfahren keine milderen Mittel als die Kündigung ergeben hätte, wie das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ausdrücklich betont.
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Was ist Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)? – Definition
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein gesetzlich verankertes, verlaufs- und ergebnisoffenes Verfahren zur Wiedereingliederung von Beschäftigten, die länger oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Seit 2004 sind Unternehmen jeder Größe verpflichtet, dieses Verfahren anzubieten. Ziel ist es, künftige Fehlzeiten zu verringern und Beschäftigungsverhältnisse langfristig zu erhalten. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) beschreibt BEM ausdrücklich als Instrument, um den Folgen des demografischen Wandels wirksam zu begegnen.
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist nicht dazu da, die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen. Dafür gibt es das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM). Vielmehr unterstützt BEM die Leistungsfähigkeit der Arbeitskräfte und verhindert längere Fehlzeiten aufgrund von Krankheit. Darüber hinaus soll es Beschäftigte vor Arbeitslosigkeit und Berufsunfähigkeit schützen. Das Ziel ist, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und das Beschäftigungsverhältnis zu erhalten.
Wann ist Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) Pflicht? – Das sagt das Gesetz
Die BEM-Pflicht wird ausgelöst, sobald Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen (42 Kalendertage) arbeitsunfähig waren – ununterbrochen oder kumuliert. Wichtig: Der Zwölf-Monats-Zeitraum ist rollierend und entspricht nicht dem Kalenderjahr. Die Pflicht gilt für alle Unternehmen ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von Branche und Betriebsgröße, gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX.
Dabei ist es unerheblich, wie viele dieser Fehltage ärztlich attestiert sind. Gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX sind auch Fehltage ohne Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu berücksichtigen. Ebenso spielt es keine Rolle, ob eine oder mehrere Krankheitsursachen hinter den Fehlzeiten stecken.
Übrigens: Der Mutterschutz (siehe MuSchG) gehört nicht zu den Fehltagen der Arbeitsunfähigkeit.
Darüber hinaus gilt: Auch Beschäftigte in Teilzeit, befristeten Arbeitsverhältnissen oder in der Ausbildung haben Anspruch auf ein BEM-Angebot, sobald die Schwelle von 42 Kalendertagen erreicht ist.
Gesetzlich festgelegt ist, dass die betroffene Person am Verfahren beteiligt wird. Die Teilnahme ist jedoch freiwillig. Beschäftigte können das BEM-Angebot ohne Angabe von Gründen ablehnen, ohne dass ihnen daraus Nachteile entstehen dürfen. Eine Ablehnung entbindet die Arbeitgeberseite allerdings nicht von der Dokumentationspflicht.
Wer nimmt am Betrieblichen Eingliederungsmanagement teil?
Das BEM-Team besteht mindestens aus der Arbeitgeberseite (oder einer Vertretung) sowie – bei Zustimmung der betroffenen Person – dem Betriebsrat bzw. Personalrat. Gesetzlich vorgegeben ist gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX bei schwerbehinderten Beschäftigten zusätzlich die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung.
Falls eine betriebsärztliche Betreuung besteht, sollte diese bei Zustimmung der beschäftigten Person ebenfalls einbezogen werden. Bei schwerbehinderten Menschen sollte außerdem die Schwerbehindertenvertretung hinzugezogen werden, sofern die betroffene Person damit einverstanden ist.
Im folgenden Abschnitt haben wir die wichtigsten BEM-Rollen für Sie zusammengefasst. Eine Betriebsvereinbarung BEM kann diese Rollen und Verfahrensregeln zusätzlich betriebsindividuell festlegen:
Rollen
Es sind keine konkreten Rollen für die Durchführung des BEM gesetzlich definiert. Die folgenden Rollen haben sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen:
- BEM-Beauftragte: Die BEM-Beauftragten sorgen für die korrekte Durchführung des Verfahrens und sind Ansprechpersonen für die BEM-Verantwortlichen im Unternehmen, die die Gespräche mit den betroffenen Beschäftigten führen.
- BEM-Verantwortliche: Die BEM-Verantwortlichen führen die Gespräche und schließen Zielvereinbarungen mit den betroffenen Beschäftigten.
- Weitere Beteiligte: In manchen Fällen können auch weitere Parteien involviert sein, wie z. B. Rehabilitationsträger (gesetzliche Krankenkassen, Rentenversicherung, Unfallversicherung und die Agentur für Arbeit), ein Integrationsamt, der Betriebsrat oder Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung, Gleichstellungsbeauftragte oder Frauenbeauftragte, der betriebsärztliche Dienst, die Fachkraft für Arbeitssicherheit etc.
- Vertrauensperson: Seit Inkrafttreten des Teilhabestärkungsgesetzes am 10. Juni 2021 haben BEM-Berechtigte das Recht, eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuzuziehen – diese kann aus dem Betrieb stammen oder eine externe Person sein, etwa Familienangehörige (§ 167 Abs. 2 Satz 2 SGB IX). Die Arbeitgeberseite ist verpflichtet, auf dieses Recht ausdrücklich hinzuweisen.
Wie läuft das Betriebliche Eingliederungsmanagement ab? – Schritt für Schritt
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dafür, wie der Ablauf des BEM auszusehen hat. Dennoch gibt es einige Schritte, die Sie als Arbeitgeber in Erwägung ziehen sollten.
1. Die Einladung zum BEM
Sobald die 42-Tage-Schwelle überschritten ist, leitet die Arbeitgeberseite das Verfahren ein und lädt die betroffene Person schriftlich ein. Die Einladung muss gemäß aktueller Rechtsprechung (vgl. LAG Baden-Württemberg, Urteil vom 14.01.2025, Az. 15 Sa 22/24) folgende Informationen enthalten: Ziele und Ablauf des BEM, Hinweis auf die Freiwilligkeit, eine Datenschutzbelehrung gemäß Art. 13 DSGVO sowie den Hinweis auf das Recht, eine Vertrauensperson hinzuzuziehen. Ein pauschaler Verweis auf „geltende Datenschutzbestimmungen“ genügt nicht.
2. Über Ziele informieren
Als Arbeitgeber informieren Sie die betroffene Person anschließend über die Ziele der Wiedereingliederung. Auf diese Weise können Maßnahmen und Wege gemeinsam erarbeitet werden, die die betroffene Person bei der erfolgreichen Wiedereingliederung unterstützen. Zusätzlich sind Beschäftigte über die erhobenen Daten zu informieren. Gesundheitsdaten aus dem BEM unterliegen als besondere Kategorie personenbezogener Daten dem strengen Schutz gemäß Art. 9 DSGVO. Sie werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung erhoben, in einer separaten BEM-Akte geführt und dürfen nicht in die Personalakte übernommen werden.
Wichtig: Die BEM-Akte ist unabhängig von der Personalakte aufzubewahren. Letztere darf keine medizinischen Informationen über die beschäftigte Person enthalten.
3. Das Gespräch
Hat die betroffene Person ihre Zustimmung erteilt, findet das BEM-Gespräch zwischen ihr und der für das BEM verantwortlichen Person sowie gegebenenfalls weiteren Beteiligten statt. Das BEM ist ein Prozess, kein einzelnes Gespräch. Das Erstgespräch markiert lediglich den Einstieg in ein fortlaufendes Verfahren.
Im Erstgespräch werden die Ursachen der krankheitsbedingten Fehlzeiten gemeinsam erörtert, insbesondere, ob Arbeitsbedingungen ursächlich sind. Ist ein betriebsärztlicher Dienst vorhanden, kann dieser hinzugezogen werden. Nur betriebsärztliches Personal ist in der Lage, sowohl das Krankheitsbild als auch die konkreten Belastungen am Arbeitsplatz fachlich zu beurteilen. Beschäftigte können die betreffenden Fachkräfte von der ärztlichen Schweigepflicht entbinden, sind dazu aber nicht verpflichtet.
4. Zielsetzung und Maßnahmenplan für die Wiedereingliederung
Das Ziel eines BEM ist es, die betroffene Person bei ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz zu unterstützen. Im Rahmen des Erstgesprächs werden die weiteren Ziele und Maßnahmen gemeinsam ausgearbeitet und besprochen.
Je nach Dauer und Häufigkeit der Arbeitsunfähigkeit werden im Gespräch der aktuelle Gesundheitszustand und die Genesungsaussichten erörtert. Je nach Art der Arbeitsunfähigkeit wird besprochen, welche Ursachen die (Kurz-)Erkrankung haben könnte, zum Beispiel persönliche Lebensumstände oder Probleme mit dem Kollegium.
Anschließend wird gemeinsam überlegt, ob die beschäftigte Person wieder voll betriebsfähig an ihren Arbeitsplatz zurückkehren kann oder ob es Einschränkungen geben wird. Zudem wird die Frage geklärt, ob technische Hilfsmittel oder beispielsweise eine Umschulung für einen anderen Aufgabenbereich benötigt werden.
4a. Das Hamburger Modell – stufenweise Wiedereingliederung
Eine der häufigsten Maßnahmen im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements ist die stufenweise Wiedereingliederung nach dem sogenannten Hamburger Modell (§ 74 SGB V, § 15 SGB VI). Dabei kehren Beschäftigte nach längerer Krankheit schrittweise unter ärztlicher Begleitung an den Arbeitsplatz zurück. Die Arbeitszeit und Arbeitsbelastung werden in ärztlich festgelegten Stufen gesteigert, bis idealerweise das volle Arbeitspensum wieder erreicht ist. Während der gesamten Laufzeit gelten die Beschäftigten weiterhin als arbeitsunfähig und beziehen Kranken- oder Übergangsgeld. Das Hamburger Modell ist vom BEM-Verfahren zu unterscheiden. BEM ist der übergeordnete Suchprozess, das Hamburger Modell eine konkrete Maßnahme, die im Rahmen des BEM vereinbart werden kann.
5. Abschluss des BEM
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement gilt als erfolgreich abgeschlossen, wenn die krankheitsbedingten Fehlzeiten dauerhaft unter die Sechs-Wochen-Schwelle gesunken sind, einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt wurde und das Beschäftigungsverhältnis erhalten ist. Alternativ endet das Verfahren mit der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Ziel ist es, Arbeitsunfähigkeit zu überwinden und die Beschäftigung zu sichern.
Welche Maßnahmen kommen beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement zum Einsatz?
Gab es ein klärendes Gespräch im Rahmen des BEM, kommen unterschiedliche Maßnahmen zum Einsatz. Sie sollen die betroffene Person bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz unterstützen.
- Nach Arbeitsunfällen oder Rückenerkrankungen können technische Hilfsmittel am Arbeitsplatz Abhilfe schaffen und einer weiteren Arbeitsunfähigkeit vorbeugen, zum Beispiel ein Stehschreibtisch oder ein orthopädischer Bürostuhl.
- Die Eingliederung kann schrittweise erfolgen. Beschäftigte beginnen mit wenigen Stunden täglich und steigern die Arbeitszeit nach ärztlichem Stufenplan (Hamburger Modell) bis zur vollen Belastbarkeit.
- Ist eine Rückkehr in den bisherigen Aufgabenbereich nicht möglich, kann ein Wechsel des Tätigkeitsbereichs vereinbart werden. Die Arbeitgeberseite ist in diesem Fall verpflichtet, die erforderliche Umschulung zu ermöglichen.
Laut dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) besteht insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) noch erheblicher Nachholbedarf bei der Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements, vor allem hinsichtlich der ausreichenden Information der Betroffenen, der Verfahrenstransparenz und des Datenschutzes. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) stellt auf Basis der BIBB/BAuA-Erwerbstätigenbefragung 2024 fest, dass die Inanspruchnahme bei fast 70 Prozent liegt, wenn ein BEM-Angebot gemacht wird. Das ist ein deutliches Zeichen für den Bedarf auf Seiten der Beschäftigten.
Welche Auswirkungen hat das Betriebliche Eingliederungsmanagement auf das Gehalt?
Befinden sich Beschäftigte in einer stufenweisen Wiedereingliederung mit reduzierter Arbeitszeit, gilt weiterhin Arbeitsunfähigkeit. In diesem Zeitraum wird kein Arbeitsentgelt gezahlt. Stattdessen beziehen die Betroffenen weiterhin Krankengeld von der gesetzlichen Krankenkasse oder Übergangsgeld von der Rentenversicherung.
Die Deutsche Rentenversicherung Bund bietet über ihren Firmenservice ein kostenfreies, betriebsorientiertes Beratungsangebot an. Ziel ist es, Unternehmen, insbesondere Personalverantwortliche, beim Ablauf des Betrieblichen Eingliederungsmanagements zu unterstützen und über Leistungen der Prävention sowie medizinische und berufliche Rehabilitation zu informieren.
Factorial unterstützt beim Fehlzeitenmanagement
Die Dokumentation von Fehlzeiten ist eine Grundvoraussetzung für ein rechtssicheres BEM-Verfahren. Mit der Abwesenheitsverwaltung von Factorial lassen sich krankheitsbedingte Fehlzeiten strukturiert erfassen, Schwellenwerte automatisch überwachen und BEM-relevante Zeiträume transparent nachverfolgen – ohne manuellen Aufwand für die Personalverwaltung.
Kündigung und Kündigungsschutz: Was gilt beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement?
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist stets zu empfehlen und eröffnet Beschäftigten Wege zurück in den Beruf. Da das Verfahren die Zustimmung der betroffenen Person voraussetzt, ist eine erfolgreiche Wiedereingliederung nicht in jedem Fall gewährleistet.
Auch aus Gründen des Kündigungsschutzes ist Beschäftigten zu empfehlen, der BEM-Einladung zu folgen. Wie Bmas, nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist ein ordnungsgemäß angebotenes BEM faktische Voraussetzung für eine wirksame krankheitsbedingte Kündigung. Wurde kein BEM angeboten, muss die Arbeitgeberseite im Kündigungsschutzprozess darlegen, dass auch ein BEM keine milderen Mittel als die Kündigung ergeben hätte. Dies ist in der Praxis eine hohe Hürde.
Die Situation ändert sich, wenn die Arbeitgeberseite ihrer Pflicht ordnungsgemäß nachgekommen ist und ein BEM-Angebot gemacht hat, das die betroffene Person abgelehnt hat. In diesem Fall ist eine krankheitsbedingte Kündigung unter Umständen möglich. Voraussetzung ist, dass die Einladung alle gesetzlich erforderlichen Informationen enthielt. Fehlt es an einer ausreichenden Information, kann nicht von einer wirksamen Ablehnung ausgegangen werden.
FAQ
Was wird bei einem betrieblichen Eingliederungsmanagement gemacht?
Im BEM-Verfahren wird gemeinsam mit dem Mitarbeiter analysiert, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Dazu werden die Ursachen der Fehlzeiten besprochen und individuelle Maßnahmen wie eine stufenweise Wiedereingliederung oder Anpassungen am Arbeitsplatz entwickelt.
Welche Nachteile hat ein BEM-Gespräch für Arbeitnehmer?
Grundsätzlich hat ein BEM-Gespräch keine Nachteile, da es dem Schutz des Arbeitsplatzes dient und die Teilnahme freiwillig ist. Ein Nachteil entsteht eher bei einer Ablehnung des Angebots, da dies den Kündigungsschutz bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung schwächen kann.
Bin ich verpflichtet an einem BEM-Gespräch teilnehmen?
Nein, die Teilnahme am betrieblichen Eingliederungsmanagement ist für Arbeitnehmer freiwillig. Ihr Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, Ihnen ein BEM anzubieten, Sie müssen dem Verfahren aber nicht zustimmen.
Wie lange dauert die Wiedereingliederung beim BEM?
Die Dauer des BEM-Verfahrens ist individuell und nicht pauschal festgelegt. Das Verfahren gilt als abgeschlossen, wenn die vereinbarten Maßnahmen erfolgreich waren und die Fehlzeiten des Mitarbeiters wieder dauerhaft unter der Sechs-Wochen-Grenze liegen oder das Arbeitsverhältnis endet.
Soll man am betrieblichen Eingliederungsmanagement teilnehmen?
Ja, die Teilnahme ist für Arbeitnehmer sehr ratsam. Das Verfahren bietet die Chance, gemeinsam Lösungen für die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu finden und den Job langfristig zu sichern. Zudem stärkt die Teilnahme den Kündigungsschutz bei krankheitsbedingten Kündigungen.
