Wer ein Unternehmen führt, hat sich bestimmt schon damit beschäftigt, wie produktiv verschiedene Abteilungen arbeiten. Das Thema Produktivität gewinnt in der auf Wettbewerb ausgerichteten Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung. Damit ist auch Produktivitätssteigerung in aller Munde. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf das Konzept Produktivität: Worum geht es dabei genau, wie wird sie gemessen und wie kann Produktivitätssteigerung in Ihrem Unternehmen funktionieren?
Key Facts:
- Die Produktivität ist ein Maß für die Effizienz, mit der ein Unternehmen die zur Verfügung stehenden Ressourcen nutzt. Die Kennzahl dazu ist das Verhältnis von Input und daraus resultierendem Output.
- Es gibt verschiedene Strategien zur Produktivitätssteigerung, z. B. die Verbesserung des Arbeitsumfeldes, die Förderung der Motivation der Mitarbeiter*innen und die Bereitstellung von Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Zur Produktivitätssteigerung kann auch der Einsatz von Technologien beitragen.
- Definition: Was ist Produktivität?
- Was beeinflusst die Produktivität in der Arbeit?
- Wie kann man die Produktivität steigern? Tipps und Tricks
- Die Rolle der digitalen Transformation
- Leistungsmessung und Produktivität
- Die Rolle der Führung bei der Steigerung der Produktivität
- Fazit
Definition: Was ist Produktivität?
Die Produktivität ist ein Maß für die Effizienz des Einsatzes der Ressourcen eines Unternehmens bei der Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen. Sie wird häufig als das Verhältnis von Output zu Input definiert. Ein einfaches Beispiel für die Messung der Produktivität wäre die Anzahl der produzierten Einheiten pro geleisteter Arbeitsstunde.
Eine gute Arbeitsproduktivität bedeutet, dass ein Unternehmen in der Lage ist, mit dem gleichen oder sogar mit einem geringeren Einsatz von Ressourcen einen höheren Output zu erzielen. Verschiedene Faktoren spielen hier eine Rolle: Wie gut sind die eingesetzten Ressourcen? Wie effizient sind die Produktionsprozesse? Und wie qualifiziert und motiviert arbeiten die Beschäftigten?
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Was beeinflusst die Produktivität in der Arbeit?
Wer die Produktivität erhöhen will, muss zuerst verstehen, wodurch diese beeinflusst wird:
Technologie:
Automatisierungen sparen Zeit. Deswegen können Technologiefortschritte auch dazu führen, dass manuelle Prozesse optimiert und so beschleunigt werden können. Ein konkretes Beispiel: Der Einsatz von Fertigungsrobotern in der Automobilindustrie hatte eine Steigerung der Produktionsgeschwindigkeit und eine Verringerung menschlicher Fehler zur Folge.
Mitarbeiterkompetenzen:
Je besser Ihr Team ausgebildet und geschult ist, desto effizienter kann es auch arbeiten. Gerade deswegen lohnt es sich, in Mitarbeiterschulungen zu investieren.
Arbeitsumgebung:
Ein gesunder Geist arbeitet an einem gesunden Arbeitsplatz. Mit einfachen Anpassungen können Sie so das Arbeitsumfeld und schließlich auch die Motivation Ihrer Teams positiv beeinflussen. Am besten, Sie nutzen Mitarbeiterbefragungen, um wirklich zu verstehen, was sich Ihre Mitarbeitenden wünschen.
Prozessoptimierung:
Wo drückt der Schuh? Im übertragenen Sinne müssen Sie das feststellen. Wo bestehen Engpässe oder wo laufen Prozesse unnötig kompliziert ab? Prozessoptimierung hat einen direkten Einfluss auf die Produktivitätssteigerung.
Ressourcenmanagement:
Ein weiteres Schlagwort im Zusammenhang mit Produktivität ist das Ressourcenmanagement. Dabei geht es darum, die Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen, optimal einzusetzen. Umso wichtiger ist es also, zu wissen, wo die Stärken und Schwächen in Ihrem Team liegen. Ein Performance Management System zur Kompetenzbewertung kann Sie dabei unterstützen.
Wie kann man die Produktivität steigern? Tipps und Tricks
Nun haben Sie die bedeutendsten Einflussfaktoren identifiziert. Und genau diese können auch Ihre Stellschrauben sein.
Nachdem Sie in Umfragen gesehen haben, was sich Ihre Mitarbeitenden wirklich wünschen, können Sie jetzt mit der Umsetzung starten. Neben einfachen Anpassungen wie höhenverstellbaren Tischen oder ergonomischen Stühlen ist es jetzt auch an der Zeit, einen genauen Blick auf Ihre Unternehmensabläufe zu werfen.
Optimierung von Arbeitsabläufen
Je größer das Unternehmen, desto wahrscheinlicher, dass es an irgendeiner Stelle ineffiziente Prozesse gibt, die Raum für Verbesserung bieten. Zwei bekannte Methoden dazu sind die Lean oder Six Sigma Methode. Ihr ausgemachtes Ziel ist es, Ressourcenverschwendung zu minimieren und Effizienz zu maximieren.
Insbesondere bei sich wiederholenden Abläufen können Automatisierungen Abhilfe schaffen. Mit der Automatisierung von Routineaufgaben sparen Mitarbeitende Zeit, die sie für wichtigere Aufgaben nutzen können. Eine gesteigerte Arbeitsproduktivität ist die Folge.
Ein konkretes Beispiel: Mit Factorial können Sie Workflows erstellen und so Abläufe im Personalwesen, die Sie normal viel Aufwand kosten, komplett automatisieren.
Das Engagement der Mitarbeiter*innen steigern
Letztendlich ist aber der wohl wichtigste Faktor, wenn es um die Produktivitätssteigerung geht, die Bereitschaft Ihrer Mitarbeitenden. Glückliche Mitarbeitende, die verstehen, worauf Sie hinarbeiten, sind auch produktiver. Was bedeutet das für Unternehmen? Neben den „Klassikern“ wie der Förderung der Work-Life-Balance, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team weiß, welchen Impact es hat.
Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden auf, wo sich Ihre Tätigkeiten in konkreten positiven Ergebnissen niederschlagen. Das wird ihnen nicht nur helfen, Ihren „Purpose“ im Unternehmen zu erkennen, sondern auch zukünftig Aufgaben zu priorisieren, die einen direkten Einfluss auf Unternehmenserfolge haben. Das wiederum macht Ihr Team produktiver, zufriedener und macht es leichter, Leistungen sichtbar zu machen.
Holen Sie außerdem, wann immer möglich, aktiv Feedback ein und integrieren Sie Mitarbeitende, wo es Sinn macht, in Entscheidungsprozesse. Wenn Ihr Team das Gefühl hat, dass die Meinungen und Ideen aller Gehör finden, steigert das ebenso die Produktivität.
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Bereitstellung von Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten
Investitionen in die Weiterbildung und Entwicklung Ihrer Belegschaft hat mit dem Erlernen neuer Kompetenzen auch einen direkten Einfluss auf die Produktivität. Und wer Entwicklungsmöglichkeiten hat und Karrierewege vor sich sieht, ist auch motivierter, die Extrameile zu gehen.
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Die Rolle der digitalen Transformation bei Produktivität
Eingangs besprochene Automatisierungen entstehen nicht im leeren Raum. Sie gehen immer mit technischem Fotschritt einher. So wird die Produktivität von Unternehmen erheblich durch digitale Transformation beeinflusst. Digitalisierung hilft oft, Prozesse zu verschlanken. Ein weiteres positives Nebenprodukt: eine flexible Arbeitsumgebung. Remote Work ist so z.B. nur durch digitale Prozesse möglich.
Ein aktuelles Beispiel ist etwa auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) zur Automatisierung von HR-Aufgaben.
Es ist jedoch wichtig, sich vor Augen zu halten: Digitale Transformation bedeutet nicht nur die Einführung neuer Technologien. Es handelt sich vielmehr um einen umfassenden Veränderungsprozess, der die Art und Weise der Arbeit eines Unternehmens grundlegend verändert. Dies erfordert eine klare Strategie, eine starke Führung und die Bereitschaft der Mitarbeiter*innen zur Anpassung und zum Lernen neuer Wege. Wenn diese Strategie nicht im Vorhinein klar definiert und kommuniziert ist, können Änderungen der Arbeitswesen Mitarbeitende auch demotivieren und Hindernisse bei der Produktivität darstetllen.
Leistungsmessung und Produktivität
Wie sollen Sie nun überhaupt wissen, wie produktiv Ihr Team arbeitet? Hier kommt die Leistungsmessung und -beurteilung ins Spiel. Messen können Sie diese mit verschiedenen Kennzahlen Arbeitsproduktivität (Output pro Arbeitsstunde) oder Prozessleistung (Zeit und Ressourcen, die zur Erledigung einer Aufgabe benötigt werden).
Ein wichtiger Punkt, den man im Auge behalten sollte, ist, dass die Leistungsmessung nicht nur auf das Aufzeigen von Schwächen, sondern auch auf das Hervorheben von Stärken ausgerichtet sein sollte. Ansonsten kann das Messen von Leistung nämlich ins Gegenteil umschlagen und zum Produktivitätskiller werden. Durch Ermittlung der Bereiche, in denen Ihr Unternehmen bereits gut abschneidet und ein gutes Ergebnis erzielt, können Sie bewährte Verfahren übernehmen und Bereiche fördern, die die Produktivität positiv beeinflussen.
Die Rolle der Führung bei der Steigerung der Produktivität
Eine weitere wichtige Strategie, um die Produktivität zu steigern, ist in der Führungsrolle zu sehen. Den Führungskräften kommt bei der Schaffung eines produktiven Arbeitsumfelds eine ganz entscheidende Rolle zu. Sie sind verantwortlich für die Festlegung einer klaren Vision und Richtung für das Team, für die Kommunikation der Erwartungen und für die Schaffung eines Umfelds, in dem die Mitarbeiter*innen ihr Bestes geben können.
Gute Führungskräfte erkennen die Stärken und Schwächen ihrer Teammitglieder und nutzen dieses Wissen für eine effektive Verteilung der Aufgaben. Sie setzen realistische Ziele und geben konstruktives Feedback zur Verbesserung der Leistung.
Führungskräfte können auch durch die Bereitstellung von Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung einen Beitrag zur Steigerung der Produktivität leisten. Das kann in Form von internen Schulungen, Mentoring-Programmen oder durch das Angebot von Weiterbildungsmöglichkeiten außerhalb des Unternehmens geschehen. Mitarbeiter*innen, die das Gefühl haben, dass sie sich weiterentwickeln können, sind im Allgemeinen motivierter und produktiver.
Schließlich können Führungskräfte durch die Förderung einer Kultur der Anerkennung und Wertschätzung dazu beitragen, die Produktivität zu steigern. Mitarbeiter*innen, die sich geschätzt und anerkannt fühlen, sind eher zu zusätzlichen Anstrengungen und zur Erbringung von Höchstleistungen bereit. Ein Dankeschön, öffentliche Anerkennung oder Belohnungen für herausragende Leistungen machen den Unterschied.
Die Rolle, die Führungskräfte spielen, um die Produktivität zu steigern, sollte nicht unterschätzt werden. Gute Führungskräfte können einen großen Unterschied in Bezug auf die Leistung und die Produktivität eines Teams ausmachen. Aus diesem Grund ist es wichtig, in die Entwicklung von Führungskräften zu investieren und sicherzustellen, dass sie über die Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um ihre Teams effektiv zu führen und zu motivieren.
Fazit
Produktivitätssteigerung: ja! Um jeden Preis: nein! Am Ende des Tages haben vor allem das Betriebsklima, ein Gefühl von Zugehörigkeit und das Wissen, worauf man hinarbeitet, einen direkten Einfluss auf die Produktivität. Kontrolle, ständige Leistungsmessungen und destruktive Kritik schlagen gerne auch ins Gegenteil um. Schlussendlich lohnt es sich also, Ihr Team gut zu kennen, Stärken und Schwächen zu identifizieren und Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten.
Auf der anderen Seite können Sie (wenn gut geplant und geschult) auch mit dem Einsatz von digitalen Technologien und Anwendungen die Produktivität steigern. Mit Tools wie Factorial haben Sie beispielsweise die Möglichkeit zur Automatisierung und Optimierung Ihrer HR-Prozesse zur Produktivitätssteigerung.
