Urlaubsantrag – Die wichtigsten Regeln (+ kostenlose Vorlage)

Alle Jahre wieder freuen sich Mitarbeiter*innen auf Ihren wohlverdienten Urlaub. Laut Statista haben alleine im Jahr 2021 55,1 Millionen deutsche Arbeitnehmer*innen Urlaub genommen. Bevor es losgehen kann, müssen Arbeitnehmer*innen allerdings einen Urlaubsantrag stellen.

Immer wieder kommen Fragen auf, wie Urlaubsanträge geschrieben werden sollen, welche Rechte Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben und wie lange sich Führungskräfte überhaupt Zeit nehmen dürfen, um auf den Urlaubsantrag zu reagieren. Sind Ihnen alle Regeln und Vorschriften in Ihrem Unternehmen bekannt?

In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen und machen Sie fit für die nächsten Urlaubsanträge.

Was ist ein Urlaubsantrag?

Urlaubsanträge werden immer dann gestellt, wenn Mitarbeiter*innen in den Urlaub gehen möchten. Unternehmen geben dabei meist eine Form vor, in welcher der Antrag eingereicht werden muss. Da es gesetzlich keine besonderen Vorschriften für die Form gibt, dürfen Unternehmen diese selber festlegen und kommunizieren.

Neben der Form des Urlaubsantrages sind sich viele Manager*innen nicht bewusst, welche Rechte Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Hinblick auf die Urlaubsanträge eigentlich haben.

Arbeitnehmer*innen dürfen z.B. nicht einfach in den Urlaub fahren, ohne dass der Urlaubsantrag vorher genehmigt wurde. Dies kann sogar ein Grund für eine fristlose Kündigung sein. Andererseits dürfen Unternehmen ihre Angestellten nicht einfach aus dem Urlaub zurückholen.

Auch der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht. So kann der Betriebsrat auf Folgendes einwirken:

• Allgemeine Urlaubsgrundsätze können von ihm aufgestellt werden
• Hierzu gehören z.B. die Wahl eines Stichtages, bis wann Urlaubsanträge eingereicht werden müssen
• Durch die allgemeinen Urlaubsgrundsätze können Betriebsräte beispielsweise auch auf den Prozess des Urlaubsantrages einwirken
• Auch Urlaubspläne können von ihm aufgestellt werden

Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?

Bei Mitarbeiter*innen kommt oft die Frage auf, wie Urlaubsanträge geschrieben werden sollen und was alles hineingehört. Je nachdem, mit welchen Prozessen Unternehmen arbeiten; ob der Antrag in einem System oder klassisch per Word Dokument funktioniert, können natürlich Abweichungen auftreten.

Auf dem Urlaubsantrag sollten auf jeden Fall die folgenden Dinge stehen:

• Vollständiger Name und Personalnummer des Antragstellers
• Abteilung und Führungskraft
• Von wann bis wann Sie in den Urlaub gehen und die Anzahl der Tage
• Ggf. die Art des Urlaubes
• Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen

Wie kann man einen Antrag beim Arbeitgeber stellen?

Je nach Unternehmen können Urlaubsanträge unterschiedlich gestellt werden. In manchen Firmen ist eine mündliche Absprache üblich, andere Unternehmen verlangen einen schriftlichen Antrag.

Je nachdem, wie komplex die Prozesse im Unternehmen sind, können Urlaubsanträge in Portalen als Vorlage heruntergeladen werden. Bei anderen Unternehmen gibt es automatisierte Prozesse oder auch nur ein einfaches Word Dokument, das ausgefüllt werden muss.

Auch der Zeitpunkt, zu welchem die Anträge ausgefüllt werden müssen, kann je nach Unternehmen variieren. Wie lange im Voraus der Urlaubsantrag gestellt werden muss, kann normalerweise in Dienstanweisungen oder Handbüchern des Unternehmens nachgelesen werden. Von Seite des Gesetzgebers aus gibt es keine Vorschrift, bis wann der Urlaubsantrag genau eingereicht werden muss.

Generell gilt natürlich: je früher, desto besser und desto mehr Sicherheit für den Antragsteller.

Folgendes sollten Sie beachten: 

• Schriftliche Anträge sind natürlich immer besser, weil ein Beweis für den Antrag vorliegt.
• Bei mündlichen Urlaubsanträgen ist Arbeitnehmer*innen geraten, einen Zeugen zu haben oder sich schriftlich den Antrag bestätigen zu lassen

Nachdem der Urlaubsantrag gestellt wurde, muss dieser noch von der Führungskraft genehmigt werden.

Bis wann muss der Arbeitgeber auf den Urlaubsantrag reagieren?

In welcher Zeit müssen Urlaubsanträge eigentlich genehmigt werden? Und was passiert, wenn Arbeitnehmer*innen keine Rückmeldung bzgl. ihres Antrages bekommen?

Das Bundesurlaubsgesetz legt z.B. genau fest, dass Arbeitnehmer*innen nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erstmals einen vollen Urlaubsanspruch haben. Spätestens dann erhalten Führungskräfte die ersten Urlaubsanträge. Der Arbeitgeber hat in der Regel 10 Tage Zeit zu entscheiden, ob er den Urlaubsantrag bewilligt oder ablehnt.

Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass Mitarbeiter*innen Urlaub sogar einklagen können.

Was bedeutet „unter Vorbehalt genehmigt“?

Sobald der Arbeitgeber die Entscheidung getroffen hat, den Urlaub zu genehmigen, kann dies nicht mehr zurückgenommen werden. Diese Entscheidung ist bindend.

Einen Urlaub unter Vorbehalt zu genehmigen, ist nicht zulässig. Fragen Sie am besten noch einmal bei Ihrem Arbeitgeber nach und bitten Sie ihn, sich bzgl. Ihres Urlaubes klar zu positionieren.

Was tun, wenn der Antrag nicht genehmigt wird?

Arbeitnehmer*innen ärgern sich oft, wenn Urlaubsanträge nicht genehmigt werden. Oft haben Unternehmen allerdings Ihre Gründe. So gelten die folgenden Ausnahmen:

• Ein Grund kann z.B. sein, dass saisonbedingt besonders viel Arbeit anfällt
• Wenn viele Mitarbeiter*innen krank werden, kann der Urlaubsantrag abgelehnt werden
• Wenn Mitarbeiter*innen mit schulpflichtigen Kindern Urlaub anmelden, wird diesen eventuell bevorzugt Urlaub zugesprochen.
• Auch chronische Erkrankungen fallen unter die sogenannten sozialen Gesichtspunkte
• Auch ältere Kolleg*innen oder Mitarbeiter*innen, die schon länger im Unternehmen sind, haben oft Vorrang in den Urlaub zu gehen

Wie können Arbeitnehmer*innen nun vorgehen, um den Urlaub doch noch zu bekommen?

Gehen Sie so vor:

• Liegt eine Begründung vor und ist diese für den Arbeitnehmer nachvollziehbar?
• Antragsteller*innen können versuchen, noch einmal auf ihre Vorgesetzten zuzugehen und sich mit diesen zu einigen: Vielleicht ist der Urlaub doch noch möglich oder kann um ein paar Tage verschoben werden?
• Es gibt auch die Möglichkeit, sich mit dem Betriebsrat in Verbindung zu setzen, wenn man sich nicht sicher ist, ob die Begründung des Arbeitgebers ausreichend ist
• Der Arbeitnehmer kann auch die Möglichkeit in Betracht ziehen, eine Klage einzureichen, dies sollte aber vorher genau überlegt sein.

Achtung: Wenn Mitarbeiter*innen gekündigt werden und diese noch Urlaubstage offen haben, können Sie auch noch Urlaub beantragen. Wenn dieser nicht bewilligt wird, müssen die offenen Tage ausgezahlt werden.

Der Urlaubsantrag sollte also nicht unterschätzt werden. Führungskräfte sollten sich genau informieren, wie lange Sie Zeit haben, um Urlaubsanträge zu bearbeiten und Arbeitnehmer*innen Ihre Rechte kennen.

Schauen Sie doch einfach einmal nach, welche Regelungen in Ihrem Unternehmen gelten, um auf der sicheren Seite zu sein.

Und: Laden Sie sich doch einfach schnell unsere kostenlosen Vorlage für einen Urlaubsantrag herunter.

👉 HIER geht’s zum kostenlosen Download.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was bedeutet Urlaubsantrag?

Urlaubsanträge werden immer dann gestellt, wenn Mitarbeiter*innen in den Urlaub gehen möchten. Unternehmen geben dabei meist eine Form vor, in welcher der Antrag eingereicht werden muss. Da es gesetzlich keine besonderen Vorschriften für die Form gibt, dürfen Unternehmen diese selber festlegen und kommunizieren. Neben der Form des Urlaubsantrages sind sich viele Manager*innen nicht bewusst, welche Rechte Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Hinblick auf Urlaubsanträge eigentlich haben. Arbeitnehmer*innen dürfen z.B. nicht einfach in den Urlaub fahren, ohne dass der Urlaubsantrag vorher genehmigt wurde. Dies kann sogar ein Grund für eine fristlose Kündigung sein. Andererseits dürfen Unternehmen ihre Angestellten nicht einfach aus dem Urlaub zurückholen.

Wie schreibt man einen Urlaubsantrag?

Auf dem Urlaubsantrag sollten auf jeden Fall die folgenden Dinge stehen:
Vollständiger Name und Personalnummer des Antragstellers, Abteilung und Führungskraft, von wann bis wann Sie in den Urlaub gehen und Anzahl der Tage, ggf. die Art des Urlaubes. Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen.

In welcher Zeit muss ein Urlaubsantrag genehmigt werden?

Der Arbeitgeber hat in der Regel 10 Tage Zeit zu entscheiden, ob er den Urlaubsantrag bewilligt oder ablehnt. Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass Mitarbeiter*innen Urlaub sogar einklagen können. Ihnen steht auch das Recht zu, eine einstweilige Verfügung zu erlassen.