So berechnen Sie das Vollzeitäquivalent (FTE) [gratis Vorlage]

Was ist die Arbeitsproduktivität in Ihrem Unternehmen? Oder anders gesagt: Kennen Sie Ihr Vollzeitäquivalent? Das sollten Sie, denn es gibt Ihnen Aufschluss über den Personalbedarf Ihrer Firma. Es stellt eine wichtige Grundlage für etwaige Umstrukturierungen oder den Auf- und Abbau von Personal dar. Wie viel Personalkapazität Sie haben, lässt sich also mit dem Vollzeitäquivalent berechnen.

Wie die Umrechnung von Teilzeit- zu Vollzeitkräften funktioniert und warum es so wichtig ist, die jeweiligen Kennzahlen zu kennen, erklären wir in diesem Artikel.

Definition: Vollzeitäquivalent einfach erklärt

Was bedeutet Vollzeitäquivalent? Das Vollzeitäquivalent wird auch oft mit VZÄ oder FTE für Full-Time-Equivalent abgekürzt. Es beschreibt die Mitarbeiterkapazität, wobei ein VZÄ oder FTE von 1,0 der Arbeitszeit einer Vollzeitkraft entspricht. Entsprechend wäre das VZÄ für eine Teilzeitkraft, die 20 Stunden pro Woche arbeitet 0,5. Das Vollzeitäquivalent rechnet die von Teilzeitmitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden in von Vollzeitkräften geleisteten Arbeitsstunden um.

Für das Personalmanagement sind diese Kennzahlen von großer Bedeutung. Denn sie geben an, wie viel Personalkapazität ein Unternehmen hat. Sprich: Wie viele Vollzeitstellen die tatsächlichen Stellen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen ergeben. Für diese Berechnung ist also auch die tatsächliche Zeiterfassung für Mitarbeiter relevant.

Beispiel: In einem Unternehmen sind 10 Personen angestellt. Fünf davon arbeiten in Vollzeit (40 Stunden pro Woche), drei besetzen eine Teilzeitstelle mit jeweils 20 Stunden pro Woche und die anderen beiden arbeiten jeweils 10 Stunden pro Woche. Der VZÄ- oder FTE-Wert beträgt in diesem Fall 7,0.

Denn:

Eine Vollzeitstelle entspricht einem VZÄ von 1,0. Dementsprechend ergeben 5 Vollzeitstellen ein VZÄ von 5,0.

Eine Teilzeitstelle (20 Stunden) entspricht einem VZÄ von 0,5. Bei drei Teilzeitstellen ergibt das einen Wert von 1,5.

10 Stunden pro Woche entsprechen einem VZÄ von 0,25. Bei zwei 10-Stunden-Stellen ergibt das einen VZÄ-Wert von 0,5.

Wie Sie sehen, rechnet man die Teilzeitkräfte in die Leistung einer Vollzeitkraft um. Es handelt sich also beim VZÄ oder dem FTE nicht um die Anzahl der Mitarbeiter in einem Unternehmen, sondern um das Äquivalent einer Vollzeitkraft. Denn die Zahl der Beschäftigten sagt nichts über die tatsächliche Arbeitsleistung aus.

Wozu dient die Berechnung des VZÄ oder FTE?

Die Umrechnung von Teilzeitkräften in Vollzeitkräfte gibt Aufschlüsse über die Personalkapazität eines Unternehmens. Dies bringt einige Vorteile mit sich:

• Unternehmen erfahren die tatsächliche Arbeitsleistung ihres Personals. Dabei spielt es weniger eine Rolle, wie viele Beschäftigte in einem Unternehmen sind, sondern allein die zur Verfügung stehende Arbeitsleistung. Mit dem errechneten Wert können wichtige Personalentscheidungen getroffen werden, wie zum Beispiel Verbesserungen im Performance Management. Behilflich bei Einschätzungen hinsichtlich der Leistung Ihrer Arbeitskräfte kann eine HR Software sein, bei der die Performance digital erfasst wird.
• Teilzeit ist ein Arbeitszeitmodell, das immer mehr gefragt wird. Für die Personalabteilung ist das Vollzeitäquivalent deshalb besonders wichtig für die Personalplanung. So lassen sich Änderungen und Trends auf dem Arbeitsmarkt besser einschätzen.
• Projekte lassen sich besser planen. Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen können Projekten einfacher zugewiesen werden, da sich die Leistung eines Mitarbeiters besser berechnen lässt – egal wie viele Stunden er pro Woche arbeitet.
• Aufgrund des VZÄ wird festgelegt, welche Arbeitsgesetze in einem Unternehmen Anwendung finden.
• Mit dem VZÄ lassen sich Unternehmen und Abteilungen und deren Personalkapazität vergleichen. Vergleicht man nur die Mitarbeiterzahlen, sind die Ergebnisse zu ungenau.

Vollzeitäquivalent berechnen: Schritt für Schritt

Das FTE lässt sich in vier einfachen Schritten schnell berechnen.

Als Basis für ein Vollzeitäquivalent von 1,0 rechnen wir mit 2080 Arbeitsstunden pro Jahr. Darin sind Urlaubs-, Feier- und Abwesenheitstage nicht enthalten. Diese Zahl dient lediglich als Grundlage für die Berechnung des jährlichen VZÄ und spiegelt die Arbeitsstunden bei einer 5-Tage-Woche mit 8 Stunden pro Tag wider.

Wie Sie darüber hinaus bspw. den Urlaubsanspruch berechnen, erfahren Sie ebenso bei uns am Blog.

Vollzeitäquivalent Formel

Das Vollzeitäquivalent rechnen Sie mit der folgenden, einfachen Formel aus:

Aufgeteilt in mehreren übersichtlichen Schritten sieht das so aus:

Schritt 1

Zunächst müssen Sie die Anzahl der Arbeitsstunden der Teilzeitkräfte bestimmen. Das gilt für Unternehmen, die sowohl Teilzeit- als auch Vollzeitmitarbeiter beschäftigen.

Formel:

Beispiel:

5 Teilzeitmitarbeiter arbeiten 25 Stunden pro Woche 30 Wochen lang.

2 Teilzeitmitarbeiter arbeiten 10 Stunden pro Woche 25 Wochen lang.

Rechnung:

5 x 25 x 30 = 3750 Stunden

2 x 10 x 25 = 500 Stunden

Um die Gesamtstundenzahl aller Teilzeitmitarbeiter zu erhalten, addieren Sie beide Ergebnisse:

3750 + 500 = 4250 Teilzeit-Stunden

Schritt 2

Bestimmen Sie nun die Anzahl der Arbeitsstunden für die Vollzeitkräfte in einem bestimmten Zeitraum. Als Vollzeit angestellt gelten diejenigen, die mindestens 30 und maximal 40 Stunden pro Woche und mehr als 120 Tage pro Jahr arbeiten.

Formel:

Beispiel:

7 Vollzeitbeschäftigte arbeiten 40 Stunden pro Woche

Rechnung:

7 x 40 x 52 = 14560 Vollzeit-Stunden

Schritt 3

Addieren Sie jetzt die Gesamtstunden der Vollzeitkräfte mit denen der Teilzeitkräfte, um die Gesamtstundenzahl von allen Angestellten zu erhalten.

Formel:

Rechnung:

4250 (Teilzeit) + 14.560 (Vollzeit) = 18810 Gesamtstunden

Schritt 4

Im letzten Schritt teilen Sie die Gesamtstundenzahl der Vollzeitangestellten und der Teilzeitangestellten (in unserem Beispiel 410 Stunden) durch die Anzahl der regulären Vollzeitstunden (in unserem Beispiel 2080 Stunden pro Jahr bzw. 40 Stunden x 52 Wochen), um das Vollzeitäquivalent für einen bestimmten Zeitraum zu erhalten.

Formel:

Rechnung:

18.810 (Gesamtstundenzahl) / 2080 = 9,04 VZÄ (FTE)

Um das Vollzeitäquivalent von einem Monat auszurechnen, teilen Sie die Gesamtstundenzahl durch 173,33 (2080 Stunden / 12 Monate).

Bei einer Gesamtstundenzahl von beispielsweise 2.800 für den Monat März sähe die Rechnung folgendermaßen aus:

2080 (Gesamtstundenzahl) / 173,33 = 16,15 VZÄ (FTE)

Um das Vollzeitäquivalent von einem Tag zu berechnen, teilen Sie die Gesamtstundenzahl durch 8.

Bei einer Gesamtstundenzahl von beispielsweise 75 sähe die Rechnung folgendermaßen aus:

75 (Gesamtstundenzahl) / 8 = 9,38 VZÄ (FTE)

Das Ergebnis ist ein Vollzeitäquivalent von 9,04. Bei 14 Mitarbeitern, wovon 7 Vollzeit und 7 Teilzeit beschäftigt sind, liegt die Personalkapazität bei 9,04 Vollzeitkräften pro Jahr.

Zusammenfassung: Wie wird das Vollzeitäquivalent berechnet?

1. Anzahl der Arbeitsstunden der Teilzeitkräfte bestimmen
2. Anzahl der Arbeitsstunden der Vollzeitkräfte bestimmen
3. Die Gesamtstunden der Vollzeitkräfte mit denen der Teilzeitkräfte addieren
4. Die Gesamtstundenzahl der Vollzeitangestellten und der Teilzeitangestellten durch die Anzahl der regulären Vollzeitstunden teilen

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