Flexible Arbeitszeitmodelle sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Doch von Gleitzeit über Homeoffice bis zur Vertrauensarbeitszeit stellt jedes Modell spezifische Anforderungen an eine gesetzeskonforme und effiziente Zeiterfassung. Dieser Überblick zeigt, welche rechtlichen Rahmenbedingungen gemäß Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gelten und wie digitale Systeme die Verwaltung für Unternehmen vereinfachen.
Die wichtigsten Fakten
- Gesetzeskonformität: Seit dem BAG-Urteil von 2022 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dies bildet die Grundlage für alle flexiblen Arbeitszeitmodelle.
- Flexibilität im Trend: Laut einer ifo-Befragung Anfang 2025 sind flexible Arbeitszeiten der stärkste Anreiz zur Gewinnung von Fachkräften in Deutschland [2].
- Homeoffice-Realität: Im Jahr 2025 arbeiten laut einer Studie des ifo Instituts rund 24,4 % aller Beschäftigten in Deutschland zumindest teilweise im Homeoffice. Das erfordert eine zuverlässige mobile Zeiterfassung [3].
- Rechtssicherheit: Eine präzise digitale Zeiterfassung ist laut bund-verlag.de unerlässlich, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), insbesondere der Höchstarbeitszeiten und der elfstündigen Ruhezeit, zu gewährleisten und Bußgelder zu vermeiden [4].
Ob Teilzeit, Homeoffice, Gleitzeit oder Außendienst – flexible Arbeitszeiten erfordern eine ebenso flexible und gesetzeskonforme Zeiterfassung. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Besonderheiten bei verschiedenen Modellen gelten und wie digitale Systeme Unternehmen dabei unterstützen können.
Disclaimer: Aus SEO-Gründen verzichten wir in diesem Text auf das Gendern. Es sind alle Geschlechter mitgemeint.
Was versteht man unter flexiblen Arbeitszeitmodellen?
Flexible Arbeitszeitmodelle definieren Vereinbarungen, die es Beschäftigten ermöglichen, die Lage und Dauer ihrer Arbeitszeit innerhalb eines vorgegebenen Rahmens mitzugestalten. Im Gegensatz zu starren Modellen (z. B. feste 40-Stunden-Woche von 9 bis 17 Uhr) bieten sie mehr Autonomie. Die rechtliche Grundlage bildet stets das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten verbindlich vorschreibt.
Nicht alle Ihre Beschäftigten arbeiten in Vollzeit (Midijob/Leiharbeit/ kurzfristige BeschäftigungKurzarbeit/ Altersteilzeit/Brückenteilzeit) oder sind durchgängig im Büro. Besonders hybride Arbeit wird immer beliebter. Oder: Womöglich haben Sie Beschäftigte in Teilzeit, Teammitglieder auf Minijob-Basis oder Arbeitskräfte, die von zu Hause oder im Außendienst arbeiten. Wie können Sie die Zeiterfassung trotz unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle umsetzen?
Welche flexiblen Arbeitszeitmodelle gibt es in der Praxis?
Wir haben hier alle wichtigen Informationen zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen zusammengestellt, um genau diese Frage zu beantworten.
Vertrauensarbeitszeit
Bei der Vertrauensarbeitszeit handelt es sich um ein flexibles Arbeitszeitmodell, das auf dem Vertrauen des Unternehmens gegenüber den Beschäftigten basiert. Hier ist es nicht ausschlaggebend, dass Beschäftigte bestimmte Arbeitszeiten einhalten, sondern sie können selbst bestimmen, wann sie arbeiten. Der Fokus liegt demnach eher auf dem Arbeitsergebnis, als auf den genauen Arbeitszeiten.
Doch auch hier muss der Arbeitgeber einige Regeln beachten und die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes erfüllen. Dazu gehört zum Beispiel das Aufzeichnen von Überstunden, die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten von 10 Stunden und gesetzlich festgelegte Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen.
Wichtig: Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht von der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit – Beginn, Ende und Dauer – systematisch erfassen. Das Vertrauen bezieht sich somit auf die eigenverantwortliche Einteilung der Arbeit, nicht auf das Ob der Erfassung [1].
Homeoffice
Die Arbeit im Homeoffice (auch Tele- oder mobile Arbeit) ist ein etablierter Standard. Laut der Konstanzer Homeoffice-Studie 2025 wünschen sich drei Viertel der Befragten ein hybrides Modell. Für Unternehmen bedeutet dies, dass eine zuverlässige Zeiterfassung auch aus der Ferne gewährleistet sein muss, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen [5].
Hierfür gibt es zahlreiche Optionen, wie zum Beispiel die Nutzung von Stundenzetteln, den Einsatz von Chatbots oder die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware wie der von Factorial. Bei der Verwendung von Stundenzetteln kommt es allerdings häufig vor, dass Beschäftigte vergessen, diese auszufüllen und von der Personalabteilung daran erinnert werden müssen. Außerdem ist das Risiko eines Verlustes des Zettels sehr hoch.
Bei einer Zeiterfassungssoftware ist es wichtig, dass diese über einen Employee-Self-Service verfügt, idealerweise auch über eine mobile App. Die Arbeitszeiten sind so immer auf dem neuesten Stand und das Personal hat jederzeit einen Überblick darüber, ob die Beschäftigten im Homeoffice ihre Stunden und Pausenzeiten einhalten.
Teilzeit
Beschäftigte in Teilzeit unterscheiden sich von den Arbeitskräften in Vollzeit nur anhand der wöchentlichen Arbeitsstunden bzw. -tage. Bezüglich der Zeiterfassung gelten allerdings die gleichen Regelungen. Unternehmen müssen ebenso die Überstunden ihrer
Dabei eignet sich am besten ein System, in dem die täglichen Soll-Stunden eingetragen werden können. So werden automatisch alle zusätzlichen Stunden, die über diese vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht, erfasst. Das System kann dann die Ist- mit den Soll-Stunden abgleichen.
Auch geringfügig Beschäftigte gelten als Teammitglieder in Teilzeit. Für sie gilt laut § 17 des Mindestlohngesetzes sogar eine generelle Aufzeichnungspflicht – also eine Erfassung des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitszeit, nicht nur der Überstunden.
Für Teilzeitbeschäftigte gelten dieselben Schutzvorschriften des Arbeitszeitgesetzes wie für Vollzeitkräfte. Dies betrifft insbesondere die Pausenregelung (mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit) und die ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Arbeitseinsätzen. Letztere muss auch dann eingehalten werden, wenn die Person mehreren Tätigkeiten nachgeht.
Gleitzeit
Bei dem Modell der Gleitzeit gibt es eine Kernarbeitszeit, in der die Beschäftigten arbeiten müssen, aber der genaue Beginn und das Ende sind jedoch flexibel und den Arbeitskräften selbst überlassen, solange sie ihre Sollarbeitszeit erfüllen.
Das Zeiterfassungssystem kann auch bei der Gleitzeit individuell, je nach Anforderung des Unternehmens, gewählt werden. Rechtlich müssen auch hier bisher nur die Überstunden erfasst werden. Inwiefern die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht gemäß dem EuGH-Urteil erfolgt, ist bisher noch unklar.
Ein digitales Zeiterfassungssystem ist hier ideal, da es die Salden auf dem Arbeitszeitkonto automatisch berechnet und transparent darstellt. So behalten sowohl die Personalabteilung als auch die Beschäftigten selbst den Überblick über Plus- oder Minusstunden.
Außendienst
Auch Beschäftigte im Außendienst müssen ihre Arbeitszeiten, bzw. die geleisteten Überstunden erfassen. Vor allem für die Bezahlung, Abrechnung und das interne Controlling empfiehlt es sich für das Personal, auf eine korrekte Arbeitszeiterfassung im Außendienst zu achten.
Alles in allem sollte die Zeiterfassung für alle Arbeitszeitmodelle gewährleistet sein.
Jahresarbeitszeit
Bei diesem Modell wird eine jährliche Sollarbeitszeit vertraglich vereinbart, die flexibel über das Jahr verteilt werden kann. Dies ist besonders für Branchen mit starken saisonalen Schwankungen geeignet, wie z. B. in der Landwirtschaft oder im Tourismus. Die monatliche Vergütung bleibt dabei in der Regel konstant. Eine lückenlose Zeiterfassung ist hier unerlässlich, um die Einhaltung der Jahresstundenzahl zu überwachen und die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten im jeweiligen Ausgleichszeitraum nicht zu verletzen.
Arbeit auf Abruf (KAPOVAZ)
Die kapazitätsorientierte variable Arbeitszeit (KAPOVAZ) ermöglicht es Unternehmen, das Personal je nach Arbeitsaufkommen flexibel einzusetzen. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (§ 12 TzBfG) schreibt jedoch klare Regeln vor: Die Arbeitseinsätze müssen mindestens vier Tage im Voraus angekündigt werden. Wird keine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart, gelten 20 Stunden als gesetzliche Fiktion. Dieses Modell erfordert eine äußerst präzise Planung und Zeiterfassung, um gesetzeskonform zu bleiben.
Was sind die Vorteile flexibler Arbeitszeitmodelle?
Flexible Arbeitszeitmodelle bringen Vorteile für beide Seiten: Unternehmen und Beschäftigte profitieren gleichermaßen von einem Arbeitsalltag, der sich an wechselnde Anforderungen anpassen lässt.
Für Unternehmen liegt der Hauptvorteil in der gesteigerten Agilität. Die Personaleinsatzplanung kann besser auf die Auftragslage, saisonale Spitzen oder kurzfristige Projekte abgestimmt werden. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und kann die Produktivität steigern. Laut einer Umfrage des ifo Instituts sind flexible Arbeitszeiten zudem der wichtigste Faktor, um im Wettbewerb um Fachkräfte zu bestehen [2].
Für Beschäftigte steht die verbesserte Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben (Work-Life-Balance) im Vordergrund. Die gewonnene Autonomie und die Möglichkeit, die Arbeit an den eigenen Rhythmus anzupassen, führen nachweislich zu höherer Zufriedenheit und Motivation. Dies kann Fehlzeiten reduzieren, da private Termine einfacher wahrgenommen werden können.
Wie kann eine Software bei der Zeiterfassung helfen?
Ganz gleich, ob Gleitzeit, Schichtarbeit oder Vertrauensarbeitszeit: Ein modernes Arbeitszeitmodell erfordert eine ebenso flexible wie rechtssichere Zeiterfassung. Genau hier setzt das Zeiterfassungstool von Factorial an. Teammitglieder können sich ganz einfach über den Clock-in-Bereich ein- und ausstempeln – per App oder am Desktop. Ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro: Die Arbeitszeit wird automatisch gesetzeskonform erfasst. Inklusive Pausenregelung und Arbeitszeitgesetz.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit?
Auch bei Vertrauensarbeitszeit sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten zu erfassen, um Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen sicherzustellen. Der Fokus liegt auf der Dokumentation von Überstunden. Digitale Tools wie Factorial erleichtern die gesetzeskonforme Erfassung, ohne das Vertrauensverhältnis zu beeinträchtigen.
Wie funktioniert die Zeiterfassung im Home Office?
Für die Zeiterfassung im Homeoffice sind digitale Lösungen ideal, da manuelle Stundenzettel fehleranfällig sind. Mit einer Software wie Factorial können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach per App oder am Desktop erfassen. Dies gewährleistet eine lückenlose und gesetzeskonforme Dokumentation, egal von wo gearbeitet wird.
Wie funktioniert die Zeiterfassung bei Gleitzeit?
Bei Gleitzeit erfassen Mitarbeiter ihre flexiblen Start- und Endzeiten, während die Einhaltung der Kernarbeitszeit sichergestellt wird. Ein digitales System führt automatisch ein Arbeitszeitkonto, das Plus- und Minusstunden transparent darstellt und so den Überblick über die Sollarbeitszeit gewährleistet.
Wie funktioniert die Zeiterfassung im Außendienst?
Für Mitarbeiter im Außendienst ist eine mobile Zeiterfassung per App die effizienteste Lösung. Sie können Arbeits-, Pausen- und Fahrzeiten direkt von unterwegs stempeln. Eine Software wie Factorial ermöglicht so eine präzise und unkomplizierte Erfassung, die für Abrechnung und Controlling unerlässlich ist.
