So berechnen Sie den Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer

Jeder Arbeitnehmer hat in Deutschland bei einer 5-Tage-Woche einen gesetzlichen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr. Tage, auf die sich Mitarbeiter besonders freuen, abschalten und den Alltag einmal vergessen können.

Kommt es zur Berechnung der Urlaubstage, gibt es jedoch einige Regeln und auch ein paar Stolperfallen zu beachten. Denn ganz so einfach ist die Berechnung des Urlaubsanspruchs gar nicht. Wir haben uns mit dem Thema befasst und zeigen Ihnen, wie Sie den Urlaubsanspruch berechnen, was der Gesetzgeber sagt und welche Sonderregelungen es weiterhin gibt.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch

gesetzlicher urlaubsanspruch

Wo ist der gesetzliche Urlaubsanspruch geregelt?

Die gesetzlichen Richtlinien zum Urlaubsanspruch sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Es besagt, dass jeder Arbeitnehmer eine bestimmte Anzahl an bezahlten Urlaubstagen pro Kalenderjahr beanspruchen darf.

Wie ist der gesetzliche Urlaubsanspruch geregelt?

Laut § 3 BUrlG im Bundesurlaubsgesetz beträgt der jährliche Mindestanspruch auf bezahlten Erholungsurlaub 20 Werktage (bei einer 5-Tage-Arbeitswoche) beziehungsweise 24 Tage (bei einer 6-Tage-Arbeitswoche).

Der Urlaubsanspruch für eine 5-Tage-Woche lässt sich auch mit einer einfachen Formel berechnen:

Gesetzlicher Urlaubsanspruch (X) : Anzahl der Arbeitstage pro Woche (6) x Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage pro Woche (Y)

Wenn X = 24 und Y = 5, dann ergibt sich daraus folgende Rechnung:

24 : 6 x 5 = 20 (Urlaubstage)

Bei einer 5-Tage-Woche stehen einem Arbeitnehmer also 20 Urlaubstage beziehungsweise 4 Wochen bezahlter Urlaub zu.

Arbeiten Sie nur 2 Tage pro Woche ergibt sich folgende Rechnung:

24 : 6 x 2 = 8 (Urlaubstage)

Wichtig zu beachten ist, dass sich auch hier ein Urlaubsanspruch von 4 Wochen pro Kalenderjahr ergibt.

Für wen gilt der gesetzliche Urlaubsanspruch?

Folgende Personengruppen haben Anspruch auf den gesetzlich festgelegten Mindesturlaub:

  • Arbeiter
  • Angestellte
  • Auszubildende
  • Arbeitnehmerähnliche Personen (z.B. Heimarbeiter und Handelsvertreter)

Gesonderte Regelungen gibt es für Jugendliche und Schwerbehinderte. Laut  § 19 im Jugendarbeitsschutzgesetz stehen Jugendlichen mindestens 25, 27 oder 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr zu (je nach Lebensalter). Schwerbehinderte Menschen haben einen Anspruch auf 5 zusätzliche Urlaubstage, die dem gesetzlichen oder tariflichen Urlaub hinzuzurechnen sind (bei einer 5-Tage-Woche).

Was ist, wenn ich im Urlaub erkrankt bin?

Krankheitstage gelten nicht als Urlaubstage. Können Sie die Krankheit durch ein ärztliches Attest nachweisen, dürfen die Krankheitstage nicht auf die Urlaubstage angerechnet werden.

Kann ich mir die Urlaubstage auch auszahlen lassen?

Generell gilt: nein. Der Mindesturlaub dient der Erholung und soll, ähnlich wie die Arbeitspausen, genutzt werden, um ausgeruht an den Arbeitsplatz zurückkehren zu können. Das nützt vor allem der Motivation und Produktivität des Arbeitnehmers. Unter anderem soll aus diesem Grund der Urlaub auch im aktuellen Kalenderjahr beansprucht werden.

Eine Ausnahme gibt es jedoch: Nämlich dann, wenn der Urlaub aufgrund von einer Kündigung beziehungsweise einer Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zeitlich nicht mehr in Anspruch genommen werden kann. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die verbleibenden Urlaubstage auszahlen (siehe: Urlaubsanspruch berechnen bei Kündigung)

Wann muss der Resturlaub in Anspruch genommen werden?

Der Resturlaub muss bis spätestens zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Mehr zur Urlaubsübertragung können Sie hier lesen.

Urlaubsverwaltung digitalisieren

Gesetzlichen Urlaubsanspruch für Teilzeit berechnen

Bei der Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubs ist die tatsächliche Arbeitszeit nebensächlich. Auch bei einer Teilzeitstelle haben Arbeitnehmer vollen Urlaubsanspruch, vorausgesetzt sie arbeiten an allen Arbeitstagen. Arbeitet ein Arbeitnehmer nicht an allen Arbeitstagen, ergibt sich eine separate Rechnung für den Mindesturlaub. Der Mindestanspruch lässt sich mit folgender Formel berechnen:

4 Wochen (Urlaubsanspruch pro Jahr) x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage pro Kalenderjahr

Daraus ergibt sich:

1 Arbeitstag pro Woche = 4 Urlaubstage pro Kalenderjahr

2 Arbeitstage pro Woche = 8 Urlaubstage pro Kalenderjahr

3 Arbeitstage pro Woche = 12 Urlaubstage pro Kalenderjahr

4 Arbeitstage pro Woche = 16 Urlaubstage pro Kalenderjahr

Diese vereinfachte Rechnung geht jedoch nur vom Mindesturlaub aus, nicht von den vom Arbeitgeber festgelegten tatsächlichen Urlaubstagen. In vielen Unternehmen gilt ein Urlaubsanspruch zwischen 25 und 30 Tagen bei einer 5-Tage-Arbeitswoche. Für Teilzeitmitarbeiter, die weniger als 5 Tage pro Woche arbeiten, lässt sich folgende Formel anwenden, um den Urlaubsanspruch zu berechnen:

Arbeitstage in Teilzeit : Vollzeit-Arbeitstage im Unternehmen x Urlaubstage = Anteil der Urlaubstage in Teilzeit

Stellen Sie sich vor, ein Teilzeit-Mitarbeiter arbeitet an 2 Tagen pro Woche, die Vollzeit-Arbeitstage der Kollegen betragen 5 Tage und der Urlaubsanspruch bei einer Vollzeitstelle beträgt 28 Tage. Dann ergibt sich folgende Berechnung:

2 : 5 x 28 = 11,2

Da Dezimalzahlen auf- beziehungsweise abzurunden sind, ergeben sich hier anteilig 11 Urlaubstage pro Jahr.

Urlaubsanspruch berechnen bei Kündigung

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Wie bereits oben benannt, besteht auch bei einer Kündigung noch ein Anspruch auf Urlaub. Allerdings kann es vorkommen, dass bei vorzeitiger Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch Urlaubstage übrig sind, die aus zeitlichen Gründen nicht mehr wahrgenommen werden können. Dann spricht man von einer Urlaubsabgeltung und die verbliebenen Urlaubstage müssen abgegolten, also ausgezahlt, werden.

Urlaubsanspruch bei ordentlicher und außerordentlicher Kündigung

Egal, ob eine ordentliche Kündigung mit eingehaltener Kündigungsfrist oder eine fristlose Kündigung eintritt, der Urlaubsanspruch bleibt bestehen. Der Arbeitnehmer muss in beiden Fällen die Möglichkeit haben, seine noch verbliebenen Resturlaubstage zu nehmen, bevor das Beschäftigungsverhältnis endet. Alternativ muss der Arbeitgeber den noch verbleibenden Resturlaub auszahlen (z.B. wenn der gekündigte Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter einarbeiten muss).

Welchen Anspruch auf Urlaub ein Arbeitnehmer nach Kündigung hat, hängt vom Zeitpunkt des Ausstiegs ab. Verlässt ein Arbeitnehmer das Unternehmen in der ersten Hälfte des Kalenderjahres, ergibt sich eine andere Berechnung, als wenn er in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres geht.

Urlaubsanspruch bei Kündigung vor dem 30.6. berechnen

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen zum 30.4. und war somit 4 volle Monate dieses Kalenderjahres im Unternehmen beschäftigt. Im Vertrag sind 28 Urlaubstage pro Kalenderjahr festgelegt. Um den verbleibenden Resturlaub zu berechnen, ergibt sich folgende Formel:

Arbeitsverhältnis im Jahr der Kündigung : 12 Monate x Urlaubstage pro Kalenderjahr = Resturlaub

In unserem Beispiel sieht die Berechnung wie folgt aus:

4 : 12 x 28 = 9,33

Der Anspruch auf 9,33 Tage Resturlaub darf im Fall einer Kündigung nicht gerundet werden. Stattdessen muss der Arbeitgeber Freistunden gewähren.

Urlaubsanspruch bei Kündigung nach dem 30.6. berechnen

Anders verhält es sich, wenn das Beschäftigungsverhältnis nach dem 30.6., also beispielsweise am 15.8. endet. Dann hat der Mitarbeiter einen Mindestanspruch auf die vollen 20 Urlaubstage pro Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Arbeitswoche).

Achtung! Steht im Arbeitsvertrag eine “pro rata temporis”-Regelung, bedeutet das, dass der über den Mindestanspruch hinausgehende Urlaub nur anteilig gewährt wird. Eine entsprechende Klausel könnte zum Beispiel lauten: “Endet das Beschäftigungsverhältnis in der zweiten Jahreshälfte, wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet.” Dabei darf jedoch der gesetzliche Mindesturlaub nicht unterschritten werden.

Konkret würde die oben genannte Formel gelten (Arbeitsverhältnis im Jahr der Kündigung : 12 Monate x Urlaubstage pro Kalenderjahr = Resturlaub)

Beispiel: Das Arbeitsverhältnis endet am 31.10. Im Vertrag stehen 28 Urlaubstage und die “pro rata temporis”-Regelung.

Berechnung: 10 : 12 x 28 = 23,33

Urlaubsabgeltung berechnen

Unter genannten Umständen, kann sich ein Arbeitnehmer den Resturlaub auszahlen lassen. Sollen oder müssen die restlichen Urlaubstage abgegolten werden, lässt sich dies ebenfalls mit einer Formel berechnen.

Dazu berechnet man den durchschnittlichen Lohn pro Woche der letzten 13 Wochen (1 Quartal bzw. 3 Monate) vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wie folgt:

Monatsgehalt x 3 = Quartalsgehalt und Quartalsgehalt : 13 = Wochenlohn

Wir rechnen mit einem Brutto-Monatsgehalt von 2800,- €.

2800 x 3 : 13 = 646,15

Der Mitarbeiter in unserem Beispiel arbeitet regulär 5 Tage pro Woche und hat noch 4 ungenutzte Urlaubstage.

Bruttolohn der letzten 13 Wochen x Anzahl Resturlaubstage : Zahl der Arbeitstage innerhalb der 13 Wochen = Urlaubsabgeltung

2800 x 3 x 4 : 65 = 516,92

Die Urlaubsabgeltung für die 4 Resturlaubstage beträgt in unserem Beispiel also 516,92 €.

Urlaubsanspruch berechnen bei einem Minijob

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Der gesetzliche Mindestanspruch auf Urlaub wird für Minijobs in der Regel anteilig berechnet. Ähnlich wie beim Teilzeitmodell arbeiten Mitarbeiter im Minijob in der Regel nicht an allen 5 beziehungsweise 6 Arbeitstagen in der Woche. Unabhängig von den Stunden, die ein Mitarbeiter pro Tag arbeitet, wird der Urlaubsanspruch auf eine von zwei Arten berechnet:

1. Bei gleichbleibender Anzahl an Arbeitstagen pro Woche

In der Regel arbeiten Minijobber an weniger Tagen pro Woche. Bleibt die Anzahl der Tage jede Woche gleich, lässt sich der Urlaubsanspruch mit dieser Formel berechnen:

Arbeitstage pro Woche x 24 (gesetzlich festgelegter Mindesturlaub bzw. vertraglich geregelte Urlaubstage) : 6 (Werktage pro Woche) = Mindestanspruch auf Urlaub

Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet an 3 Tagen pro Woche. Der gesetzliche Mindesturlaub berechnet sich nach oben genannter Formel wie folgt:

3 x 24 : 6 = 12

Demnach stehen dem Minijobber aus unserem Beispiel mindestens 8 Urlaubstage pro Kalenderjahr zu.

2. Bei variierender Anzahl an Arbeitstagen pro Woche

Variieren die Arbeitstage eines Minijobbers pro Woche, lässt sich der Urlaubsanspruch mit den Arbeitstagen eines Jahres statt einer Woche berechnen. Dazu muss gesagt sein, dass laut Bundesarbeitsgericht die Werktage eines ganzen Jahres bei 260 (bei einer 5-Tage-Woche) beziehungsweise bei 312 Tagen (bei einer 6-Tage-Woche) liegen.

Mit der Formel:

Gesetzlich festgelegter Mindesturlaub bzw. vertraglich geregelte Urlaubstage x tatsächliche Arbeitstage : Werktage pro Jahr (260 oder 312) = Urlaubsanspruch

lässt sich der tatsächliche Urlaubsanspruch pro Jahr berechnen.

Beispiel: Ein Minijobber arbeitet an 100 Tagen pro Kalenderjahr während seine Kollegen in Vollzeit eine 5-Tage-Woche absolvieren und 20 Urlaubstage im Jahr haben.

20 x 100 : 260 = 7,69

In diesem Fall wird der berechnete Urlaubsanspruch kaufmännisch gerundet, so dass sich 8 Urlaubstage pro Kalenderjahr ergeben.

Verfasst von Lisa Mandelartz

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