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So berechnen Sie den Urlaubsanspruch für Arbeitnehmer

Urlaubsanspruch berechnen

Arbeitnehmer*innen haben in Deutschland bei einer 5-Tage-Woche einen gesetzlichen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr. Tage, auf die sich Mitarbeiter*innen immer besonders freuen, in denen Sie abschalten und den Alltag hinter sich lassen können.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den Urlaubsanspruch berechnen, was der Gesetzgeber vorgibt und welche Sonderregelungen gelten.

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Gesetzlicher Urlaubsanspruch

Wo ist der gesetzliche Urlaubsanspruch geregelt?

Die gesetzlichen Richtlinien zum Urlaubsanspruch sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Dieses Gesetz besagt, dass Arbeitnehmer*innen eine bestimmte Anzahl an bezahlten Urlaubstagen pro Kalenderjahr nehmen dürfen.

Wie ist der gesetzliche Urlaubsanspruch geregelt?

Laut § 3 BUrlG  im Bundesurlaubsgesetz beträgt der jährliche Mindestanspruch auf bezahlten Erholungsurlaub 24 Werktage. Da im Bundesurlaubsgesetz angegeben ist, dass sich diese Regelung auf alle Tage, außer Sonn- und Feiertage bezieht, handelt es sich dementsprechend bei den 24 Urlaubstagen um den Urlaubsanspruch bei einer 6-Tage-Woche (Montag bis Samstag).

Wenn Mitarbeiter*innen 5 Tage in der Woche arbeiten, haben Sie einen Urlaubsanspruch von 20 Werktagen. Der Sonderurlaub bzw. unbezahlter Urlaub ist dabei nicht inbegriffen.

Urlaubstage Rechner

Der Urlaubsanspruch für eine 5-Tage-Woche lässt sich mit einer einfachen Formel berechnen:

Gesetzlicher Urlaubsanspruch (X) :
Anzahl der Arbeitstage pro Woche (6) x Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage pro Woche (Y)

Wenn X = 24 und Y = 5, dann ergibt sich daraus folgende Rechnung:

24 : 6 x 5 = 20 (Urlaubstage)

Bei einer 5-Tage-Woche stehen einem Arbeitnehmer also 20 Urlaubstage beziehungsweise 4 Wochen bezahlter Urlaub zu.

Arbeiten Sie nur 2 Tage pro Woche ergibt sich folgende Rechnung:

24 : 6 x 2 = 8 (Urlaubstage)

Wichtig zu beachten ist, dass sich auch hier ein Urlaubsanspruch von 4 Wochen pro Kalenderjahr ergibt.

Zusammengefasst gelten also folgende Regelungen:

Arbeitstage pro Woche Anspruch auf Urlaubstage
2 8 Tage
5 20 Tage
6 24 Tage

Für wen gilt der gesetzliche Urlaubsanspruch?

Folgende Personengruppen haben Anspruch auf den gesetzlich festgelegten Mindesturlaub:

  • Arbeiter*innen
  • Angestellte
  • Auszubildende
  • Arbeitnehmerähnliche Personen (z.B. Heimarbeiter und Handelsvertreter)

Gesonderte Regelungen bzgl. der Urlaubsverwaltung, gelten für Jugendliche und Schwerbehinderte. Laut  § 19 im Jugendarbeitsschutzgesetz stehen Jugendlichen mindestens 25, 27 oder 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr zu (je nach Lebensalter). Schwerbehinderte Menschen haben einen Anspruch auf 5 zusätzliche Urlaubstage, die dem gesetzlichen oder tariflichen Urlaub hinzuzurechnen sind (bei einer 5-Tage-Woche).

Urlaubsanspruch bei Krankheit

Krankheitstage gelten nicht als Urlaubstage. Können Mitarbeiter*innen die Krankheit durch ein ärztliches Attest nachweisen, dürfen die Krankheitstage nicht auf die Urlaubstage angerechnet werden, das gilt auch für Krankheitstage während Betriebsferien.

Übrigens: Wenn Arbeitnehmer*innen lange arbeitsunfähig geschrieben sind, verfällt der Urlaubsanspruch nach 15 Monaten.

Kann ich mir die Urlaubstage auch auszahlen lassen?

Generell gilt: nein. Der Mindesturlaub dient der Erholung und soll, ähnlich wie die Arbeitspausen, genutzt werden, um ausgeruht an den Arbeitsplatz zurückkehren zu können. Das nützt vor allem der Motivation und Arbeitsproduktivität des Arbeitnehmers. Unter anderem soll aus diesem Grund der Urlaub auch im aktuellen Kalenderjahr beansprucht werden.

Eine Ausnahme gibt es jedoch: Wenn der Urlaub aufgrund von einer Kündigung bzw. der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zeitlich nicht mehr in Anspruch genommen werden kann. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die verbleibenden Urlaubstage auszahlen.

Wann muss der Resturlaub in Anspruch genommen werden?

Nicht selten kommt es vor, dass Mitarbeiter*innen am Jahresende noch Urlaubstage übrig haben und aus unterschiedlichen Gründen nicht dazu gekommen sind, die freien Tage zu nutzen. Der Resturlaub muss in diesem Fall bis spätestens zum 31. März des Folgejahres genommen werden.

Kann der Urlaubsanspruch verfallen?

Im Normalfall ist es so, dass restliche, nicht genommene Urlaubstage, mit in das neue Jahr übernommen werden können. Die Einlösefrist – wie oben aufgeführt – ist dann der 31. März des neuen Jahres. Das heißt, dass Arbeitnehmer*innen 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres keinen Anspruch mehr auf die Urlaubstage des vorangegangenen Jahres haben.

Und: Hat der Arbeitnehmer freiwillig oder sogar absichtlich auf den Urlaubsanspruch verzichtet, dann verfällt der Urlaub.

Behalten Sie die Urlaubstage Ihrer Angestellten im Blick und achten Sie darauf, dass die Mitarbeiter*innen ihren Urlaub nehmen. Freie Tage sind wichtig, um die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen.

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Besteht der Anspruch auf vollen Jahresurlaub bei unterjährigem Ausscheiden?

Mitarbeiter*innen kündigen, der Vertrag läuft aus, die Probezeit wurde nicht bestanden – Gründe für das Ausscheiden von Angestellten aus dem Unternehmen gibt es viele. Leider gehört eine gewisse Mitarbeiterfluktuation heutzutage zum Arbeitsalltag dazu. Oft bleiben Angestellte nicht mal ein ganzes Jahr im Unternehmen. Doch inwieweit hat dies Einfluss auf den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers?

Generell gilt: Sobald Arbeitnehmer*innen mindestens sechs Monate im Unternehmen angestellt sind, haben sie einen vollen Anspruch auf Urlaub.

Die Zwölftel-Regelung: Schauen Sie sich zunächst die erste Jahreshälfte an: 01.01. – 30.06. Innerhalb dieser ersten sechs Monate besteht lediglich das Anrecht auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs – und zwar für jeden Monat, in dem das Beschäftigungsverhältnis andauert.

Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen in der zweiten Jahreshälfte, also nach dem 30.06., dann besteht der volle Urlaubsanspruch.

Das folgende Beispiel erklärt die Zwölftel-Regelung noch einmal:

Die Arbeitnehmerin Jana Hütte hat ihren Job bei der Müller GmbH am 01.01. angefangen. Leider musste sie jedoch bereits im Sommer (zum 20.07.) das Unternehmen wieder verlassen. In diesem Fall stehen ihr die vollen 20 gesetzlichen Urlaubstage zur Verfügung.

Achten Sie immer darauf, diese Regelungen klar im Arbeitsvertrag auszuformulieren.

Gesetzlichen Urlaubsanspruch für Teilzeit berechnen

Bei der Berechnung des gesetzlichen Mindesturlaubs ist die tatsächliche Arbeitszeit nebensächlich. Auch bei einer Teilzeitstelle haben Arbeitnehmer*innen den vollen Urlaubsanspruch, vorausgesetzt sie arbeiten an allen Arbeitstagen.

Urlaubsanspruch Teilzeit Rechner

Arbeitet ein Arbeitnehmer nicht an allen Arbeitstagen, ergibt sich eine separate Rechnung für den Mindesturlaub. Der Mindestanspruch lässt sich mit folgender Formel berechnen:

4 Wochen (Urlaubsanspruch pro Jahr) x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage pro Kalenderjahr

Daraus ergibt sich:

1 Arbeitstag pro Woche = 4 Urlaubstage pro Kalenderjahr

2 Arbeitstage pro Woche = 8 Urlaubstage pro Kalenderjahr

3 Arbeitstage pro Woche = 12 Urlaubstage pro Kalenderjahr

4 Arbeitstage pro Woche = 16 Urlaubstage pro Kalenderjahr

Diese vereinfachte Rechnung geht jedoch nur vom Mindesturlaub aus, nicht von den vom Arbeitgeber festgelegten tatsächlichen Urlaubstagen. In vielen Unternehmen gilt ein Urlaubsanspruch zwischen 25 und 30 Tagen bei einer 5-Tage-Arbeitswoche.

Für Mitarbeiter*innen, die weniger als 5 Tage pro Woche in Teilzeit arbeiten, lässt sich folgende Formel anwenden, um den Urlaubsanspruch zu berechnen:

Arbeitstage in Teilzeit : Vollzeit-Arbeitstage im Unternehmen x Urlaubstage = Anteil der Urlaubstage in Teilzeit

Stellen Sie sich vor, ein Teilzeit-Mitarbeiter arbeitet an 2 Tagen pro Woche, die Vollzeit-Arbeitstage der Kollegen betragen 5 Tage und der Urlaubsanspruch bei einer Vollzeitstelle beträgt 28 Tage. Dann ergibt sich folgende Berechnung:

2 : 5 x 28 = 11,2

Da Dezimalzahlen auf- beziehungsweise abzurunden sind, ergeben sich hier anteilig 11 Urlaubstage pro Jahr.

Was gilt für den Urlaubsanspruch bei Kündigung?

Wie bereits erwähnt, besteht auch bei einer Kündigung noch ein Anspruch auf Urlaub. Allerdings kann es vorkommen, dass bei vorzeitiger Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch Urlaubstage übrig sind, die aus zeitlichen Gründen nicht mehr wahrgenommen werden können.

Dann spricht man von einer Urlaubsabgeltung und die verbliebenen Urlaubstage müssen abgegolten, also ausgezahlt, werden.

urlaubsanspruch berechnen bei kündigung

Urlaubsanspruch berechnen bei ordentlicher und außerordentlicher Kündigung

Unabhängig davon, ob eine ordentliche Kündigung mit eingehaltener Kündigungsfrist oder eine fristlose Kündigung eintritt, der Urlaubsanspruch bleibt bestehen. Der Arbeitnehmer muss in beiden Fällen die Möglichkeit haben, seine noch verbliebenen Resturlaubstage zu nehmen, bevor das Beschäftigungsverhältnis endet. Alternativ muss der Arbeitgeber den noch verbleibenden Resturlaub auszahlen (z.B. wenn der gekündigte Mitarbeiter einen neuen Mitarbeiter einarbeiten muss).

Welchen Anspruch auf Urlaub ein Arbeitnehmer nach der Kündigung hat, hängt vom Zeitpunkt des Ausstiegs ab. Verlässt ein Arbeitnehmer das Unternehmen in der ersten Hälfte des Kalenderjahres, ergibt sich eine andere Berechnung, als wenn er in der zweiten Hälfte des Kalenderjahres geht.

Urlaubsanspruch bei Kündigung vor dem 30.6. berechnen

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen zum 30.4. und war somit 4 volle Monate dieses Kalenderjahres im Unternehmen beschäftigt. Im Vertrag sind 28 Urlaubstage pro Kalenderjahr festgelegt. Um den verbleibenden Resturlaub zu berechnen, ergibt sich folgende Formel:

Arbeitsverhältnis im Jahr der Kündigung : 12 Monate x Urlaubstage pro Kalenderjahr = Resturlaub

In unserem Beispiel sieht die Berechnung wie folgt aus:

4 : 12 x 28 = 9,33

Der Anspruch auf 9,33 Tage Resturlaub darf im Fall einer Kündigung nicht gerundet werden. Stattdessen muss der Arbeitgeber Freistunden gewähren.

Urlaubsanspruch bei Kündigung nach dem 30.6. berechnen

Anders verhält es sich, wenn das Beschäftigungsverhältnis nach dem 30.6., also beispielsweise am 15.8. endet. Dann haben Mitarbeiter*innen einen Mindestanspruch auf die vollen 20 Urlaubstage pro Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Arbeitswoche).

Achtung! Steht im Arbeitsvertrag eine “pro rata temporis”- Regelung, bedeutet das, dass der über den Mindestanspruch hinausgehende Urlaub nur anteilig gewährt wird. Eine entsprechende Klausel könnte zum Beispiel lauten: “Endet das Beschäftigungsverhältnis in der zweiten Jahreshälfte, wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet.” Dabei darf jedoch der gesetzliche Mindesturlaub nicht unterschritten werden.

Konkret würde die oben genannte Formel gelten (Arbeitsverhältnis im Jahr der Kündigung : 12 Monate x Urlaubstage pro Kalenderjahr = Resturlaub)

Beispiel: Das Arbeitsverhältnis endet am 31.10. Im Vertrag stehen 28 Urlaubstage und die “pro rata temporis”- Regelung.

Berechnung: 10 : 12 x 28 = 23,33

Urlaubsabgeltung berechnen

Unter genannten Umständen, können sich Arbeitnehmer*innen den Resturlaub auszahlen lassen. Sollen oder müssen die restlichen Urlaubstage abgegolten werden, lässt sich dies ebenfalls mit einer Formel berechnen.

Dazu berechnet man den durchschnittlichen Lohn pro Woche der letzten 13 Wochen (1 Quartal bzw. 3 Monate) vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wie folgt:

Monatsgehalt x 3 = Quartalsgehalt und Quartalsgehalt : 13 = Wochenlohn

Wir rechnen mit einem Brutto-Monatsgehalt von 2800,- €.

2800 x 3 : 13 = 646,15

Der Mitarbeiter in unserem Beispiel arbeitet regulär 5 Tage pro Woche und hat noch 4 ungenutzte Urlaubstage.

Bruttolohn der letzten 13 Wochen x Anzahl Resturlaubstage : Zahl der Arbeitstage innerhalb der 13 Wochen = Urlaubsabgeltung

2800 x 3 x 4 : 65 = 516,92

Die Urlaubsabgeltung für die 4 Resturlaubstage beträgt in unserem Beispiel also 516,92 €.

Abfindung: Urlaubsanspruch bei Kündigung

Im Falle einer Abfindung sollte ein Anwalt hinzugezogen werden. Er hilft dabei, klare Vereinbarungen zu formulieren. So sind beide Parteien rechtlich auf der sicheren Seite und Missverständnisse können vermieden werden.

Minijob: Urlaubsanspruch berechnen

urlaubsanspruch berechnen bei minijob

Gibt es einen Urlaubsanspruch für Minijobs? Der gesetzliche Mindestanspruch auf Urlaub wird für Minijobs in der Regel anteilig berechnet. Ähnlich wie beim Teilzeitmodell arbeiten Mitarbeiter*innen im Minijob in der Regel nicht an allen 5 beziehungsweise 6 Arbeitstagen in der Woche. Unabhängig von den Stunden, die ein Mitarbeiter pro Tag arbeitet, wird der Urlaubsanspruch auf eine von zwei Arten berechnet:

1. Bei gleichbleibender Anzahl an Arbeitstagen pro Woche

In der Regel arbeiten Minijobber an weniger Tagen pro Woche. Bleibt die Anzahl der Tage jede Woche gleich, lässt sich der Urlaubsanspruch mit dieser Formel berechnen:

Arbeitstage pro Woche x 24 (gesetzlich festgelegter Mindesturlaub bzw. vertraglich geregelte Urlaubstage) : 6 (Werktage pro Woche) = Mindestanspruch auf Urlaub

Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet an 3 Tagen pro Woche. Der gesetzliche Mindesturlaub berechnet sich nach oben genannter Formel wie folgt:

3 x 24 : 6 = 12

Demnach stehen dem Minijobber aus unserem Beispiel mindestens 8 Urlaubstage pro Kalenderjahr zu.

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2. Bei variierender Anzahl an Arbeitstagen pro Woche

Variieren die Arbeitstage eines Minijobbers pro Woche, lässt sich der Urlaubsanspruch mit den Arbeitstagen eines Jahres statt einer Woche berechnen. Dazu ist anzumerken, dass laut Bundesarbeitsgericht die Werktage eines ganzen Jahres bei 260 (bei einer 5-Tage-Woche) beziehungsweise bei 312 Tagen (bei einer 6-Tage-Woche) liegen.

Mit der Formel:

Gesetzlich festgelegter Mindesturlaub bzw. vertraglich geregelte Urlaubstage x tatsächliche Arbeitstage : Werktage pro Jahr (260 oder 312) = Urlaubsanspruch

lässt sich der tatsächliche Urlaubsanspruch pro Jahr berechnen.

Beispiel: Ein Minijobber arbeitet an 100 Tagen pro Kalenderjahr während seine Kollegen in Vollzeit eine 5-Tage-Woche absolvieren und 20 Urlaubstage im Jahr haben.

20 x 100 : 260 = 7,69

In diesem Fall wird der berechnete Urlaubsanspruch kaufmännisch gerundet, so dass sich 8 Urlaubstage pro Kalenderjahr ergeben.

Elternzeit: Was gilt für den Urlaubsanspruch? 

Gibt es einen Urlaubsanspruch in der Elternzeit? In der Elternzeit haben Angestellte genau denselben Anspruch auf Urlaubstage, wie regulär Beschäftigte. Urlaub, der bis zum Beginn der Elternzeit nicht genommen wurde, bleibt so auch bestehen. Wenn sich Mitarbeiter*innen mehrere Jahre in Elternzeit befinden, bleiben auch in diesem Zeitraum die Urlaubstage bestehen.

Kann es dazu kommen, dass der Urlaubsanspruch in der Elternzeit gekürzt wird?

Arbeitgeber dürfen die Urlaubstage um ein Zwölftel pro Monat kürzen. Bei dem Monat handelt es sich um den vollen Kalendermonat der Elternzeit, d.H. z.B. vom 01.09. bis zum 30.09.

Wie sieht die Kürzung des Urlaubsanspruchs konkret aus? Wenn sich Mitarbeiter*innen z.B. vom 03.05 bis zum 18.12 in Elternzeit befinden, darf der Urlaubsanspruch aus den Monaten Mai und Dezember nicht gekürzt werden, da es sich nicht um volle Kalendermonate handelt.

Kurzarbeit Urlaubsanspruch

Durch die Corona Pandemie waren viele Arbeitnehmer*innen dazu gezwungen in Kurzarbeit zu arbeiten. Manche haben sogar im Rahmen von Kurzarbeit Null überhaupt nicht gearbeitet.

Haben diese Arbeitnehmer*innen trotzdem einen Urlaubsanspruch bei Kurzarbeit? Das Bundesarbeitsgericht hat sich mit dieser Frage beschäftigt und entschieden, dass bei Kurzarbeit Null kein Anspruch auf Urlaub besteht. Für jeden vollen Monat der Kurzarbeit dürfen Arbeitgeber die Urlaubstage um 1/12 kürzen.

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