Flexible Arbeitszeiten, agiles Projektmanagement und Arbeitszeitmodelle wie Remote Work – Wer blickt da noch durch und vor allem: Wie regeln Unternehmen heutzutage erfolgreich ihre Zeitwirtschaft?
Wir klären Sie auf, was Zeitwirtschaft überhaupt bedeutet, wie Sie Zeitdaten für bessere Produktivität und Wirtschaftlichkeit nutzen und wieso Sie eine Zeiterfassungssoftware brauchen.
- Zeitwirtschaft: Definition und Bedeutung
- Warum ist Zeitwirtschaft für Unternehmen so wichtig?
- Vorteile digitaler Zeitwirtschaft im Personalwesen
Key Facts
- Unter Zeitwirtschaft fallen alle Aufgaben rund um die Aufzeichnung und Nutzung von Zeitdaten Ihrer Mitarbeitenden.
- Die erfasste Arbeitszeit gibt Aufschluss über aktuelle Prozesse und Herausforderungen und dient Manager*innen als Entscheidungsgrundlage.
- Moderne Zeitwirtschaft im Personalwesen wird über digitale Zeitwirtschaftssysteme gelöst, welche in der Regel auch über eine mobile Anwendung verfügen.
Zeitwirtschaft: Definition und Bedeutung
Der Begriff Zeitwirtschaft steht für die Erfassung, Bewertung und Verwaltung von Daten rund um die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden. Darunter fallen Abwesenheiten und Fehlzeiten, das allgemeine Time Tracking sowie das Erfassen von Projektzeiten und die Dauer von Abläufen.
Diese Daten dienen als Grundlage für eine sinnvolle und zielgerichtete Termin- und Kapazitätsplanung, sodass Prozesse kontrolliert ablaufen und jederzeit analysiert und bei Bedarf angepasst werden können. Zeitwirtschaft spielt also sowohl eine wichtige Rolle für das Personalwesen und jede*n einzelne*n Beschäftigte*n als auch für die Finanzplanung und Entscheidungen auf Managementebene.
Eine gute Zeitwirtschaft trägt maßgeblich zur Steigerung der Effizienz und Ihrem Unternehmenserfolg bei.
Positive Zeitwirtschaft
Unter positiver Zeitwirtschaft versteht man die Erfassung der gesamten Arbeitszeiten – inklusive Pausenzeiten, Abwesenheiten und den eigentlichen Arbeitsstunden.
Negative Zeitwirtschaft
Im Gegensatz dazu meint negative Zeitwirtschaft ausschließlich das Dokumentieren der Abweichungen von der regulär festgelegten Soll-Zeit, d. h. zum Beispiel Überstunden oder Urlaub. Soll-Zeiten und Ist-Zeiten werden miteinander verglichen und nur die Differenz zählt.
Zeiterfassung und Zeitwirtschaft – Was ist der Unterschied?
Die Zeiterfassung beinhalten das Tracken der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden: Einstempeln, Pausenzeiten, Ausstempeln.
Zeitwirtschaft hingegen umfasst viel mehr als das: Hierzu zählen weitere Schritte der Planung, Auswertung und Organisation der Projekte und Ressourcen im Betrieb. Zeiterfassung ist also ein Teilbereich der Zeitwirtschaft.
Warum ist Zeitwirtschaft für Unternehmen so wichtig?
Ein gut funktionierendes System macht das Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen einfach. Zeitdaten dienen sämtlichen unternehmerischen Prozessen und Projekten als Entscheidungsgrundlage und sind enorm wichtig fürs Personalwesen:
Wie lange braucht Ihr Unternehmen für die Produktion und Fertigung? Wirkt sich das eventuell negativ auf Ihre Kostenkalkulation aus? Dann sollten Sie noch einmal Ihre Finanzplanung überarbeiten.
Oder liegt es an der Performance Ihrer Mitarbeitenden? Dann werfen Sie einen Blick auf die Zeitkonten, Fehlzeiten und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten. Möglicherweise ist auch nicht die Produktivität Ihrer Beschäftigten die Ursache, sondern Sie sollten Ihren Personalbestand aufstocken!
All diese wertvollen Insights erhalten Sie mit einem guten Zeitwirtschaftssystem. So können Sie Probleme identifizieren und verbesserte Vorgaben und Ziele setzen. Und damit nicht genug: Durch die Digitalisierung Ihrer Zeitwirtschaft und die Arbeit mit entsprechender Software sparen Sie sich einen erheblichen administrativen Aufwand, insbesondere im HR-Bereich. Mehr Informationen zu moderner Zeitwirtschaftssoftware folgen unten.
Was sind die Einsatzgebiete von Zeitwirtschaftssystemen?
Grundsätzlich ist Zeitwirtschaft für Unternehmen sowie Organisationen aller Bereiche und Branchen nützlich und aufgrund des geltenden Arbeitszeitgesetzes in Deutschland auch in Teilen Pflicht. Hier ein paar Beispiele, inwiefern eine umfangreichere Zeiterfassung sinnvoll sein kann:
- Industrieunternehmen und Fertigungsbetriebe: Durchlaufzeiten, also die Zeit, die von Auftragseingang bis zur Beendigung eines Projektes benötigt wird, können genau berechnet werden. Auf dieser Grundlage lassen sich Engpässe in der Planung identifizieren und können entsprechend optimiert werden.
- Dienstleister und Verwaltungen: Zeitwirtschaft ist in Dienstleistungsunternehmen oder öffentlichen Verwaltungen wichtig, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und Arbeitsabläufe besser und effizienter zu organisieren. Gerade Systeme der deutschen Verwaltung laufen oft noch sehr mühselig und mit längst überholten Methoden ab.
- Kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs): Solche Betriebe verfügen nicht immer über ausreichende personelle Ressourcen, um die ganze Zeitwirtschaft zu regeln. Digitale Lösungen können an dieser Stelle eine enorme Entlastung darstellen.
Funktionsweise und Aufgaben der Zeitwirtschaft
Zeitwirtschaft lässt sich grob in folgende Schritte einteilen:
- Erfassung der Arbeitszeit: In einigen Betrieben noch unter dem Begriff „Stechen“ bekannt, ist das Ein- und Auschecken der Mitarbeitenden gemeint. Moderne Zeitwirtschaft im Personalwesen nutzt hier in der Regel den Clock-in-Bereich einer mobilen Anwendung.
- Verarbeitung und Analyse der Daten: Ist die Arbeitszeit erst einmal aufgezeichnet, werden Auswertungen erstellt und Schwachstellen bzw. Abweichungen vom Soll-Plan identifiziert. Auf Basis dessen werden Änderungen vorgenommen und an Lösungen gearbeitet.
- Steuerung und Planung: Die erhobenen Daten dienen außerdem dazu, neue Zeitpläne zu erarbeiten und die Terminplanung ggf. anzupassen.
- Berichtswesen: Darüber hinaus dienen die erfassten Arbeitszeiten natürlich der Berichterstattung an Vorgesetzte bzw. Manager*innern. So können Überstunden oder Fehlzeiten ausgemacht und Schichtpläne erstellt werden.
Vorteile digitaler Zeitwirtschaft im Personalwesen
Ein gutes Zeitwirtschaftssystem kommt mit den verschiedensten Arbeitszeitmodellen klar und trackt Arbeitsstunden genau. Durch eine Digitalisierung dieser Prozesse können Sie Zeit und Aufwand sparen. Dank Automatisierungen können Sie manuelle Fehler ausschließen.
Dadurch, dass Sie Ihre Zeitpläne stetig verbessern und anpassen, arbeiten Sie mit einer optimalen Kapazitätsauslastung. Sie steigern die Produktivität Ihres Betriebs und können Ressourcen voll ausschöpfen.
Ein weiterer wichtiger Punkt: die Transparenz im Unternehmen. Durch digitale Zeiterfassungssoftware haben Sie und Ihre Mitarbeitenden jederzeit alle Arbeitszeiten im Blick. Das Einchecken kann über eine Desktop-Anwendung oder auch eine App auf dem mobilen Endgerät stattfinden. Dieser Vorgang ist sehr viel intuitiver, erlaubt mehr Flexibilität hinsichtlich diverser Arbeitszeitmodelle und gewährt den Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung.
All diese Aspekte in Kombination führen dazu, dass Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens steigern, massenhaft Zeit sparen und viel präziser planen können. Faktoren, die in der heutigen Arbeitswelt entscheidend sind, wenn Sie sich von der Konkurrenz absetzen wollen.
Welche Software am besten für Sie geeignet ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Oftmals ist es überaus sinnvoll, die Zeitwirtschaft direkt mit weiteren HR-Aufgaben zu verbinden, um reibungslose Workflows zu sichern und alle Daten zentral an einem Ort gespeichert zu haben.
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