Wer in der heutigen Zeit als Arbeitgebender punkten und mit einem attraktiven Employer Branding auf das eigene Unternehmen aufmerksam machen will, sollte sich der modernen Arbeitswelt anpassen. Diese zeichnet sich neben Remote Work und flexiblen Arbeitszeiten vor allem auch durch dynamische und agile Arbeitsweisen aus.
Was agiles Arbeiten ist, welche Vorteile es Unternehmen sowie Mitarbeitenden bietet und worauf Arbeitgebende in der Umsetzung achten sollten, erfahren Sie im folgenden Artikel!
Was ist agiles Arbeiten? – Key Facts
- Im Gegensatz zu starren Projektplänen mit hierarchischen Anweisungen lebt agiles Arbeiten von der Organisation in keinen Teams mit hoher Eigenverantwortung und Entscheidungsfreiheit.
- Dadurch ist es möglich, flexibel auf Veränderungen einzugehen und Feedback von Kund*innen jederzeit mit einzubeziehen.
- Agiles Arbeiten ermöglicht mehr Raum für Kreativität und Spontaneität und stärkt die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Arbeitsmotivation.
- Bedeutung und Prinzipien agilen Arbeitens
- Wann und warum ist agiles Arbeiten sinnvoll?
- Agile Arbeitsmethoden und Abgrenzung zu anderen Arbeitsweisen
- Voraussetzungen für die Einführung von agilem Arbeiten
Bedeutung und Prinzipien agilen Arbeitens
Der Begriff „agil“ leitet sich vom lateinischen „agilis“ ab und bedeutet so viel wie „beweglich“. Dies bezieht sich auf die flexible und iterative Arbeitsweise im Zusammenhang mit der Durchführung von Projekten. Agiles Arbeiten eignet sich besonders gut für die Umsetzung komplexer Aufgaben in einem schnelllebigen und dynamischen Umfeld.
Seinen Ursprung hat die agile Arbeitsmethode in der Softwareentwicklung. Mittlerweile wird sie in vielen Branchen und Bereichen des Projektmanagements genutzt.
Konzept und Rahmenbedingungen
In einer von ständigen Veränderungen geprägten Arbeitswelt sind Agilität und Anpassungsfähigkeit essenzielle Voraussetzungen für erfolgreiche Projektabschlüsse. Agiles Arbeiten zeichnet sich vor allem durch folgende Faktoren aus:
Kleine Teams
Anstelle einer klassischen Wasserfallorganisation tritt eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit spezialisierter Teams. Diese bestehen in der Regel aus fünf bis neun Mitarbeitenden, welche eigenständig arbeiten und sich aktiv am Fortschritt des Projekts beteiligen.
Autonomie
Selbstorganisation wird beim agilen Arbeiten großgeschrieben. Agile Führungskräfte und Projektmanager*innen fungieren vielmehr als Vorbild und nicht als Vorgesetzte, die Aufgaben verteilen, welche stumpf abgearbeitet werden. Sie halten mit ihrem Mindset die Motivation und Einsatzbereitschaft der Teammitglieder am Laufen und haben stets den Überblick über die Projektentwicklung. Dadurch entsteht gleichzeitig mehr Raum für Kreativität und Individualismus, was wiederum die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit stärkt.
Kundenzentrierung
Der Fokus bei agilen Herangehensweisen liegt weniger auf Vertragsverhandlungen als auf der regelmäßigen Kundenkommunikation. Das Team arbeitet eng mit den Kund*innen zusammen und präsentiert Zwischenergebnisse, um Unstimmigkeiten direkt aufzulösen und Feedback bereits in frühen Schritten des Projekts mit einzubeziehen.
Außerdem werden Tools zur Anpassung des Produkts an den oder die Endkund*in genutzt, beispielsweise Customer Journeys und User Stories. Auf diese Weise können die Bedürfnisse der Zielgruppe besser verstanden, Herausforderungen und Probleme frühzeitig identifiziert und direkt behoben werden.
Durch die zahlreichen Feedbackschleifen werden nicht nur aufwändige Überarbeitungen nach einer einzelnen Testing-Phase kurz vor Abschluss eines Projektes vermieden – das Produkt wird zudem durch die ständige Überarbeitung über den gesamten Projektzyklus optimiert, sodass die spätere Performance auf dem Markt verbessert wird.
Flexibilität
Der Fokus agilen Arbeitens liegt ganz klar auf dem Prozess, der Kundschaft und dem Lernerfolg der Mitarbeitenden. Gearbeitet wird in kurzen Zeitintervallen, den sogenannten Sprints.
Diese dauern in der Regel eine bis maximal vier Wochen. Während dieser Periode nutzt das Team Tools und Methoden wie Scrum oder Kanban, mithilfe derer Zwischenziele durch Priorisierung und Abarbeitung von Tasks erreicht werden können. Auf diese Weise fällt auch das Einhalten von Fristen leichter.
Dieses schrittweise Arbeiten hat einen entscheidenden Vorteil gegenüber eines von vorneherein feststehenden Plans: Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt, sondern können flexibel auf aktuelle Geschehnisse angepasst werden. So können Marktveränderungen berücksichtigt und Fehler minimiert werden.
Agiles Arbeiten ist also viel intuitiver und im Endeffekt auch kostengünstiger.
Digitalisierung
Die agile Arbeitsweise erfordert keine umfangreiche Dokumentation, sondern ein schnelles Erfassen von Updates und Entscheidungen. Agile Teams arbeiten deshalb mit einer gut ausgestatteten Software, welche Veränderungen transparent und flüssig integriert und direkt für alle Mitglieder sichtbar macht. So werden Fehler direkt erkannt und Risiken minimiert.
Ein Tool wie Factorial ermöglicht durch seine Übersichtlichkeit beispielsweise eine schnelle Reflexion der Arbeitsergebnisse und des Fortschritts im gesamten Team. Manager*innen haben stets das nächste Ziel im Blick und können mit diversen Techniken Kennzahlen tracken und die Mitarbeitenden gezielt unterstützen. Gerade weil es keinen konkreten Plan gibt, ist eine solche Organisation von hohem Wert.
Wann und warum ist agiles Arbeiten sinnvoll?
Agiles Arbeiten macht besonders in Arbeitsumgebungen Sinn, die von einer hohen Dynamik und Komplexität geprägt sind. Bestes Beispiel sind die Bereiche IT und Softwareentwicklung, die ein schnelles Handeln erfordern, wenn sich Anforderungen an das Produkt ändern. Ein iteratives Arbeiten hilft bei einer besseren Definition von Problemen. Das Team kann verschiedene Methoden und Lösungsansätze ausprobieren und sich anbahnende Schwierigkeiten im Kern ersticken.
Im Allgemeinen kann die agile Arbeitsweise in allen Arbeitskontexten vorteilhaft sein, in denen eine schnelle Reaktion auf Veränderungen notwendig ist und verschiedene Variablen im Projekt schlichtweg nicht vorhersehbar sind. Ein solches Umfeld zeichnet sich durch viele Richtungswechsel aus. Ein fester Plan und eine strikte Führung würde in derartigen Projekten zum Problem werden und dem Endergebnis schaden.
Außerdem ist agiles Arbeiten in Unternehmen sinnvoll, wo sowieso schon Wert auf flache Hierarchien, digitalisierte Prozesse und flexible Arbeitszeitmodelle gelegt wird, da die Grundlage für ein erfolgreiches agiles Projektmanagement bereits gelegt ist.
Agile Arbeitsmethoden und Abgrenzung zu anderen Arbeitsweisen
Der zentrale Unterschied agilen Arbeitens zu den meisten anderen Arbeitsmodellen ist der Kundenfokus. Kunden-Feedback und die Einbindung in den gesamten Entwicklungsprozess erlauben eine offene Herangehensweise an Projekte.
Mit einem aufgeschlossenen Mindset ist erst einmal alles möglich und eine ungewöhnliche Antwort auf eine Herausforderung wird nicht direkt im Keim erstickt, sondern als Chance auf einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und ein Abheben von der Konkurrenz gesehen.
Agilität vs. flexibles Arbeiten
Agiles Arbeiten ist flexibel, aber nicht mit dem sogenannten flexiblen Arbeiten gleichzusetzen.
Letzteres meint hauptsächlich ein ortsunabhängiges Arbeiten, bei dem die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten flexibel einteilen können. Auf diese Weise ist die Grundlage für eine gute Work-Life-Balance und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gegeben.
Während beim flexiblen Arbeiten eher die Anzahl der Meetings reduziert wird, sind regelmäßige Meetups der Arbeitsfortschritte und erreichten Ziele der jeweiligen Sprints von zentraler Bedeutung. Agile Teams arbeiten eng zusammen und besprechen ihre Ergebnisse lieber einmal zu viel, anstatt die anfängliche Version unreflektiert durchzuziehen.
Hybrides Arbeiten
Diese Arbeitsweise ist in gewisser Hinsicht eine Mischung aus einem klassischen Projektmanagement und Agilität und ist besonders zielführend bei sehr umfangreichen Projekten über einen längeren Zeitraum. Hierbei sind die äußeren Rahmenbedingungen bereits definiert und die Ziele der Arbeit klar.
Allerdings werden die einzelnen Umsetzungsschritte und Teilbereiche von agil arbeitenden Teams übernommen.
Definition agiler Teams
Moderne Arbeitsmethoden, eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe und eine hohe Bereitschaft für kontinuierliche Weiterentwicklung kennzeichnen agile Teams.
Agile Führung
Einen agilen Führungsstil erkennt man daran, dass Innovation und Autonomie von hoher Bedeutung sind und Veränderung und Weiterentwicklung gefördert werden. Manager*innen und Vorgesetzte lassen den Mitarbeitenden im Team genügend Freiraum und fördern eine demokratische und inklusive Arbeitskultur.
Alle arbeiten an einer gemeinsamen Vision und Veränderungen der Ziele oder des Produktes werden mit dem gesamten Team geteilt.
Eigenschaften agiler Teams
Jede und jeder Mitarbeitende im Team ist mit den Herausforderungen und dem Ziel bestens vertraut und weiß, was er oder sie für den Projekterfolg beitragen kann.
Mitglieder agiler Teams zeichnen sich durch Kompetenzen wie eine gute Selbstorganisation und eine lösungsorientierte Arbeitsweise aus.
Um effektiv zu arbeiten und Entscheidungswege möglichst kurz zu halten, besteht ein agiles Team optimalerweise aus fünf bis neun Personen. In einer kleineren Gruppe lernen die Mitglieder sich gegenseitig zu vertrauen und die jeweiligen Stärken und Schwächen der anderen einzuschätzen und zu berücksichtigen.
Agiles Arbeiten in der Praxis
Agile Teams arbeiten in der Regel in iterativen Phasen und teilen ihre Projekte in Sprints ein, für welche sie jeweils klare Ziele setzen. Die meisten Projekte verlaufen in kurzen Zyklen mit Feedbackschleifen und Kundenpräsentationen, sodass kontinuierlich Verbesserungen vorgenommen werden können.
Es wird immer direkt kommuniziert und auf konkrete Punkte in der Praxis eingegangen, um so nah am Produkt wie möglich zu arbeiten und sich nicht in abstrakten Diskussionen zu verlieren.
Ein agiles Arbeitsklima erlaubt einen offenen Umgang mit Fehlern und pusht die Motivation und Lernbereitschaft der Mitglieder. Oftmals finden agile Methoden wie Design Thinking, Lean und OKRs (Objective Key Results) Anwendung.
Scrum-Methode
Eine bewährte Technik beim agilen Arbeiten ist der Scrum-Prozess.
Als Basis dienen immer die definierten Anforderungen an das Projekt, inklusive Verbesserungspunkten für die Umsetzung. Der Product Backlog ist eine Liste, die alle aktuellen To Dos enthält.
Der Projektablauf erfolgt immer in Sprint-Zyklen: Zu Beginn werden die jeweiligen Sprint-Anforderungen festgesetzt. In täglichen maximal 15-minütigen Meetings, den Daily Scrums, werden Arbeitsergebnisse und Schwierigkeiten besprochen. Am Ende eines jeden Sprints nehmen alle Teammitglieder am Sprint Review teil, bei dem überprüft wird, ob das Produkt in seiner aktuellen Version auslieferbar ist.
Scrum-Rollen
Ein Scrum-Team besteht immer aus einem Product Owner, welcher alle Kundenbedürfnisse im Blick hat und den Product Backlog stets up to date hält. Das gesamte Team arbeitet dann an der Entwicklung des Produkts.
Der sogenannte Scrum Master fungiert als Projektmanager*in und achtet darauf, dass jedes Mitglied ein klares Ziel vor Augen hat und den Projektfortschritt vorantreibt.
Tauchen innerhalb der Daily Scrums Probleme auf, die nicht innerhalb der 15 Minuten behoben werden können, kümmert sich der Scrum Master anschließend um eine entsprechende Lösung.
Kanban-Techniken
Agile Teams arbeiten häufig mit Kanban-Boards, welche in erster Linie zur Visualisierung der Aufgaben und des jeweiligen Bearbeitungsstatus dienen. Egal, ob im digitalen oder analogen Bereich – Durch das Kanban-Board wird der Workflow sichtbar gemacht und folgendermaßen eingeteilt:
- Aufgabe
- in Bearbeitung
- erledigt
Auf diese Weise können Engpässe identifiziert und Aufgaben besser priorisiert werden, sodass nicht alles gleichzeitig und chaotisch stattfinden, sondern strukturiert und mit klarem Kopf ein To Do nach dem anderen abgearbeitet werden kann.
Voraussetzungen für die Einführung von agilem Arbeiten
Agiles Arbeiten kann nur dann gewinnbringend genutzt werden, wenn gewisse Voraussetzungen im Unternehmen gegeben sind. Es wird schwierig sein, in einem Arbeitsumfeld mit starken hierarchischen Strukturen und einer unzureichenden Digitalisierung ein vernünftiges agiles Team aufzustellen.
Transparente Unternehmenskultur
Agiles Arbeiten setzt eine gewisse Offenheit und gegenseitiges Vertrauen voraus. Projektdetails und Ergebnisse wie auch Schwierigkeiten und Probleme werden transparent miteinander geteilt und es besteht keine Scheu, auch einmal Fehler zu machen. Letzten Endes tragen diese zum persönlichen Lernerfolg und ggf. sogar zur Weiterentwicklung des Produkts bei.
Infrastruktur
Alle Bereiche des Unternehmens müssen eine interdisziplinäre und agile Arbeitsweise unterstützen. Die Management-Ebenen fördern ein entsprechendes Change Management zur Erreichung dieser Grundvoraussetzung, sollte dies noch nicht der Fall sein.
Ergebnisorientierung
Der Fokus liegt nicht auf dem Erreichen der Wochenarbeitszeit, sondern dem Erfüllen der gesetzten Ziele. Work smarter, not harder – Das Motto lautet hier effizient arbeiten. Wer alle Anforderungen erfüllt und das Team voranbringt, muss nicht unnötig Zeit absitzen. Eine ergebnisorientierte Arbeitsweise fördert die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt letzten Endes zum Erfolg des Unternehmens bei.
