Häufig hört man mittlerweile den Begriff Digital Workplace, neben dem des Digital Workspace. Was bedeutet das eigentlich und was genau ist der Unterschied, wenn es um digitales Arbeiten geht? Um mitzuhalten und wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die Digitalisierung von Unternehmen essenziell. Was genau dazugehört und welcher Nutzen ein Digital Workplace mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Key Facts
- Insbesondere für jüngere Generationen ist die Möglichkeit des hybriden oder Remote-Arbeitens wichtig, wie Studien zeigen.
- Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht dies und bezieht sich auf die Verlagerung des Arbeitsplatzes in den virtuellen Raum.
- Vor allem die flexible Arbeitsweise, der Zugriff auf Unternehmensdaten von überall, die Kostensenkung sowie die Steigerung der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit sind Vorteile, die ein digitaler Arbeitsplatz mit sich bringt.
- Was versteht man unter Digital Workplace?
- Unterschied zwischen Digital Workplace und Digital Workspace
- Nutzen und Vorteile des Digital Workplace
- Typische Funktionen von Digital Workplace Lösungen
Was versteht man unter Digital Workplace?
Der Begriff Digital Workplace bedeutet übersetzt so viel wie „digitaler Arbeitsplatz“. Damit ist gemeint, dass die Arbeitsumgebung weitgehend in den virtuellen Raum verschoben wird. Das bedeutet, dass Arbeitsmittel, Tools zur Zusammenarbeit und die Möglichkeit des Zugriffs auf Unternehmensdaten und Informationen von überall aus gegeben sind. Flexibles Arbeiten von jedem Standort ist ein zentrales Merkmal des Digital Workplace.
Es handelt sich dabei also in erster Linie um ein cloudbasiertes Arbeitsmodell.
Die konkreten Charakteristika des Digital Workplace sind:
- Zugriff auf Unternehmensinformationen von überall
Mitarbeitende können unabhängig von ihrem Standort auf relevante Unternehmensdaten zugreifen. - Nutzung meist cloudbasierter digitaler Tools zur Zusammenarbeit und Vernetzung
Plattformen wie Microsoft Teams oder Social Intranets ermöglichen eine effiziente digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. - Enorme Flexibilität
Der Digital Workplace erlaubt es Mitarbeitenden, ortsunabhängig zu arbeiten und ihre Arbeitsweise an individuelle Bedürfnisse anzupassen. Dies trägt zu einer verbesserten Work-Life-Balance bei. - Mobiler Zugriff
Nicht nur der Zugriff von jedem Standort ist möglich – auch die Nutzung über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets ist ein zentrales Merkmal. Dies stellt sicher, dass auch Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz stets auf relevante Informationen zugreifen können. - Sicherheit
Der digitale Arbeitsplatz setzt auf moderne Sicherheitskonzepte wie Single-Sign-On, Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Datenübertragungen, um sensible Unternehmensdaten zu schützen.
Unterschied zwischen Digital Workplace und Digital Workspace
Der Begriff Digital Workplace beschreibt vor allem das große Ganze, also den digitalen Arbeitsplatz selbst, mit dem Ziel, effizientes, vernetztes, flexibles und hybrides Arbeiten zu ermöglichen. Er umfasst neben den Technologien, Tools und Benutzeroberflächen auch eine bestimmte Unternehmenskultur, die sich als digital und vernetzt versteht.
Im Gegensatz dazu bezeichnet der Begriff Digital Workspace die konkrete Benutzeroberfläche, also die technische Umgebung bzw. Software, durch die der Digital Workplace überhaupt erst ermöglicht wird.
Übersetzt man Digital Workspace, bedeutet es so viel wie „digitale Arbeitsumgebung“ oder „digitaler Arbeitsbereich“.
Hinweis: Der Begriff „Electronic Workplace“ beschreibt etwas anderes. Es handelt sich um einen etwas älteren Begriff, der vor allem impliziert, dass zur Arbeit elektronische, technologiegestützte Geräte verwendet werden, also beispielsweise PCs. Er umfasst jedoch nicht die modernen Aspekte wie Vernetzung, Flexibilität und digitale Zusammenarbeit, die im Digital Workplace eine zentrale Rolle spielen.
Nutzen und Vorteile des Digital Workplace
Die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes sind wirklich unvergleichlich. Er bietet sowohl Nutzen und Vorteile für die Mitarbeitenden als auch für die Unternehmen. Schauen wir uns nur einige der Vorteile des Digital Workplace an:
Flexibles Arbeiten und erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit
Ganz klar: Der enorm große Vorteil ist, dass das digitale Arbeiten und die digitale Zusammenarbeit das Arbeiten von überall aus ermöglichen. Auf diese Weise können Mitarbeitende ganz oder teilweise aus dem Homeoffice arbeiten oder sogar remote von überall auf der Welt aus. Das trägt enorm zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Denn so können Mitarbeitende ihren Tag oft flexibler gestalten und Berufliches sowie Privates besser unter einen Hut bringen.
Studien, wie eine aktuelle der Uni Wien, zeigen immer wieder, dass insbesondere für die jüngeren Generationen die Wechselbereitschaft, den Arbeitsplatz zu verlassen, besonders hoch ist, wenn sie aktuell weniger remote arbeiten, als sie es eigentlich gerne würden. Auch Frauen sind besonders an Remote-Arbeit interessiert. Das hängt sicherlich damit zusammen, dass Frauen immer noch den Großteil der Care-Arbeit übernehmen, Männer jedoch weniger.
Erhöhte Produktivität
Mitarbeitende, die zufrieden sind, arbeiten besser. Außerdem erlaubt ein digitaler Arbeitsplatz viele Vereinfachungen der Aufgaben und Automatisierungen der Workflows, wodurch enorm Zeit gespart wird und Beschäftigte sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können. Die HR-Software von Factorial vereinfacht beispielsweise die Urlaubsplanung, Schichtplanung, Zeiterfassung und auch die Lohnabrechnung.
Kostenreduktion
Das Büro wird zunehmend zu einem Auslaufmodell, wenn Mitarbeitende von überall aus arbeiten. Das spart enorm Kosten für das Unternehmen, da nicht mehr für so viele Mitarbeitende ein Büro bzw. Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden muss.
Aber Achtung: Für viele Mitarbeitende und auch für den Teamgeist und die Zusammenarbeit ist es wichtig, ein gemeinsames Büro zu haben. Das gilt insbesondere zur Pflege der sozialen Kontakte im Job.
Vor allem hybrides Arbeiten ist bei Arbeitnehmenden in Deutschland also beliebt – der Mix macht’s. 73 Prozent der befragten Beschäftigten gaben in einer Studie des Tab (Büro für Technikfolgen-Abschätzung im Deutschen Bundestag) an, dass hybrides Arbeiten ihnen ermöglicht, auch die sozialen Kontakte im Büro zu pflegen. Starke Bindungen am Arbeitsplatz stärken wiederum die Mitarbeitendenbindung zum Unternehmen.
Transparenz und Zugänglichkeit
Der digitale Arbeitsplatz ermöglicht es allen Beteiligten, problemlos und unkompliziert auf verschiedenste Unternehmensinformationen zuzugreifen und diese untereinander auszutauschen. Das erleichtert die Zusammenarbeit. Sogar Verträge können, wie zum Beispiel bei Factorial, mit E-Signature-Funktionen problemlos online unterschrieben und abgespeichert werden.
Typische Funktionen von Digital Workplace Lösungen
Wenn Sie Ihr Unternehmen zu einem Digital Workplace machen möchten, ist eine geeignete Software bzw. ein passender Workspace essenziell. Es gibt unzählige digitale Arbeitsumgebungen, die für die unterschiedlichen Bedürfnisse alle möglichen Optionen bieten. Schauen Sie sich auch gerne unseren Vergleich zu den wichtigsten HR-Softwares an, um einen Überblick zu gewinnen. Wichtig sollte allerdings sein, dass folgende Funktionen enthalten sind:
- Sicherheitsmaßnahmen:
Das Tool sollte die wichtigsten und gängigsten Sicherheitsfunktionen aufweisen, wie Authentifizierung, Single Sign-On (SSO), Verschlüsselung und Sicherheitszertifikate (Factorial weist all dies auf). Auch die Möglichkeit, von verschiedenen Geräten wie App und Desktop zuzugreifen, sollte gegeben sein. Factorial bietet eine App, über die Mitarbeitende ganz einfach ihre Zeit tracken oder Urlaubsanträge einreichen können. Personalverantwortliche können diese auch unkompliziert per App oder Desktop genehmigen oder ablehnen. - Dokumentenmanagementsystem:
Dokumente sollten zentral gespeichert und für alle relevanten Mitarbeitenden oder nur für die zugewiesenen Mitarbeitenden auffindbar sein. - Einfache, intuitive Benutzerfreundlichkeit:
Das Tool sollte benutzerfreundlich und einfach zu bedienen sein, um die Akzeptanz zu fördern. - Aufgabenmanagement:
Es sollte die Möglichkeit geben, Projektmanagement zu betreiben, also das Zuweisen von Aufgaben, Verfolgen des Fortschritts, Erinnerungen und Fortschrittsanalysen (siehe hier das Projektmanagement-Tool von Factorial). - Analysefunktionen:
Und schließlich sollte ein Analysetool integriert sein, mit dem Performance-Daten und Berichte erstellt werden können, um Arbeitsabläufe zu optimieren und eine Grundlage für wichtige unternehmerische Entscheidungen zu haben.
