Beim Headcount handelt es sich um eine wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl, die in vielen Unternehmen als Basis für strategische Entscheidungen dient und wertvolle Auskunft liefert. Was diese Zahl genau bedeutet und wie sie sich vom FTE unterscheidet, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Headcount ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die Auskunft darüber gibt, wie viele Mitarbeitende derzeit in einem Unternehmen arbeiten.
- Im Gegensatz dazu gibt FTE (Full-Time Equivalent / Vollzeitäquivalent) die tatsächliche Arbeitskapazität an und unterscheidet zwischen Vollzeit- und Teilzeitstellen.
- Der Headcount wird insbesondere genutzt für:
- Übersicht und Überblick über Mitarbeitende
- Strukturabbildung nach Abteilungen, Teams oder Standorten
- Kommunikation und Schulungen
Headcount Bedeutung: Was versteht man unter Headcount?
Headcount, zu Deutsch Personalbestand, ist eine wichtige Kennzahl im Personalcontrolling.
Sie gibt an, wie viele Mitarbeitende aktuell im Unternehmen beschäftigt sind – unabhängig vom Arbeitszeitmodell. Dabei werden alle Personen gleichermaßen gezählt, egal ob sie in Teilzeit, Vollzeit, als Praktikant oder im Minijob tätig sind.
Beispiel:
In einem Unternehmen arbeiten derzeit 10 Vollzeitkräfte, 20 Teilzeitkräfte, 2 Praktikant*innen und 1 Minijobbender.
Das ergibt insgesamt einen Headcount von 33.
Was ist der Unterschied zwischen FTE und Headcount?
Während der Headcount (deutsch: Anzahl der Köpfe), die Anzahl der Mitarbeitenden zählt, misst das FTE (Full-Time Equivalent = Vollzeitäquivalent, Abkürzung VZÄ) die tatsächliche Arbeitskapazität.
- Headcount (Mitarbeiterzahl): Jede Person zählt als „1“, unabhängig vom Beschäftigungsgrad.
- FTE: Mitarbeitende werden anteilig nach ihrem Arbeitszeitmodell berücksichtigt. Eine Vollzeitstelle entspricht 1,0 FTE, eine halbe Stelle 0,5 FTE usw.
Beispiel anhand der Zahlen von oben (angenommen Teilzeit = 50 % einer Vollzeitstelle):
- 10 Vollzeitkräfte → 10 × 1,0 = 10,0 FTE
- 20 Teilzeitkräfte (50 %) → 20 × 0,5 = 10,0 FTE
- 2 Praktikanten (angenommen 50 %) → 2 × 0,5 = 1,0 FTE
- 1 Minijobbende (angenommen 20 %) → 1 × 0,2 = 0,2 FTE
➡ Gesamt: 21,2 FTE
Damit zeigt sich:
- Headcount = 33 Personen
- FTE = 21,2 (entspricht 21,2 Vollzeitstellen)
Tipp: Ausführliche Informationen zur Berechnung und Bedeutung von FTE finden Sie auch in unserem Blogartikel „So berechnen Sie das Vollzeitäquivalent“.
Headcount vs. FTE: Was bedeuten diese KPIs für die HR-Arbeit?
Beide KPIs – Headcount und FTE – sind unverzichtbare Kennzahlen im Personalcontrolling. Doch sie haben unterschiedliche Schwerpunkte und Einsatzbereiche.
Was bedeutet HC im Personalwesen?
Der Headcount ist vor allem eine Kennzahl zur Bestandsaufnahme. Er gibt einen Überblick über die Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen – unabhängig davon, ob sie Vollzeit, Teilzeit, als Praktikant oder im Minijob tätig sind.
Wofür wird Headcount genutzt?
- Strukturabbildung: Übersicht über die Mitarbeitenden in den einzelnen Abteilungen, Teams, Hierarchieebenen oder Standorten.
- Organisationsdarstellung: Darstellung im Organigramm, wie es z. B. mit HR-Software (etwa Factorial) möglich ist – inklusive Updates bei Neueinstellungen oder Versetzungen.
- Recruiting & Planung: Zeigt, wie viele Personen tatsächlich fehlen oder zusätzlich benötigt werden.
- Zählung/Personalbestand im Überblick: Eine grobe, aber wichtige Kennzahl, um die Unternehmensgröße und Entwicklung darzustellen (beispielsweise pro Standort oder Abteilung).
- Organisation & Kommunikation: Für die Planung von Events oder Schulungen ist der Headcount entscheidend. Hier zählt, wie viele Personen tatsächlich vorhanden sind, unabhängig davon, wie viele Prozent der Arbeitszeit sie jeweils leisten.
Allerdings hat der Headcount Einschränkungen, da er nicht angibt, wie viele Kapazitäten tatsächlich verfügbar sind. Wenn in einem Unternehmen zwar 20 Personen beschäftigt sind, diese aber alle lediglich eine 50-Prozent-Stelle haben, ergibt sich eine deutlich geringere Arbeitskapazität, als wenn es sich um 20 Vollzeitkräfte handeln würde.
Genau aus diesem Grund wird im Personalcontrolling vor allem die Kennzahl FTE (Full-Time Equivalent / Vollzeitäquivalent) herangezogen.
Was bedeutet „FTE“ im Controlling?
Mit dieser Kennzahl lassen sich Personalressourcen nicht nur zählen, sondern auch präzise bewerten und planen.
Wichtige Einsatzbereiche von FTE im Controlling:
- Budgetplanung, Recruiting & strategische Personalplanung:
Mithilfe der FTE kann die HR-Abteilung die tatsächlichen Personalkosten genau berechnen und den Bedarf an Personal realistisch planen. FTE zeigt, wie viele Arbeitsstunden finanziert werden können, und hilft zu entscheiden, ob neue Stellen als Vollzeit- oder Teilzeitstellen angelegt werden sollten. So unterstützt die Kennzahl sowohl die Budgetierung als auch die passgenaue Besetzung von Stellen. - Projektplanung: Auch bei der Projektplanung ist diese Kennzahl wichtig, um zu evaluieren, wie viel Arbeitskraft für Projekte benötigt wird.
- Basis für weitere KPIs: Viele wichtige Kennzahlen wie Umsatz pro FTE, Gewinn pro FTE oder Kosten pro FTE lassen sich nur mit dieser standardisierten Bezugsgröße sinnvoll berechnen.
- Vergleichbarkeit & Messbarkeit: FTE ermöglicht den objektiven Vergleich von Teams, Abteilungen oder Standorten – unabhängig von Teilzeit- oder Vollzeitanteilen.
Die Stärke von FTE liegt also in der Vergleichbarkeit und Genauigkeit, während der Headcount eher eine grobe Bestandsaufnahme der Mitarbeitenden liefert.
Woher kommen die Daten für Headcount und FTE?
Die Daten für Headcount und FTE stammen in modernen Unternehmen in der Regel aus HR-Systemen. Dort werden alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden zentral in Echtzeit-Daten erfasst – etwa Arbeitszeit, Beschäftigungsgrad, Alter, Betriebszugehörigkeit oder Vertragsart.
Mit diesen Daten können Headcount und FTE automatisch berechnet und für Reporting oder Analysen genutzt werden. HR-Software wie Factorial erleichtert dies enorm, da die Daten zentral verwaltet und immer aktuell sind und bei Bedarf direkt in Berichte oder HR-Dashboards übernommen werden können – dank Factorial AI sogar in Sekundenschnelle und ohne, dass Sie einen Finger krümmen müssen.
Und damit liegen Sie im Trend: Laut dem HR-Software Report 2024 von Personalmanager nutzen knapp 70 Prozent der befragten Unternehmen HR-Software für die Erstellung von Berichten und Analysen, die die strategische Entscheidungsfindung unterstützen.
