Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und Unterlagen eines Mitarbeitenden, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Sie ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte. Der einzige Unterschied: Die Personaldokumente sind digitalisiert.
Bis Ende 2026 sind Unternehmen nach § 8 BVV gesetzlich verpflichtet, bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen (Hauptinhalt der digitalen Akte) elektronisch zu führen. Was genau auf Sie zukommt und wie Sie eine digitale Personalakte am besten anlegen, erklären wir in diesem Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze
- Die digitale Personalakte ersetzt zunehmend die klassische Papierakte. Unternehmen speichern damit alle relevanten Mitarbeiterdokumente digital – vom Arbeitsvertrag bis zur Lohnabrechnung.
- Die elektronische Personalakte ist nicht nur platzsparend, sondern erleichtert auch den Zugriff, die Zusammenarbeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Spätestens mit Ende der Übergangsfrist für elektronische Entgeltunterlagen zum 31.12.2026 wird die digitale Personalakte zum Standard – ab 2027 müssen viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente verpflichtend digital vorliegen.
- In einer HR-Software wie Factorial sind digitale Personalakten für alle Mitarbeitenden angelegt und mit weiteren HR-Prozessen verknüpft. In der Akte werden alle wichtigen Dokumente und Informationen strukturiert gesammelt, sodass HR-Verantwortliche und der jeweilige Mitarbeitende diese einsehen und ggf. bearbeiten kann.
Was ist eine digitale Personalakte?
In der Personalakte befinden sich sämtliche Dokumente des Arbeitnehmenden, die für das Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind.
Dazu gehören Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und sonstige Akten zum Mitarbeitenden. Früher wurden diese für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen ausschließlich in Papierform festgehalten. Als Übergang können die Papierakten u. a. durch Scannen digitalisiert werden. Der einfachere Schritt ist eine digitale Ausstellung entsprechender Dokumente und die Nutzung von rechtskonformen elektronischen Signaturen.
Mit Factorial können Sie Ihre Personalakten elektronisch verwalten und unbegrenzte E-Signierungen nutzen.
Ist die digitale Personalakte Pflicht im Jahr 2026?
Kurz gesagt: Eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte gibt es 2026 noch nicht. Unternehmen dürfen grundsätzlich weiterhin mit Papierakten arbeiten, sofern sie Datenschutz, Dokumentation und Archivierung rechtskonform erfüllen. Aber:
Seit dem 1. Januar 2022 müssen die in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Entgeltunterlagen elektronisch erstellt und aufbewahrt werden – etwa Krankenkassenbescheinigungen, Befreiungsanträge von Minijobber*innen oder Nachweise der Elternschaft.
Unternehmen können sich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung vorübergehend von dieser Pflicht befreien lassen. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 müssen neue entgeltrelevante Sachverhalte aber digital dokumentiert werden.
Zusammengefasst bedeutet das: Die digitale Personalakte wird Pflicht und muss mindestens die vorgeschriebenen Unterlagen beinhalten. Alle weiteren Dokumente können theoretisch noch weiter in Papierform geführt werden. Fakt ist jedoch: Diese Doppel-Verwaltung kostet vermutlich mehr Zeit und Arbeit, als gleich alle Mitarbeiterdaten in einem zentralen Ordner digital anzulegen.
Was gehört in eine digitale Akte?
Der Aufbau der Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt. Trotzdem gibt es klare gesetzliche Vorgaben, die bei der Führung einer digitalen Personalakte befolgt werden müssen. Neben Pflichten wie der Einhaltung von Datenschutzvorgaben und den ab 2027 elektronischen Entgeltunterlagen dürfen beispielsweise aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht keine ärztlichen Befunde oder Krankheitsgründe des Mitarbeitenden in der Personalakte aufgehoben werden.
Als Arbeitgebende können Sie selbst bestimmen, welche Dokumente und Unterlagen außerdem in die Personalakte gehören. Wichtig ist, dass ausschließlich dienstlich relevante Daten gespeichert werden dürfen. Private oder nicht arbeitsbezogene Informationen gehören nicht in die digitale Akte. Die folgenden Bestandteile sind üblich:
- Personenbezogene Daten: Darunter fallen sämtliche Stammdaten einer Person. So z. B. Anschrift und Geburtstag, aber auch Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, Arbeitsproben, Zertifikate und Bescheinigungen zu Weiterbildungen etc.
- Verträge: Hier können Sie Arbeits- und/oder Ausbildungsverträge, Abmahnungen, Kündigungen und Vertragsänderungen festhalten.
- Steuerunterlagen: Diese beinhalten den Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger, Krankenkasse und Unterlagen zur Lohnsteuer.
- Gehalt: Hierzu gehören Gehaltsdaten, wie Gehaltsabrechnungen und andere Leistungen.
- Arbeitszeiten: Urlaubsanträge und -bewilligungen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Überstunden.
- Sonstiges: Urkunden, Bescheinigungen, Kopien von Führerschein und anderen relevanten Ausweisen sowie gegebenenfalls Schriftverkehr mit dem Mitarbeitenden.
Tipp: Eine ausführliche Liste der Informationen, die Sie in der digitalen Personalakte festhalten können und solche, die nicht erlaubt sind, finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden. ⬇️
Die Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte
Vorteile
- Schneller Zugriff auf alle Personalakten
- Strukturierte Übersicht von Dokumenten durch ein einheitliches System
- Geringerer administrativer Aufwand und dazu gewonnene Arbeitszeit durch automatisierte Prozesse
- Minimierung des logistischen Aufwands (platzsparend)
- Kostensenkung für das Unternehmen durch eine platzschaffende Digitalisierung und weniger Druck- und Papierkosten
- Schutz sensibler Daten durch die sichere Aufbewahrung der Akten in elektronischer Form
- Datenschutz durch strenge Zugriffsrechte
- Barrierefreiheit (Texte können vergrößert oder vorgelesen werden) ist gegeben
- Sprachbarrieren (automatische Übersetzung) können überwunden werden
- Mitarbeitende können Dokument mit ihrer digitalen Signatur unterschreiben von wo auch immer sie sich befinden
Nachteile
- Je nach Anbieter oder Dienstleister hoher Kosten- und Zeitaufwand bei der Einführung der digitalen Personalakte
- Gefahr unbefugter Zugriffe auf personenbezogene Daten, wenn Zugriffsrechte, Verschlüsselung und IT-Sicherheit nicht sauber umgesetzt sind
Digitale Personalakte einführen in 3 Schritten
Eine Umstellung von Papier zur digitalen Personalakte muss gut geplant sein.
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- Digitalisierung: Eine schrittweise Einführung beginnt damit, die bereits bestehenden Papierdokumente zu digitalisieren. Dazu können Sie die Papierakten ganz einfach scannen – und schon sind sie digitalisiert. Unterlagen, die nicht mehr gebraucht oder aufgehoben werden müssen, können Sie aussortieren, da das Einscannen dieser Akten einen unnötigen Mehraufwand bedeutet. Des Weiteren können Sie im ersten Schritt Dokumente und personenbezogene Daten in der digitalen Personalakte erstellen.
- Verwendung: Als Nächstes folgt die Aufbewahrung, das „Abheften“, elektronischer Dokumente. Darin verwalten Sie die Daten. Sämtliche Vorgänge, die vorher in Papierform gemacht wurden, werden jetzt elektronisch bearbeitet, durchsucht, verschickt, ausgewertet und sogar elektronisch unterschrieben.
- Archivierung: Je nach Art der Unterlagen werden Dokumente bei der Archivierung unterschiedlich lange aufbewahrt und gegebenenfalls gelöscht. Achtung: Es gelten Aufbewahrungs- und Löschfristen, die Sie nach Art. 5 DSGVO einhalten müssen:
• 2 Jahre: z. B. Arbeitszeitnachweise (MiLoG)
• 5 Jahre: Unfallanzeigen (BG)
• 6 Jahre: Entgeltunterlagen, SV-Nachweise
• Verjährung (3 Jahre): viele Personalunterlagen müssen bis zu 3 Jahre nach dem Austritt aufbewahrt werden
Was muss man im Original behalten?
Auch 2026 gilt: Viele Unterlagen können nach dem Scannen vernichtet werden, sofern die elektronische Version revisionssicher, vollständig und unveränderbar archiviert wird (GoBD-konform). Ausnahmen:
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- Arbeitsverträge, Kündigungen & Zeugnisse mit Originalunterschrift
- Gerichtsfeste Urkundsbeweise
- Vereinbarungen mit gesetzlicher Schriftformerfordernis
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Tipp: Klären Sie im Zweifel mit Rechtsberatung oder Datenschutzbeauftragten, was im Original aufbewahrt werden muss.
Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats
Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht über die Erstellung und Verwaltung der digitalen Personalakte? Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 hat der Betriebsrat das Recht, die „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmenden zu überwachen“ mitzubestimmen.
Da das Verhalten und die Leistung in der Personalakte erfasst werden kann, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.
Viele Softwarelösungen ermöglichen statistische Auswertungen, was zu einer Leistungsüberwachung führen könnte. Bei einer Gefahr der Überwachung kann der Betriebsrat von seinem Mitbestimmungsrecht Gebrauch machen und ist sogar in der Pflicht einzuschreiten. Darüber hinaus kann der Betriebsrat mit darüber entscheiden, welche Daten und Unterlagen in der (digitalisierten) Personalakte gespeichert werden.
Zwar gibt es keine gerichtliche Klärung über die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung der digitalen Personalakte. Dennoch ist es ratsam, ihn in die Entscheidungen mit einzubeziehen. Schließlich vertritt dieser mitunter die Rechte und Interessen der Arbeitnehmenden. Eine Unterlassung kann zu einer hohen Geldstrafe für den Arbeitgebenden führen.
Digitales Dokumentenmanagement und die DSGVO: Was muss ich rechtlich beachten?
Die digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten. Daher müssen Sie beim digitalen Dokumentenmanagement darauf achten, dass die Daten laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vertraulich behandelt werden.
Zudem müssen bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte festgelegt werden, um den Anforderungen eines revisionssicheren Systems gerecht zu werden.
In Bezug auf die Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO ist es die Aufgabe des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin, folgende Anforderungen zu beachten, bevor Sie Dokumente digitalisieren:
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- Alle Dokumente – egal welcher Art (Personaldaten, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen etc.) – müssen sicher und fristgerecht aufbewahrt werden.
- Der Zugriff auf die Daten muss kontrolliert werden, indem Zugriffsrechte festgelegt werden. Nur berechtigte Personen aus den entsprechenden Abteilungen erhalten Einblick.
- Die Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Jeder Arbeitnehmende im Unternehmen hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen.
- Die Mindestaufbewahrungsfrist muss eingehalten und Dokumente anschließend dauerhaft gelöscht werden.
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Digitale Personalakte Software
Mit einer HR-Komplettlösung wie Factorial können Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einführen.
Wichtig ist, dass die Software über die Funktion eines Employee-Self-Service verfügt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden Zugang zu einem eigenen Mitarbeiterportal haben. Dort können sie selbstständig Aktionen ausführen, wie zum Beispiel ihre Daten bei einer Adressänderung ändern oder wichtige Dokumente, wie ärztliche Atteste, hochladen.
Das hat viele Vorteile. Den Zuständigen der Personalabteilung wird nicht nur der administrative Aufwand erspart, sondern auch Unmengen an Zeit!
Digitale Personalakte DATEV
Factorial bietet dank der Marktplatz Schnittstellen-Partnerschaft eine sichere und bilaterale DATEV-Integration an. DATEV ist eine deutsche Software für das computergestützte Rechnungswesen. In Verbindung mit ihrer Cloud-Lösung können kaufmännische Aufgaben und Prozesse vollständig digitalisiert und optimiert werden. Informationen und Daten können einfach, schnell und sicher mit Steuerberater*innen und Lohnbuchhaltern ausgetauscht werden.
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