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einführung einer digitalen personalakte

Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?

Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und schriftlichen Unterlagen eines Arbeitnehmers, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Sie ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte, die elektronisch erfasst wird und ohne Papier auskommt.

Da die Digitalisierung zunehmend auf dem Vormarsch ist, macht es nur Sinn auch eine Personalakte elektronisch zu führen. Automatisierte Prozesse erleichtern der Personalabteilung die Verwaltung der Dokumente. Da man aber auch bei einer digitalen Personalakte Fehler machen kann, haben wir alle Informationen hier zusammengetragen, die Sie für eine optimale Führung brauchen.

Was ist eine digitale Personalakte?

In der Personalakte befinden sich sämtliche Daten und Dokumente, die einen Arbeitnehmer betreffen und die für das Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind. Früher wurden diese Informationen ausschließlich in Papierform festgehalten. Heute passiert das in der Regel digital. Unternehmen könne die Personalakte also ganz einfach elektronisch verwalten und profitieren dadurch von einem vereinfachten Verwaltungsaufwand.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

Der Aufbau der Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt. Trotzdem gibt es Vorschriften, die bei der Führung einer (digitalen) Personalakte befolgt werden müssen. Beispielsweise dürfen aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht keine ärztlichen Befunde, Unterlagen oder Krankheitsgründe in der Personalakte aufgehoben werden.

Als Arbeitgeber können Sie selbst bestimmen, welche Dokumente und Unterlagen in die Personalakte gehören. Die folgende Liste kann Ihnen dabei behilflich sein:

  • Personenbezogene Daten: Darunter fallen sämtliche Angaben zur Person, wie Anschrift und Geburtstag, aber auch Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, Arbeitsproben, Zertifikate und Bescheinigungen zu Weiterbildungen etc.
  • Verträge: Hier können Sie Arbeits- und/oder Ausbildungsverträge, Kündigungen und Vertragsänderungen festhalten.
  • Steuerunterlagen: Diese beinhalten den Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger, Krankenkasse und Unterlagen zur Lohnsteuer.
  • Gehalt: Hierzu gehören Gehaltsdaten, wie Gehaltsabrechnungen und andere Leistungen.
  • Arbeitszeiten: Urlaubsanträge und -bewilligungen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Überstunden
  • Sonstiges: Urkunden, Bescheinigungen, Kopien von Führerschein und anderen relevanten Ausweisen sowie gegebenenfalls Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter

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Die Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte

Vorteile

  • Schneller Zugriff auf alle Personalakten
  • Strukturierte Übersicht von Dokumenten durch ein einheitliches System
  • Geringerer administrativer Aufwand und dazu gewonnene Arbeitszeit durch automatisierte Prozesse
  • Minimierung des logistischen Aufwands (platzsparend)
  • Kostensenkung durch eine platzschaffende Digitalisierung und weniger Druck- und Papierkosten
  • Schutz sensibler Daten durch die sichere Aufbewahrung in elektronischer Form
  • Datenschutz durch strenge Zugriffsrechte
  • Barrierefreiheit (Texte können vergrößert oder vorgelesen werden) ist gegeben
  • Sprachbarrieren (automatische Übersetzung) können überwunden werden

Nachteile

  • Je nach Anbieter hoher Kosten- und Zeitaufwand bei der Einführung der digitalen Personalakte
  • Gefahr des Zugriffs auf personenbezogene Daten

Die optimale Einführung der digitalen Personalakte

Eine Umstellung von Papier zur digitalen Personalakte muss gut geplant sein.

  1. Digitalisierung: Eine schrittweise Einführung beginnt damit, die bereits bestehenden Papierdokumente zu digitalisieren. Unterlagen, die nicht mehr gebraucht oder aufgehoben werden müssen, können Sie aussortieren, da das Einscannen dieser einen unnötigen Mehraufwand bedeutet. Des Weiteren können Sie im ersten Schritt Dokumente und personenbezogene Daten in der digitalen Personalakte erstellen.
  2. Verwendung: Als nächstes folgt die Aufbewahrung, das “Abheften”, elektronischer Dokumente. Darin verwalten Sie die Daten. Sämtliche Vorgänge, die vorher in Papierform gemacht wurden, werden jetzt elektronisch bearbeitet, durchsucht, verschickt, ausgewertet und sogar elektronisch unterschrieben.
  3. Archivierung: Je nach Art der Unterlagen werden Dokumente bei der Archivierung unterschiedlich lange aufbewahrt und gegebenenfalls gelöscht.

Originale aufbewahren oder nicht?

Nach dem Einscannen der Dokumente können die meisten Papierunterlagen risikolos vernichtet werden, aber eben nicht alle. Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben. Gibt es später einen Rechtsstreit, dienen die Originaldokumente als sogenannte Urkundsbeweise. Steht lediglich ein eingescanntes Dokument zur Verfügung, ist dies vor Gericht nur ein Augenscheinsbeweis und weniger aussagekräftig.

Tipp: Holen Sie sich juristische Verstärkung, um genauestens darüber informiert zu sein, welche Dokumente Sie nach der Digitalisierung vernichten dürfen und welche nicht.

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht über die Erstellung und Verwaltung der digitalen Personalakte? Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 hat der Betriebsrat das Recht, die “Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen” mitzubestimmen. Da das Verhalten und die Leistung in der Personalakte erfasst werden kann (nicht muss), hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Viele Softwarelösung ermöglichen statistische Auswertungen, was zu einer Leistungsüberwachung führen könnte. Bei einer Gefahr der Überwachung kann der Betriebsrat von seinem Mitbestimmungsrecht Gebrauch machen und ist sogar in der Pflicht einzuschreiten. Darüber hinaus kann der Betriebsrat mit darüber entscheiden, welche Daten und Unterlagen in der Personalakte gespeichert werden.

Zwar gibt es keine gerichtliche Klärung über die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung der digitalen Personalakte. Dennoch ist es ratsam ihn in die Entscheidungen mit einzubeziehen. Schließlich vertritt dieser zum einen die Rechte und Interessen der Arbeitnehmer. Eine Unterlassung kann zu einer hohen Geldstrafe für den Arbeitgeber führen.

Digitale Personalakte und die DSGVO: Rechtliche Aspekte des Datenschutzes

Da die digitale Personalakte sensible personenbezogene Daten enthält, müssen Sie bei der Erfassung und Verwaltung darauf achten, dass die Daten vertraulich behandelt werden. Zudem müssen bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte festgelegt werden, um den Anforderungen eines revisionssicheren Systems gerecht zu werden.

Im Bezug auf die Datenschutzanforderungen sind folgende Aspekte zu beachten:

  • Die Dokumente müssen sicher und fristgerecht aufbewahrt werden.
  • Der Zugriff auf die Daten muss kontrolliert werden, indem Zugriffsrechte festgelegt werden.
  • Die Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
  • Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen.
  • Die Mindestaufbewahrungsfrist muss eingehalten und Dokumente anschließend dauerhaft gelöscht werden.

✔️ Digitale Personalakte mit der richtigen Software

Mit einer HR-Komplettlösung wie Factorial können Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen neben weiteren wichtigen Funktionen des HR-Managements, wie die Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und mehr einführen.

Wichtig ist, dass die Software über ein Employee-Self-Service verfügt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu einem eigenen Mitarbeiterportal haben und dort selbstständig Aktionen ausführen können, wie zum Beipsiel ihre Daten bei einer Adressänderung ändern, oder wichtige Dokumente, wie ärtzliche Atteste, hochladen. Das erspart den Zuständigen der Personalabteilung nicht nur viel administrativen Aufwand, sondern auch Unmengen an Zeit!

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