Digitale Personalakte: Was ist zu beachten?

Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und Unterlagen eines Arbeitnehmers, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Sie ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte. Der einzige Unterschied: Die Personaldokumente sind digitalisiert.

Automatisierte Prozesse erleichtern der Personalabteilung die Verwaltung der Dokumente. Bewerbungsunterlagen und andere Personaldokumente müssen nicht mehr einzeln herausgesucht werden, sondern sind digitalisiert auf einen Klick abrufbar.

Digitales Dokumentenmanagement kann somit eine smarte Lösung für Ihr Unternehmen sein und den Personalverantwortlichen mehr Zeit verschaffen, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Was ist eine digitale Personalakte?

In der Personalakte befinden sich sämtliche  Dokumente des Arbeitnehmers, die für das Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind.

Dazu gehören Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und sonstige Akten zum Mitarbeiter. Früher wurden diese für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen ausschließlich in Papierform festgehalten. Heute passiert das u.a. durch das Scannen der Papierakten in der Regel digital.

Unternehmen können die Personalakte ganz einfach elektronisch verwalten und HR-Manager profitieren von einem vereinfachten Verwaltungsaufwand. Letztendlich haben sie damit mehr Zeit, ihren Aufgaben und ihrer eigentlichen Funktion nachzukommen.

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Digitale Personalakte Pflicht seit 2023?

Bereits 2020 hat der Gesetzgeber festgelegt, dass ab dem 1. Januar 2022 Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen. Unter diese elektronische Entgeltunterlagen fallen beispielsweise: 

• Nachweise der Elternschaft
• Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten
• Bescheinigungen von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht.

Seit Januar 2023 müssen nun alle Personalakten digital angelegt werden. 

Achtung: Einige Unterlagen, wie der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht für Minijobber, müssen in Schriftform geführt werden. Diese können z.B. durch eine qualifizierte elektronische Signatur unterschrieben werden. 

Tipp: Bis zum 31. Dezember 2026 können sich Arbeitgeber von der Führung der elektronischen Unterlagen befreien lassen. 

Was gehört in eine digitale Akte?

Der Aufbau der Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt. Trotzdem gibt es Vorschriften, die bei der Führung einer digitalen Personalakte befolgt werden müssen. Beispielsweise dürfen aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht keine ärztlichen Befunde oder Krankheitsgründe des Mitarbeiters in der Personalakte aufgehoben werden.

Als Arbeitgeber können Sie selbst bestimmen, welche Dokumente und Unterlagen in die Personalakte gehören. Die folgende Liste kann Ihnen dabei behilflich sein:

• Personenbezogene Daten: Darunter fallen sämtliche Stammdaten einer Person. So z.B. Anschrift und Geburtstag, aber auch Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf, Personalbogen, Arbeitsproben, Zertifikate und Bescheinigungen zu Weiterbildungen etc.
• Verträge: Hier können Sie Arbeits- und/oder Ausbildungsverträge, Abmahnungen, Kündigungen und Vertragsänderungen festhalten.
• Steuerunterlagen: Diese beinhalten den Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger, Krankenkasse und Unterlagen zur Lohnsteuer.
• Gehalt: Hierzu gehören Gehaltsdaten, wie Gehaltsabrechnungen und andere Leistungen.
• Arbeitszeiten: Urlaubsanträge und -bewilligungen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Überstunden
• Sonstiges: Urkunden, Bescheinigungen, Kopien von Führerschein und anderen relevanten Ausweisen sowie gegebenenfalls Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter

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Die Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte

Vorteile

• Schneller Zugriff auf alle Personalakten
• Strukturierte Übersicht von Dokumenten durch ein einheitliches System
• Geringerer administrativer Aufwand und dazu gewonnene Arbeitszeit durch automatisierte Prozesse
• Minimierung des logistischen Aufwands (platzsparend)
• Kostensenkung für das Unternehmen durch eine platzschaffende Digitalisierung und weniger Druck- und Papierkosten
• Schutz sensibler Daten durch die sichere Aufbewahrung der Akten in elektronischer Form
• Datenschutz durch strenge Zugriffsrechte
• Barrierefreiheit (Texte können vergrößert oder vorgelesen werden) ist gegeben
• Sprachbarrieren (automatische Übersetzung) können überwunden werden
• Mitarbeiter können Dokument mit ihrer digitalen Signatur unterschreiben von wo auch immer sie sich befinden

Nachteile

• Je nach Anbieter oder Dienstleister hoher Kosten- und Zeitaufwand bei der Einführung der digitalen Personalakte
• Gefahr des Zugriffs auf personenbezogene Daten und Stammdaten

Die optimale Einführung der elektronischen Personalakte

Eine Umstellung von Papier zur digitalen Personalakte muss gut geplant sein.

1. Digitalisierung: Eine schrittweise Einführung beginnt damit, die bereits bestehenden Papierdokumente zu digitalisieren. Dazu können Sie die Papierakten ganz einfach scannen – und schon sind sie digitalisiert. Unterlagen, die nicht mehr gebraucht oder aufgehoben werden müssen, können Sie aussortieren, da das Einscannen dieser Akten einen unnötigen Mehraufwand bedeutet. Des Weiteren können Sie im ersten Schritt Dokumente und personenbezogene Daten in der digitalen Personalakte erstellen.
2. Verwendung: Als Nächstes folgt die Aufbewahrung, das „Abheften“, elektronischer Dokumente. Darin verwalten Sie die Daten. Sämtliche Vorgänge, die vorher in Papierform gemacht wurden, werden jetzt elektronisch bearbeitet, durchsucht, verschickt, ausgewertet und sogar elektronisch unterschrieben.
3. Archivierung: Je nach Art der Unterlagen werden Dokumente bei der Archivierung unterschiedlich lange aufbewahrt und gegebenenfalls gelöscht. Das sollten Sie jedoch immer mit der jeweiligen Abteilung absprechen.

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Originale aufbewahren oder nicht?

Nach dem Einscannen der Dokumente können die meisten Papierunterlagen risikolos vernichtet werden, aber eben nicht alle. Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben. Gibt es später einen Rechtsstreit, dienen die Originaldokumente als sogenannte Urkundsbeweise. Steht lediglich ein eingescanntes Dokument zur Verfügung, ist dies vor Gericht nur ein Augenscheinsbeweis und weniger aussagekräftig.

Tipp: Holen Sie sich juristische Verstärkung, um genauestens darüber informiert zu sein, welche Dokumente Sie nach der Digitalisierung vernichten dürfen und welche nicht. Externe Dienstleister können beratend zur Seite stehen.

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht über die Erstellung und Verwaltung der digitalen Personalakte? Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 hat der Betriebsrat das Recht, die „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“ mitzubestimmen.

Da das Verhalten und die Leistung in der Personalakte erfasst werden kann, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.

Viele Softwarelösungen ermöglichen statistische Auswertungen, was zu einer Leistungsüberwachung führen könnte. Bei einer Gefahr der Überwachung kann der Betriebsrat von seinem Mitbestimmungsrecht Gebrauch machen und ist sogar in der Pflicht einzuschreiten. Darüber hinaus kann der Betriebsrat mit darüber entscheiden, welche Daten und Unterlagen in der (digitalisierten) Personalakte gespeichert werden.

Zwar gibt es keine gerichtliche Klärung über die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Einführung der digitalen Personalakte. Dennoch ist es ratsam, ihn in die Entscheidungen mit einzubeziehen. Schließlich vertritt dieser mitunter die Rechte und Interessen der Arbeitnehmer. Eine Unterlassung kann zu einer hohen Geldstrafe für den Arbeitgeber führen.

Digitales Dokumentenmanagement und die DSGVO: Was muss ich rechtlich beachten?

Die digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten. Daher müssen Sie beim digitalen Dokumentenmanagement darauf achten, dass die Daten laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vertraulich behandelt werden.

Zudem müssen bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte festgelegt werden, um den Anforderungen eines revisionssicheren Systems gerecht zu werden.

In Bezug auf die Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO ist es die Aufgabe des Arbeitgebers, folgende Anforderungen zu beachten, bevor Sie Dokumente digitalisieren:

• Alle Dokumente – egal welcher Art (Personaldaten, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen etc.) – müssen sicher und fristgerecht aufbewahrt werden.
• Der Zugriff auf die Daten muss kontrolliert werden, indem Zugriffsrechte festgelegt werden. Nur berechtigte Personen aus den entsprechenden Abteilungen erhalten Einblick.
• Die Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Jeder Arbeitnehmer im Unternehmen hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen.
• Die Mindestaufbewahrungsfrist muss eingehalten und Dokumente anschließend dauerhaft gelöscht werden.

✔️ Digitale Personalakte Software

Mit einer HR-Komplettlösung wie Factorial können Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einführen.

Wichtig ist, dass die Software über die Funktion eines Employee-Self-Service verfügt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter Zugang zu einem eigenen Mitarbeiterportal haben. Dort können sie selbstständig Aktionen ausführen, wie zum Beispiel ihre Daten bei einer Adressänderung ändern oder wichtige Dokumente, wie ärztliche Atteste, hochladen.

Das hat viele Vorteile. Den Zuständigen der Personalabteilung wird nicht nur der administrative Aufwand erspart, sondern auch Unmengen an Zeit!

Digitale Personalakte DATEV

Factorial bietet Unternehmen eine DATEV-Integration an. DATEV ist eine deutsche Software für das computergestützte Rechnungswesen. In Verbindung mit ihrer Cloud-Lösung können kaufmännische Aufgaben und Prozesse vollständig digitalisiert und optimiert werden. Informationen und Daten können einfach, schnell und sicher mit Steuerberater*innen und Lohnbuchhaltern ausgetauscht werden.

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Häufige Fragen und Antworten

Was ist eine digitale Personalakte?

In der Personalakte befinden sich sämtliche Daten und Dokumente, die einen Arbeitnehmer betreffen und die für das Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind. Dazu gehören Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und sonstige Akten zum Mitarbeiter. Früher wurden diese für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen ausschließlich in Papierform festgehalten. Heute passiert das u.a. durch das Scannen der Papierakten in der Regel digital.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

Der Aufbau der Personalakte ist nicht gesetzlich festgelegt. Trotzdem gibt es Vorschriften, die bei der Führung einer (digitalen) Personalakte befolgt werden müssen. Beispielsweise dürfen aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht keine ärztlichen Befunde, Unterlagen oder Krankheitsgründe des Mitarbeiters in der Personalakte aufgehoben werden. Als Arbeitgeber können Sie selbst bestimmen, welche Dokumente und Unterlagen in die Personalakte gehören. Die folgende Liste kann Ihnen dabei behilflich sein.

Muss man nach dem Einscannen Originale aufbewahren oder nicht?

Nach dem Einscannen der Dokumente können die meisten Papierunterlagen risikolos vernichtet werden, aber eben nicht alle. Manche Dokumente sollten Sie vorsichtshalber auch im Original behalten – zusätzlich zur digitalen Form. Dazu gehören vor allem offizielle Verträge und Urkunden mit Unterschriften, wie Arbeitsverträge und Kündigungsschreiben. Gibt es später einen Rechtsstreit, dienen die Originaldokumente als sogenannte Urkundsbeweise. Steht lediglich ein eingescanntes Dokument zur Verfügung, ist dies vor Gericht nur ein Augenscheinsbeweis und weniger aussagekräftig.

Was muss man bei der digitalen Personalakte im Hinblick auf Datenschutz beachten?

Da die digitale Personalakte sensible personenbezogene Daten enthält, müssen Sie bei der Erfassung und Verwaltung darauf achten, dass die Daten laut der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vertraulich behandelt werden. Zudem müssen bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte festgelegt werden, um den Anforderungen eines revisionssicheren Systems gerecht zu werden.