Seit dem Hype um KI-Produkte wie ChatGPT ist Künstliche Intelligenz in aller Munde und findet zunehmend ihren Platz im Arbeitsalltag. Viele Menschen betrachten die Technologie jedoch noch mit Skepsis und befürchten sogar, dass KI ihre Jobs ersetzen könnte. Tatsächlich zeigt sich aber: Künstliche Intelligenz eignet sich vor allem dazu, Routineaufgaben zu übernehmen und Mitarbeitende zu entlasten. Im Folgenden erfahren Sie, wie und wo KI im Büro besonders effizient eingesetzt werden kann.
Das Wichtigste in Kürze
- Laut einer aktuellen PWC-Studie nutzt etwa die Hälfte der Unternehmen in Deutschland bereits generative KI, also Modelle wie ChatGPT, im Arbeitsalltag.
- Solche KI-Modelle können dabei helfen, Routineaufgaben im Büro zu automatisieren – Aufgaben, die von vielen Mitarbeitenden als lästig empfunden werden.
- Unternehmen sollten Sie jedoch beachten, dass beim Einsatz und der Nutzung von KI im Arbeitskontext bestimmte Gesetze wie die DSGVO sowie die EU-KI-Verordnung eingehalten werden müssen.
KI im Büro: Fast jedes zweite Unternehmen nutzt KI im Arbeitsalltag
Laut einer aktuellen PwC-Studie nutzen bereits knapp die Hälfte der Unternehmen in Deutschland generative Künstliche Intelligenz (KI), wie zum Beispiel ChatGPT, DeepL oder Google Gemini. Gleichzeitig zeigt die Untersuchung jedoch, dass viele Firmen noch nicht ausreichend auf den Einsatz von KI im Arbeitsalltag vorbereitet sind. Viele Betriebe überlassen die Einrichtung oder Entscheidungen über die Nutzung von KI im Unternehmenskontext dem Büroalltag der IT.
Dabei ist KI im Büro kein rein technisches, sondern ein strategisches Thema, das zukünftig maßgeblich von der Geschäftsführung in der Unternehmensstrategie verankert werden sollte. Zugleich gewinnt der Umgang mit KI im HR-Bereich zunehmend an Bedeutung und sollte daher auch aktiv in die HR-Strategie integriert werden.
Doch wie genau kann KI im Büro überhaupt einen Mehrwert bringen?
Künstliche Intelligenz nutzen: Wie kann KI im Büro helfen?
KI kann den Arbeitsalltag auf vielfältige Weise unterstützen: Zeit sparen, Routineaufgaben automatisieren, kreative Impulse geben und Prozesse effizienter gestalten. Studien zeigen immer wieder, dass insbesondere administrative Aufgaben für Mitarbeitende besonders belastend sind. Das bestätigte auch kürzlich eine Studie von SS&C Blue Prism unter Führungskräften. Die Automatisierung genau dieser Routineaufgaben kann helfen, die Belastung zu verringern.
Typische Anwendungsfälle im Büro
- KI-gestützte Filterung von Bewerber*innen im Recruiting: Beispielsweise analysiert KI Bewerbungsunterlagen automatisch und schlägt passende Kandidat*innen vor.
- Verfassen von Texten: Generative KI-Modelle wie ChatGPT oder Claude schreiben auf Basis von sogenannten Prompts Texte jeglicher Art für die Nutzer*innen. Dabei können die KI-Technologien auch Tonalität und Zielgruppe anpassen und sind somit auch für Marketingtexte ein echter Helfer.
- Brainstorming und Ideenfindung: Bestimmte KI-Tools liefern Inspiration und unterstützen aktiv beim Brainstorming.
- Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Lösungen wie HR-Software (z. B. von Factorial) erfassen automatisch die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, unterstützen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung und überwachen auch Überstunden, Urlaubstage sowie Abwesenheitsüberschneidungen. Solche Softwares sind oft auch KI-gestützt.
- Terminplanung und Kalenderorganisation: KI kann bei der Koordination und Planung von Meetings helfen und auch automatisch Einladungen versenden.
- Automatisierung von Routine-E-Mails: Tools unterstützen beim automatischen Antworten von Routineanfragen.
- Dokumentenmanagement und Ablageprozesse: Bestimmte Anwendungen erkennen Inhalte in Dokumenten, können diese automatisch klassifizieren und an der richtigen Stelle ablegen.
- Kundenservice / KI-Chatbot: KI-Chatbots können Kundenanfragen rund um die Uhr beantworten und Probleme lösen.
- Datenanalyse und Reportings: KI übernimmt die automatische Auswertung von Daten und deren visuelle Darstellung in Dashboards – beispielsweise im HR-Bereich, in Finance, Vertrieb, Marketing oder im Produktionsbereich.
- Erstellung von Zusammenfassungen oder Protokollen: Künstliche Intelligenz kann lange Texte zusammenfassen und Meeting-Protokolle automatisch erstellen.
KI im Büro: Seminar und Studie
Diese Bereiche sind nur Ausschnitte und berühren hier auch viele HR-Prozesse. KI verändert den Arbeitsplatz bereits, und ihr Einfluss wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Eine aktuelle Factorial-Studie unter 1.500 Befragten fand heraus, dass sich nur die Hälfte der Fachkräfte (in Deutschland 51,1 %) „sehr“ oder „ziemlich“ gut darauf vorbereitet zu fühlen, in stark KI-geprägten Arbeitsumgebungen zu arbeiten.
Die oben genannte PwC-Studie fand außerdem heraus, dass nur ein Drittel der Mitarbeitenden sich selbst ausreichende Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools zuschreibt.
Das ist problematisch, gerade im Hinblick auf die KI-Verordnung. Nach dieser müssen Mitarbeitende, die in Unternehmen in Hochrisikobereichen arbeiten, geschult werden. Für den Erfolg und die Sicherheit der Unternehmensdaten ist es zudem entscheidend, dass alle Mitarbeitenden über Kenntnisse und einen sicheren Umgang mit KI verfügen.
Daher sind Schulungen, aber auch Webinare, wie beispielsweise das Factorial-Webinar zum Thema Recruiting und KI, besonders wertvoll. Schauen Sie gern einmal vorbei.
KI im Büro nutzen: Welches KI-Tool eignet sich am besten für die Büroarbeit?
Insbesondere im HR-Bereich stehen gerade viele KMU vor Herausforderungen. Denn in diesen Bereichen sind häufig umfangreiche Fachkenntnisse, unterschiedliche Kompetenzen und ständig wechselnde Regelungen erforderlich. Digitale Business-Management-Lösungen unterstützen inzwischen enorm, indem sie Routineaufgaben automatisieren und darüber hinaus weitere Prozesse effizient gestalten.
Die KI-Business-Software von Factorial beispielsweise kann im Büro viele HR- und Verwaltungsaufgaben übernehmen, darunter Recruiting und Bewerbermanagement (z. B. durch KI-gestützte Filterung von Bewerbungen), automatische Schichtplanung, Engagement und Performance Reviews, Finanzmanagement sowie Analysen und Berichte.
Für weitere Büroaufgaben ergänzen andere KI-Tools die Nutzung. Hier eine Auswahl der besten KI-Tools für den Büroalltag:
- Textgenerierung und Content-Erstellung: ChatGPT, Google Gemini, Copy.ai
- Brainstorming & Ideenfindung: ChatGPT, Google Gemini, Miro AI
- Kundenservice / KI-Chatbots: Zendesk KI
- Zusammenfassungen und Protokolle: ChatGPT
- Recherche: Perplexity.ai
- Entwicklung: Ai.studio von Google u. a. zur Erstellung von KI-Prototypen mithilfe der Gemini Modelle
Eine ausführlichere Liste zu KI-Assistenten, KI-Chatbots, KI-Modellen und kostenlosen KI-Tools für das Büro finden Sie in unserem Blogartikel zum Thema.
Chancen und Herausforderungen bei der Nutzung von KI-Anwendungen im Alltag und Büro
Durch die bisherigen Beispiele wird deutlich: Künstliche Intelligenz kann im Arbeitsalltag vor allem bei Routineaufgaben und wiederkehrenden Prozessen eine wertvolle Unterstützung sein. Viele Mitarbeitende fürchten zwar, dass KI ihre Jobs ersetzen könnte – ein Blick auf die Einsatzmöglichkeiten zeigt jedoch, dass KI in erster Linie entlastet und repetitive Aufgaben übernimmt, sodass Beschäftigte mehr Zeit für kreative, strategische und wertschöpfende Tätigkeiten gewinnen.
Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Einsatz von KI an rechtliche Vorgaben gebunden ist. In Deutschland und den EU-Ländern müssen Unternehmen unter anderem die DSGVO einhalten und seit Kurzem auch die Regelungen des EU AI Acts (KI-Verordnung) berücksichtigen. Sensible personenbezogene Daten müssen besonders geschützt werden. Unternehmen sollten daher klare Richtlinien für die Nutzung von KI implementieren. Hier finden Sie weiterführende Informationen zu KI-Datenschutz und dem EU AI Act.
Ein weiterer wichtiger Punkt: KI muss nicht teuer sein. Lösungen, beispielsweise im HR-Bereich wie Factorial AI, sind bereits kostengünstig verfügbar und ermöglichen KMU, von den Vorteilen der Automatisierung und Effizienzsteigerung zu profitieren, ohne große Investitionen tätigen zu müssen.
