Für die meisten Arbeitnehmenden dürfte der tägliche Arbeitsweg eine feste Routine darstellen: vom eigenen Zuhause hin zur Arbeitsstätte, später wieder zurück – mit denselben ÖPNV-Linien, über die gleichen Radwege oder Straßen. Für Arbeitnehmende in einer Einsatzwechseltätigkeit sieht die Situation ganz anders aus. Sie haben zwar feste Arbeitgebende, aber keine feste Tätigkeitsstätte. Wir zeigen auf, was das in der Praxis bedeutet und wie sich solch eine Einsatzwechseltätigkeit steuerlich auswirkt.
Das Wichtigste in Kürze
- Von einer Einsatzwechseltätigkeit spricht man, wenn Arbeitnehmende an unterschiedlichen Einsatzorten und Arbeitsstätten eingesetzt werden.
- Für eine Einsatzwechseltätigkeit müssen mindestens zwei wechselnde Einsatzorte vorliegen. Nach oben hin gibt es keine Grenze.
- Die Kosten, die für Fahrt, Verpflegung, Unterkunft und Co. anfallen, können Arbeitnehmende steuerlich geltend machen, um ihre Steuerlast zu reduzieren.
Wann ist es eine Einsatzwechseltätigkeit?
Eine Einsatzwechseltätigkeit liegt dann vor, wenn es keine feste und damit auch keine gleichbleibende erste Tätigkeitsstätte gibt. Stattdessen arbeiten die jeweiligen Arbeitnehmenden immer an unterschiedlichen Einsatzorten, zu denen sie eigenständig fahren und da mitunter auch mehrere Tage verbringen.
Gut zu wissen: Seit dem Jahr 2008 wird vermehrt der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ verwendet. Das ergab sich aus der damaligen Neufassung der Lohnsteuer-Richtlinien, die mehrere Begriffe wie Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit zusammen bündelte. Eine Einsatzwechseltätigkeit liegt also dann vor, wenn die Arbeitsleistung nicht an der „ersten Tätigkeitsstätte“ erbracht wird.
Einsatzwechseltätigkeit: Beispiele aus dem Alltag
Typische Berufe, bei denen häufig kein fester Einsatzort vorliegt, gibt es in der Praxis genügend. Klassische Beispiele hierfür wären:
- mobile Pflegekräfte, die Patienten*innen zu Hause pflegen
- Bauarbeiter*innen, die auf unterschiedlichen Baustellen arbeiten
- Außendienstmitarbeitende, die bei den jeweiligen Kund*innen arbeiten
- Monteure und verschiedene Handwerksberufe
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Einsatzwechseltätigkeit zu bescheinigen?
Das Gesetz verpflichtet Arbeitgebende dazu tatsächlich nicht. Trotzdem können und sollten Unternehmen ihren Mitarbeitenden eine Einsatzwechseltätigkeit-Bescheinigung ausstellen. Um die steuerlichen Vorteile zu nutzen, müssen Arbeitnehmende die Einsatzwechseltätigkeit nämlich oftmals gegenüber dem Finanzamt nachweisen – hierbei dient die Bescheinigung als Nachweis.
Arbeitgebende haben durch die Ausstellung der Bescheinigung keinerlei Nachteile. Stellen sie diese dennoch nicht aus, hätten die betroffenen Mitarbeitenden aber potenziell erhebliche steuerliche Nachteile.
Unser Tipp: Nutzen Sie eine formlose Bescheinigung, diese ist auch schnell erstellt. Enthalten sein sollte in dieser:
- Angaben zu Arbeitnehmenden und Unternehmen
- Art der Tätigkeit
- die wechselnden Einsatzorte
- der Zeitraum
Das genügt den Finanzämtern bereits als Nachweis.
Wann beginnt die Arbeitszeit bei Einsatzwechseltätigkeit?
An dieser Stelle ist eine genaue Betrachtung erforderlich. Generell besagt das Arbeitszeitgesetz im § 2, dass die Arbeitszeit erst mit Erbringung der Arbeitsleistung am Einsatzort beginnt.
In der Praxis ist das aber nicht immer der Fall. Muss beispielsweise ein Monteur von seiner Wohnung aus vier Stunden zum Einsatzort fahren, ist leicht nachvollziehbar, dass das de facto als Arbeitszeit gelten sollte. So sieht es auch das Bundesarbeitsgericht. Das urteilte im Jahr 2018, dass Wege von der Wohnung hin zum Einsatzort als vergütungspflichtige Arbeitszeit gelten können.
Bei Wegen von einem zum anderen Einsatzort gelten diese pauschal immer als Arbeitszeit. Das stand auch vor dem Bundesarbeitsgericht nie zur Debatte. Fährt eine Elektrikerin also nach ihrem Auftrag bei Kunde A hin zu Kundin B, ist die Fahrtzeit eine vergütungspflichtige Arbeitszeit.
Einsatzwechseltätigkeit Steuer: Das müssen Sie wissen
Die Reisekosten, die für eine Einsatzwechseltätigkeit über acht Stunden oder mehrere Tage entstehen, sind steuerlich absetzbar. Das gilt für alle einzelnen Kostenpositionen:
- die Fahrtkosten
- die Übernachtungskosten
- die Kosten für Verpflegung (Verpflegungsmehraufwand)
1. Fahrtkosten
Wer mit dem eigenen Pkw an- und abreist, darf 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer ansetzen. Wer mit Zug, Bahn und Flugzeug anreist, kann stattdessen die tatsächlichen Ticketpreise geltend machen. 👉Mehr zur Kilometerpauschale hier.
Wichtig: Bei Nutzung eines Firmenwagens entfällt die Versteuerung von 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer. Das deshalb, weil die Fahrten dienstlich angeordnet sind. Bei einer Privatnutzung gilt weiterhin die 1-Prozent-Regelung.
2. Übernachtungskosten
Sofern Arbeitnehmende außerhalb ihrer Wohnung übernachten müssen, dürfen sie Übernachtungskosten geltend machen. Hierbei werden die tatsächlich entstandenen Kosten angesetzt – beispielsweise für ein Hotelzimmer oder eine Ferienwohnung. Alternativ können Arbeitgebende diese auch steuerfrei erstatten.
3. Wie hoch ist die Verpflegungspauschale bei der Einsatzwechseltätigkeit?
Ebenfalls interessant ist die Betrachtung des Verpflegungsmehraufwandes. Auch hier haben wir für Sie bezüglich der Vorgaben für Deutschland genau hingeschaut.
Die Pauschalen legt der § 9 vom Einkommenssteuergesetz fest. Zur Orientierung dient dabei die Zeit, die Mitarbeitende sich außerhalb einer festen Arbeitsstätte verpflegen müssen.
Die Verpflegungspauschalen gestalten sich für das Jahr 2025 wie folgt:
- 14 Euro pro Tag – bei mehr als acht Stunden Abwesenheit von der ersten Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte
- 28 Euro pro Tag – bei einer vollen Abwesenheit (24 Stunden), zum Beispiel auch mit Übernachtung
- 14 Euro pro Tag – bei mehrtägiger Abwesenheit für den An- und Abreisetag anzusetzen
Achtung: Für das Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen. Die genannten Summen beziehen sich auf eine Einsatzwechseltätigkeit innerhalb Deutschlands.
Außerdem sind die Pauschalen zu kürzen, sofern Mahlzeiten kostenfrei gestellt werden. Die Kürzungshöhe erfolgt so:
- gestelltes Frühstück: -20 % der Pauschale
- gestelltes Mittagessen: -40 %
- gestelltes Abendessen: -40 %
Damit Sie nicht die Übersicht verlieren und zugleich alle Reisekosten möglichst effizient verwalten, gibt es die in Factorial integrierte Reisekostenabrechnung-Software. Die jeweiligen Pauschalsätze sind bei uns schon vorab konfiguriert und minimieren Ihre rechtlichen Risiken bei Nutzung von Pauschalsätzen nachhaltig.
