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Firmenwagen in Ihrem Unternehmen – alle Infos auf einen Blick 

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7 Minuten Lesezeit
Firmenwagen

Ein Firmenwagen für Arbeitnehmende kann viele Vorteile bieten und einen wichtigen Benefit für Beschäftigte darstellen. In unserem Blogartikel gehen wir auf alle wichtigen Punkte ein und erklären alles Wichtige zum Thema Versteuerung. 

Key Facts 

1. Firmenwagen haben steuerliche Auswirkungen, da die private Nutzung oft versteuert werden muss.

2. Arbeitgeber kümmern sich in der Regel um die Versicherung und Wartung des Fahrzeugs.

3. Bei der Versteuerung gibt es zwei Optionen: die 1%-Regelung und die Führung eines Fahrtenbuchs

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Was ist ein Firmenwagen?

Ein Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das von einem Unternehmen für geschäftliche Zwecke an seine Mitarbeitenden oder Führungskräfte zur Verfügung gestellt wird. Dieses Auto wird in der Regel vom Arbeitgeber finanziert und gewartet. Die Nutzung eines Firmenwagens kann verschiedenen Zwecken dienen, wie beispielsweise:

1. Geschäftsreisen: Beschäftigte können den Firmenwagen für berufliche Fahrten, Kundentermine, Besprechungen und andere geschäftliche Aktivitäten nutzen. 

2. Mitarbeitervergünstigungen: Ein Firmenwagen kann auch als eine Art Zusatzleistung oder Vergütung für Mitarbeitende dienen, insbesondere in Positionen, in denen Geschäftsreisen oder Mobilität eine wichtige Rolle spielen.

3. Außendienst: In Branchen wie Vertrieb und Service können Beschäftigte Firmenwagen erhalten, um Kund*innen vor Ort zu besuchen und ihre Aufgaben effizient zu erfüllen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die steuerlichen und rechtlichen Regelungen für Firmenwagen je nach Land und Region variieren können. In einigen Fällen müssen Mitarbeitende, die Firmenwagen nutzen, einen geldwerten Vorteil versteuern. Diese Besteuerung hängt von Faktoren wie der privaten Nutzung des Fahrzeugs ab.

Firmenwagen können unterschiedliche Modelle und Typen umfassen, von Kleinwagen bis zu Luxusfahrzeugen, je nach den Unternehmensrichtlinien und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden. Die genauen Bedingungen und Regelungen für die Nutzung von Firmenwagen sollten im Arbeitsvertrag oder in der Unternehmenspolitik festgelegt sein.

Wie darf ein Dienstwagen genutzt werden? 

Die Nutzung eines Dienstwagens hängt von den Unternehmensrichtlinien und den Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen ab. Allerdings gibt es einige allgemeine Leitlinien für die Nutzung eines Dienstwagens:

  • Geschäftliche Zwecke: Der Hauptzweck eines Dienstwagens ist die Nutzung für geschäftliche Aktivitäten. Das umfasst typischerweise Fahrten zu Kunden, Geschäftstreffen, Dienstreisen und andere berufliche Verpflichtungen.
  • Firmenwagen Privatnutzung: In vielen Fällen können Sie Ihren Geschäftswagen auch privat nutzen, solange dies in vernünftigen Grenzen geschieht. Die genauen Bedingungen, unter denen der Dienstwagen privat genutzt werden kann, sollten in den Firmenrichtlinien oder Verträgen festgehalten sein.
  • Verantwortung und Pflege: Der Mitarbeiter, der den Dienstwagen nutzt, ist in der Regel für dessen Pflege und Instandhaltung verantwortlich. Dies schließt regelmäßige Wartung und die Einhaltung der Verkehrsregeln ein.
  • Kilometerabrechnung: Wenn private Fahrten erlaubt sind, wird oft eine Kilometerpauschale oder ein geldwerter Vorteil für die private Nutzung berechnet. Für den geldwerten Vorteil fallen in der Regel Steuern an.
  • Tanken und Betriebskosten: Die meisten Unternehmen stellen auch Kraftstoffkarten oder vergleichbare Regelungen zur Verfügung, um die Betriebskosten des Dienstwagens zu decken.
  • Richtlinien und Compliance: Die Nutzung des Dienstwagens sollte in Übereinstimmung mit den geltenden Unternehmensrichtlinien und den örtlichen Gesetzen erfolgen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Regeln und Bedingungen für die Nutzung von Dienstwagen von Unternehmen zu Unternehmen variieren können. Mitarbeiter sollten die firmeneigenen Richtlinien und Vereinbarungen genau kennen und einhalten, um Missverständnisse oder Probleme zu vermeiden.

Eine Mitarbeiterin nutzt einen Firmenwagen.

Geschäftswagen: Vor – und Nachteile 

Die Nutzung eines Geschäftswagens bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Hier sind einige der wichtigsten:

Vorteile von Geschäftswagen:

Berufliche Mobilität: Ein Geschäftswagen ermöglicht es Mitarbeitenden, flexibel zu reisen, Kund*innen und Geschäftspartner*innen zu besuchen und an verschiedenen Standorten zu arbeiten, ohne auf öffentliche Verkehrsmittel oder das eigene Fahrzeug angewiesen zu sein.

Komfort und Bequemlichkeit: Ein Geschäftswagen bietet Komfort und Bequemlichkeit, da er oft gut ausgestattet ist und den Mitarbeitenden eine angenehme und sichere Fahrumgebung bietet.

Kostenvorteile: In einigen Fällen können die Firmenwagen Kosten für die Nutzung eines Geschäftswagens, einschließlich Versicherung, Wartung und Kraftstoff, von der Firma übernommen werden, was für Mitarbeitende eine finanzielle Entlastung darstellen kann.

Image und Prestige: Ein hochwertiger Geschäftswagen kann das Image eines Unternehmens verbessern und einen professionellen Eindruck bei Kund*innen und Geschäftspartner*innen hinterlassen.

Nachteile von Geschäftswagen:

Steuerliche Belastung: Die private Nutzung eines Geschäftswagens kann steuerlich belastet sein, da der geldwerte Vorteil als Einkommen betrachtet wird. Dies kann zu höheren Steuerabzügen führen.

Verwaltung und Bürokratie: Die Verwaltung von Geschäftswagen, einschließlich Aufzeichnungen über dienstliche und private Fahrten, kann zeitaufwendig und bürokratisch sein.

Abhängigkeit vom Arbeitgeber: Die Nutzung eines Geschäftswagens, insbesondere wenn er als Teil der Vergütung dient, kann die Mitarbeitenden in gewissem Maße von ihrem Arbeitgeber abhängig machen und die Mobilität einschränken, wenn sich die beruflichen Umstände ändern.

Versicherung und Haftung: Mitarbeitende können für Schäden und Unfälle im Zusammenhang mit dem Geschäftswagen haftbar gemacht werden, wenn sie nicht in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien handeln.

Die Vor- und Nachteile der Nutzung eines Geschäftswagens hängen von individuellen Umständen und Unternehmensrichtlinien ab. Bevor man sich für die Annahme eines Geschäftswagens entscheidet, ist es ratsam, die spezifischen Bedingungen und Vereinbarungen sorgfältig zu prüfen und gegebenenfalls professionellen Rat einzuholen.

Wann lohnt sich ein Firmenwagen? 

Die Frage, ob sich ein Firmenwagen finanziell für Mitarbeitende lohnt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

1. Steuerliche Rahmenbedingungen:

Die steuerlichen Bestimmungen und Gesetze in Ihrem Land sind ein entscheidender Faktor. In einigen Ländern sind Firmenwagen steuerlich begünstigt, während in anderen die private Nutzung eines Firmenwagens als geldwerter Vorteil besteuert wird. In Deutschland muss der geldwerte Vorteil versteuert werden.

Bei einem gewöhnlichen Mittelklassewagen der 40.000-Euro-Kategorie und einem mittleren Weg zur Arbeit sind das schnell 600 Euro und mehr, die pro Monat das Bruttoeinkommen erhöhen und für die Lohnsteuer und je nach Einkommen Sozialabgaben fällig werden. Es ist deshalb wichtig, die steuerlichen Auswirkungen der privaten Nutzung des Firmenwagens zu verstehen und gegebenenfalls Rücksprache mit einem Steuerberater zu halten.

2. Kostenübernahme durch den Arbeitgeber:

Wenn der Arbeitgeber die Kosten für den Firmenwagen trägt, einschließlich Versicherung, Wartung und Kraftstoff, kann dies finanziell vorteilhaft sein, da der Arbeitnehmer diese Kosten nicht aus eigener Tasche bezahlen muss.

Man muss kein Geld ausgeben für die Anschaffung, keinen Leasing- oder Kreditvertrag abschließen, keine Kfz-Steuer, Versicherung, Inspektions- und Reparaturarbeiten, keinen Reifenwechsel und häufig auch nicht fürs Tanken bezahlen – dies alles wird in der Regel vom Arbeitgeber übernommen.

3. Private Fahrstrecke:

Je mehr der oder die Mitarbeitende den Firmenwagen für private Fahrten nutzt, desto mehr lohnt es sich finanziell. Wenn die private Nutzung stark eingeschränkt ist, könnten sich die finanziellen Vorteile verringern.

4. Eigenes Fahrzeug:

Wenn der oder die Mitarbeitende bereits ein eigenes Fahrzeug besitzt und die Kosten für den Firmenwagen zusätzlich anfallen, muss abgewogen werden, ob die Vorteile des Firmenwagens die zusätzlichen Kosten rechtfertigen.

5. Nutzungshäufigkeit:

Die Häufigkeit, mit der der oder die Mitarbeitende den Firmenwagen dienstlich nutzt, spielt eine Rolle. Wenn dienstliche Fahrten regelmäßig anfallen, kann sich ein Firmenwagen finanziell besser lohnen.

6. Unternehmensrichtlinien:

Die Richtlinien des Arbeitgebers in Bezug auf die Nutzung des Firmenwagens sind entscheidend. Wenn das Unternehmen großzügige Leistungen im Zusammenhang mit dem Firmenwagen anbietet, kann dies finanziell attraktiver sein.

7. Laufzeit des Firmenwagens:

Die Dauer, für die ein oder eine Mitarbeitende den Firmenwagen nutzen wird, ist ein wichtiger Faktor. In einigen Fällen kann die langfristige Nutzung eines Firmenwagens gegenüber einem kurzfristigen Mietvertrag finanziell vorteilhafter sein.

Es ist wichtig, alle finanziellen Aspekte und individuellen Umstände zu berücksichtigen und möglicherweise eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um festzustellen, ob sich ein Firmenwagen aus finanzieller Sicht lohnt. Es kann hilfreich sein, mit Ihrem Arbeitgeber oder einem Steuerberater zu sprechen, um die finanziellen Auswirkungen und die besten Optionen bzgl. Dienstwagen zu erörtern.

Firmenwagen versteuern

Wie muss man eigentlich den Firmenwagen versteuern? Die Besteuerung eines Firmenwagens kann je nach Land unterschiedlich sein. In vielen Ländern sind die beiden gebräuchlichsten Methoden zur Besteuerung eines Firmenwagens die „1-Prozent-Regelung“ und die Führung eines „Fahrtenbuchs“. 

Hier ist eine Erläuterung beider Methoden:

Firmenwagen 1-Prozent-Regel:

Bei der 1-Prozent-Regelung wird der geldwerte Vorteil der privaten Nutzung eines Firmenwagens pauschal mit 1 Prozent des Listenpreises des Fahrzeugs (inklusive Sonderausstattung und Umsatzsteuer) pro Monat besteuert. Dieser Wert wird dem Bruttoeinkommen des oder der Mitarbeitenden hinzugefügt und entsprechend versteuert. Diese Methode ist einfach anzuwenden, erfordert jedoch eine pauschale Besteuerung und berücksichtigt nicht die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs.

Fahrtenbuch:

Die Nutzung eines Fahrtenbuchs erfordert, dass der oder die Mitarbeitende ein genaues Protokoll über alle dienstlichen und privaten Fahrten führt. In diesem Protokoll müssen Datum, Kilometerstand, Start- und Zielorte sowie der Zweck der Fahrt vermerkt werden. Auf Grundlage dieses Fahrtenbuchs wird der geldwerte Vorteil für die private Nutzung des Firmenwagens ermittelt und versteuert. Diese Methode berücksichtigt die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs, ist jedoch arbeitsintensiver und erfordert eine genaue Dokumentation.

Die Wahl zwischen der 1-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der individuellen Präferenzen des oder der Mitarbeitenden und der tatsächlichen Nutzung des Firmenwagens. Hierzu kann auch ein Rechner genutzt werden. 

Geschäftswagen für Selbstständige

Selbstständige und Freiberufler, die sich für den Erwerb eines Firmenwagens entscheiden, verwenden diesen in der Regel auch für private Zwecke. In solchen Fällen müssen sie die private Nutzung des Dienstwagens steuerlich erfassen. Auch hierbei stehen die zwei Optionen zur Verfügung:

Anwendung der 1 %-Regelung: Die Wahl dieser Methode hängt von dem Anteil ab, den der Firmenwagen beruflich genutzt wird. Wenn Selbstständige das Fahrzeug häufig für geschäftliche Zwecke verwenden, kann die Anwendung der 1 %-Regelung in Betracht gezogen werden.

Führung eines Fahrtenbuchs: Auch Selbstständige haben die Möglichkeit, ein Fahrtenbuch zu führen, um den genauen Umfang der geschäftlichen Nutzung festzuhalten. 

Die Entscheidung zwischen diesen beiden Varianten hängt davon ab, wie intensiv der Firmenwagen für berufliche Anforderungen genutzt wird, was wiederum von der Art der Selbstständigkeit und der Häufigkeit der betrieblichen Fahrten abhängt.

Häufig gestellte Fragen zu Firmenwägen

Bei welchem Gehalt lohnt sich ein Firmenwagen?

Es ist wichtig, alle finanziellen Aspekte und individuellen Umstände zu berücksichtigen und möglicherweise eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um festzustellen, ob sich ein Firmenwagen aus finanzieller Sicht lohnt. Es kann hilfreich sein, mit Ihrem Arbeitgeber oder einem Steuerberater zu sprechen, um die finanziellen Auswirkungen und die besten Optionen zu erörtern

Für wen lohnt sich ein Dienstwagen nicht?

Wenn der oder die Mitarbeitende bereits ein eigenes Fahrzeug besitzt und die Kosten für den Firmenwagen zusätzlich anfallen, muss abgewogen werden, ob die Vorteile des Firmenwagens die zusätzlichen Kosten rechtfertigen.

Maria Macher ist Content Managerin bei Factorial und lebt hier ihre Liebe für die deutsche Sprache und HR-Themen aus. Bereits während ihrer Studienzeit in Wien und Barcelona sammelte sie unterschiedlichste Arbeitserfahrungen: beim Early-Stage-Startup bis hin zum multinationalen Konzern. Dabei lernte sie insbesondere, was verschiedene Unternehmenskulturen ausmacht und welche Rolle die wichtigste Ressource in Unternehmen spielt: die Menschen.

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