Eine hohe Vakanzzeit ist ein Zeichen für einen weniger optimalen Recruiting-Prozess, bringt Produktivitätsverluste mit sich und belastet bestehende Mitarbeitende durch zusätzliche Arbeit. Die Zahl sollte daher so niedrig wie möglich gehalten werden. Ein effektiver Recruiting-Prozess ist hierfür essenziell.
Was Unternehmen tun können, um ihre Vakanzzeit zu reduzieren, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze:
- Die Vakanzzeit beschreibt die Zeit zwischen dem vom Unternehmen gewünschten Besetzungstermin einer Stelle und der Abmeldung der Stelle aus der Jobbörse.
- Im Januar lag die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland bei 180 Tagen, wobei bestimmte Branchen, wie z. B. die Altenpflege, deutlich höhere Vakanzzeiten aufwiesen.
- Maßnahmen zur Reduzierung der Vakanzzeit sind unter anderem:
- Active Sourcing
- Optimierung des Recruiting-Prozesses durch Multiposting und gepflegte Karriereseiten
- Stärkung des Employer Brandings
- Einsatz von HR-Software
- Anbieten von individuellen Benefits für Bewerber*innen
Was sind Vakanzzeiten?
Vakanzzeit – Definition
Im Recruiting-Prozess gibt es verschiedene Kennzahlen, die HR-Beschäftigten Auskunft darüber geben, wie lange eine Position im Unternehmen unbesetzt bleibt. Eine dieser Kennzahlen ist die sogenannte Vakanzzeit.
Sie beschreibt den Zeitraum zwischen dem gewünschten Besetzungstermin der Stelle (wie vom Arbeitgebenden bei der Meldung angegeben) und der Abmeldung der Stelle beim Arbeitgeberservice, weil sie erfolgreich besetzt wurde. Sie misst somit, wie lange ein Unternehmen nach seinem eigenen Zeitplan mit dem Mangel an einer Arbeitskraft konfrontiert war.
Ein anderes Wort für Vakanzzeit ist auch Besetzungsdauer.
Was ist mit Vakanz gemeint?
Der Begriff Vakanz bezeichnet den Zeitraum, in dem eine Stelle nicht besetzt ist. Das Wort stammt aus dem Lateinischen (vacare) und bedeutet „leer stehen“ oder „frei sein“.
Was bedeutet „zurzeit vakant“?
„Zurzeit vakant“ bedeutet, dass eine Stelle in einem Unternehmen aktuell frei und noch nicht besetzt ist. Personen, die gerade auf dem Arbeitsmarkt auf Jobsuche sind, können sich also auf diese vakanten Arbeitsstellen bewerben.
Die Vakanzzeit ist eine zentrale Kennzahl, die von der Bundesagentur für Arbeit (BA) im Rahmen ihrer Arbeitsmarktstatistiken (z. B. der Fachkräfteengpassanalyse) erhoben wird. Im unternehmerischen Kontext wird die Vakanzzeit nahezu deckungsgleich verwendet, weshalb sie als ein wichtiger Indikator für die Dauer von Stellenbesetzungen gilt.
Durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland 2025:
Laut Bundesagentur für Arbeit lag die Vakanzzeit im Januar 2025 im Durchschnitt bei 180 Tagen.
Weitere Recruiting-Kennzahlen
Neben der Vakanzzeit gibt es im Recruiting die zentralen Kennzahlen Time-to-Hire und Time-to-Fill, deren Abgrenzung für die Prozessoptimierung des Recruitings entscheidend ist.
- Time-to-Hire:
Im Gegensatz zur Vakanzzeit, die die Dauer vom gewünschten Besetzungstermin einer Stelle bis zur tatsächlichen Besetzung misst, beschreibt die Time-to-Hire die Zeit vom ersten Kontakt mit den erfolgreichen Kandidat*innen (z. B. Eingang der Bewerbung) bis zur Vertragsunterzeichnung. Sie dient somit als direktes Maß für die Effizienz des Recruiting-Teams und die Geschwindigkeit des Auswahlprozesses. - Time-to-Fill
Mit dieser Kennzahl wird hingegen die gesamte Dauer von der Ausschreibung einer Stelle bis zu ihrer Besetzung gemessen, unabhängig davon, welche Bewerber*innen eingestellt werden. Sie zeigt also, wie lange eine Position insgesamt unbesetzt bleibt, und gibt Aufschluss darüber, wie langwierig der gesamte Recruiting-Prozess für die Stelle ist.
Vakanzzeit – Bedeutung: Warum ist die Vakanzzeit so wichtig?
Die Vakanzzeit ist ein wichtiger Indikator, sowohl für HR-Verantwortliche als auch für die Beurteilung der allgemeinen Arbeitsmarktsituation. Sie zeigt, wie lange es dauert, bis eine offene Stelle besetzt werden kann, und gibt damit Aufschluss über Engpässe auf dem Arbeitsmarkt sowie über die Verfügbarkeit qualifizierter Fachkräfte.
Je länger die Vakanzzeit ist, desto schwieriger ist es also, geeignete Bewerber*innen für eine Position zu finden.
Das ist ein Problem, weil lange Vakanzzeiten für Unternehmen wirtschaftliche und organisatorische Folgen haben können. Offene Stellen führen zu Mehrbelastung für bestehende Mitarbeitende, Produktivitätseinbußen und in manchen Fällen auch zu Umsatzverlusten.
Eine hohe Vakanzzeit kann außerdem darauf hinweisen, dass der Recruiting-Prozess im Unternehmen nicht optimal organisiert ist. Das bedeutet, dass zum Beispiel lange Entscheidungswege, ineffiziente Auswahlverfahren oder eine unzureichende Bewerberansprache dazu führen können, dass offene Stellen nur langsam besetzt werden.
Hier sind Unternehmen aktiv gefordert, ihren Recruiting-Prozess so effektiv wie möglich zu gestalten. Wie Sie dabei genau vorgehen können, um die Vakanzzeit zu reduzieren, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Wie können Unternehmen ihre Vakanzzeit reduzieren? – Tipps und Strategien
Unternehmen stehen verschiedene Strategien und Methoden zur Verfügung, um den Recruiting-Prozess zu optimieren. Diese sollten auch aktiv genutzt werden. Natürlich hängt die Strategie von Branche, Unternehmensgröße und der konkreten Stelle ab. So ist beispielsweise für eine Position im Expertenbereich eine andere Herangehensweise sinnvoll als für eine Einstiegsposition.
Auch die Branchenspezifika spielen eine große Rolle: Manche Branchen und Berufe sind nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit besonders schwer zu besetzen. So zeigen die Daten der Statistik der Bundesagentur, dass die Vakanzzeit in der Altenpflege bei 296 Tagen liegt, was deutlich höher ist als die durchschnittliche Vakanzzeit insgesamt.
Wichtige Maßnahmen als Teil zur Reduzierung der Vakanzzeit sind unter anderem
- Active Sourcing
Besonders bei Führungskräften und Spezialpositionen kann Active Sourcing helfen, gezielt qualifizierte Kandidat*innen und Berufsgruppen anzusprechen. - Optimierung der Stellenanzeige
Die Anzeige sollte so gestaltet sein, dass sie die richtigen Personen anspricht. Je nachdem, welche Zielgruppe Sie erreichen und zur Bewerbung motivieren möchten, sollte auch der Ton der Anzeige entsprechend angepasst werden.
Weitere Tipps zum Schreiben von Stellenanzeigen erhalten Sie auch auf unserem Blog. Eine HR-Software wie Factorial kann Sie zudem beim Recruiting-Prozess unterstützen. Sie hilft Ihnen dabei, die passenden Formulierungen für Stellenanzeigen zu finden und diese effizient zu verwalten. Darüber hinaus unterstützt Factorial Sie auch bei der:
- Erstellung und Pflege der Karriereseiten
Auch eine ansprechende Karriereseite ist eine wichtige Maßnahme, um die Vakanzzeit zu reduzieren. Factorial hilft Ihnen bei der Erstellung. Zusätzlich unterstützt die Software Sie im Recruiting-Prozess, u. a. beim Multiposting. Mit Multiposting können Stellen gleichzeitig auf mehreren Plattformen veröffentlicht werden, wodurch mehr geeignete Bewerber*innen erreicht werden. - Die richtigen Kanäle auswählen
Überlegen Sie zudem, welche Plattformen Ihre Zielgruppe erreicht. Für erfahrene Fachkräfte über 50 ist eine Anzeige auf TikTok möglicherweise weniger geeignet, während LinkedIn oder XING passender sind. - Angebot von Benefits
Gerade in schwer zu besetzenden Branchen oder Positionen kann es helfen, besondere Benefits anzubieten:- Homeoffice oder Remote-Arbeit
- Flexible Arbeitszeiten oder auch Gleitzeitmodelle
- Teilzeitoptionen oder Jobsharing
- Employer Branding stärken
Eine starke Arbeitgebermarke erhöht die Attraktivität des Unternehmens langfristig und kann helfen, Vakanzzeiten zu verkürzen.
Weitere Tipps zur Verbesserung Ihres Recruiting-Prozesses erhalten Sie u. a. auch in unserem Blogartikel „Effektiver Rekrutierungsprozess in wenigen Schritten“.
