Schluss mit dem gelben Schein. Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgebende verpflichtend. In diesem Artikel erhalten Sie alle wichtigen Informationen zur eAU inklusive der Neuerungen 2025, häufiger Probleme und deren Lösungen sowie praktischer Tipps für den korrekten Abruf.
Das Wichtigste in Kürze:
- Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die digitale Krankmeldung in Deutschland.
- Seit Januar 2023 sind Arbeitgebende verpflichtet, AU-Daten elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen.
- Ärzt*innen übermitteln die Daten direkt an die Krankenkasse – Arbeitnehmende müssen Arbeitgebende nur noch über die Krankheit informieren.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ist eine digitale Krankmeldung, die von Ärzt*innen direkt über die Telematikinfrastruktur an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt wird. Im Jahr 2023 wurden laut GKV-Spitzenverband bereits über 82 Millionen eAU durch Arbeitgebende abgerufen. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung löst damit seit 2023 das bisherige Verfahren der Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ab.
Das Verfahren hat zur Folge, dass Arbeitnehmende die AU nicht mehr selbst an die Krankenkasse und den Arbeitgebenden weiterleiten, sondern der Austausch über die Telematikinfrastruktur erfolgt. Ziel der eAU ist es, Unternehmen zu entlasten, die Effizienz zu steigern und eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
Gesetzliche Grundlage der eAU
Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für das eAU-Verfahren:
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§ 109 SGB IV: Krankenkassen stellen eAU-Daten zum Abruf bereit.
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§ 295 Abs. 1 SGB V: Ärzt*innen übermitteln eAU elektronisch an die Krankenkassen.
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§ 5 Abs. 1a EFZG: Wegfall der Papier-AU für gesetzlich Versicherte.
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§ 301 SGB V: Datenaustausch mit Krankenhäusern/Reha-Einrichtungen.
Die eAU wurde im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes III (2019) eingeführt, um den administrativen Aufwand zu reduzieren. Arbeitgebende können die Daten digital abrufen, Arbeitnehmende müssen die AU nicht mehr in Papierform vorlegen. Spätere Änderungen in den SGB‑IV- und SGB‑V-Gesetzen verbesserten die technische Umsetzung und standardisierten Rückmeldungen bei Unstimmigkeiten
Das eAU-Verfahren: Wie funktioniert der Prozess?
Wir erläutern nun Schritt für Schritt, wie das neue Verfahren funktioniert und was Sie alles beachten müssen. Selbstverständlich kann das neue Verfahren zu Beginn eine Herausforderung für die meisten Ärzt*innen, Arbeitgebenden und Krankenkassen darstellen, doch der GKV Spitzenverband hat ein Verfahren festgelegt, das wir Ihnen im Folgenden vorstellen werden.
Schritt 1: Arzt oder Ärztin meldet Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse
Ausgangssituation: Ärzt*innen stellen die Arbeitsunfähigkeit von Arbeitnehmenden fest. Dann übermittelt sie in einem ersten Schritt die notwendigen Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse der Arbeitnehmenden.
Dieses Verfahren ist seit Oktober 2021 für alle Vertragsärzt*innen verpflichtend. Die Übermittlung erfolgt mindestens einmal täglich gebündelt an die Krankenkassen.
Schritt 2: Arbeitnehmende informieren Arbeitgebenden
Die Arbeitnehmenden bekommen einen Ausdruck der eAU-Daten. Im Anschluss meldet diese den Arbeitgebenden die Erkrankung und das Datum des Arztbesuchs. Die AU in Papierform wird nicht mehr ausgehändigt. Stattdessen wendet sich Arbeitgebende an die Krankenkasse und rufen die Daten elektronisch ab.
Schritt 3: Arbeitgebende rufen Daten bei der Krankenkasse ab
Nachdem Vorgesetzte von den erkrankten Beschäftigten über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurden, müssen sie die Daten bei der zuständigen Krankenkasse abrufen.
Wichtig:
Der Abruf sollte frühestens am Folgetag des Arztbesuchs erfolgen, da Arztpraxen die eAU in der Regel nur einmal täglich an die Krankenkassen übermitteln. Der Abruf erfolgt entweder über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über das kostenlose SV-Meldeportal.
Häufige Fehler beim eAU-Abruf und wie Sie sie vermeiden
- Die eAU sollte laut AOK frühestens am Folgetag des Arztbesuchs abgerufen werden, weil Praxen die Daten gebündelt übermitteln.
- Das von den Vorgesetzten eingegebene Datum muss exakt dem der Krankenkasse entsprechen.
- Name muss genau wie bei der Krankenkasse hinterlegt eingegeben werden, ohne Titel, Zusätze oder Sonderzeichen.
- Ohne korrekte Versicherungsnummer kann die eAU nicht abgerufen werden.
- Krankenkassen senden bei bestimmten Rückmeldegründen (z. B. 4, 7, 9) proaktiv Folgeinformationen, wenn später Daten eingehen.
Die Vorerkrankungsfrage: Wann und wie Arbeitgebende sie stellen
Arbeitgebende können bei der Krankenkasse anfragen, ob in den letzten 12 Monaten bereits Arbeitsunfähigkeit wegen derselben Erkrankung bestand – relevant für die Berechnung der Entgeltfortzahlung nach dem 6-Wochen-Zeitraum. Die Anfrage (Abgabegrund 41) erfolgt über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Die Krankenkasse antwortet daraufhin mit dem Abgabegrund 61 und übermittelt die relevanten Vorerkrankungszeiten.
Wichtig: Eine Anfrage ist nur zulässig, wenn Arbeitgebende die Vorerkrankungen zur Prüfung des Entgeltfortzahlungsanspruchs (der nach sechs Wochen endet) benötigt und die aktuelle sowie alle Vorerkrankungszeiten der letzten 12 Monate zusammen mindestens 30 Kalendertage umfassen.
Was ist neu in 2025?
Die Digitalisierung der AU wird auch im Jahr 2025 durch neue gesetzliche Anpassungen weiterentwickelt. Ziel ist eine effizientere und transparentere Abwicklung des Datenaustausches zwischen Arbeitgebenden, Krankenkassen und Ärzt*innen. Die wichtigsten Neuerungen umfassen:
Erweiterte Rückmeldungen auf AU-Abfragen: Arbeitgebende erhalten detailliertere Informationen, darunter:
- Stationäre Reha- und Vorsorgemaßnahmen (Rückmeldegrund 5)
- Teilstationäre Krankenhausaufenthalte ohne genaue Zeitangaben (Rückmeldegrund 6)
- Prüfstatus bei fehlerhaften AU-Bescheinigungen (Rückmeldegrund 7)
- Arbeitsunfähigkeitszeiten aus dem Ausland oder von Privatärzt*innen (Rückmeldegrund 8)
- Kassenwechsel mit automatischer Weiterleitung der Daten (Rückmeldegrund 9)
Verbesserte Schnittstellen und Automatisierung:
- Bei bestimmten Zwischennachrichten (Rückmeldegründe 4 [AU liegt noch nicht vor], 7 [AU in Prüfung] oder 9 [unklare Datenlage]) übermitteln Krankenkassen proaktiv aktualisierte Daten innerhalb von 14 bzw. 28 Kalendertagen – ohne erneute Anfrage der Arbeitgebenden
- Die Übermittlung von anrechenbaren und nicht anrechenbaren Zeiten erfolgt direkt im Datenaustausch
- Bereitgestellte eAU-Daten werden 42 Tage auf dem GKV-Kommunikationsserver zwischengespeichert. Arbeitgebende müssen sie innerhalb dieser Frist abrufen – empfohlen wird mindestens einmal pro Woche.
Strukturierte Darstellung der Zeiträume: Die dem Arbeitgebenden zur Verfügung gestellten Daten werden klarer aufgeschlüsselt in den Feldern:
- Nachweis_seit (Beginn der Arbeitsunfähigkeit)
- Voraussichtlich_Nachweis_bis (prognostiziertes Ende)
- Tatsaechlich_Nachweis_bis (tatsächliches Ende)
Aktive Übermittlung des Entlassungsdatums bei Krankenhausaufenthalten: Bisher musste das tatsächliche Entlassungsdatum separat angefragt werden – seit 2025 erfolgt die Übermittlung automatisch, sofern eine eAU-Abfrage vorliegt.
Telefonische Krankschreibung: Das gilt seit Dezember 2023 dauerhaft
Seit dem 7. Dezember 2023 ist die telefonische Krankschreibung dauerhaft möglich – nicht nur bei Erkältungskrankheiten. Voraussetzungen: Die Patient*innen sind der Praxis bekannt, die Erkrankung lässt eine Ferndiagnose zu, und die Arbeitsunfähigkeit beträgt maximal 5 Kalendertage (bei Erstbescheinigung). Auch Kinderkrankschreibungen sind per Telefon oder Video möglich.
Die telefonische AU wird ebenso elektronisch als eAU an die Krankenkasse übermittelt. Arbeitgebende rufen sie wie gewohnt ab.
Was ändert sich für Beschäftigte?
Für Beschäftigte gilt weiterhin, dass sie ihre Krankmeldung zu festgelegten beziehungsweise gesetzlich festgeschriebenen Zeitpunkten von den Ärzt*innen ausstellen lassen müssen. Außerdem müssen sie, wie gewohnt, die Arbeitgebenden darüber informieren. Dabei gilt weiterhin die Regel, dass Arbeitnehmende ihre Vorgesetzten unverzüglich über eine Krankheit informieren müssen.
Ist es Mitarbeitenden aufgrund ihres Gesundheitszustandes nicht möglich, einen Arzt oder eine Ärztin aufzusuchen, können sie sich ebenfalls rückwirkend krankschreiben lassen. Hierbei gilt es allerdings einige weitere Regelungen zu beachten.
Was ändert sich für Arbeitgebende?
Arbeitgebende benötigen nach wie vor:
- ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm
- eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe
- oder systemuntertütztes Zeiterfassungssystem wie beispielsweise von Factorial
Erfahren Sie in diesem Video, wie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit Factorial und DATEV einfach übermittelt werden kann! ⬇️
Für wen gilt die elektronische Krankmeldung nicht?
Achtung: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung deckt nicht alle Arbeitsverhältnisse und Versicherungsstatus ab.
Das Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nicht für:
- Privat krankenversicherte Arbeitnehmer*innen
Personen, die privat krankenversichert sind, können sich nicht mit der eAU krankmelden.
- Fälle im In- oder Ausland
Die eAU gilt nicht, wenn die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine Arztpraxis erfolgt, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt. Ärztliche Feststellungen von Privatärzt*innen sowie von Ärzt*innen im Ausland werden nicht elektronisch übermittelt. Seit 2025 können Krankenkassen in diesen Fällen den Rückmeldegrund „Anderer Nachweis liegt vor“ (Rückmeldegrund 8) senden – allerdings nur, wenn bereits ein Papiernachweis bei der Krankenkasse eingegangen ist. Arbeitgebende erhalten dabei keine Angaben zu den Zeiträumen. Beschäftigte, die im Ausland erkranken, müssen gemäß § 5 Abs. 2 EFZG (Entgeltfortzahlungsgesetz) unverzüglich sowohl Arbeitgebende als auch Krankenkasse informieren und die Papier-AU selbst einreichen.
- Minijobs in Privathaushalten
Auch Minijobber*innen in Privathaushalten können die eAU nicht nutzen.
Wichtig: Bei geringfügig Beschäftigten muss eine eAU-Anfrage direkt bei der Krankenkasse angefragt werden, da die Minijob-Zentrale dafür nicht zuständig ist. Dafür müssen Arbeitgebende jedoch wissen, bei welcher Krankenkasse der oder die Minijobber*in versichert ist. Er sollte diese daher erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Neu ab 2025: Integration von Reha- und Vorsorgemaßnahmen
Ab dem 1. Januar 2025 werden auch Zeiten stationärer Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen in das eAU-Verfahren aufgenommen und den Arbeitgeber*innen elektronisch mitgeteilt.
eAU in der HR-Praxis: Was bedeutet die Umstellung?
Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein wichtiger Schritt zur Entlastung der HR-Abteilungen durch die Abschaffung des Papierflusses und die Reduzierung von Verwaltungsaufwand.
Vorteile der Digitalisierung
Die eAU steigert die Prozesseffizienz und minimiert Fehlerquellen. Moderne HR-Systeme unterstützen diesen Wandel: Mit Factorial wird die eAU direkt über DATEV abgerufen und automatisch im System gespeichert. Personalverantwortliche erhalten Benachrichtigungen zu Statusänderungen und können Krankenstände effizient auswerten.
Wichtige Herausforderungen und Ausnahmen
Für einen störungsfreien Prozess sind diese Punkte zu beachten:
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Technische Störungen: Laut einer KBV-Umfrage berichten Praxen von zeitweisen Übertragungsproblemen.
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Lösung: Bei Störungen erhalten Patienten ein Ersatzdokument zur manuellen Einreichung bei der Krankenkasse.
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Doppelte Prozesse: Für PKV-Versicherte, Minijobber*innen in Privathaushalten und Auslandsfälle gilt weiterhin das Papierverfahren. Unternehmen mit gemischter Belegschaft müssen zwei Systeme parallel betreiben.
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Informationslücken: Die Meldepflicht der Arbeitnehmenden, die Vorgesetzten unverzüglich (auch bei Folgebescheinigungen) zu informieren, bleibt bestehen.
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Empfehlung: Schriftliche Mitarbeiterinformation über die Meldepflichten ist essenziell.
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Wie bekommen Arbeitgebende die elektronische AU?
Arbeitgebende rufen die eAU aktiv bei der zuständigen Krankenkasse ab – über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das kostenlose SV-Meldeportal. Die Daten werden nicht automatisch zugestellt, sondern müssen nach Mitteilung der Arbeitnehmenden angefordert werden.
Wird die Krankmeldung automatisch an die Arbeitgebenden übermittelt?
Nein, die eAU wird nicht automatisch an Arbeitgebende gesendet. Arbeitnehmende müssen den Arbeitgebenden weiterhin über die Krankheit informieren. Erst dann können diese die Daten bei der Krankenkasse abrufen. Lediglich bei bestimmten Folgemeldungen erfolgt ab 2025 eine proaktive Aktualisierung.
Wie funktioniert das mit der elektronischen Krankschreibung?
Ärzt*innen stellen die Arbeitsunfähigkeit fest und übermitteln die Daten elektronisch an die Krankenkasse. Arbeitnehmende erhalten einen Ausdruck zur Information und melden sich bei den Arbeitgebenden krank. Die Vorgesetzten rufen dann die eAU bei der Krankenkasse ab – frühestens am Folgetag des Arztbesuchs.
Wie rufen Arbeitgebende die elektronische Krankmeldung ab?
Der Abruf erfolgt über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm (z.B. DATEV) oder die kostenlose Ausfüllhilfe SV-Meldeportal. Benötigt werden:
- Name der Mitarbeitenden
- Krankenversicherungsnummer
- Datum des AU-Beginns.
Die Krankenkasse übermittelt dann den Datensatz innerhalb weniger Minuten.
Was tun, wenn die eAU nicht abrufbar ist?
Bei negativer Rückmeldung prüft die Krankenkasse automatisch 14 Tage lang, ob Daten eingehen. Häufige Ursachen: zu früher Abruf (mind. 1 Tag warten), falsches Datum oder Schreibfehler beim Namen. Liegt nach 14 Tagen keine eAU vor, können Vorgesetzte einen Papiernachweis von den Beschäftigten verlangen.
Gilt die eAU auch für Minijobber*innen?
Ja, für gewerbliche Minijobber*innen gilt die eAU. Arbeitgebende müssen die zuständige Krankenkasse bei den Mitarbeitenden erfragen und im System hinterlegen – die Minijob-Zentrale ist nicht zuständig. Nur für Minijobber*innen in Privathaushalten gilt weiterhin das Papierverfahren.
