Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nahezu alle Bereiche unseres Lebens erreicht. Ein Unternehmensbereich, in dem sich die Digitalisierung im Ländervergleich besonders bemerkbar macht, ist das Personalmanagement. Durch den Einzug innovativer Technologien wurden Personalabteilungen weltweit verändert und optimiert.
Doch in welchem Land ist die Digitalisierung am weitesten fortgeschritten? Und wo besteht noch Aufholbedarf in der Automatisierung von Prozessen? In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Digitalisierung in HR Abteilungen im internationalen Vergleich und untersuchen, wie verschiedene Länder diese Veränderung angehen.
Sie interessieren sich für Digitalisierung im Ländervergleich und andere aktuelle HR Herausforderungen? Im Rahmen unseres globalen HR Reports haben wir 2.900 Unternehmen in 10 verschiedenen Ländern u. a. zum Stand der Digitalisierung in ihren HR Abteilungen befragt – mit überraschenden Ergebnissen.
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Key Facts
- Die Digitalisierung hat eine Reihe von Veränderungsprozessen zur Folge, angefangen bei der Optimierung von Geschäftsabläufen bis zur Verschmelzung von realer und virtueller Welt.
- Im HR Bereich umfasst die Digitalisierung in erster Linie den Einsatz von Kommunikations- und Informationstechnologien, welche ursprünglich analoge Abläufe automatisieren.
- Im weltweiten Vergleich liegen China, Saudi-Arabien und Brasilien bei der Digitalisierung an der Spitze.
- Hinsichtlich des Digitalisierungsgrades verzeichnen deutsche Unternehmen derzeit einen verhältnismäßig hohen Nachholbedarf.
Was ist Digitalisierung?
Der Begriff Digitalisierung hat laut Gabler Wirtschaftslexikon mehrere Bedeutungen. Zum einen wird darunter „die digitale Umwandlung (…) bzw. Durchführung von Information und Kommunikation oder die digitale Modifikation von Instrumenten, Geräten und Fahrzeugen“ verstanden. Andererseits kann Digitalisierung auch für die digitale Revolution oder die digitale Wende stehen.
Mit der Digitalisierung sind zahlreiche Umbrüche verbunden, die von der Vereinfachung der Arbeitsabläufe in Organisationen bis zur Zusammenführung von Realität und virtueller Welt reichen. Auf diesem Wege sind ganze Branchen verschwunden, neue Geschäftsmodelle entstanden und Unternehmen haben verschiedenste Anpassungsprozesse durchlaufen.
Das Fortschreiten der Digitalisierung wird außerdem immer wieder von moralischen Konflikten begleitet – etwa von ethischen Fragen beim Umgang mit und Sammeln von Daten in Unternehmen.
Digitalisierung im Personalbereich
Digitalisierung betrifft nahezu alle Unternehmensbereiche und -prozesse. In diesem Artikel möchten wir jedoch speziell auf die Automatisierung von HR Prozessen eingehen und Ihnen zeigen, wie Digitalisierung im Ländervergleich in diesem Bereich abschneidet.
Im Personalbereich beinhaltet die Digitalisierung besonders die Nutzung von Kommunikations- und Informationstechnologien, die zur Automatisierung zuvor analoger Prozesse führen. Solche Technologien, die mit HR-Digitaliserung einhergehen, senken den Verwaltungsaufwand, sparen Zeit und die mühselige händische Pflege von Excel Listen oder gar Zettelwirtschaft.
Und das fängt bei einfachen Dingen wie der Zeiterfassung von Mitarbeitenden an. Laut unseres globalen HR Reports verbringen Unternehmen weltweit im Schnitt 15,4 Stunden mit der Bearbeitung von Stundenzetteln. Mithilfe von digitalen Tools können solche Tätigkeiten vollständig automatisiert und optimiert werden.
Welches Land ist am weitesten in der Digitalisierung?
Laut dem Digitalisierungsgrad der EU-Länder gemäß dem Index für die digitale Wirtschaft und Gesellschaft (DESI) war Finnland im Jahr 2022 Spitzenreiter in der Digitalisierung, gefolgt von Dänemark und den Niederlanden.
Der Desi Index wird jedes Jahr von der Europäischen Kommission publiziert und bewertet die Fortschritte der Mitgliedstaaten in fünf Schlüsselbereichen:
- Konnektivität
- Digitale Kompetenzen
- Internetnutzung von Privatpersonen
- Integration digitaler Technologien in Unternehmen
- Digitale öffentliche Dienste
Deutschland lag im Desi Ranking 2022 im europäischen Vergleich der digitalen Wirtschaft und Gesellschaft im Mittelfeld auf Platz 13.
Digitalisierung weltweit
Der Report des European Center for Digital Competitiveness zeigt: Weltweit sind China, Saudi-Arabien und Brasilien führend im Digitalisierungsfortschritt. Dies spiegelt sich auch im globalen HR Report von Factorial wider: Demnach nutzen bereits 55% der brasilianischen Unternehmen Daten für alle oder einen Teil der Geschäftsentscheidungen, was von einer vergleichsweise hohen digitalen Reife zeugt.
Mit dem Digitalen Reifegrad wird der Stand der digitalen Transformation in einem Unternehmen angegeben. Diese Information ist für Unternehmen von Bedeutung, da sie Aufschluss darüber gibt, in welchen Punkten sie bereits gut positioniert sind. Außerdem zeigt der Reifegrad auf, wo weiterhin Handlungsbedarf für Digitalisierungsinitiativen besteht.
Gemessen werden kann digitale Reife zum Beispiel mithilfe des DRP Reifegrad Modells des Fraunhofer Instituts. Die Beantwortung verschiedener Fragen zu den Bereichen Team, Führung, Umfeld, Fundamente und Agilität ergibt eine Punktzahl, nach der sich Unternehmen verschiedenen Stufen der digitalen Reife zuordnen lassen.
Die vier Stufen des digitalen Reifegrades reichen von Digital Defender über Digital Starter und Digital Practitioner bis zur höchsten Stufe des Digital Leaders.
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Digitalisierung Entwicklung
Die Digitalisierung schreitet weltweit täglich weiter voran. Unternehmen setzen verstärkt auf künstliche Intelligenz und Big Data, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch die Weiterentwicklung von KI, maschinellem Lernen und Datenanalyseverfahren wird es zukünftig möglich sein, HR Prozesse weiter zu optimieren und Personalentscheidungen auf datengestützten Erkenntnissen zu basieren.
Der Einsatz von HR Analysetools wird in den nächsten Jahren weiter ausgebaut werden, um Tendenzen und Trends in Personaldaten zu identifizieren und die Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden vorausschauend zu stärken.
Zudem wird die Digitalisierung es den HR Fachkräften ermöglichen, eine stärker strategisch ausgerichtete Rolle in den Unternehmen zu übernehmen. Mit der Automatisierung von Verwaltungsaufgaben können HR Expert*innen taktischen Bereichen wie Talentmanagement und Personalentwicklung mehr Zeit widmen.
Corona-Pandemie und Digitalisierung
Die Pandemie hat Unternehmen weltweit vor die Herausforderung gestellt, in kürzester Zeit Prozesse zu digitalisieren und umzustellen. Während in vielen Organisationen virtuelle Meetings oder digitale Zusammenarbeit vor der Corona-Zeit noch Fremdwörter waren, wurde in den meisten Ländern ein wahrer “Digitalisierungsschub” ausgelöst.
So gaben in einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom in 2021 9 von 10 Unternehmen an, dass durch die Pandemie die Digitalisierung im Betrieb an Bedeutung zugenommen hat. Dies zeigte sich nicht zuletzt in der Nutzung von digitalen Dokumenten und elektronischen Signaturen, remote Recruiting und Onboarding und der Arbeit im Home Office.
Wie digitalisiert sind deutsche Unternehmen?
Bezogen auf den Digitalisierungsgrad haben deutsche Unternehmen einen vergleichsweise hohen Nachholbedarf. Der globale HR Report von Factorial zeigt: Nur 17% der deutschen Unternehmen bezeichnen sich als digital gesteuert.
Außerdem hat Deutschland nach wie vor mit administrativen Aufgaben im Personalbereich zu kämpfen. So liegen deutsche HR Abteilungen im Ländervergleich weit über dem wöchentlichen Durchschnitt der aufgewandten Arbeitszeit für Aufgaben wie Stundenzettel Bearbeitung, die längst automatisiert werden könnten.
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Warum ist die Digitalisierung gerade in Deutschland so wichtig?
Deutschland lag laut Statista auch 2022 auf Platz vier der Länder mit der größten Wirtschaftsstärke nach Bruttoinlandsprodukt hinter den USA, China und Japan. Diese Position kann nur gehalten und verteidigt werden, wenn das Land mit dem Wandel der Zeit mitgeht und besonders bei der Digitalisierung im Ländervergleich aufholt.
Insbesondere in der öffentlichen Verwaltung besteht in Deutschland noch erheblicher Nachholbedarf beim Thema Digitalisierung. Welche Barrieren gegenüber einer digitaleren Verwaltung bestehen, zeigte sich nicht zuletzt während der Corona-Pandemie: Technische Mittel waren knapp, die behördenübergreifende Abstimmung gestaltete sich schwierig und die föderale Zusammenarbeit war in vielen Bereichen unzureichend.
— Öffentlicher Dienst Memes (@oedmemes) October 18, 2022
Welches Bundesland ist am besten digitalisiert?
Eine Studie von eco – Verband der Internetwirtschaft e.V. hat 2019 die digitalpolitische Positionierung der Bundesländer auf Landesebene untersucht. Dazu wurden die Strategien und Programme aller Bundesländer zum Thema Digitalisierung analysiert und bewertet.
Das Ergebnis des digitalen Länderkompass: Hessen liegt bei der Digitalisierung in Deutschland auf Platz 1, gefolgt von Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen. Am schlechtesten schneiden Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern und Schlusslicht Thüringen ab.
Digitalisierung in HR Abteilungen
Zur Digitalisierung im Ländervergleich in Personalabteilungen hat der globale HR Report von Factorial gezeigt, dass Deutschland einen niedrigeren Digitalisierungsgrad in Personalabteilungen aufweist als andere befragte Länder. Zwar sammelt ein Großteil der Unternehmen Daten in HR Prozessen, diese werden allerdings oft nur für standardisierte Berichte genutzt.
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Welche HR Prozesse werden durch die Digitalisierung vereinfacht?
Im Allgemeinen führen digitalisierte Prozesse im HR Bereich zu weniger Fehlern, mehr Effizienz und Transparenz. Wenn Routineaufgaben automatisiert ablaufen, haben Personaler*innen mehr Zeit, strategisch zu arbeiten und die Zufriedenheit von Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen in den Fokus zu stellen.
Wir haben eine Liste mit Beispielen für Sie zusammengestellt, welche Prozesse in Personalabteilungen automatisiert werden können:
1. Lohn- & Gehaltsabrechnung
Mit einer automatisierten und digitalen Abrechnung werden Fehler vermieden und alle wichtigen Dokumente sind zentral an einem Ort abrufbar.
2. Zeiterfassung & Schichtmanagement
Arbeitszeiten und Pausen lassen sich dank der Digitalisierung mit entsprechender Software leicht tracken und Schichten von Teams effizienter planen.
3. Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung
Gleiches gilt für Abwesenheiten wie Urlaub: Mithilfe von digitalen Tools können Mitarbeitende selbst ihren Urlaub verwalten und Abwesenheiten sind für das ganze Team sichtbar.
4. Dokumentenmanagement
Mit einer digitalen Personalakte können Unternehmen sich von der Zettelwirtschaft verabschieden. Ein weiteres Plus von digitalem Dokumentenmanagement: Die elektronische Signatur.
5. Recruiting
Der gesamte Kontaktzyklus von Bewerber*innen mit dem Unternehmen kann durch die Digitalisierung unterstützt werden: Von der Online Stellenanzeige auf verschiedenen Plattformen bis zu digitalen Bewerbungsformularen, Vorselektion von Bewerbungen, digitaler Dokumentenverwaltung und automatisierten Berichten.
6. Spesenmanagement
Das zeitaufwendige manuelle Erfassen und Kontrollieren von Spesen und anderen Ausgaben ist durch digitale Tools schneller und leichter geworden.
7. Schulungsmanagement
Mit E-Learning-Plattformen und virtuellen Schulungen können Unternehmen ihren Teams leichteren Zugang zu Weiterbildung bieten.
Wichtig: Um die Digitalisierung für HR Prozesse effizient nutzen zu können, empfiehlt es sich für jedes Unternehmen zu analysieren, an welcher Stelle im Personalprozess durch den Einsatz entsprechender Software der größte Arbeitsaufwand entfallen kann.
Fazit
Der Digitalisierungsprozess hat weltweit Personalabteilungen grundlegend verändert und effizienter gemacht. Unternehmen setzen auf innovative Technologien, um HR Prozesse zu optimieren sowie ihre Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Ein Blick in die Zukunft der digitalen Personalarbeit ist aussichtsreich. Die Weiterentwicklung von KI, maschinellem Lernen und Data Analytics wird dazu beitragen, Personalprozesse noch effektiver zu gestalten.
Um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden, werden Unternehmen sich weiterentwickeln und auf entsprechende Technologien umsteigen müssen. Dabei sollten sie diese Transformation vorausschauend gestalten und die Personalabteilung als entscheidenden Erfolgsfaktor für das Unternehmen verstehen.
