Schluss mit dem gelben Schein. Ab dem 1. Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zur Pflicht. Wir versorgen Sie in unserem Artikel mit allen wichtigen Informationen und bereiten Sie optimal auf die Änderung vor.
- Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
- Was ändert sich 2023?
- Für wen gilt die elektronische Krankmeldung nicht?
- Das eAU-Verfahren: Wie funktioniert der neue Prozess?
- Was müssen Arbeitgeber beachten?
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Die sogenannte eAU ist eine AU-Bescheinigung, die per Datensatz an die Krankenkasse übermittelt wird. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) löst damit das bisherige Verfahren der Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ab.
Das neue Verfahren hat zur Folge, dass Arbeitnehmer*innen die AU künftig nicht mehr selbst an die Krankenkasse und den Arbeitgeber weiterleiten müssen, sondern der Austausch der Daten digital über die Telematikinfrastruktur stattfindet. Das elektronische Verfahren soll Unternehmen entlasten. Außerdem soll die elektronische AU-Bescheinigung eine lückenlose Dokumentation krankheitsbedingter Fehlzeiten ermöglichen sowie Bürokratie und Kosten senken.
Sie fragen sich: Muss das Verfahren der Elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung 2022 auch schon angewandt werden?
Antwort: Eigentlich sollte der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon ab dem 1. Juli 2022 verpflichtend werden, doch Corona und Probleme in der Testphase haben die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verschoben. Die Einführung der elektronischen Krankmeldung wird deshalb nun erst ab dem 1. Januar 2023 für Arbeitgeber zur Pflicht.
Was ändert sich 2023?
Die Digitalisierung der AU erfolgt in zwei Schritten:
- Bereits seit Oktober 2021 werden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von Arztpraxen, Zahnärzten und Krankenhäusern elektronisch an die Krankenkassen verschickt. Beschäftigte müssen sich also nicht darum kümmern, dass die Krankenkassen die Krankmeldung erhalten, da die Daten von der behandelnden Ärztin oder dem Arzt an die zuständige Krankenkasse verschickt werden.
- Ab Januar 2023 sollen nun auch Arbeitgeber die eAU Daten auf digitalem Weg erhalten und elektronisch abrufen können. Die neue Regelung verpflichtet Arbeitgeber nun, bisherige Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Erkrankte bekommen demzufolge von den Ärztinnen und Ärzten nur noch den Krankenschein für ihre persönliche Ablage.
Was ändert sich für Beschäftigte?
Für Beschäftigte gilt weiterhin, dass sie ihre Krankmeldung zu festgelegten beziehungsweise gesetzlich festgeschriebenen Zeitpunkten vom Arzt ausstellen lassen müssen. Außerdem müssen sie, wie gewohnt, den Arbeitgeber darüber informieren. Dabei gilt weiterhin die Regel, dass Arbeitnehmer*innen ihren Vorgesetzten unverzüglich über eine Krankheit informieren müssen.
Was ändert sich für Arbeitgeber?
Für Arbeitgeber stehen nun einige Änderungen an und es gibt einige Dinge, die vorausgesetzt werden für die Einführung.
Arbeitgeber benötigen nun:
- ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm
- eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe
- oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem.
Durch die Digitalisierung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung müssen Arbeitgeber ihren bisherigen Prozess prüfen und gegebenenfalls anpassen.
Wir haben Ihnen im Folgenden die wichtigsten Fragen für Arbeitgeber zusammengefasst.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Arbeitgeber Fragen
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Werden auch Daten zu Vorerkrankungszeiten zurückgemeldet?
Szenario: Ein Mitarbeitender ist wiederholt krank und lässt sich krankschreiben.
Frage: Welche Vorerkrankungen können auf die Entgeltfortzahlung angerechnet werden?
Dazu müssen Sie eine Anfrage bei der Krankenkasse stellen. Neu ab 2023 ist, dass nun ergänzend zu den angefragten Vorerkrankungszeiten auch alle für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit (AU) relevanten Vorerkrankungszeiten von der Krankenkasse zurückgemeldet werden.
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Was muss bei der Entgeltfortzahlungsdauer beachtet werden?
Die Krankenkasse meldet die für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer bei der aktuellen Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungen und der maßgebenden 12-Monats-Frist an den Arbeitgeber. Diese Rückmeldung erfolgt ebenfalls im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL). Die Zeiten erhalten eine Kennzeichnung, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind.
Die Rückmeldung durch die Krankenkasse erfolgt mit dem Abgabegrund 61. Wenn Sie die Dauer der Entgeltfortzahlung ermitteln möchten, müssen Sie alle AU-Zeiten der letzten 12 Monate beachten. Was Sie bei der Berechnung der Dauer der Entgeltfortzahlung beachten müssen, können Sie hier nachlesen: Weitere Informationen
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Werden anrechenbare und nicht anrechenbare Zeiten in der Übermittlung der Krankenkasse gekennzeichnet?
Die Zeiten erhalten eine Kennzeichnung, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind. Dadurch erhalten Sie als Arbeitgeber die notwendigen Informationen zur Ermittlung der Dauer der Entgeltfortzahlung für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden.
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Muss bei jeder AU eine Anfrage an die jeweilige Krankenkasse gestellt werden oder werden die Daten automatisch zur Verfügung gestellt?
Sie müssen für jeden krank gemeldeten Mitarbeitenden eine individuelle Anfrage stellen. Es ist nicht möglich, für alle Mitarbeiter Ihres Betriebes eine pauschale Anfrage an die Krankenkasse zu schicken. Außerdem muss bei jeder AU-Bescheinigung der konkrete aktuelle Zeitraum separat abgefragt werden.
Für wen gilt die elektronische Krankmeldung nicht?
Achtung: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung deckt nicht alle Arbeitsverhältnisse und Versicherungsstatus ab.
Das neue Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt nicht für:
- Zeiten von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen
Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise aufgrund von Burnout eine Rehabilitationsmaßnahme in Anspruch nimmt, gilt das neue Verfahren hierfür nicht.
- Privat krankenversicherte Arbeitnehmer*innen
Personen, die privat krankenversichert sind, können sich nicht mit der eAU krankmelden.
- Fälle im In- oder Ausland
Die eAU gilt nicht, wenn die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch eine Arztpraxis erfolgt, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt. Ärztliche Feststellungen und Behandlungen von Privatärzten und Ärztinnen aus dem Ausland werden ebenfalls nicht elektronisch erfasst.
- Minijobs in Privathaushalten
Auch Minijobber in Privathaushalten können die eAU nicht nutzen.
Wichtig: Bei geringfügig Beschäftigten muss eine eAU-Anfrage direkt bei der Krankenkasse angefragt werden, da die Minijob-Zentrale dafür nicht zuständig ist. Dafür muss der Arbeitgeber jedoch wissen, bei welcher Krankenkasse der Minijobber versichert ist. Er sollte diese daher erfragen und im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegen.
Das eAU-Verfahren: Wie funktioniert der neue Prozess?
Wir erläutern nun Schritt für Schritt, wie das neue Verfahren funktioniert und was Sie alles beachten müssen. Selbstverständlich stellt das neue Verfahren zu Beginn eine Herausforderung für die meisten Ärzte, Arbeitgeber und Krankenkassen dar, doch der GKV Spitzenverband hat ein Verfahren festgelegt, das wir Ihnen im Folgenden vorstellen werden.
Schritt 1: Arzt/Ärztin meldet Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse
Ausgangssituation: Der Arzt oder die Ärztin stellt die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin fest. Dann übermittelt er in einem ersten Schritt die notwendigen Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse des Arbeitnehmers / der Arbeitnehmerin.
Dieses Verfahren gilt seit dem 1. Januar 2022 bereits für alle Vertragsärzte und -ärztinnen, die technisch dazu in der Lage sind.
Bis zum Ende der eAU-Pilotphase für Arbeitgeber am 31. Dezember 2022 müssen Ärzte und Ärztinnen neben der digitalen Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkassen weiterhin die Papierbescheinigung ausstellen, damit der Patient oder die Patientin diese an den Arbeitgeber weiterleiten kann.
Schritt 2: Arbeitnehmer*in informiert Arbeitgeber
Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer bekommt einen Ausdruck der eAU-Daten. Im Anschluss meldet der Arbeitnehmende dem Arbeitgeber die Erkrankung und das Datum des Arztbesuchs. Die AU in Papierform wird nicht mehr ausgehändigt. Stattdessen wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse und ruft die Daten elektronisch ab.
Schritt 3: Arbeitgeber ruft Daten bei der Krankenkasse ab
Nachdem der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin über die Arbeitsunfähigkeit informiert wurde, muss er die Daten bei der zuständigen Krankenkasse individuell abrufen.
Folgende Informationen erhält der Arbeitgeber:
- Name des/der Beschäftigten,
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.
Was müssen Arbeitgeber beachten?
Als Arbeitgeber sollten Sie sich rechtzeitig auf das neue Verfahren vorbereiten und sich mit den notwendigen Änderungen beschäftigen. Sie sollten außerdem prüfen, ob ihre Technik und die eigenen Prozesse funktionieren und sich mit Ihrem betrieblichen Gesundheitsmanagement auseinandersetzen. Führen Sie außerdem regelmäßige körperliche und psychische Gefährdungsbeurteilungen durch, sodass potenziellen Krankheiten vorgebeugt werden kann.
Viele Unternehmen sind sich aktuell noch unsicher, wie die Umsetzung in der Praxis erfolgen soll. Hinzu kommen Herausforderungen bei der Erhebung der eAUs durch Ärzte und der Verarbeitung der Datensätze bei den gesetzlichen Krankenkassen.
Wichtig! Kommunizieren Sie anstehende Änderungen auch rechtzeitig an Ihre Mitarbeitenden! So können Sie Unsicherheiten und Nachfragen vorbeugen. Tun Sie dies beispielsweise anhand von Erklärvideos, E-Mails oder Info-Veranstaltungen.
Nutzen Sie die digitale Personalakte von Factorial, um den Überblick über jeden Ihrer Mitarbeitenden zu erhalten. 
