Was besagt das Arbeitsrecht zur Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt? Früher war die Zeiterfassung in festen Intervallen wie 15 Minuten üblich, heute ist sie seltener. Der Grund: Rundungen stehen im Widerspruch zu europaweiten gesetzlichen Vorgaben und widersprechen dem Arbeitszeitgesetz. Dieses fordert eine minutengenaue Arbeitszeiterfassung. Obwohl es lange Diskussionen gab, ist seit etwa fünf Jahren EU-weit klar: Zeiterfassung ist Pflicht – nur über die konkrete Umsetzung besteht noch Uneinigkeit. Was es mit Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt in Deutschland auf sich hat, warum sie zu einer effektiven Zeitwirtschaft gehört und ob sie überhaupt noch zulässig ist, klären wir in diesem Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit Urteilen von EuGH (2019) und BAG (2022) besteht eine rechtlich verbindliche Pflicht zur exakten Erfassung der Arbeitszeit – Abweichungen durch Rundungen im 15-Minuten-Takt sind unzulässig.
- Eine Zeiterfassung in Viertelstunden steht im Widerspruch zu den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes und benachteiligt Beschäftigte bei der Vergütung geleisteter Arbeit.
- Veraltete Systeme mit Rundungen können arbeitsrechtliche Konsequenzen wie Bußgelder oder Streitigkeiten nach sich ziehen – digitale Lösungen schaffen hier rechtssichere Abhilfe
- Arbeitsrecht: Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt: Was bedeutet das?
- Arbeitsrecht: Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt: Warum ist das unzulässig?
- Exakte Arbeitszeiterfassung: Warum wird das gefordert?
- Branchen mit Arbeitszeiterfassung im 15-Minuten-Takt
- Umsetzung minutengenauer Arbeitszeiterfassung
- Fazit
Arbeitsrecht: Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt: Was bedeutet das?
Teilweise messen Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Belegschaft immer noch mit einer 15-Minuten-Taktung oder mit Rundung von Arbeitszeiten. Das vereinfacht die Arbeitszeiterfassung erheblich. Diese Methode rundet Arbeitsbeginn und -ende auf die nächste oder vorherige Viertelstunde ab beziehungsweise auf.
Wegen technischer Einschränkungen älterer Zeiterfassungssysteme wurde diese Methode oft genutzt. Denn die alten Methoden waren nicht in der Lage, die Arbeitszeiten minutengenau zu erfassen. Vor allem in Branchen mit Schichtarbeit oder bei Systemen, die manuell laufen, reduziert die 15-Minuten Taktung den administrativen Aufwand.
Allerdings gewährleistet diese Methode keinen genauen Überblick über die tatsächlich geleisteten Stunden. Durch Auf- oder Abrunden können Ungenauigkeiten entstehen, die letztlich zu einer ungenauen Vergütung führen. Das widerspricht dem Arbeitsrecht. Neueste digitale Lösungen ermöglichen dagegen eine exakte Zeiterfassung ohne zusätzlichen Aufwand. Dadurch ist die 15-Minuten-Taktung eigentlich überflüssig geworden.
Arbeitsrecht: Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt: Warum ist das unzulässig?
Seit dem Richterspruch des Bundesarbeitsgericht (BAG) von 2022 müssen Arbeitgebende in der Bundesrepublik Deutschland die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten minutengenau erfassen. Die Grundlage dafür bildet ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019. In diesem sogenannten Stechuhr-Urteil fordert das Gericht ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung – zum Schutz von Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmenden. Systeme mit 15-Minuten-Takt sind daher nicht mehr zulässig, weil Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit minutengenau dokumentiert werden müssen.
Ein aktueller Fall vor dem Verwaltungsgericht Hamburg vom August 2024 bestätigt diese Vorgabe: Ein Unternehmen, das auf Vertrauensarbeitszeit setzte, wurde zur vollständigen Zeiterfassung verpflichtet. Das Gericht verwies in seinem Urteil auf § 3 Abs. 2 Nr 1 des ArbSchG. Arbeitgebende müssen laut Arbeitsschutzgesetz bereits jetzt die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden korrekt und vollständig erfassen.
Trotzdem nutzen einige Betriebe weiterhin veraltete Rundungsverfahren. Das birgt rechtliche Risiken und kann zum Beispiel Bußgelder oder arbeitsrechtliche Streitigkeiten zur Folge haben. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom April 2023 hat die Anforderungen konkretisiert: elektronische Zeiterfassung, Aufbewahrungs- und Übergangsfristen sowie mögliche Sanktionen bei Verstößen.
Auch ohne final verabschiedetes Gesetz besteht in der Praxis eine klare Pflicht zur minutengenauen Zeiterfassung. Unternehmen sollten daher rechtzeitig auf rechtskonforme, digitale Systeme umstellen, um mögliche Konsequenzen zu vermeiden.
Exakte Arbeitszeiterfassung: Warum wird das gefordert?
Eine minutengenaue Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich erforderlich und dient vor allem dem Schutz der Arbeitnehmerrechte. Laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) besteht für alle Mitarbeitenden ein Anspruch auf Vergütung für die Arbeit, die sie tatsächlich geleistet haben. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales betont zudem, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit exakt dokumentiert werden müssen, um gesetzliche Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten sicherzustellen. Die Regelung einer Erfassung im Rahmen eines 15-Minuten-Takts gilt daher als unzulässig, wenn sie zulasten der Beschäftigten geht.
Die präzise Erfassung der Arbeitszeit verhindert unbezahlte Überstunden, sorgt für faire Vergütung aller Mitarbeitenden und liefert Rechtssicherheit bei arbeitsrechtlichen Konflikten. Sie hilft auch dabei, Pausenregelungen korrekt umzusetzen. Neben den Arbeitnehmenden, die dadurch einen Schutz genießen, profitieren auch Arbeitgebende: Die genaue Dokumentation bietet die Möglichkeit der Optimierung von Arbeitsprozessen, ohne Beschäftigte zu überwachen. Das schafft Vertrauen. Außerdem lassen sich damit ineffiziente Abläufe erkennen und verbessern. Insgesamt schafft die minutengenaue Arbeitszeiterfassung mehr Transparenz, Fairness und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis.
Branchen mit Arbeitszeiterfassung im 15-Minuten-Takt
Die Taktung ist vor allem in Branchen ein Thema, die klar strukturierte tägliche Arbeitszeiten haben. Dazu gehören vor allem produzierende Arbeitgebende, die in regelmäßige Schichten arbeiten und dadurch ihre Planung erleichterten. Im Handel sorgte die 15-Minuten-Taktung für eine schnelle Abrechnung der Arbeitszeiten vieler Mitarbeitender. Im Dienstleistungssektor reduzierte diese Methode den Verwaltungsaufwand, vor allem bei Teilzeit- oder Aushilfskräften.
Umsetzung minutengenauer Arbeitszeiterfassung
Wie die gesetzliche Regelung umgesetzt wird, bleibt den Arbeitgebenden überlassen. Ein Referentenentwurf zur gesetzlichen Konkretisierung liegt vor, ist jedoch noch nicht beschlossen.
In einigen Betrieben wird allerdings immer noch im 15-Minuten-Takt erfasst. Diese Methode benachteiligt Beschäftigte, da nur volle Viertelstunden gewertet werden. Beispiel: Loggt sich ein Mitarbeitender um 09:03 ein, beginnt die Zeiterfassung seiner täglichen Arbeitszeit erst um 9:15 Uhr. Eine Abmeldung um 18:59 Uhr zählt nur bis 1:45 Uhr. In beiden Fällen geht den Arbeitnehmenden anrechenbare Arbeitszeit verloren, ohne dafür einen Ausgleich zu erhalten. Übers Jahr kann das durchaus eine Rolle spielen und sich zu relevanten finanziellen Nachteilen summieren.
Tipp
Daher empfiehlt sich die minutengenaue Erfassung der Arbeitszeit, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. Personalleitungen können aus verschiedenen Lösungen wählen. Elektronische Zeiterfassungssysteme sind präzise und zuverlässig. Sie ermöglichen eine einfache Auswertung sowie automatische Datenübertragung in Lohnsysteme. HR-Software bietet darüber hinaus Funktionen wie Bewerbermanagement und Mitarbeiterbefragungen.
Flexiblere Alternativen sind mobile Apps oder browserbasierte Lösungen, wie die von Factorial, die ortsunabhängig funktionieren. Sie sind besonders für Unternehmen mit Außendienst oder Homeoffice geeignet, da keine separate Software benötigt wird. Arbeitgebende sollten die passende Lösung entsprechend ihrer Unternehmensstruktur auswählen.
Nutzen Sie die intuitive Erfassung der Arbeitszeit von Factorial, um auf der (rechts)sicheren Seite zu sein – egal von wo: auf dem Desktop oder mit der mobilen App.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung im 15-Minuten-Takt ist nicht mehr zulässig, da sie gegen geltende arbeitsrechtliche Vorgaben verstößt. Seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH)und des Bundesarbeitsgericht (BAG) ist eine minutengenaue Zeiterfassung Pflicht, um Transparenz, faire Vergütung und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitregelungen zu gewährleisten. Veraltete Rundungsverfahren benachteiligen Beschäftigte und bergen rechtliche Risiken. Dennoch werden sie von einigen Arbeitgebenden immer noch angewendet. Unternehmen sollten auf moderne, digitale Lösungen umsteigen, die eine präzise Arbeitszeiterfassung gewährleisten und Prozesse effizient unterstützen. Nur so lassen sich gesetzliche Anforderungen erfüllen, rechtliche Konsequenzen vermeiden und das Vertrauen der Mitarbeitenden durch transparente und faire Arbeitszeitdokumentation stärken.
