So funktioniert die Zeiterfassung im Außendienst

Gerade für Arbeitnehmer, die im Außendienst oder Minijobber (Kurzfristige Beschäftigung) tätig sind, wie Techniker, Handwerker oder Berater, ist die Erfassung der Arbeitszeit zum Schutz vor Überstunden oder dem Überschreiten der Höchstarbeitszeit wichtig.

Die Gründe dafür sind unterschiedlich und auch die Art der Arbeitszeiterfassung variiert. Gehört der Weg zur Arbeit auch zur Arbeitszeit? Wie können Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitszeit verlässlich und regelmäßig eintragen? Und hat der Betriebsrat Recht auf Mitbestimmung im Hinblick auf die Zeiterfassungssysteme im Unternehmen? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Artikel.

• Müssen Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitszeit erfassen?
• Ist der Weg zur Arbeit auch Arbeitszeit?
• Wie können Mitarbeiter im Außendienst Ihre Arbeitszeit am besten erfassen?
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Müssen Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitszeit erfassen?

Auch im Außendienst muss die Arbeitszeit per Gesetz wie bei jedem anderen Arbeitszeitmodell erfasst bzw. überwacht werden. So schreibt es das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vor und so bestätigt es auch ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EUGH). Die Arbeitszeiterfassung ist fester Bestandteil im Außendienst, da sie zum einen für die Erstellung der Rechnung an den Kunden und zum anderen für den Nachweis über die erbrachte Leistung des Vertrieblers benötigt wird. Je nach Branche oder Dienstleistung kann die Regelung der Zeiterfassung und das Zeiterfassungssystem unterschiedlich sein.

Dass die Zeiterfassung der Mitarbeiter im Arbeitszeitmodell Außendienst so wichtig ist, hat folgende Gründe:

Abrechnung

Wenn keine Pauschale vereinbart wurde, sondern nach Arbeitsaufwand abgerechnet wird, ist es per Gesetz (Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Urteil des EUGH) Pflicht, dass die Arbeitszeit erfasst wird. So kann das Unternehmen die Rechnung an den Kunden stellen.

Interne Rechnungsprüfung

Wie viel Zeit für bestimmte Tätigkeiten aufgewendet wird, ist wichtig für das Rechnungswesen. Arbeitet der Vertriebler im Außendienst auf Basis eines festgelegten Stundensatzes, wird dieser mit dem Verdienst gegengerechnet. Der Verdienst wiederum erfolgt durch die Fakturierung nach Zeit oder einer festgelegten Pauschale. Damit die Einsätze im Außendienst besser kalkuliert werden können, ist die richtige Zeiterfassung der Mitarbeiter mit einem zuverlässigen Zeiterfassungssystem entscheidend.

Das Unternehmen muss auf Basis der Arbeitszeiterfassung den Personaleinsatz planen, um strategisch sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Außerdem muss darauf geachtet werden, ob sich der Auftrag bei bestimmten Kunden überhaupt rentiert.

Bezahlung

Der Mitarbeiter hat die Höchstarbeitszeit erreicht und macht Überstunden, die vergütet werden sollen? Auch bei der Bezahlung des Arbeitnehmers kann die richtige Zeiterfassung eine Rolle spielen. Schließlich handelt es sich bei Projekten im Außendienst auch um die geleistete Arbeitszeit des Mitarbeiters. Somit ist die Zeiterfassung relevant und sollte per Gesetz (Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Urteil des EUGH) eingehalten werden.

Die genauen Arbeitsstunden werden im Profil des Mitarbeiters erfasst. Ein intelligentes Zeiterfassungssystem, das die Aufzeichnung der Stunden übernimmt, kann hierbei hilfreich sein. Übrigens: Laut dem Gesetz § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung von solchen Systemen ein Recht auf Mitbestimmung. Als Arbeitgeber ist es also Ihre Pflicht, sich mit dem Betriebsrat zu diesem Thema auszutauschen.

Ist der Weg zur Arbeit auch Arbeitszeit?

Generell gilt: ja, die Fahrt zum Kunden gehört zur Arbeitszeit. Auch das geht aus einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EUGH) hervor. Für Arbeitnehmer bedeutet das, dass sie die Strecke zwischen ihrem Wohnort und dem Standort des ersten und letzten Kunden eines Tages geltend machen können.

Arbeitszeit definiert sich nach einer Richtlinie der EU als die Zeit, die ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht (unter Einhaltung der Höchstgrenzen, also der Höchstarbeitszeit), eine Tätigkeit gemäß seiner Pflicht ausübt oder wahrnimmt.

Wie können Mitarbeiter im Außendienst Ihre Arbeitszeit am besten erfassen?

Zu den Berufsgruppen, die häufig oder ausschließlich im Außendienst oder auch auf Basis von Gleitzeit tätig sind, gehören Handwerker, Grafiker, Manager, Online Marketer, Techniker, Berater, Mitarbeiter in Werbeagenturen, Verkäufer und einige mehr. Zum Außendienst gehört jedoch auch jede Dienstreise. In der Regel hat jeder Mitarbeiter, der im Außendienst oder auf Geschäftsreise ist, ein vom Arbeitgeber gestelltes Handy oder Tablet dabei und kann die Arbeitszeit manuell oder ganz einfach mobil erfassen.

Manuelle Zeiterfassung im Stundenzettel

Der Vertriebler kann wie andere Arbeitnehmer auch seine Arbeitszeit ganz klassisch selbst eintragen. Dafür hat er einen Stundenzettel, auf dem er entweder die Start- und Endzeit oder die reine Anzahl der Arbeitsstunden einträgt. Darüber hinaus trägt er gegebenenfalls zusätzliche Daten ein.

1. Die Art der Leistung: Je nach Branche und Unternehmen kann der Arbeitnehmer eintragen, welche Art der Dienstleistung geleistet wurde. Dazu zählen je nach Regelung beispielsweise Wochenendarbeit, Normalarbeitszeit oder Nachtarbeit. Diese zusätzliche Information kann für den Stundensatz relevant sein, da für die Arbeit am Wochenende oder in der Nacht ein höherer Stundenlohn anfällt.
2. Die Art der Verrechnung: Der Mitarbeiter kann angeben, ob die Art der Kosten als Kulanz oder Garantie (o.ä.) verrechnet wird.
3. Weitere Informationen: Zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung kann der Mitarbeiter noch weitere Zusatzdaten angeben.

Vorteile der manuellen Arbeitszeiterfassung

• Kostenersparnis: Die manuelle Eintragung der Arbeitszeit ist kostenlos, allerdings nur auf den ersten Blick (siehe „Nachteile der manuellen Arbeitszeiterfassung“).

Nachteile der manuellen Arbeitszeiterfassung

• Zeitaufwand und Kosten: Der Mitarbeiter investiert Zeit in die konkrete Regelung der Arbeitszeiterfassung im Außendienst (manuelle Eingabe, Übertragung der Daten, Erstellen der Stundenzettel und Excel-Sheets).
• Höhere Anfälligkeit für Fehler: Durch die manuelle Arbeitszeiterfassung in Excel passieren häufiger Fehler, u.a. Tippfehler.
• Anfällig für Verluste: Da die Vertriebler sehr viel unterwegs sind und ihre Unterlagen von einem Ort zum nächsten mitführen müssen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, den Stundenzettel samt aller Aufzeichnungen zu verlieren.
• Fehlende Transparenz: Die korrekte Eingabe der Arbeitsstunden wird nicht überwacht und kann neben Fehlern auch bewusst falsch eingetragene Zeiten oder sogar falsche Stunden und Überstunden beinhalten, die nie geleistet wurden.

Mobile Zeiterfassung per App

Im digitalen Zeitalter ist eine mobile Zeiterfassung mit einer HR Software per App am Smartphone oder Tablet durchaus die modernere Variante. Per App kann der Mitarbeiter im Außendienst den Beginn und das Ende seiner Tätigkeit erfassen. Durch eine Start-Stopp-Automatik erfolgt die Aufzeichnung der Stunden automatisch – ein System, das durchaus gut funktionieren kann.

Vorteile der mobilen Arbeitszeiterfassung

Da Vertriebler in der Regel ein Mobiltelefon oder ein Tablet dabei haben, gestaltet sich das System der mobilen Arbeitszeiterfassung im Außendienst als sehr praktisch. Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung liegen also auf der Hand:

• Zeitersparnis: Der Mitarbeiter spart Zeit, die er wiederum in seine eigentliche Tätigkeit stecken kann. Da die Stunden direkt auf seinem Stundenkonto erfasst werden, muss er diese nicht selbst eintragen und die Personalabteilung muss nicht darauf warten.
• Bessere Zahlungsfähigkeit: Durch kürzere (oder gar keine) Wartezeiten, können Rechnungen schneller erstellt werden, was gegebenenfalls zu einer verbesserten Zahlungsfähigkeit führt.
• Genauigkeit: Durch die Start-Stopp-Automatik per App erhält der Arbeitgeber genauere Werte. Das wiederum führt dazu, dass Projekte bereits während der Durchführung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden können.
• Transparenz: Die genaue Erfassung der Arbeitszeit und weiteren Daten ermöglicht eine höhere Transparenz intern, aber auch gegenüber dem Kunden.
• Geringere Anfälligkeit für Fehler: Da Beginn und Ende der Arbeitszeit automatisch erfasst werden, können Fehler bei der manuellen Eingabe später vermieden werden.

Nachteile der mobilen Arbeitszeiterfassung

• Kosten: Die Einführung einer mobilen Zeiterfassung kostet das Unternehmen in der Regel Geld.
• Kontrolle statt Vertrauen: Wenn Sie zuvor basierend auf Vertrauensarbeitszeit gearbeitet haben, können sich Mitarbeiter unter Umständen überwacht fühlen.
• Technische Abhängigkeit: Mitarbeiter sind abhängig von der Batterie der mobilen Geräte. Ist der Akku leer, können die Zeiten auch nicht erfasst werden.

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