So funktioniert die Zeiterfassung im Außendienst

Gerade für Außendienstler, wie Techniker, Handwerker oder Berater, ist die Erfassung der Arbeitszeit wichtig. Die Gründe dafür sind unterschiedlich und auch die Art der Arbeitszeiterfassung variiert. Gehört der Arbeitsweg auch zur Arbeitszeit? Und wie können Mitarbeiter im Außendienst ihre Arbeitszeit verlässlich und regelmäßig eintragen? Diese und weitere Fragen klären wir in diesem Artikel.

Müssen Außendienstmitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen?

Auch im Außendienst muss die Arbeitszeit erfasst werden. Das geht aus einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs hervor. Die Arbeitszeiterfassung ist fester Bestandteil im Außendienst, da sie zum einen für die Rechnungsstellung an den Kunden und zum anderen für das interne Controlling und den Leistungsnachweis für die Außendienstmitarbeiter benötigt wird. Je nach Branche oder Dienstleistung kann die Art der Zeiterfassung unterschiedlich sein.

Dass die Arbeitszeiterfassung im Außendienst so wichtig ist, hat folgende Gründe:

Abrechnung

Wenn keine Pauschale, sondern nach Arbeitsaufwand berechnet wird, muss unbedingt die Arbeitszeit erfasst werden. So kann das Unternehmen die Rechnung an den Kunden stellen.

Internes Controlling

Wie viel Zeit für bestimmte Tätigkeiten aufgewendet wird, ist wichtig fürs Controlling und die Rechnungsstellung. Arbeitet der Außendienstler auf Stundensatzbasis, wird das mit dem Umsatz gegengerechnet. Der Umsatz wiederum erfolgt durch die Rechnungsstellung nach Zeit oder einer Pauschale. Damit das Controlling die Einsätze im Außendienst besser kalkulieren kann, ist die richtige Zeiterfassung der Mitarbeiter entscheidend.

Das Unternehmen muss auf Basis der Arbeitszeiterfassung den Personaleinsatz planen, um strategisch sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Außerdem muss hier darauf geachtet werden, ob sich der Auftrag bei bestimmten Kunden überhaupt rentiert.

Bezahlung

Auch bei der Bezahlung des Mitarbeiters kann die richtige Zeiterfassung eine Rolle spielen. Schließlich handelt es sich bei außendienstlichen Projekten auch um die geleistete Arbeitszeit des Mitarbeiters. Somit ist die Zeiterfassung für die HR-Abteilung und für den Außendienstler relevant. Die Gesamtarbeitszeit wird im Tagesbericht des Mitarbeiters erfasst.

Ist der Weg zur Arbeit auch Arbeitszeit?

Generell gilt: ja, die Fahrt zum Kunden gehört zur Arbeitszeit. Auch das geht aus einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs hervor. Für Arbeitnehmer bedeutet das, dass sie die Strecke zwischen ihrem Wohnort und dem Standort des ersten und letzten Kunden eines Tages geltend machen können.

Arbeitszeit definiert sich nach einer Richtlinie der EU als die Zeit, die ein Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung steht (unter Einhaltung der Höchstgrenzen), eine Tätigkeit ausübt oder wahrnimmt.

Arbeitszeiterfassung

Wie können Mitarbeiter im Außendienst Ihre Arbeitszeit am besten erfassen?

Zu den Berufsgruppen, die häufig oder ausschließlich im Außendienst tätig sind, gehören Handwerker, Grafiker, Manager, Online Marketer, Techniker, Berater, Mitarbeiter in Werbeagenturen, Verkäufer und einige mehr. Zum Außendienst gehört jedoch auch jede Dienstreise. In der Regel hat jeder Mitarbeiter, der im Außendienst oder auf Geschäftsreise ist, ein Handy oder einen Laptop dabei und kann die Arbeitszeit manuell oder ganz einfach mobil erfassen.

Manuelle Zeiterfassung im Stundenzettel

Der Außendienstmitarbeiter kann seine Arbeitszeit ganz klassisch selbst eintragen. Dafür hat er einen Stundenzettel, auf dem er entweder die Start-und Endzeit oder die reine Stundenzahl einträgt. Darüber hinaus trägt er gegebenenfalls zusätzliche Daten ein.

  1. Die Art der Leistung: Je nach Branche und Unternehmen kann der Mitarbeiter eintragen, welche Art der Dienstleistung geleistet wurde. Dazu zählen beispielsweise Wochenendarbeit, Normalarbeitszeit oder Nachtarbeit. Diese zusätzliche Information kann für den Stundensatz relevant sein, da für Wochenend- und Nachtarbeitszeit ein höhere Stundenlohn anfällt.
  2. Die Art der Verrechnung: Der Mitarbeiter kann angeben, ob die Art der Kosten als Kulanz oder Garantie (o.ä.) verrechnet wird.
  3. Weitere Informationen: Zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung kann der Mitarbeiter noch weitere Zusatzdaten angeben.

Vorteile der manuellen Arbeitszeiterfassung

  • Kostenersparnis: Die manuelle Eintragung der Arbeitszeit ist kostenlos, allerdings nur auf den ersten Blick (siehe “Nachteile der manuellen Arbeitszeiterfassung).

Nachteile der manuellen Arbeitszeiterfassung

  • Zeitaufwand und Kosten: Der Mitarbeiter investiert Zeit in die Arbeitszeiterfassung im Außendienst (manuelle Eingabe, Übertragung der Daten, Erstellen der Stundenzettel und Excel-Sheets)
  • Höhere Fehleranfälligkeit durch Tippfehler: Durch das manuelle Abtippen der Stundenzettel in beispielsweise eine Excel-Tabelle passieren häufiger Fehler.
  • Anfällig für Verluste: Da die Außendienstmitarbeiter sehr viel unterwegs sind und Ihre Unterlagen von einem Ort zum nächsten mitführen müssen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, den Stundenzettel zu verlieren.
  • Intransparenz: Die korrekte Zeiteingabe wird nicht überwacht und kann neben Fehlern auch bewusst falsch eingetragene Zeiten beinhalten.

Mobile Zeiterfassung per App

Im digitalen Zeitalter ist eine mobile Zeiterfassung per App am Handy, Tablet oder Laptop durchaus die modernere Variante. Per App kann der Mitarbeiter im Außendienst den Beginn und das Ende seiner Tätigkeit erfassen. Durch eine Start-Stopp-Automatik wird die Zeit automatisch in seinem Tagesbericht erfasst.

Vorteile der mobilen Arbeitszeiterfassung

Da Außendienstler in der Regel ein ein Handy oder einen Laptop dabei haben, gestaltet sich die mobile Arbeitszeiterfassung im Außendienst als sehr praktisch. Die Vorteile der mobilen Zeiterfassung liegen also auf der Hand:

  • Zeitersparnis: Der Mitarbeiter spart Zeit, die er wiederum in seine eigentliche Tätigkeit stecken kann. Da die Stunden direkt auf seinem Tagesbericht erfasst werden, muss er diese nicht selbst abtippen und die Personalabteilung muss nicht darauf warten.
  • Bessere Liquidität: Durch kürzere (oder gar keine) Wartezeiten, können Rechnungen schneller erstellt werden, was gegebenenfalls zu einer besseren Liquidität führt.
  • Genauigkeit: Durch die Start-Stopp-Automatik per App erhält das interne Controlling und HR genauere Zahlen. Das wiederum führt dazu, dass Projekte bereits während der Durchführung überprüft und gegebenenfalls angepasst werden können.
  • Transparenz: Die genaue Erfassung der Arbeitszeit und weiteren Daten ermöglicht eine höhere Transparenz intern, aber auch gegenüber dem Kunden.
  • Fehlervermeidung: Da Beginn und Ende der Arbeitszeit automatisch erfasst werden, können Fehler beim Abtippen später vermieden werden.

Nachteile der mobilen Arbeitszeiterfassung

  • Kosten: Die Einführung einer mobilen Zeiterfassung kostet das Unternehmen in der Regel Geld
  • Kontrollgefühl statt Vertrauen: Durch die automatische Zeiterfassung können sich Mitarbeiter unter Umständen überwacht fühlen.
  • Batteriestand: Mitarbeiter sind abhängig vom Batteriestand der mobilen Geräte. Ist der Handyakku leer, können die Zeiten auch nicht erfasst werden.

Verfasst von Lisa Mandelartz

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