Ein Arztbesuch während der Arbeitszeit ist ein häufiger Anlass für Unsicherheiten in Unternehmen. Grundsätzlich sollten Termine privat wahrgenommen werden. Doch bei medizinischer Notwendigkeit oder unflexiblen Sprechzeiten gelten Ausnahmen. Entscheidend ist, wann Beschäftigte einen Anspruch auf bezahlte Freistellung haben und welche Nachweispflichten bestehen. Dieser Artikel klärt die Rechtslage zur Lohnfortzahlung und den Pflichten beider Seiten.
Wichtige Fakten
- Ein Arztbesuch während der Arbeitszeit ist zulässig und anspruchsbegründend für eine Lohnfortzahlung, wenn er medizinisch notwendig ist und der Termin nicht außerhalb der Arbeitsstunden gelegt werden konnte.
- Laut einer Studie der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) aus dem Jahr 2025 warteten gesetzlich Versicherte in Deutschland durchschnittlich 24 Tage auf einen Facharzttermin, was die Terminfindung außerhalb der Arbeitszeit erschwert.
- Fehlzeiten aufgrund von Arztbesuchen verursachen laut dem Gesundheitsreport 2025 der Techniker Krankenkasse einen signifikanten Anteil der jährlichen Ausfallstunden in deutschen Betrieben.
- Unternehmen können durch klare Richtlinien und den Einsatz digitaler Abwesenheitsmanagement-Tools den administrativen Aufwand für die Dokumentation und Genehmigung solcher Termine um bis zu 40 % reduzieren.
Welche gesetzlichen Grundlagen regeln den Arztbesuch während der Arbeitszeit?
Grundsätzlich gilt: Arztbesuche sollten Mitarbeitende außerhalb der Arbeitszeit in ihrer Freizeit wahrnehmen.
Beschäftigte sind durch ihren Arbeitsvertrag zur Erbringung der Arbeitsleistung verpflichtet. Ein Verlassen des Arbeitsplatzes ist daher nur unter bestimmten Voraussetzungen gestattet.
Gesetzliche Regelung – § 616 BGB Arztbesuch während der Arbeitszeit
Beschäftigte sind per Arbeitsvertrag und per Arbeitsrecht grundsätzlich zur Erbringung ihrer Arbeitsleistung verpflichtet, können also ihren Arbeitsplatz nicht einfach wegen Freizeitaktivitäten verlassen. Allerdings kann es unter Umständen notwendig oder sogar zwingend erforderlich sein, dass Mitarbeitende während der Arbeitszeit einen Arzt bzw. eine Ärztin aufsuchen müssen.
In solchen Fällen greift § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Hier heißt es:
„Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.“
Das bedeutet, dass Beschäftigte in den Fällen, in denen der Zeitpunkt des Arzttermins außerhalb ihrer Kontrolle liegt, das Recht haben, diesen während der Arbeitszeit wahrzunehmen und darüber hinaus Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Arztbesuch durch Arbeitgebende haben.
Anspruch auf Arztbesuch
Was können das für Situationen sein?
In folgenden Fällen dürfen Angestellte ihren Arbeitsplatz zur Wahrnehmung eines Arzttermins verlassen:
- Wenn Beschäftigte während der Arbeitszeit akut erkranken, beispielsweise durch plötzlich auftretende Schmerzen oder eine Verletzung, ist ein Arztbesuch selbstverständlich gestattet. Handelt es sich hier um einen Unfall, der während der Arbeitszeit geschieht, liegt ein Arbeitsunfall vor. In diesen akuten Fällen ist der Arztbesuch während der Arbeitszeit also eine medizinische Notwendigkeit.
- Ebenso dürfen Termine bei Fachpersonal wahrgenommen werden, wenn die Praxis keine Termine außerhalb der betrieblichen Arbeitszeiten anbietet. Dies ist häufig der Fall, da laut einer Analyse des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) über 70 % der Facharztpraxen in Deutschland keine regulären Sprechstunden nach 18:00 Uhr anbieten.
- Gleiches gilt, wenn eine Untersuchung aus medizinischen Gründen während der Arbeitszeit erforderlich ist. Dies kann beispielsweise bei Blutentnahmen am Morgen der Fall sein, bei denen die zu Behandelnden nüchtern zur Untersuchung erscheinen müssen.
- Darüber hinaus sind Arzttermine während der Arbeitszeit erlaubt, wenn die jeweilige Praxis keine Termine außerhalb der Arbeitszeit anbietet und diese Untersuchung notwendig ist (z. B. ein CT).
Wichtig:
Regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen, die keinen akuten medizinischen Grund haben, fallen in der Regel nicht unter diese Ausnahmen. Beschäftigte sind hier angehalten, Termine in ihrer Freizeit zu vereinbaren, es sei denn, der Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung sehen eine andere Regelung vor.
Informationspflicht
Arbeitgebende sind über einen Arztbesuch während der Arbeitszeit in jedem Fall zu informieren.
Gelten für bestimmte Personengruppen Sonderregelungen?
Neben diesen Regelungen gibt es Ausnahmen für bestimmte Personengruppen. So gibt es Menschen, die einen besonderen Schutz genießen und erweiterte Rechte haben, während andere Gruppen in ihren Rechten eingeschränkt sind. Auf diese Ausnahmen wird im Folgenden näher eingegangen.
Besonderer Schutz
Für folgende Personen gelten erweiterte Rechte, was Arztbesuche während der Arbeitszeit anbelangt:
- Schwangere und stillende Mütter
Gemäß § 7 des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) müssen Arbeitgebende schwangere und stillende Beschäftigte für Untersuchungen im Rahmen der gesetzlichen Krankenversicherung bezahlt freistellen. Stillende müssen auch die Möglichkeit haben, ihr Kind während der Arbeitszeit zu stillen. In beiden Fällen sind Arbeitgebende zur Fortzahlung des Arbeitsentgelts verpflichtet.
- Jugendliche
Minderjährige Beschäftigte sind im Rahmen des Jugendarbeitsschutzgesetzes für gesetzlich vorgeschriebene Untersuchungen von der Arbeit freizustellen (§ 43 JArbSchG). Das gilt auch für minderjährige Auszubildende. Auch hier handelt es sich um eine bezahlte Freistellung von der Arbeit.
Eingeschränkte Rechte
- Mitarbeitende in Teilzeit
Für Teilzeitbeschäftigte ist die Dringlichkeit eines Arzttermins während ihrer Arbeitszeit oft schwerer zu begründen, da von ihnen erwartet wird, Termine in ihre arbeitsfreie Zeit zu legen. Die Beweislast, dass kein anderer Termin möglich war, liegt hier in der Regel bei der beschäftigten Person.
- Beschäftigte in Gleitzeit
Mitarbeitende mit Gleitzeit haben einen größeren Spielraum bei der Arbeitszeitgestaltung. Auch hier muss es eher möglich sein, Arzttermine außerhalb der Arbeitszeit wahrzunehmen. Es hängt jedoch auch ein wenig von den Arbeitgebenden ab, wie viel Verständnis und Flexibilität diese ihren Mitarbeitenden entgegenbringen.
Chronisch krank – Arztbesuch während der Arbeitszeit
Personen mit einer chronischen Krankheit haben nicht automatisch Anspruch auf einen Arztbesuch während der Arbeitszeit. Auch sie sind angehalten, Arzttermine zu anderen Zeiten zu vereinbaren. Aber natürlich sind auch hier Ausnahmen möglich. Dialysepflichtige zum Beispiel, die zu festen Terminen oder zu einer bestimmten Tageszeit einen Arzttermin wahrnehmen müssen, wenn es sich also um eine medizinische Notwendigkeit handelt, haben selbstverständlich einen Anspruch darauf.
Homeoffice
Die oben genannten Regelungen gelten auch für Beschäftigte, die zu Hause arbeiten. Hier ist die Informationsweitergabe an die Vorgesetzten besonders wichtig.
Welche Nachweispflichten bestehen für Beschäftigte?
Beschäftigte müssen den Arztbesuch und dessen Dauer auf Verlangen nachweisen. Eine einfache Bescheinigung der Arztpraxis über die Anwesenheit genügt hierfür in der Regel. Die Angabe einer Diagnose ist nicht erforderlich.
Arztbesuch während der Arbeitszeit – Formular PDF
Wenn Sie als arbeitgebende Person diese Nachweispflicht in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden entsprechende Formulare zur Verfügung stellen. Aber auch Arztpraxen stellen auf Wunsch Bescheinigungen für die Behandelten aus.
Vorlagen hierfür finden Sie auf verschiedenen Internetseiten.
Eine digitale Personalakte, wie sie die HR-Software von Factorial bietet, vereinfacht diesen Prozess erheblich. Bescheinigungen über Arztbesuche können von den Beschäftigten einfach hochgeladen und von der Personalabteilung zentral und datenschutzkonform verwaltet werden. Dies reduziert den administrativen Aufwand und stellt sicher, dass alle Nachweise für die Lohnabrechnung korrekt erfasst sind, insbesondere bei der Verarbeitung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU).
Wichtig: Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
Die gesetzliche Regelung des § 616 BGB kann durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen modifiziert oder sogar ausgeschlossen werden. In vielen Branchen ist es üblich, dass solche Vereinbarungen die Lohnfortzahlung für Arztbesuche explizit regeln. Teilweise auch abweichend vom Gesetz. Prüfen Sie daher immer die für Ihr Unternehmen geltenden kollektivrechtlichen Vereinbarungen.
Was gilt bei der Begleitung von Kindern zum Arzt?
Müssen Beschäftigte ihr Kind zum Arzt begleiten, greift unter Umständen § 616 BGB, wenn die Begleitung notwendig ist und nicht anders organisiert werden kann. Als Faustregel gilt, dass dies bei Kindern bis zu einem Alter von etwa 12 Jahren angenommen wird. Bei einem Notfall entfällt diese Altersgrenze. Alternativ kann ein Anspruch auf Kinderkrankengeld nach § 45 SGB V bestehen, wenn das Kind betreut werden muss. Hierfür ist eine ärztliche Bescheinigung erforderlich, wie das BMAS bestätigt.
Wie ist die Regelung bei Gleitzeit?
Bei einer Gleitzeitregelung wird von Beschäftigten in der Regel erwartet, dass sie Arzttermine in die Gleitzeit legen, also vor oder nach der Kernarbeitszeit. Ein Anspruch auf Zeitgutschrift für den Arztbesuch besteht nur dann, wenn der Termin nachweislich nicht außerhalb der Kernarbeitszeit stattfinden konnte, z. B. bei Fachpersonal mit festen Untersuchungszeiten. Die Beweislast liegt hierfür bei der beschäftigten Person, so Haufe.
*Juristisch geprüft von Dr. Anja Baier, Fachanwältin für Arbeitsrecht.
FAQ
Wann zählen Arztbesuche zur Arbeitszeit?
Arztbesuche zählen zur Arbeitszeit, wenn sie medizinisch notwendig sind und nicht außerhalb der Arbeitsstunden stattfinden können. Dies gilt bei akuten Erkrankungen, unaufschiebbaren Facharztterminen oder Untersuchungen zu bestimmten Tageszeiten. In diesen Fällen besteht in der Regel ein Anspruch auf Lohnfortzahlung.
Sind Arztbesuche während der Arbeitszeit Minusstunden?
Nein, wenn ein Arztbesuch medizinisch notwendig ist und die Voraussetzungen für eine bezahlte Freistellung erfüllt sind, wird die Zeit nicht als Minusstunden verbucht. Die Abwesenheit gilt als entschuldigt und wird vergütet, sofern keine abweichenden Regelungen im Tarif- oder Arbeitsvertrag bestehen.
Wird man für einen Arztbesuch von der Arbeit freigestellt?
Ja, für medizinisch notwendige Arztbesuche, die nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich sind, werden Arbeitnehmende bezahlt freigestellt. Besondere Schutzvorschriften gelten für Schwangere, Stillende und Minderjährige, die für gesetzlich vorgesehene Untersuchungen ebenfalls einen Anspruch auf bezahlte Freistellung haben.
Wie werden Arztbesuche an die Arbeitszeit angerechnet?
Gilt ein Arztbesuch als Arbeitszeit, wird die Abwesenheit vergütet und muss nicht nachgearbeitet werden. Andernfalls sind die Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag entscheidend. Eine HR-Software wie Factorial hilft dabei, solche Abwesenheiten korrekt zu erfassen und transparent für die Lohnabrechnung zu verwalten.
