Für viele Arbeitnehmenden in Deutschland ist eine Dienstreise oft Alltag. Sie müssen zu den unterschiedlichsten Orten im Inland oder Ausland reisen, um im Auftrage ihres Unternehmens Geschäftliches zu erledigen. Dabei gibt es wichtige Regelungen, wie zum Beispiel, inwieweit Dienstreisezeiten als Arbeitszeit gelten, was im Fall einer Anreise mit dem eigenen Auto zu beachten ist und welche Reisekostenpauschalen es gibt. Im folgenden Blogartikel erfahren Sie alles, was Sie zu diesem Thema wissen müssen.
Key Facts
- Eine Dienstreise ist eine betriebsbedingte Fahrt zu einem anderen Ziel als dem gewöhnlichen Arbeitsplatz.
- Dienstreisen zählen als Arbeitszeit, wobei es Abweichungen hinsichtlich der An- und Abreise geben kann. Rechtsprechungen gehen mittlerweile jedoch dahin, die gesamte Reisezeit als Arbeitszeit anzusehen.
- Viele Travel Planner in Unternehmen fühlen sich mit der Organisation von Dienstreisen überfordert. Hilfe können HR-Softwarelösungen bieten, die eine automatisierte Abrechnung und Rückerstattung ermöglichen.
- Was ist eine Dienstreise?
- Ist die Dienstreise Arbeitszeit?
- Dienstreise: Abrechnung und Versteuerung von Reisekosten
- Business Travel Planung – Mit HR-Software Ihre Dienstreisenplanung problemlos organisieren und abrechnen
Was ist eine Dienstreise?
Dienstreise – Definition
Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn Beschäftigte im Auftrag ihres Unternehmens eine Reise außerhalb ihrer eigenen Arbeitsstätte durchführen müssen. Es handelt sich hierbei also um betriebsbedingte Fahrten und nicht um das tägliche Pendeln, bei dem Arbeitnehmende beispielsweise zur ersten Tätigkeitsstätte von zu Hause aus gelangen.
Im Arbeitsrecht ist diese Definition im § 2 des Bundesreisekostengesetzes festgelegt. Dort heißt es: „Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.“
Als Dienstreise können also zählen:
- Meetings
- Verhandlungen
- Geschäftsessen
- Verkaufsgespräche
- Messebesuche
oder auch unter anderem Reisen zu einer anderen Geschäftsstelle im In- und Ausland.
Ist die Dienstreise Arbeitszeit?
Grundsätzlich zählt nicht die gesamte Dienstreise per se als Arbeitszeit. Während einer Dienstreise gilt nur der Zeitraum als Arbeit, in dem Beschäftigte tatsächlich arbeiten. Die Fahrten zählen jedoch häufig schon als Arbeitszeit. Schauen wir uns die einzelnen Regelungen in Bezug auf die Arbeitszeit bei Dienstreisen genauer an.
Dienstreise: Arbeitszeitregelung
Während einer Dienstreise gelten die gleichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes wie am regulären Arbeitsplatz. Das bedeutet kurz gesagt: Die tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten (abgesehen von den im Arbeitszeitgesetz festgelegten Ausnahmen, über die Sie mehr in unserem Artikel zum Thema erfahren).
Auch die Einhaltung der gesetzlich festgeschriebenen Ruhepausen sind während einer Dienstreise Pflicht. Das bedeutet: Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden müssen mindestens 30 Minuten Pause gemacht werden, und ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. Außerdem muss eine Ruhezeit von elf Stunden zwischen dem Arbeitsende und dem nächsten Arbeitsbeginn liegen.
Reisezeit als Arbeitszeit
In Bezug auf die Reisezeit bei einer Dienstreise gilt Folgendes: Liegen die Reisezeiten innerhalb der regulären Arbeitszeit, ist diese Zeit grundsätzlich als Arbeitszeit anzusehen. Liegen diese jedoch außerhalb, ist die Sache nicht ganz so eindeutig.
Ob die Reisezeit außerhalb der Arbeitszeiten als Arbeitszeit gilt, hängt einerseits von der Wahl des Verkehrsmittels ab und inwiefern Arbeitnehmende selbst beim Fahren beteiligt sind, sowie davon, ob während der Fahrt ein Arbeitsauftrag der Vorgesetzten vorliegt.
Für den ersten Fall gilt: Fahren Mitarbeitende selbst, beispielsweise mit dem Dienstwagen, und können sich also während der Fahrt nicht ausruhen, so ist dies als Arbeitszeit anzusehen. Fahren diese mit dem Zug und können sich hier ausruhen, kann dies unter Umständen nicht als Arbeitszeit zählen. Anders sieht es aus, wenn sie von den Vorgesetzten den Auftrag haben, auch während der Bahnfahrt erreichbar für dienstliche Gespräche zu sein oder beispielsweise eine Präsentation oder andere Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeit zu erledigen. Dies würde dann in jedem Fall als Arbeitszeit zählen.
Aber: Mittlerweile gelten jedoch gerade bei längeren Anfahrten, insbesondere im Ausland, einige Rechtsprechungen, die die Reisezeit grundsätzlich als Arbeitszeit ansehen. Dies gilt, es sei denn, es gibt anderweitige Regelungen.
Grundsätzlich sind Vorgesetzte hier gut beraten, bezüglich Ruhepausen, Arbeitszeitregelungen und Überstunden das Gespräch mit den Mitarbeitenden zu suchen und gemeinsam die beste Lösung zu treffen.
Dienstreise: Abrechnung und Versteuerung von Reisekosten
Reisekostenabrechnung – Dienstreise
Im Rahmen einer Dienstreise entstehen Kosten, die die auf Dienstreise befindlichen Mitarbeitenden normalerweise nicht hätten. In diesem Zusammenhang spricht man von Reisekosten. Diese Reisekosten werden in der Regel durch die Arbeitgebenden im Nachhinein erstattet. Dies nennt man Reisekostenabrechnung.
Zu den Reisekosten zählen:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungskosten
- Reisenebenkosten
Welche Kosten wie abgerechnet werden können, erfahren Sie im Artikel zum Thema Reisekostenabrechnung. Dort erfahren Sie auch, welche Regelungen gelten, wenn eine Dienstreise mit dem privaten PKW durchgeführt wird und wie hoch die Verpflegungspauschale für Dienstreisen im Ausland und im Inland ist.
Versteuerung von Reisekosten
Es gibt gesetzlich festgelegte Pauschalbeträge, die pro Reisetag oder pro Kilometer (über die Kilometerpauschale) und für bestimmte Kostenarten wie Fahrtkosten, Verpflegung oder Übernachtung angesetzt werden. Diese Pauschalen bieten eine vereinfachte Möglichkeit, Reisekosten zu erstatten. Die Beträge werden immer wieder angepasst.
Der Vorteil der Reisekostenpauschale liegt darin, dass sie eine schnellere und unkompliziertere Abrechnung ermöglicht, da keine detaillierte Aufstellung der einzelnen Kosten erforderlich ist.
In Deutschland sind die Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung beispielsweise im Bundesreisekostengesetz festgelegt und gelten sowohl für Dienstreisen innerhalb als auch außerhalb des Landes.
Da Arbeitgebende allerdings nicht verpflichtet sind, die Kosten einer Dienstreise zu erstatten, können Mitarbeitende diese andernfalls von der Steuer als Werbungskosten absetzen. Dabei ist es wichtig, in jedem Fällen alle Belege und Quittungen als Nachweis entweder beim Vorgesetzten oder für das Finanzamt aufzubewahren.
Business Travel Planung – Mit HR-Software Ihre Dienstreisenplanung problemlos organisieren und abrechnen
Eine Geschäftsreise zu planen, diese im Nachhinein abzurechnen und alles, was damit zusammenhängt, kann ein ganz schöner Aufwand sein.
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