Urlaubsübertragung: Das ist zu beachten

Zum Jahresende stehen viele Personalverantwortliche vor derselben Frage: Was geschieht mit dem Resturlaub der Belegschaft? Gemäß § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Nach der aktuellen BAG-Rechtsprechung tritt der Verfall jedoch nur ein, wenn Arbeitgebende ihre Mitwirkungs- und Hinweispflichten erfüllt haben. Ohne rechtzeitigen, schriftlichen Hinweis bleibt der Urlaubsanspruch bestehen.

Wichtige Fakten

1. Resturlaub kann ins Folgejahr übertragen werden, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe (z. B. Krankheit) vorliegen. Der übertragene Urlaub muss spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
2. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes (Destatis) lagen die durchschnittlich genommenen Urlaubstage in Deutschland im Jahr 2023 bei 31,0 Tagen. Gemäß Destatis ist dieser Wert seitdem konstant geblieben.
3. Laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB-Forum) hatten drei Viertel der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten im Jahr 2023 einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen. Beschäftigte in Betrieben. Ohne Tarifbindung und ohne Betriebsrat hatten im Schnitt drei Tage weniger.
4. Ohne schriftlichen Hinweis der Arbeitgebenden beginnen weder die Verfallsfrist noch die dreijährige Verjährungsfrist (§ 195 BGB). Nicht genommene Urlaubstage können sich so über mehrere Jahre ansammeln (BAG 20.12.2022, 9 AZR 266/20).

Gesetzliche Grundlage:

1. Die Übertragung und der Verfall von Urlaub richten sich nach § 7 Abs. 1 und Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sowie den Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG).

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Welches sind die Bedingungen für die Urlaubsübertragung ins neue Jahr?

Kann man Urlaub übertragen? Ganz allgemein ja, aber: Die Übertragung von Urlaubstagen ins Folgejahr ist nur dann möglich, wenn:

• dringende persönliche Gründe (z. B. wegen Krankheit)
• oder dringende betriebliche Gründe (z. B. termingebundene Aufträge)

vorliegen.

Wer vorab allgemein den Urlaubsanspruch berechnen möchte, findet dazu auch einen Artikel auf unserem Blog.

Wann verfällt Resturlaub?

Liegt einer dieser Gründe vor, kann der Resturlaub in das neue Jahr übertragen werden. Die Übertragungsfrist endet spätestens am 31. März des Folgejahres, eine Grenze, die sich aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ableitet. Das BAG hat entschieden, dass diese Frist angemessen ist, um den Urlaub zeitnah zu nehmen, ohne dass die Ansprüche unendlich aufgeschoben werden (BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15; BAG 20.12.2022, 9 AZR 266/20).

Ergänzend zur BAG-Rechtsprechung hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) mit den Urteilen C-684/16 (Max-Planck) und C-619/16 (Kreuziger) vom 6. November 2018 klargestellt, dass Urlaubsansprüche nicht automatisch am Jahresende verfallen dürfen. Voraussetzung ist vielmehr, dass Arbeitgebende die Beschäftigten konkret und rechtzeitig auffordern, den Urlaub zu nehmen, und sie klar auf den drohenden Verfall hinweisen. Diese EuGH-Vorgaben bilden die unionsrechtliche Grundlage für die aktuelle BAG-Rechtsprechung zur Mitwirkungsobliegenheit.

Wichtig: Hinweispflicht der Arbeitgebenden – Urlaubsverfall, Verjährung

Damit der Resturlaub tatsächlich bis zum 31. März verfallen kann, müssen Arbeitgebende allerdings ihrer Mitwirkungsobliegenheit nachkommen (BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Diese umfasst:

1. Individuelle Mitteilung der konkreten Urlaubstage zu Jahresbeginn
2. Schriftliche Aufforderung, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen
3. Hinweis auf drohenden Verfall bei Nichtnahme

Wichtig: Laut BAG-Urteil vom 20.12.2022 (9 AZR 266/20) beginnen ohne diese Hinweise weder der Verfall noch die dreijährige Verjährungsfrist. Arbeitgebende riskieren damit die Ansammlung von Urlaubsansprüchen über Jahre.

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Gleichzeitig zeigt die Expedia „Vacation Deprivation Studie 2024“, wie weit verbreitet nicht genommener Urlaub in Deutschland ist: Im vergangenen Jahr ließen deutsche Beschäftigte im Schnitt mehrere Urlaubstage ungenutzt. Besonders auffällig ist dies bei jüngeren Beschäftigten: Mitglieder der Generation Z blieben laut der Expedia-Studie im Durchschnitt rund vier Urlaubstage auf dem Konto, die sie hätten nutzen können. Laut der Studie wird dieses Verhalten vor allem durch hohe Arbeitsbelastung, Unsicherheit im Job und die Sorge vor Nachteilen im Unternehmen begünstigt.

Für Arbeitgebende bedeutet das: Wenn Resturlaub nicht klar kommuniziert und gemahnt wird, können nicht genommene Tage später zu Rückstellungen oder Nachzahlungen führen – besonders bei Kündigungen oder langen Krankheitszeiten.

Urlaubsübertragung bei Krankheit

Das Ziel des Jahresurlaubs ist aus Sicht des Gesetzgebenden die Erholung der Arbeitnehmenden. Sollte dieser während des Urlaubs jedoch erkranken, kann das Ziel der Erholung nicht erfüllt werden. Aus diesem Grund bleibt der Urlaubsanspruch während einer Erkrankung erhalten, vorausgesetzt, Mitarbeitende können ihre Erkrankung durch ein ärztliches Attest nachweisen. In diesem Fall können Urlaubsansprüche ins Folgejahr übertragen werden. Der Urlaub kann erst dann vom Mitarbeitenden in Anspruch genommen werden, wenn die Krankschreibung beendet ist.

Übertragungsfrist bei Langzeiterkrankung

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Urteil 9 AZR 107/20 vom 31.01.2023 entschieden, wie der gesetzliche Mindesturlaub bei dauerhaft arbeitsunfähigen Mitarbeitenden behandelt wird:

• Grundsatz: Der gesetzliche Mindesturlaub bleibt auch bei längerer Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich bestehen.

• 15-Monats-Frist: Der Urlaub kann frühestens 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfallen. Dies soll verhindern, dass Urlaubstage unbegrenzt angesammelt werden.

• Voraussetzungen für den Verfall:

  • Arbeitgebende haben ihre Hinweis- und Mitwirkungspflichten erfüllt, d. h. Mitarbeitende individuell über den Urlaubsanspruch informiert und auf den drohenden Verfall hingewiesen.

  • Arbeitnehmende haben im betreffenden Urlaubsjahr nicht mehr gearbeitet.

• Ausnahme: Wurde im Urlaubsjahr noch gearbeitet oder kamen die Vorgesetzten ihrer Hinweispflicht nicht nach, verfällt der Urlaub auch nach Ablauf der 15 Monate nicht.

• Rechtsgrundlage: Die Entscheidung basiert auf § 7 Abs. 1 und Abs. 3 BUrlG und setzt die Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG) um, die den Erhalt des Mindesturlaubs bei Krankheit garantiert.

Urlaubsübertragung bei dringenden betrieblichen Gründen

Häufig kann es auch dazu kommen, dass Mitarbeitende während Zeiten mit hohem Auftragsvolumen unentbehrlich sind. Wenn sie aus diesem Grund ihren Urlaubsanspruch vor Jahresende nicht geltend machen konnten, können die Urlaubstage ins Folgejahr übertragen werden. Dies muss aber spätestens bis zum Ende des ersten Quartals geschehen.

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Urlaubsübertragung in Sonderfällen

Elternzeit (§ 17 BEEG)

Wird mit Beginn der Elternzeit der Resturlaub aus dem laufenden Jahr nicht gewährt, greift nicht mehr der Verfall nach Bundesurlaubsgesetz (BUrlG), sondern die spezielle Regelung des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG). Nach § 17 Abs. 2 BEEG müssen Arbeitgebende den Resturlaub nach der Elternzeit im laufenden oder im folgenden Urlaubsjahr gewähren.

Arbeitgebende haben jedoch das Recht, den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 zu kürzen (§ 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG). Diese Kürzung muss ausdrücklich und während des bestehenden Arbeitsverhältnisses erklärt werden. Wird die Erklärung erst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegeben, ist sie unwirksam. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil 9 AZR 165/23 vom 16.04.2024 entschieden.

Das bedeutet konkret: Wird der Urlaub vor Beginn der Elternzeit nicht vollständig gewährt und verzichten Arbeitgebende auf eine rechtzeitige Kürzungserklärung, bleibt der volle Urlaubsanspruch bestehen – auch bei mehreren aufeinanderfolgenden Eltern- und Mutterschutzzeiten.

Mutterschutz (§ 24 MuSchG)

Urlaub, der wegen Beschäftigungsverboten nicht genommen werden konnte, wird laut § 24 Mutterschutzgesetz (MuSchG) auf die Zeit nach den Schutzfristen übertragen. Eine Urlaubskürzung ist während des Mutterschutzes nicht zulässig.

Minijob und Teilzeit

Geringfügig Beschäftigte haben gleiches Recht auf Urlaubsübertragung wie Vollzeitkräfte. Die Berechnung erfolgt anteilig nach Arbeitstagen pro Woche.

Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 7 Abs. 4 BUrlG)

Kann Resturlaub vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr in natura gewährt werden, ist er gemäß § 7 Abs. 4 BUrlG in Geld abzugelten. Dies gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub ebenso wie für vertraglich vereinbarten Zusatzurlaub, sofern der Arbeitsvertrag nichts anderes regelt. Während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ist eine Auszahlung von Urlaubstagen hingegen grundsätzlich unzulässig (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Abgeltungspflicht besteht unabhängig davon, ob die Kündigung durch Arbeitgebende oder Beschäftigte ausgesprochen wurde.

Können Urlaubstage beim Arbeitgeberwechsel übertragen werden?

Bei einem unterjährigen Wechsel des Unternehmens können Beschäftigte ihren Resturlaub bei den*der neuen Vorgesetzten grundsätzlich noch geltend machen. Um zu vermeiden, dass der Jahresurlaub doppelt in Anspruch genommen wird, sind bisherige Arbeitgebende verpflichtet, eine Bescheinigung über die bereits genommenen oder abgegoltenen Urlaubstage im laufenden Jahr auszustellen.

Bei der Urlaubsübertragung zum neuen Unternehmen muss zwischen zwei Fällen unterschieden werden:

Austritt bis zum 30. Juni

Treten Beschäftigte in der ersten Jahreshälfte aus, besteht beim bisherigen Unternehmen ein anteiliger Urlaubsanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollständigen Beschäftigungsmonat. Nicht genommene Urlaubstage sind von den bisherigen Arbeitgebenden auszuzahlen. Den verbleibenden Jahresurlaub können Beschäftigte beim neuen Unternehmen geltend machen, wo ebenfalls ein Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs pro vollständigem Monat besteht. n.

Austritt ab dem 01. Juli

Bei einer Kündigung in der zweiten Hälfte des Jahres haben Mitarbeitende im bisherigen Unternehmen den vollen Urlaubsanspruch. Hierfür müssen die Beschäftigten allerdings seit bereits 6 Monaten im Unternehmen angestellt gewesen sein. Andernfalls wird der Urlaubsanspruch anteilig zu den Monaten verrechnet, in denen er im Unternehmen beschäftigt war. Wenn der gesamte Urlaub bereits in Anspruch genommen wurde oder ausbezahlt wurde, besteht im neuen Unternehmen kein Urlaubsanspruch mehr.

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Urlaubsübertragung im TVöD und öffentlichen Dienst

Für Beschäftigte im öffentlichen Dienst gelten nach § 26 TVöD besondere Regelungen:

Wichtig: Im TVöD reicht es, wenn der Resturlaub am 31. März/31. Mai beginnt – er muss nicht bis dahin abgeschlossen sein.

Bei Langzeiterkrankung gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage) die 15-Monate-Regel. Der tarifliche Mehrurlaub (21. bis 30. Tag) verfällt jedoch bereits mit Ablauf des 31. Mai des Folgejahres.

Arbeitgebende im öffentlichen Dienst: Hinweispflicht und Dokumentation

Auch im TVöD gilt: Der Verfall des gesetzlichen Mindesturlaubs setzt voraus, dass Arbeitgebende ihre Mitwirkungsobliegenheit erfüllt haben. Für den tariflichen Mehrurlaub (21. bis 30. Urlaubstag) können abweichende Verfallsregelungen vereinbart werden. Die Handwerkskammer Koblenz empfiehlt, den Hinweis auf den drohenden Verfall mit einem Vorlauf von zwei bis vier Wochen zu erteilen und dabei zwischen dem übertragenen Urlaub und dem laufenden Jahresurlaub klar zu unterscheiden.

Musterantrag auf Urlaubsübertragung

Vorlage für Arbeitnehmende:

[Name, Abteilung]
[Datum]

Betreff: Antrag auf Übertragung von Resturlaub in das Jahr 2027

Sehr geehrte*r [Vorgesetzte*r] ,

Hiermit beantrage ich die Übertragung meines Resturlaubs aus dem Jahr 2026 in Höhe von [XX] Arbeitstagen in das Folgejahr.

Begründung:
Dringende betriebliche Gründe (hohe Projektauslastung)
Krankheitsbedingte Abwesenheit
Sonstige persönliche Gründe: [Beschreibung]

Den übertragenen Urlaub möchte ich im Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] antreten.

Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]

Tipp: Der Antrag sollte vor Jahresende gestellt werden, auch wenn die Übertragung bei Vorliegen der Gründe gesetzlich vorgesehen ist.

Checkliste für Arbeitgebende: Hinweispflicht rechtzeitig erfüllen

• Oktober/November: Resturlaubssalden aller Beschäftigten prüfen und individuelle, schriftliche Hinweise auf den drohenden Verfall zum 31. Dezember versenden.
• Januar/Februar: Erneuten Hinweis auf den übertragenen Resturlaub und den drohenden Verfall zum 31. März des laufenden Jahres erteilen.
• Dokumentation: Hinweise in der Personalakte dokumentieren. Ein allgemeiner Hinweis im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung genügt nicht (BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15).
• Bei Langzeiterkrankung: Gesonderten Hinweis auf die 15-Monats-Frist erteilen, sobald eine dauerhafte Arbeitsunfähigkeit absehbar ist.

Urlaubsübertragungen verwalten mit Factorial

Factorial bietet Ihnen die folgenden Vorteile:

1. Mit dem Urlaubsmanagement der HR-Software Factorial können Sie die maximale Anzahl an Tagen festlegen, die Mitarbeitende akkumulieren und ins Folgejahr übertragen können, oder auch Richtlinien für Sonderurlaub oder unbezahlten Urlaub aufsetzen.
2. In Übereinstimmung mit der Urlaubsrichtlinie Ihres Unternehmens können Sie das Datum auswählen, bis wann Urlaubsansprüche geltend gemacht werden müssen, und Betriebsferien festlegen. Wenn es keine maximale Anzahl von Tagen gibt, können Sie auch die Option der unbegrenzten Tage auswählen.
3. Ihre Mitarbeitenden können sich über die Software in ihrem persönlichen Konto anmelden und die gewünschten Urlaubstage beantragen. Kurz darauf erhält der Vorgesetzte eine Benachrichtigung zum Genehmigen oder Ablehnen der Anfrage. Auf diese Weise wissen Mitarbeitende immer, wie hoch ihr Urlaubsanspruch im aktuellen Jahr noch ist.

Mit der Software für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement können Sie viel mehr als nur die Urlaubstage verwalten.

• Sie können Krankheitstage, Elternzeit, Telearbeit und jegliche andere Abwesenheitsarten verwalten.
• Alle Details werden Ihnen im Team-Kalender angezeigt.
• Sie können sich umfassende Berichte über Urlaub und Abwesenheiten ausgeben lassen.
• Im Team-Kalender sehen Sie, welche Mitarbeitenden im Urlaub sind.

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FAQ

Ja, eine Übertragung von Resturlaub ins Folgejahr ist möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe wie Krankheit vorliegen. Der übertragene Urlaub muss dann in der Regel bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden, damit er nicht verfällt.

Welche Gründe rechtfertigen die Übertragung des Urlaubs?

Eine Urlaubsübertragung ist nur bei dringenden betrieblichen Gründen, wie unerwartet hohem Arbeitsaufkommen, oder dringenden persönlichen Gründen, beispielsweise einer längeren Krankheit, zulässig. In diesen Fällen muss der Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden.

Kann der Resturlaub über den 31.3. hinaus übertragen werden?

In Ausnahmefällen, wie bei Langzeiterkrankung, kann der gesetzliche Mindesturlaub bis zu 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres erhalten bleiben. Auch nach der Elternzeit gelten besondere Regelungen. Für Beschäftigte im öffentlichen Dienst (TVöD) kann die Frist unter bestimmten Umständen bis zum 31. Mai verlängert werden.

Wie kann ich Urlaubstage übertragen?

Liegen die gesetzlichen Gründe vor, erfolgt die Übertragung automatisch. Es ist jedoch ratsam, einen formlosen schriftlichen Antrag zu stellen, um den Prozess zu dokumentieren. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial vereinfacht die Verwaltung und sorgt für Transparenz bei übertragenen Urlaubstagen.

Bis wann Resturlaub nehmen 2026?

Resturlaub aus 2025 muss bis zum 31. März 2026 genommen werden. Er verfällt jedoch nur dann, wenn Ihr Arbeitgeber Sie rechtzeitig und schriftlich auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaubsanspruch bestehen.