In vielen Unternehmen häufen sich verschiedenste Hardware-Komponenten, Software-Lösungen und Lizenzen an. Bei diesem rasanten Zuwachs kann schnell der Überblick über Assets und Endpunkte verloren gehen. Daher ist IT Asset Management heutzutage in jedem Unternehmen wichtiger als je zuvor – nicht nur für große Konzerne, sondern gerade auch für kleine und mittlere Betriebe, um effiziente IT-Prozesse zu gewährleisten.
Was ITAM genau ist, wie eine moderne Software Sie dabei unterstützt und welche Vorteile eine zentrale Plattform bietet, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze:
- IT Asset Management ist für Unternehmen essenziell, um den Überblick über Hardware, Software und Lizenzen zu behalten.
- Laut Metrics-Studie haben fast 47 % der Unternehmen in Deutschland IT-Sparinitiativen gestartet, mit einem durchschnittlichen Einsparziel von 10,3 %, wobei das größte Potenzial in der Optimierung der IT-Infrastruktur liegt.
- Moderne ITAM-Software unterstützt Unternehmen dabei, Kosten zu senken, die IT-Assets zentral und effizient zu verwalten sowie die Compliance im Unternehmen sicherzustellen.
Zum Verständnis: Was heißt Asset Management?
Grundsätzlich bedeutet Asset Management erst einmal die Verwaltung von Sach- und Vermögenswerten. Das Ziel dabei ist, diese Assets (zu Deutsch: Anlagen) zu erhalten bzw. ihren Wert zu steigern. Die bekannteste Form von Asset Management ist sicherlich der Finanzbereich: Hier werden Geldanlagen wie z. B. Aktien professionell verwaltet.
Neben dieser Form wird mittlerweile im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und der immer größeren Bedeutung von IT und Software in Unternehmen auch andere Formen von Asset Management immer wichtiger: das IT Asset Management sowie das übergeordnete Enterprise Asset Management (EAM).
Was ist IT Asset Management (ITAM)?
Analog zur finanziellen Vermögensverwaltung werden beim IT Asset Management (ITAM) die IT-Assets (also der IT-Bestand und die IT-Umgebung) verwaltet, bereitgestellt, gewartet und schließlich fachgerecht entsorgt. Während das klassische EAM oft den gesamten physischen Betrieb eines Unternehmens umfasst, spezialisiert sich ITAM auf Hardware, Software und Lizenzen – egal, an welchem Ort sich diese befinden.
Begriffsklärung: Was versteht man unter IT-Assets?
Doch was sind überhaupt IT-Assets? Unter IT-Assets fallen alle Hardware- und Software-Komponenten (egal, ob proprietär oder open source) sowie Lizenzen, die ein Unternehmen benötigt. Im Falle eines Krankenhauses wären das zum Beispiel:
- Hardware: Laptops für Ärzt*innen, Tablets für die Pflegevisite, Server für Patientendaten und vernetzte medizinische Geräte wie MRT-Scanner oder digitale EKG-Geräte.
- Software: Das Krankenhausinformationssystem (KIS), Bildarchivierungssysteme (PACS) oder die Software zur Dienstplanung.
- Lizenzen: Betriebssystem-Lizenzen (z. B. Windows), Datenbank-Lizenzen und Abonnements für spezialisierte medizinische Analyse-Software.
Ergänzend gibt es zwei wichtige verwandte Bereiche, die oft verwechselt werden:
- SAM (Software Asset Management): Ein Teilbereich von ITAM, der sich nur um Software kümmert. Er sorgt dafür, dass man weder zu viele Lizenzen bezahlt noch zu wenige hat.
- ITSM (IT-Service-Management): Während ITAM die „Komponenten“ verwaltet, kümmert sich ITSM um die „Hilfe“ (Support). Ein wichtiger Teil von ITSM ist das Incident Management, also die schnelle Behebung von Störungen. ITAM liefert hierbei die Daten, damit der Support sofort weiß, welches Gerät betroffen ist.
Warum ist IT Asset Management wichtig?
Oft werden Software und Lizenzen in Unternehmen nach und nach angeschafft, je nach aktuellem Bedarf. Zuerst wird zum Beispiel eine Buchhaltungssoftware eingeführt, später kommen Cloud-Speicher wie Dropbox, ein Projektmanagement-Tool wie Trello und schließlich verschiedene Abonnements für Grafikprogramme oder Videokonferenz-Tools hinzu.
Doch was dabei oft herauskommt, ist ein Chaos an verschiedenen Hardware-Komponenten, Software und Lizenzen, über die niemand mehr den Überblick hat. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen es keine eigene IT-Abteilung gibt, fühlt sich oft niemand richtig zuständig.
Das führt nicht nur dazu, dass Sicherheitsrisiken durch veraltete Versionen entstehen, sondern verursacht auch hohe Kosten. Es entstehen sogenannte ‚Ghost Assets‘ – also Lizenzen für Mitarbeitende, die das Unternehmen längst verlassen haben, oder Software-Abos, die doppelt gebucht wurden, weil niemand die zentrale Übersicht (die ‚Single Source of Truth‘) pflegt. Gleiches gilt für die sogenannte Schatten-IT (Shadow IT): Mitarbeitende abonnieren eigenständig Software, ohne dass die IT davon weiß. Fehlt ein strategisches Management, werden diese Assets oft erst bemerkt, wenn die Kosten bereits unnötig in die Höhe geschossen sind. Ohne IT Asset Management verliert ein Unternehmen schnell die Kontrolle über seine wichtigste Infrastruktur.
ITAM schafft daher die Grundlage, um Assets über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten.
Tipp: Mit dem IT Asset Management von Factorial können Sie genau diese Fehler vermeiden.
So profitieren Unternehmen konkret von IT Asset Management im Alltag
Diese Problemquellen können Sie mit einer ITAM-Software beheben:
- Kosten senken & Transparenz schaffen
– Zentrale „Single Source of Truth“ statt verteilter Excel-Listen
– Identifikation ungenutzter Lizenzen und Doppelbuchungen
– Optimierung der IT-Infrastruktur als größter Hebel für Einsparungen
Laut der aktuellen Metrics IT-Budget & IT-Kosten Prognose 2025 geben fast 47 % der befragten Unternehmen in Deutschland an, dass sie Sparinitiativen für IT-Kosten gestartet haben. Das durchschnittliche Einsparziel liegt bei stolzen 10,3 %. Expert*innen sehen das größte Potenzial zur Senkung dieser Kosten in der Optimierung der IT-Infrastruktur und der IT-Prozesse.
- Sicherheit & Compliance erhöhen
– Überblick über alle Endgeräte, Software-Versionen und Zugriffsrechte
– Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO oder ISO 27001
– Vermeidung von Sicherheitslücken durch veraltete oder vergessene Assets - IT-Prozesse beschleunigen
– Schnellere Reaktion bei Störungen und Incidents
– Bessere Zusammenarbeit zwischen IT, HR und Einkauf
– Flexible Anpassung der IT an neue Geschäftsanforderungen - Nachhaltigkeit fördern
– Verlängerung von Hardware-Lebenszyklen
– Nachweis über fachgerechte Entsorgung und Recycling
Der Lebenszyklus von IT-Assets
Viele Unternehmen denken noch immer, dass sich die Sache mit dem Kauf von IT-Hardware oder Software erledigt hat. Doch IT-Assets müssen über ihren gesamten Lebenszyklus verwaltet werden, um Sicherheit, Kosteneffizienz und volle Funktionsfähigkeit sicherzustellen.
Ein IT-Asset-Lebenszyklus ist ein Kreislauf. Es ist wichtig, sich diesen Prozess bewusst zu machen, um die konkreten Aufgaben und Anforderungen zu verstehen, die in jeder Phase anfallen:
- Planung: Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs (Was brauchen wir wirklich, um Fehlkäufe zu vermeiden?).
- Beschaffung: Strategischer Einkauf oder Lizenzabschluss der Assets.
- Inbetriebnahme: Installation, Konfiguration und Übergabe an die Nutzer*innen.
- Wartung: Regelmäßige Updates, Sicherheits-Patches und Reparaturen während der Nutzung.
- Stilllegung/Ersatz: Sicheres Löschen sensibler Daten und fachgerechte, umweltfreundliche Entsorgung und ggf. Ersatz durch neues IT-Asset.
Was macht ein*e IT-Asset Manager*in und was verdient ein*e IT-Asset Manager*in?
In größeren Unternehmen sind in der Regel spezialisierte IT-Asset Manager für diesen Bereich zuständig. Sie übernehmen die Verantwortung für die oben genannten Aufgaben über den gesamten Lebenszyklus der Technik hinweg.
Das bedeutet konkret: Sie kümmern sich darum, dass die IT-Infrastruktur jederzeit verfügbar ist, Verträge und Lizenzen rechtlich abgesichert sind (Compliance) und unnötige Kosten (z. B. durch ungenutzte Software) vermieden werden. Sie bilden die Schnittstelle zwischen der IT-Abteilung, dem Einkauf und der Geschäftsführung.
In der Regel haben IT-Asset Manager*innen:
- Ein Studium in Bereichen wie Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre (BWL) oder Informatik.
- Alternativ eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Fachinformatiker*innen für Systemintegration oder IT-Systemkaufmann) mit entsprechender Weiterbildung.
- Zusatzqualifikationen.
Das Gehalt hängt stark von der Berufserfahrung und der Unternehmensgröße ab. Typischerweise verdienen IT-Asset Manager*innen in Deutschland zwischen 45.000 und bis zu 100.000 Euro pro Jahr.
ITAM in der Praxis mit moderner IT Asset Management Software
Die ITAM-Verwaltung erfolgt heute zumeist über spezialisierte Software-Lösungen statt über veraltete Excel-Tabellen oder manuelle Listen. Passend dazu bietet auch der Business-Management-Software-Anbieter Factorial ein eigenes Produkt für das IT-Management an. Diese spezialisierte ITAM-Software fungiert als moderne All-in-One-Plattform und kann sowohl integriert in die Personalsoftware als auch separat genutzt werden.
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Funktionen moderner IT Asset Management-Lösungen
Diese Software-Lösungen kombinieren verschiedene Disziplinen und Aufgaben, um den gesamten Lebenszyklus der IT-Ressourcen abzubilden:
Mobile Device Management (MDM)
Diese Funktion hält alle Firmengeräte (Laptops, Tablets, Smartphones) unter Kontrolle. IT-Manager*innen können Geräte per Fernzugriff sperren, löschen oder verschlüsseln, was besonders bei Verlust oder Diebstahl die Datensicherheit gewährleistet. Zudem unterstützt MDM verschiedene Betriebssysteme wie macOS, Windows, Linux, iOS und Android auf einer einzigen Plattform.
Zero-Touch-Bereitstellung
Neue Geräte können vorkonfiguriert direkt an die Mitarbeitenden versandt werden. Sobald diese sich einloggen, werden alle benötigten Apps automatisch installiert, was die IT-Abteilung massiv entlastet und Mitarbeitende vom ersten Tag an produktiv macht.
SaaS-Management & SAM (Software Asset Management)
Die Software bietet einen klaren Überblick über alle genutzten Cloud-Anwendungen und Lizenzen. Der Zugriff auf Accounts wie Slack oder Google kann automatisiert basierend auf der Rolle vergeben oder beim Offboarding sofort entzogen werden. Dies verhindert Sicherheitslücken durch vergessene Zugänge und senkt Kosten durch die Identifizierung ungenutzter Lizenzen.
Globale Beschaffung & Inventory Management
ITAM-Tools digitalisieren den gesamten Einkaufsprozess. Über einen zentralen Katalog können Geräte weltweit gemietet oder gekauft werden. Die Software führt automatisch Buch über Seriennummern, Garantiefristen und den aktuellen Status (z. B. „zugewiesen“, „auf Lager“ oder „in Reparatur“).
Audit-Log & Compliance-Reporting
Für Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC 2 ist eine lückenlose Dokumentation Pflicht. Moderne Tools bieten einen vollständigen Prüfpfad (Audit Log) jeder Aktion. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann Zugriff auf welches Asset hatte – ein entscheidender Vorteil für die IT-Sicherheit und die Einhaltung der DSGVO.
Integration in das Incident Management
Durch die Verknüpfung mit Support-Tools (ITSM) beschleunigt die Software die Fehlerbehebung. Tritt ein Problem auf, hat der Support sofortigen Zugriff auf die technischen Spezifikationen des betroffenen Geräts, ohne den User erst nach Details fragen zu müssen.
Der HR-Vorteil: Automatisierung durch Synergie
Der größte Mehrwert entsteht durch die Verknüpfung von HR- und IT-Daten: Beim Onboarding eines neuen Teammitglieds wird die Hardware-Bereitstellung automatisch angestoßen. Beim Offboarding sorgt das System dafür, dass alle Lizenzen sofort entzogen und Geräte zurückgefordert werden – so bleiben keine „Ghost Assets“ zurück.
Checkliste: In 5 Schritten zum effizienten IT-Asset-Management
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Zentrale Bestandsaufnahme (Audit): Erfassen Sie einmalig alle Hardware-Komponenten, Software-Installationen und aktiven Cloud-Abos. Eliminieren Sie dabei sofort ungenutzte „Ghost Assets“.
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Lebenszyklus-Prozesse definieren: Legen Sie feste Abläufe für die Beschaffung, die Ausgabe an Mitarbeitende und die sichere Stilllegung (Datenlöschung) fest.
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Compliance & Security-Check: Stellen Sie sicher, dass für jede genutzte Software eine gültige Lizenz vorliegt und alle Endpunkte (Laptops/Smartphones) verschlüsselt sind.
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HR-Integration nutzen: Verknüpfen Sie ITAM mit Ihren Personalprozessen. Automatisieren Sie die Geräteausgabe beim Onboarding und den Lizenzentzug beim Offboarding.
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Regelmäßige Optimierung: Überprüfen Sie quartalsweise Ihre SaaS-Ausgaben. Identifizieren Sie Schatten-IT und kündigen Sie redundante Abonnements, um das Einsparziel von ca. 10 % zu erreichen.
