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Offboarding Checkliste

Offboarding für einen professionellen Austritt – mit Checkliste

Mitarbeiterführung ist das A&O. Wenn Sie jemanden eingestellt haben und dieser den Prozess des Onboardings durchlaufen hat, ist der Rest Geschichte, richtig? Nein ganz so einfach ist es nicht. Vielen Arbeitgebern ist nicht bewusst, dass das Offboarding genauso wichtig ist, wie das Onboarding.

Wenn sich die Wege von Arbeitnehmer und Arbeitgeber trennen, ist das für Unternehmen meist mit einem großen Verlust verbunden, einem Verlust an Arbeitskraft und Expertise. Nutzen Sie den Abschied eines Mitarbeiters als Gelegenheit, Ihr Image zu stärken – durch einen geregelten Offboarding Prozess. Das Offboarding ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements und sollte als solcher sinnvoll genutzt werden.

Viele Unternehmen fokussieren sich leider nur auf den anfänglichen Teil des Lebenszyklus eines Mitarbeiters. Ein großer Fehler und eine vertane Chance! Warum das Offboarding so wichtig ist und wie Sie das Exit-Management richtig umsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel!

Definition: Was ist Offboarding?

Das Offboarding kommt zum Einsatz, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlässt. Kollegen kommen und gehen und obwohl Personalfluktuation recht häufig vorkommt, sind viele Arbeitgeber nicht darauf vorbereitet, wie sie mit dem Abschied eines Mitarbeiters umgehen sollen. Viel schlimmer noch: Sie verstehen nicht, wie wichtig ein geregeltes Offboarding ist. Dabei sind besonders zwei Dinge zu beachten:

  1. Wurde der Mitarbeiter entlassen? In diesem Fall, muss der Prozess des Offboardings an die Umstände angepasst werden. Hierbei ist es wichtig, die Gründe für die Entlassung zu kennen, um Risiken zu minimieren und Fettnäpfchen zu vermeiden.
  2. Welche Position hatte der Mitarbeiter im Unternehmen? Für leitende Angestellte beispielsweise oder Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen beschäftigt waren, ist ein umfangreicheres Offboarding angemessen.

Warum ist erfolgreiches Offboarding so wichtig?

Auch wenn der Prozess des Offboardings unnötig erscheinen mag und zusätzliche Arbeit bedeutet, die man an einen Mitarbeiter “verschwendet”, der das Unternehmen sowieso verlässt, so ist es doch genau das Gegenteil. Denn die Investition in ein effektives Offboarding trägt Früchte in Form einer stärkeren Mitarbeiterbindung und eines höheren Mitarbeiterengagements.

Kurz und knapp: Ein überlegter Offboarding-Plan erleichtert den Abschied eines Mitarbeiters für beide Seiten und ist von entscheidender Bedeutung. Die Gründe dafür sprechen für sich:

Der letzte Eindruck zählt (auch). Die Wege sollten sich unter besten Voraussetzungen trennen. Sorgen Sie als Unternehmen dafür, dass sich der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, für seine Arbeit geschätzt und respektiert fühlt.

Finanzielle Verluste minimieren. Ohne einen gut überlegten und durchstrukturierten Offboarding-Plan können Situationen entstehen, die negative finanzielle Auswirkungen haben können (z.B. fälschliche Weiterzahlung von Leistungen an Mitarbeiter, die gar nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind).

Rechtliche Probleme vermeiden. Die korrekte Handhabung rechtlicher Angelegenheiten und das Dokumentieren von Unterlagen nach einer Kündigung hilft dabei, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten (z.B. wegen ungerechtfertigter Entlassung) zu minimieren und sorgt für einen Abschied, der in positiver Erinnerung bleibt.

Feedback sammeln. Mitarbeiter stellen für ein Unternehmen ein großes Know-how dar. Gehen Sie mit ihnen ins Gespräch und sammeln Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge, um zukünftige Prozesse zu optimieren.

Es ist also wichtig, den Austrittsprozess so zu gestalten, dass der Mitarbeiter auch weiterhin positiv über das Unternehmen denkt und spricht. Das Employer Branding spielt dabei eine entscheidende Rolle. Darüber hinaus gilt es aber auch weitere Fragen zu klären, die Teil des Offboarding-Prozesses sind: Wann informiert man die Kollegen über die Kündigung oder Entlassung des Mitarbeiters? Wie können die Kapazitäten umstrukturiert werden? Und wer kann den Platz des gehenden Mitarbeiters einnehmen? Damit der Berg an Fragen nicht zur unüberwindbaren Herausforderung wird, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es wichtig, den Offboarding-Prozess zu standardisieren.

Onboarding-Offboarding-Banner

Der Offboarding Prozess – so machen Sie es richtig

Der Ablauf des Offboardings beinhaltet mehrere Schritte. Je nach Größe des Unternehmens, Position des Mitarbeiters und Grund für den Abschied können diese natürlich voneinander abweichen. Im Allgemeinen gilt jedoch der folgende Offboarding-Leitfaden.

1. Die Buchhaltung informieren

Setzen Sie die Buchhaltung über den Abschied des Mitarbeiters in Kenntnis, damit diese Steuerbelege, die letzte Gehaltsabrechnung, ausstehende Kostenerstattungen, Urlaubstage und gegebenenfalls ein Entschädigung vorbereiten kann.

2. Arbeitszeugnisse erstellen

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung gegenüber dem ehemaligen Kollegen in Form eines Arbeitszeugnis oder einer Referenz. Abgesehen davon, dass jeder Mitarbeiter das Recht auf ein Arbeitszeugnis hat, hilft es diesem auch für seinen zukünftigen Werdegang. Als Gegenleistung können Sie den Mitarbeiter um eine Bewertung auf relevanten Karriereportalen bitten.

3. Transparente Kommunikation mit dem Mitarbeiter

Der Offboarding-Prozess beginnt direkt nach der Kündigung oder Entlassung des Mitarbeiters. Informieren Sie den Mitarbeiter über die nächsten Schritte, machen Sie deutlich, dass Ihnen der weitere Karriereweg des Mitarbeiters am Herzen liegt und ihn gegebenenfalls dabei unterstützen. Bei einem Austrittsgespräch haben Sie die Chance, sich Feedback einzuholen und selbst welches zu geben. Nutzen Sie diese!

4. Kommunikation gegenüber Kunden und Kollegen

Kündigen Sie den Abschied des Mitarbeiters bei den Kollegen an bevor Gerüchte entstehen. Beziehen Sie den Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, bei der Kommunikation mit ein. Informieren Sie auch die betreffenden Kunden zeitnah über den Abschied. Das kann der Mitarbeiter selbst mitteilen, wenn dies angemessen ist. Wichtig dabei ist es, Regeln aufzustellen, wer wann informiert wird.

Sowohl bei der Kommunikation mit den Kollegen als auch mit den Kunden gilt es, transparent zu sein. Teilen Sie dem Kunden mit, wie die weitere Zusammenarbeit aussieht, wer der Nachfolger des Mitarbeiters wird und wann der Kunde mit diesem rechnen kann. Seien Sie so transparent wie möglich und kümmern Sie sich um eine fortlaufende Betreuung des Kunden.

5. Die Übergabe

Die Aufgabengebiete sollten genau erfasst werden, damit eine reibungslose Übergabe an Kollegen und Nachfolger erfolgen kann. Noch nicht fertiggestellte Aufgaben oder Projekte müssen entweder abgeschlossen oder delegiert werden. Stichwort: Wissenstransfer!

Zusätzlich müssen alle Accounts und Zugänge gesperrt oder gelöscht und Firmeneigentum übergeben werden. Dies geschieht ganz am Schluss des Offboardings.

6. Die Abschiedsfeier

In der Regel beinhaltet das Offboarding auch eine kleine Abschiedsfeier. Diese kann individuell gestaltet werden. Üblicherweise bringt der Mitarbeiter selbst eine Kleinigkeit zu essen mit (Kuchen oder Snacks). Als Arbeitgeber können Sie sich mit einer Flasche Sekt, Blumen, einer netten Karte mit Unterschriften von den Kollegen und gegebenenfalls auch mit einem Abschiedsgeschenk oder einem gemeinsamen Essen verabschieden. Zeigen Sie als Arbeitgeber Ihre Wertschätzung und hinterlassen Sie einen positiven, aber professionellen letzten Eindruck.

Tipp: Schreiben Sie am letzten Tag des Mitarbeiters eine Sammel-Email, damit alle Kollegen den Abschied auf dem Schirm haben und sich noch einmal persönlich bedanken und den Kollegen verabschieden können.

7. In Kontakt bleiben

Pflegen Sie Ihr Netzwerk und halten Sie Kontakt zu ehemaligen Kollegen. Man weiß nie, wofür der Kontakt später noch einmal gut sein kann. 

Offboarding Checkliste – welche Aufgaben fallen an?

Erstellen Sie eine Checkliste, die Sie für jedes Offboarding zur Hand haben. Damit können Sie für jeden Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, sicherstellen, dass der Offboarding-Prozess strukturiert und nach einem bestimmten Plan abläuft.

👉 Sie können unsere kostenlose Offboarding Checkliste hier herunterladen.

✔️ Offboarding mit der richtigen Software

Ein standardisierter Offboarding-Prozess kann dabei helfen, einen positiven letzten Eindruck zu hinterlassen. Wichtig dabei sind Transparenz und Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter. Aber auch ein geordneter Ablauf trägt zu einem professionellen Eindruck bei.

Hierfür eignet sich eine Offboarding-Software, mit der Sie sicherstellen, dass während des Exits keine Schritte vergessen werden. Außerdem werden alle Verantwortlichen in den Ablauf mit einbezogen und wissen, wann sie welche Aufgabe erledigen müssen.

Mit der HR-Software von Factorial können Sie Ihren Offboarding-Prozess automatisieren und sichergehen, dass Mitarbeiter beim Austritt alle notwendigen Schritte durchlaufen und die Trennung zum Unternehmen so angenehm wie möglich abläuft. 

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