Mitarbeiterführung ist das A&O. Wenn Sie jemanden eingestellt haben und diese Person den Prozess des Onboardings durchlaufen hat, ist in vielen Unternehmen der Rest Geschichte. Ganz so einfach ist es allerdings nicht.
Wenn sich die Wege von Arbeitnehmer*in und Arbeitgeber*in trennen, ist das für Unternehmen meist mit einem großen Verlust verbunden. Nutzen Sie den Abschied des Teammitglieds als Gelegenheit, Ihr Image zu stärken – durch einen geregelten Offboarding Prozess. Das Offboarding ist ein wesentlicher Bestandteil des Personalmanagements und sollte als solcher sinnvoll genutzt werden.
Viele Unternehmen fokussieren sich leider nur auf den anfänglichen Teil des Lebenszyklus der Mitarbeiter*innen. Ein großer Fehler und eine vertane Chance! Warum das Offboarding so wichtig ist und wie Sie das Exit-Management richtig umsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel!
Inhaltsangabe
Definition: Was ist Offboarding?
Das Offboarding kommt zum Einsatz, wenn ein*e Mitarbeiter*in das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlässt. Teammitglieder kommen und gehen und obwohl Personalfluktuation recht häufig vorkommt, sind viele Unternehmen nicht darauf vorbereitet, wie sie mit dem Abschied von ausscheidenden Mitarbeiter*innen umgehen sollen. Viel schlimmer noch: Sie verstehen nicht, wie wichtig ein professionelles Offboarding ist. Dabei sind besonders zwei Dinge zu beachten:
- Wurde das Teammitglied entlassen? In diesem Fall, muss der Prozess des Offboardings an die Umstände angepasst werden. Hierbei ist es wichtig, die Gründe für die Entlassung zu kennen, um Risiken zu minimieren und Fettnäpfchen zu vermeiden.
- Welche Position hatte das Teammitglied im Unternehmen? Für leitende Angestellte beispielsweise oder Mitarbeitende, die schon länger im Unternehmen beschäftigt waren, ist ein umfangreicheres Offboarding angemessen.
Warum ist erfolgreiches Offboarding bei einer Kündigung so wichtig?
Auch wenn der Prozess des Offboardings zusätzliche Arbeit bedeutet, ist er extrem wichtig. Denn die Investition in ein strukturiertes Offboarding trägt Früchte in Form einer stärkeren Mitarbeiterbindung und eines höheren Mitarbeiterengagements.
Kurz und knapp: Ein überlegter Offboarding-Plan erleichtert den Abschied von Mitarbeitenden für beide Seiten und ist von entscheidender Bedeutung. Die Gründe dafür sprechen für sich.
Der letzte Eindruck zählt (auch)
Die Wege sollten sich unter besten Voraussetzungen trennen. Sorgen Sie als Unternehmen dafür, dass sich Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, für ihre Arbeit geschätzt und respektiert fühlen.
Finanzielle Verluste minimieren
Ohne einen gut überlegten und durchstrukturierten Offboarding-Plan können Situationen entstehen, die negative finanzielle Auswirkungen haben können. Dazu zählen beispielsweise fälschliche Weiterzahlung von Leistungen an Mitarbeiter*innen, die gar nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind, eine unverhältnismäßig hohe Abfindung, o.ä.
Rechtliche Probleme vermeiden
Die korrekte Handhabung rechtlicher Angelegenheiten, das Dokumentieren von Unterlagen nach einer Kündigung sowie die Einhaltung der Kündigungsfrist hilft dabei, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten (z.B. wegen ungerechtfertigter Entlassung) zu minimieren. So wird für einen Abschied gesorgt, der in positiver Erinnerung bleibt.
Feedback sammeln
Mitarbeiter*innen stellen für ein Unternehmen ein großes Know-how dar. Gehen Sie mit ihnen ins Gespräch und sammeln Sie Feedback und Verbesserungsvorschläge, um zukünftige Prozesse zu optimieren.
Es ist also wichtig, den Austrittsprozess so zu gestalten, dass Mitarbeitende auch weiterhin positiv über das Unternehmen denkt und spricht. Das Employer Branding spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Darüber hinaus gilt es aber auch weitere Fragen zu klären, die Teil des Offboarding-Prozesses sind. Zum Beispiel: Wann informiert man das Team über die Kündigung oder Entlassung? Wie können die Kapazitäten umstrukturiert werden? Und wer kann den Platz der ausscheidenden Person einnehmen?
Damit der Berg an Fragen nicht zur unüberwindbaren Herausforderung wird, wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen, ist es wichtig, den Offboarding-Prozess zu standardisieren.
👉 In unserem YouTube Video erklären wir Ihnen, warum Offboarding für Ihr Unternehmen so wichtig ist.
Der Offboarding Prozess – so machen Sie es richtig
Der Ablauf des Offboardings beinhaltet mehrere Schritte. Je nach Größe des Unternehmens, Position der Person und Grund für den Abschied können diese natürlich voneinander abweichen. Im Allgemeinen gilt jedoch der folgende Offboarding-Leitfaden.
Buchhaltung informieren
Setzen Sie die Buchhaltung über den Abschied des Teammitglieds in Kenntnis, damit die notwendigen Vorbereitungen getroffen werden können. Dazu gehören beispielsweise Steuerbelege, die letzte Gehaltsabrechnung, ausstehende Kostenerstattungen, und Urlaubstage.
Arbeitszeugnis erstellen
Zeigen Sie Ihre Wertschätzung gegenüber des ehemaligen Teammitglieds in Form eines Arbeitszeugnisses oder einer Referenz. Abgesehen davon, dass jede*r Mitarbeiter*in das Recht auf ein Arbeitszeugnis hat, hilft es diesem auch für seinen zukünftigen Werdegang. Im Gegenzug können Sie um eine Bewertung auf relevanten Karriereportalen bitten.
Transparenter Austausch
Der Offboarding-Prozess beginnt direkt nach der Kündigung oder Entlassung. Informieren Sie das Teammitglied über die nächsten Schritte, machen Sie deutlich, dass Ihnen der weitere Karriereweg am Herzen liegt und Sie gegebenenfalls unterstützen. Bei einem Exit-Interview haben Sie die Chance, sich Feedback einzuholen und selbst welches zu geben. Nutzen Sie diese!
Interne & Externe Kommunikation
Kündigen Sie den Abschied im Team an, bevor Gerüchte entstehen. Beziehen Sie die ausscheidende Person, die das Unternehmen verlässt, mit ein. Informieren Sie auch die betreffenden Kunden und Kundinnen zeitnah über den Abschied. Das kann das Teammitglied selbst mitteilen, wenn dies angemessen ist. Wichtig dabei ist es, Regeln aufzustellen, wer wann informiert wird.
Sowohl bei der Kommunikation im Team als auch mit externen Partner*innen gilt es, transparent zu sein. Teilen Sie mit, wie die weitere Zusammenarbeit aussieht und wer Nachfolger*in für die Stelle wird. Seien Sie so transparent wie möglich und kümmern Sie sich um eine fortlaufende Betreuung Ihrer Kunden und Kundinnen.
Übergabe
Die Aufgabengebiete sollten genau erfasst werden, damit eine reibungslose Übergabe erfolgen kann. Noch nicht fertiggestellte Aufgaben oder Projekte müssen entweder abgeschlossen oder delegiert werden. Stichwort: Wissenstransfer!
Zusätzlich müssen alle Accounts und Zugänge gesperrt oder gelöscht und Firmeneigentum übergeben werden. Dies geschieht ganz am Schluss des Offboardings.
Abschiedsfeier
In der Regel beinhaltet das Offboarding auch eine kleine Abschiedsfeier. Diese kann individuell gestaltet werden. Üblicherweise bringen Mitarbeiter*innen selbst eine Kleinigkeit zu essen mit (Kuchen oder Snacks).
Als Arbeitgeber*in können Sie sich mit einer Flasche Sekt, Blumen, einer netten Karte mit Unterschriften vom Team oder einem gemeinsamen Essen verabschieden. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung und hinterlassen Sie einen positiven, aber professionellen letzten Eindruck.
Tipp: Schreiben Sie am letzten Arbeitstag eine E-mail an Kollegen und Kolleginnen, damit sich alle noch einmal persönlich bedanken und verabschieden können.
In Kontakt bleiben
Pflegen Sie Ihr Netzwerk und halten Sie Kontakt zu ehemaligen Mitarbeiter*innen. Man weiß nie, wofür der Kontakt später noch einmal gut sein kann.
Offboarding Checkliste – welche Aufgaben fallen an?
Erstellen Sie eine Checkliste, die Sie für jedes Offboarding zur Hand haben. Damit können Sie für alle Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen verlassen, sicherstellen, dass der Offboarding-Prozess strukturiert und nach einem bestimmten Plan abläuft.
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✔️ Offboarding mit der richtigen Software
Ein standardisierter Offboarding-Prozess kann dabei helfen, einen positiven letzten Eindruck zu hinterlassen. Wichtig dabei sind Transparenz und Wertschätzung gegenüber den Mitarbeiter*innen. Aber auch ein geordneter Ablauf trägt zu einem professionellen Eindruck bei.
Hierfür eignet sich eine Offboarding-Software, mit der Sie sicherstellen, dass während des Exits keine Schritte vergessen werden. Außerdem werden alle Verantwortlichen in den Ablauf mit einbezogen und wissen, wann sie welche Aufgabe erledigen müssen.
Mit der HR-Software von Factorial können Sie Ihren Offboarding-Prozess automatisieren und optimieren. Außerdem können Sie sichergehen, dass Mitarbeiter*innen beim Austritt alle notwendigen Schritte durchlaufen und die Trennung zum Unternehmen so angenehm wie möglich abläuft.
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