Eine Leistungserfassung ist in vielen Branchen üblich – aber ist sie auch verpflichtend? Und wie genau funktioniert sie?
Im folgenden Artikel erklären wir, was unter dem Begriff Leistungserfassung zu verstehen ist und geben Ihnen einen Überblick über ihren Zweck sowie die verschiedenen Möglichkeiten der Aufzeichnung.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Leistungserfassung dokumentiert die Qualität, Menge und den zeitlichen Umfang der Arbeitsleistung von Arbeitnehmenden.
- Es besteht keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Leistungserfassung. In vielen Branchen – insbesondere im Dienstleistungsbereich – ist sie jedoch üblich. Im Gesundheitswesen ist sie sogar verpflichtend, etwa gemäß § 294 SGB V, um gegenüber den Krankenkassen abrechnen zu können.
- Eine Leistungserfassung dient unter anderem der genauen Fakturierung, dem Controlling, der Ressourcenplanung, als Nachweis gegenüber Vorgesetzten und Kund*innen sowie der Transparenz innerhalb des Unternehmens.
- Definition: Was sind Leistungserfassungen?
- Zweck: Wozu braucht man eine Leistungserfassung
- Gesetzliche Grundlage: Ist die Leistungserfassung für Arbeitgebende Pflicht?
- Was ist der Unterschied zwischen Tätigkeitsnachweis und Leistungserfassung?
- Methoden der Erfassung: Auf welche Weise kann eine Leistungserfassung erfolgen?
Definition: Was sind Leistungserfassungen?
Was ist ein Leistungserfassungsblatt?
Im beruflichen Kontext dienen Leistungserfassungen dazu, die Arbeitsleistungen – also die Tätigkeiten –, die Arbeitnehmende in einem bestimmten Zeitraum erbracht haben, zu dokumentieren und festzuhalten.
Die Arbeitsleistung wird je nach Kontext oder Zweck in Bezug auf Qualität, Menge und/oder Zeit erfasst. Die Erfassung kann manuell erfolgen, wird heutzutage jedoch zunehmend mobil bzw. digital durchgeführt.
Das konkrete Dokument, mit den jeweiligen Informationen zu den erbrachten Leistungen, nennt man Leistungserfassungsblatt.
Zweck: Wozu braucht man eine Leistungserfassung
Eine Leistungserfassung kann in Unternehmen unterschiedlichen Zwecken dienen. Typischerweise wird sie jedoch aus folgenden Gründen benötigt:
- Abrechnung/Fakturierung:
In diesem Fall dient die Leistungserfassung als Nachweis gegenüber Kund*innen und Auftraggebenden, damit diese die erbrachten Leistungen nachvollziehen können. - Transparenz:
Für Arbeitnehmende und Arbeitgebende bedeutet Leistungserfassung Transparenz – insbesondere bei der Arbeit an Projekten. Sie ermöglicht es, nachzuvollziehen, wie viele Arbeitsstunden für welche Aufgaben aufgewendet wurden. In diesem Sinne fungiert sie auch als Nachweis über die Arbeitszeiten, erweitert um einen Tätigkeitsnachweis. - Ressourcenplanung:
Diese Form der Dokumentation ist außerdem ideal, um festzustellen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Dadurch wird eine bessere Planung in Bezug auf Personal, Material und Arbeitsplätze für zukünftige Projekte möglich.
Gesetzliche Grundlage: Ist die Leistungserfassung für Arbeitgebende Pflicht?
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, die alle Unternehmen zur Ausstellung einer Erfassung von Leistungen verpflichtet.
In vielen Branchen gibt es allerdings eine solche Verpflichtung oder aber ist es üblich.
- Das gilt beispielsweise im Gesundheitswesen: Hier müssen erbrachte Leistungen gegenüber der Krankenkasse genau aufgelistet werden (§ 294 Sozialgesetzbuch SGB V)
- Auch in der Dienstleistungsbranche ist es üblich, dass Unternehmen eine detaillierte Auflistung der erbrachten Leistungen vorlegen.
- Die Leistungserfassung darf nicht mit der Arbeitszeiterfassung verwechselt werden, die nach aktuellen Gerichtsurteilen für Betriebe verpflichtend ist.
Was ist der Unterschied zwischen Tätigkeitsnachweis und Leistungserfassung?
Beide Nachweise ähneln sich und können einander ergänzen. Sie unterscheiden sich jedoch vor allem in ihrem Fokus.
Beim Tätigkeitsnachweis geht es konkret darum, die ausgeführten Aufgaben zu beschreiben – also: Was wurde in einem bestimmten Zeitraum genau gemacht? Er ist in der Regel beschreibend formuliert.
Die Leistungserfassung hingegen ist eher zahlenbasiert. Hier steht im Vordergrund, wie viel geleistet wurde – etwa in Bezug auf Zeit, Menge oder Qualität.
Beispiel und Anforderungen: Unterschied Tätigkeitsnachweis und Leistungserfassung
- Tätigkeitsnachweis von Mitarbeiter*in X im Projektmanagement
Datum Tätigkeit – Arbeitnehmer*in X 20.05.2025 To-do-Liste für das Projekt aktualisiert 20.05.2025 E-Mails mit dem Kunden beantwortet 20.05.2025 Projektaufgaben im Team verteilt Hinweis: Ein Tätigkeitsnachweis kann auch viel textlastiger und grober bzw. allgemeiner über einen längeren Zeitraum aussehen – vor allem dient er dem Arbeitnehmenden als Nachweis. Vorlagen und verschiedene Arten von Tätigkeitsnachweisen finden Sie auch in unserem Artikel zum Thema.
Datum Projekt Tätigkeit Arbeitszeit Preis pro Stunde (€) Gesamtpreis (€) 21.05.2025 Website-Relaunch Erstellung von Design-Entwürfen 2 Stunden 75,00 150,00 22.05.2025 Website-Relaunch Team-Meeting zur Abstimmung 1 Stunde 75,00 75,00
Zusätzlich kann eine Leistungserfassung auch um den Preis pro Einheit/Stunde und Gesamtpreis für die je angegebene Leistung erweitert werden.
Die Erfassung der Leistungen ist dabei viel detaillierter und enthält immer Stundenangaben, da sie auch zur internen Kontrolle und zur Abrechnung dient. Häufig wird aus der detaillierten Leistungserfassung eine knappere, kürzere Version erstellt, beispielsweise für Kund*innen oder Arbeitnehmende als Nachweis.
Methoden der Erfassung: Auf welche Weise kann eine Leistungserfassung erfolgen?
Manuelle Leistungserfassung
Diese Art der Erfassung war viele Jahre der Standard. In der Regel wurde ein Stundenzettel handschriftlich ausgefüllt, auf dem neben den Arbeitszeiten auch die jeweils erbrachten Leistungen vermerkt wurden.
Digitale Leistungserfassung
Ein Stundenzettel kann nicht nur manuell, sondern auch digital geführt werden – zum Beispiel mit Excel. Viele Unternehmen nutzen solche Tools zur digitalen Leistungserfassung.
Immer häufiger kommen jedoch spezialisierte Softwarelösungen zum Einsatz. Bei der HR-Software von Factorial können Unternehmen beispielsweise nicht nur die Arbeitszeiterfassung durchführen, sondern auch die Leistungserfassung über ein integriertes Projektmanagement-Tool. Damit lässt sich genau nachvollziehen, wie viele Stunden für welche Aufgaben verwendet wurden.
Zusätzlich ist das Tool mit dem Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement verknüpft, sodass Überstunden automatisch erkannt werden. Dadurch lässt sich die Arbeitszeit präzise erfassen, nachverfolgen und für die Abrechnung nutzen.
Außerdem bietet diese digitale Lösung integrierte Leistungsanalysen, mit denen Sie Ressourcen, Zeitaufwand, Projekte und Personal auswerten, planen und optimieren sowie Fehler bei Abläufen und Prozessen identifizieren können.
Mobile Leistungserfassung
Neben der klassischen digitalen Variante, die meist am Desktop ausgefüllt wird, gibt es zunehmend mobile Anwendungen für den Praxiseinsatz. Dabei können Arbeitnehmende ihre erbrachten Leistungen direkt über eine App eingeben – oft in Kombination mit der Arbeitszeiterfassung.
So nutzen 11 Prozent der befragten Unternehmen laut Statista bereits Apps zur Arbeitszeiterfassung.
Auch Factorial bietet eine solche App an. Probieren Sie es noch heute aus!
