Leistungsnachweise spielen in vielen verschiedenen Kontexten eine entscheidende Rolle. Die Anwendungsgebiete reichen von Schule und Studium über Sport bis hin zum beruflichen Kontext. In diesem Artikel soll der Leistungsnachweis in der Arbeitswelt näher betrachtet werden. Hier ist er vor allem dann wichtig, wenn es um die Dokumentation von Projekten, aber auch um die Bescheinigung der Leistungen von Beschäftigten geht. Warum Leistungsnachweise so wichtig sind und was sie genau beinhalten, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Key Facts
- Im beruflichen Kontext dient der Leistungsnachweis der Dokumentation von Aufgaben, Projekten und Arbeitszeiten und ermöglicht eine qualitative und quantitative Leistungsüberprüfung.
- Leistungsnachweise sind entscheidend für die Zielerreichung in Projekten, da sie deren Fortschritt dokumentieren, Transparenz schaffen und die Grundlage für Abrechnungen und Evaluierungen bilden.
- Sie spielen darüber hinaus auch eine wichtige Rolle in der Personalentwicklung und bei Entscheidungen über Beförderungen oder Weiterbildungsmöglichkeiten. In diesem Sinne belegen Leistungsnachweise die Leistung von Mitarbeitenden.
- Was versteht man unter einem Leistungsnachweis?
- Der Leistungsnachweis im Kontext
- Bedeutung von Leistungsnachweisen in beruflichen Kontexten
- Was beinhaltet ein Leistungsnachweis?
Was versteht man unter einem Leistungsnachweis?
Bei einem Leistungsnachweis handelt es sich um ein Dokument, in dem eine erbrachte Leistung dokumentiert und nachgewiesen wird.
Im beruflichen Kontext dient ein Leistungsnachweis dazu, erledigte Aufgaben, Projekte oder Arbeitszeiten von Mitarbeitenden oder Auftragnehmenden festzuhalten. Darüber hinaus ermöglichen Leistungsnachweise die qualitative und quantitative Überprüfung der erbrachten Leistung. Sie sind essenzielle Dokumente für die Abrechnung und Überprüfung von Arbeitsprozessen während Projekten.
Dieser Nachweis kann sowohl in schriftlicher als auch in elektronischer Form vorliegen. Die Ausstellung der Bescheinigung erfolgt üblicherweise von Arbeitgebenden bzw. Auftraggebenden.
Der Leistungsnachweis im Kontext
Bei einem Leistungsnachweis handelt es sich um eine Bescheinigung, die nicht nur im beruflichen Kontext eine wichtige Rolle spielt.
Leistungsnachweise in der Schule
Im weiteren Sinne sind Prüfungen, Tests und schließlich Zeugnisse während der Schulzeit Leistungsnachweise, die den Leistungsstand der Schüler*innen dokumentieren.
Bafög – Leistungsnachweis
Auf ein weiteres typisches Beispiel für einen Leistungsnachweis treffen wir während des Studiums. Ziel des BAföG-Leistungsnachweises ist es, die Kontinuität des Studiums beim BaföG-Amt nachzuweisen und damit den Anspruch nach einem bestimmten Fachsemester auf BAföG aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, Studierende müssen, um weiterhin Anspruch auf die BAföG-Unterstützung vom Staat zu erhalten, über den BAföG-Leistungsnachweis beweisen, dass sie ihr Studium in der Regelstudienzeit absolvieren.
Der Nachweis im Sport
Auch im Sport gibt es Leistungsnachweise. Hier sind Wettkämpfe oder auch persönliche Bestzeiten Indikatoren für den Leistungsstand.
Was ist der Unterschied zwischen einem Tätigkeits- und einem Leistungsnachweis?
Neben dem Leistungsnachweis gibt es auch den sogenannten Tätigkeitsnachweis. Die Grenze zwischen den beiden Dokumenten ist nicht immer so scharf, wie man zunächst annehmen könnte. Der Fokus ist jedoch ein etwas anderer.
So geht es beim Leistungsnachweis vor allem um das Ergebnis der Leistungen, das dokumentiert und nachgewiesen wird. Beim Tätigkeitsnachweis steht die Tätigkeit im Vordergrund, es wird also nachgewiesen, was genau getan wurde. Letzteres würde also vor allem Dinge wie Arbeitszeit oder erledigte Aufgaben erfassen. Im ersten Fall würden eher abgeschlossene Meilensteine oder Projekte dokumentiert, oder z. B. auch die erfolgreiche Teilnahme an einer Fortbildung.
Bedeutung von Leistungsnachweisen in beruflichen Kontexten
Im weiteren Verlauf des Artikels werden wir uns näher mit der Bedeutung von Leistungsnachweisen in der Arbeitswelt befassen. Dabei fokussieren wir uns auf zwei verschiedene Bereiche, in dem der Leistungsnachweis im beruflichen Kontext u. a. vorkommt.
Der Leistungsnachweis für ein Projekt
Insbesondere bei Projekten sind Leistungsnachweise essenziell – vor allem dann, wenn Projekte sich über Monate oder gar Jahre erstrecken. Ein Leistungsnachweis dokumentiert hier systematisch, ob die definierten Projektziele erreicht wurden und wie die Ressourcen eingesetzt wurden.
Warum Leistungsnachweise so bedeutend in Projekten sind, wollen wir uns im Folgenden genauer anschauen:
- Sicherstellung der Zielerreichung:
Ganz klar: Ohne Leistungsnachweise kann man in einem Projekt schnell den Überblick verlieren. Sie stellen sicher, dass die Ziele in der anvisierten Zeit erreicht werden können und sorgen für eine regelmäßige Kontrolle des Fortschritts. Eventuelle Verzögerungen können so rechtzeitig bemerkt und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
- Transparenz:
Der Leistungsnachweis dient aber nicht nur der Fortschrittskontrolle. Er stellt auch sicher, dass alle Projektbeteiligten immer auf dem neuesten Stand sind. Dies ist besonders wichtig für die weitere Planung der Organisation.
- Basis für Abrechnungen:
Darüber hinaus dient der Leistungsnachweis als Grundlage für laufende oder spätere Abrechnungen. Der Nachweis beugt eventuellen Streitigkeiten über erbrachte Leistungen vor, da jede Leistung bereits dokumentiert ist.
- Grundlage für Evaluierungen:
Darüber hinaus ermöglicht der Leistungsnachweis der Projektleitung und anderen Beteiligten, die bisher erzielten Ergebnisse zu bewerten und darauf aufbauend Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Er dient also als Unterstützung des Projektmanagements.
- Vertrauensabsicherung:
Schließlich zeugen die regelmäßig ausgestellten Leistungsnachweise von Professionalität und stärken das Vertrauen zwischen Auftraggebenden und Auftragnehmenden.
Der Leistungsnachweis zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden
Darüber hinaus spielt ein Leistungsnachweis in der Arbeitswelt auch eine wichtige Rolle zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden. In diesem Zusammenhang dokumentiert ein Leistungsnachweis die erbrachten Leistungen und unter Umständen auch die Arbeitsergebnisse von Mitarbeitenden.
- Dokumentation der erbrachten Leistungen:
Ein Leistungsnachweis in diesem Sinne ist ein Dokument, in dem die Aufgaben und abgeschlossenen Projekte der einzelnen Mitarbeitenden aufgelistet sind. Diese müssen heute nicht mehr mühsam von Hand ausgefüllt und aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden. Digitale HR-Software unterstützt hier die Personalabteilung bei ihrer Arbeit.
Factorial bietet beispielsweise ein Performance Review Tool an. Dieses Tool vereinfacht und optimiert den Prozess der Mitarbeiterbeurteilung durch automatisierte und flexible Funktionen. Es ermöglicht individuelle Beurteilungszyklen, einschließlich 360-Grad-Feedback und Selbsteinschätzung, um ein umfassendes Bild der Mitarbeiterleistung zu erhalten.
- Entscheidungsgrundlage:
Leistungsnachweise dienen den Vorgesetzten und der Personalabteilung auch als Entscheidungsgrundlage, z. B. ob Arbeitnehmer X befördert werden soll oder nicht oder welche Beschäftigten überhaupt für eine Beförderung in Frage kommen.
Beispiel: Die Leistungen des Arbeitnehmers X sind hervorragend. Das geht aus seinem Leistungsnachweis hervor. Die Personalabteilung entscheidet, ihn zu fragen, ob er an einer Beförderung interessiert ist.
Und das Beste: Auch hier können digitale Tools die Entscheidungsfindung unterstützen. Durch die Integration mit anderen HR-Funktionen wie der Zeiterfassung unterstützt das System datenbasierte Entscheidungen und fördert die Entwicklung der Mitarbeitenden durch gezieltes Feedback und Kompetenzmanagement.
- Grundlage für Feedback und Entwicklung:
Auch bei Mitarbeitergesprächen wie dem Jahresgespräch kann der Nachweis als Gesprächsgrundlage dienen. Die jeweilige Abteilungsleitung oder die Vorgesetzten haben hier eine Grundlage, auf der sie Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeitenden erkennen und ihr Feedback formulieren können.
- Nachweis beruflicher Erfolge und beruflicher Erfahrung
Für Arbeitnehmende sind Leistungsnachweise wichtig, um ihre Fähigkeiten und Erfolge bei zukünftigen Bewerbungen oder Karriereschritten belegen zu können.
Was beinhaltet ein Leistungsnachweis?
Je nach Art des Leistungsnachweises sind unterschiedliche Informationen enthalten. Am Beispiel der Leistungsnachweise im Projektbereich und für das Personal verdeutlichen wir, was in einem solchen Nachweis enthalten sein kann.
Inhalt für einen Leistungsnachweis im Projektbereich
- Projektinformationen: In diesem Fall enthält der Nachweis alle relevanten Angaben zum Projekt. Dazu gehören Name, Zeitraum oder auch beteiligte Personen.
- Beschreibung der Leistungen: Eine genaue Beschreibung der zu erbringenden Leistungen und Aufgaben sowie eine Aktualisierung der bereits erbrachten und noch zu erbringenden Leistungen.
Zudem können hier die Zielangaben notiert werden. In diesem Bereich gehören auch eventuelle Kennzahlen, die als Basis für die Qualitätsbewertung dienen. - Quantitative Angaben: Darüber hinaus enthalten solche Leistungsnachweise Angaben zu Arbeitsstunden, Umsätzen, ggf. Aufwendungen oder auch Ressourcen.
- Stärken und Schwächen: Leistungsnachweise für Projekte können auch die Bewertung der Projektleistung oder anderer Beteiligten beinhalten. Hier können z. B. bisher aufgetretene Herausforderungen, aber auch bereits erzielte Erfolge festgehalten werden.
Inhalt für den Leistungsnachweis der Mitarbeitenden
- Allgemeine Daten: In diesem Fall enthält ein Leistungsnachweis allgemeine Informationen über die jeweiligen Mitarbeitenden, d. h. den vollständigen Namen, die Position im Unternehmen, den Beschäftigungszeitraum, das Gehalt sowie alle weiteren Daten, die auch üblicherweise in der Personalakte enthalten sind (Alter, Geschlecht usw.).
- Leistungsbeschreibung: Der Nachweis enthält darüber hinaus Informationen über den allgemeinen Tätigkeitsbereich, durchgeführte Projekte, erzielte Erfolge sowie erreichte Ergebnisse, die für das Unternehmen von Bedeutung sind. In der Regel wird die Zielerreichung mit den Zielvorgaben des Unternehmens, mit Kolleg*innen in ähnlichen Positionen oder aber anhand bestimmter festgelegter Kennzahlen verglichen.
- Beurteilungen: Ein Leistungsnachweis von Beschäftigten kann auch Einschätzungen von Vorgesetzten, Kund*innen oder auch der jeweiligen Team- oder Projektleistung enthalten.
- Belege: An dieser Stelle können Nachweise angefügt werden, die die Leistungen belegen. Dies können z. B. Sprachzertifikate, Fortbildungen etc. sein.
- Die formalen Angaben: Unterschrift, Datum und ggf. Stempel dürfen natürlich nicht fehlen, um dem ganzen Dokument seine Legitimität zu verleihen.
Digitales Performance Management und die manuelle Vorlage
Mit einer Performance Management Software wie der von Factorial kann die gesamte Leistungsbeurteilung auf einfache Weise digital durchgeführt und abgerufen werden. Selbstverständlich ist es aber auch weiterhin möglich, die Leistungsnachweise manuell, d. h. per Hand oder über eine Excel-Tabelle auszufüllen. Hierfür stehen online verschiedene Vorlagen zur Verfügung.
