Die Personalstammdaten sind grundlegende Informationen, die nicht nur für die Arbeit der HR-Abteilung, sondern auch für einen reibungslosen Betriebsablauf insgesamt – beispielsweise durch die Arbeitszeitplanung – benötigt werden.
Welche Daten zu den Stammdaten gehören, welche Datenschutzvorgaben für diese gelten, welche Rolle sie in der Personalarbeit spielen und wie HR-Software mit der digitalen Personalakte die Arbeit erleichtern kann, erklären wir im folgenden Artikel.
Key Facts
- Personalstammdaten bilden die Grundlage für die Personalverwaltung und -identifikation in der Personalarbeit eines Unternehmens.
- Zu diesen Daten gehören persönliche Informationen, Kontaktdaten sowie Angaben zur Beschäftigung und Sozialversicherung.
- Die Daten werden in der Personalarbeit vor allem für die Verwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Mitarbeiterentwicklung sowie für die Arbeitszeitplanung und Kommunikation benötigt.
- Was sind Personalstammdaten?
- Personalstammdaten erfassen und Datenschutz beachten
- Nutzung der Personalstammdaten in der Praxis
- Mit HR-Software die Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten erleichtern
Was sind Personalstammdaten?
Personalstammdaten – Definition
Personalstammdaten sind jene Informationen über einzelne Beschäftigte eines Unternehmens, mit denen Vorgesetzte ihre Mitarbeitenden eindeutig identifizieren können. Diese Daten bleiben während der Betriebszugehörigkeit meist unverändert – mit Ausnahme von Änderungen wie einer Adressänderung durch Umzug.
Sie dienen dem Unternehmen und insbesondere der Personalabteilung zur Identifikation und Verwaltung der Beschäftigten. Diese Daten sind für eine korrekte HR-Arbeit also unerlässlich.
Was zählt zu den Personalstammdaten und was gehört in ein Personalstammblatt?
Zu den Personalstammdaten, die in einem Personalstammblatt aufgenommen werden sollten, gehören:
- Persönliche Informationen: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand
- Kontaktdaten: Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adressen, Bankverbindung
- Angaben zur Beschäftigung: ggf. Mitarbeiternummer (Personalnummer), Position im Unternehmen, ggf. Abteilung/Team, Eintrittsdatum, Art der Beschäftigung (ob also Voll- oder Teilzeit und unbefristet oder befristet), Gehaltsdaten, Urlaubstage und Krankheitstage
- Sozialversicherungsdaten: Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Informationen zur Krankenkasse und zur Rentenversicherung
Personalstammdaten erfassen und Datenschutz beachten
Personalstammdaten erfassen und pflegen – So geht’s
Die Personalstammdaten werden zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses, also in der Regel mit der Vertragsunterzeichnung, erhoben. Die Mitarbeitenden werden dann meistens dazu aufgefordert, die grundlegenden Informationen in der HR-Abteilung einzureichen.
Daten wie die Personalnummer, die Position im Unternehmen oder auch das Eintrittsdatum werden von der Personalabteilung selbst hinzugefügt. Die Personalnummer ist eine eindeutige Kennung, die jedem Mitarbeitenden zugewiesen wird.
Für einen korrekten Betriebsablauf ist es enorm wichtig, dass die Daten der Beschäftigten kontinuierlich auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Bei einem Umzug liegt es so an den Angestellten, die Adressänderung rechtzeitig mitzuteilen – ebenso bei einem Bankwechsel. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass es keine Probleme bei der Überweisung des Gehalts am Ende oder Anfang eines Monats gibt.
Aber auch Änderungen der Arbeitszeit – beispielsweise eine Reduzierung von Voll- auf Teilzeit – oder ein Wechsel innerhalb einer anderen Abteilung des Unternehmens müssen umgehend von den Personaler*innen aktualisiert werden, damit alle administrativen Prozesse, wie die Lohnabrechnung, Einsatzplanung und interne Kommunikation, reibungslos funktionieren.
Welche Datenschutzregelungen gilt es bei den Personalstammdaten zu beachten?
Da es sich bei Personalstammdaten um sensible und personenbezogene Daten handelt, unterliegen sie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Das bedeutet, dass die Verarbeitung dieser Daten seitens des Unternehmens nur dann rechtens ist, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich ist – etwa bei der Lohnabrechnung oder der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Ohne Angaben zur Bankverbindung oder zur Krankenkasse wären diese Vorgänge nicht möglich.
Anders sieht es aus, wenn das Unternehmen beispielsweise ein Foto des neuen Mitarbeiters X auf seiner Unternehmensseite veröffentlichen möchte. Hierbei handelt es sich um keine rechtliche Pflicht, weshalb vor einer Veröffentlichung die Einwilligung des Mitarbeiters X eingeholt werden muss.
Grundsätzlich können Arbeitgebende Personalstammdaten für die Dauer eines Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Doch auch über die Kündigung hinaus gibt es für bestimmte Daten eine Aufbewahrungsfrist. In der Regel kann hier von drei Jahren ausgegangen werden, da möglicherweise noch Forderungen bestehen. Ist jedoch eine Speicherung nicht mehr nötig, entfällt der Zweck der Datenverarbeitung, und die weitere Aufbewahrung ist nicht mehr rechtens.
Ausführliche Informationen zu den Regelungen rund um die Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag lesen Sie in unserem Blogartikel zur DSGVO.
Nutzung der Personalstammdaten in der Praxis
Personalstammdaten sind grundlegende Elemente in der Arbeit im Personalmanagement. Sie werden unter anderem in den folgenden Bereichen in der Personalarbeit genutzt und gebraucht:
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Insbesondere für die Erstellung der Lohnabrechnung und Berechnung des Lohns sind die Personalstammdaten notwendig. Für die korrekte Berechnung werden Daten zum Familienstand benötigt, da dieser unter anderem die Steuerklasse bestimmt. Ebenso ist die Bankverbindung erforderlich, um den Betrag überweisen zu können. Aber auch Angaben zur Sozialversicherung werden beispielsweise im Falle von Krankheit benötigt, damit die Lohnfortzahlung korrekt abgewickelt werden kann.
Arbeitszeitplanung
Auch für die Planung der Schichten bzw. allgemein der Arbeitszeit sind die Personalstammdaten essenziell. Nur durch die Information, welches Arbeitszeitmodell die jeweiligen Beschäftigten haben – ob sie beispielsweise Teil- oder Vollzeit oder an einigen Tagen im Homeoffice arbeiten – in Kombination mit Angaben wie dem Familienstand, der insbesondere bei der Urlaubsplanung für Beschäftigte mit Kindern eine Rolle spielt, kann eine effektive Planung erfolgen.
Nur durch diese Daten lässt sich ein reibungsloser Betriebsablauf unter Berücksichtigung der Arbeitszeitmodelle, der betrieblichen Anforderungen und auch der Wünsche der Beschäftigten gewährleisten.
Kommunikation im Unternehmen
Telefonnummern oder E-Mail-Adressen (das kann auch eine betriebliche Adresse sein) sind wichtig, damit im Unternehmen zwischen den einzelnen Beschäftigten kommuniziert werden kann. Die E-Mail-Adresse ist beispielsweise notwendig zur Anmeldung auf unternehmensinternen Plattformen, Webanwendungen oder Kommunikations- bzw. Projektmanagementplattformen.
Personalverwaltung
Die Daten werden darüber hinaus zur allgemeinen Personalverwaltung genutzt. So werden auf Grundlage der Daten beispielsweise Mitarbeiterprofile erstellt. Dabei fließen administrative Aufgaben wie das Vertragsmanagement, die Dokumentation von Qualifikationen, Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, also Maßnahmen zur Personalentwicklung, mit ein.
Mit HR-Software die Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten erleichtern
Die Verwaltung, Erfassung und Pflege von Personalstammdaten kann ein aufwändiger Prozess sein. Er ist vor allem nie abgeschlossen, da er ständig aktualisiert und angepasst werden muss. Hier bietet es sich an, einige Workflows mit einer HR-Software zu automatisieren.
Das Factorial Dokumentenmanagement ermöglicht Ihnen die Erstellung einer digitalen Personalakte und erleichtert beispielsweise die Verwaltung von Verträgen und Dokumenten. Diese werden zentral an einem Ort gespeichert und sind von überall aus zugänglich.
Auch Prozesse wie das Onboarding, die Lohnabrechnung oder die Urlaubsabrechnung werden durch vorausgefüllte Formulare und automatisierte Anfragen optimiert, wodurch der administrative Aufwand erheblich reduziert wird.
Und: Mit der digitalen Personalakte gehen Sie mit der Zeit. Einer Studie von Aconso zufolge nutzen im Jahr 2023 etwa 71 Prozent der befragten deutschen Unternehmen eine digitale Personalakte.
