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Personalkosten

So berechnen Sie Ihre Personalkosten [+ Rechner 2022]

Löhne und Gehälter, Boni, geldwerte Vorteile – die Liste an Personalkosten ist lang. Damit sich bei der Personalkostenplanung keine Fehler einschleichen, sollten Sie genau verstehen, wie sich die Kosten zusammensetzen und wie Sie sie korrekt berechnen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie 2022 zum Thema Personalkosten wissen müssen. Zusätzlich dazu haben wir eine kostenlose Excel Vorlage für Sie, mit der Sie die Gesamtkosten pro Mitarbeiter*in berechnen können. 

Personalkosten berechnen excel

Was sind Personalkosten?

Personalkosten Definition

Der Begriff Personalkosten umfasst alle entstehenden Kosten, die ein Arbeitgeber im Hinblick auf seine Mitarbeiter*innen zu tragen hat.

Der größte Teil dieser Kosten macht das Entgelt, also Lohn und Gehalt aus. Zusätzlich dazu kommen auf den Arbeitgeber sämtliche Personalnebenkosten zu, die wir in diesem Artikel genauer erläutern.

Im internen Rechnungswesen kennt man diese Kosten als Personalaufwand. Sie sind Teil der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens. Und das mit Recht: Im Durchschnitt liegt der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten bei ganzen 30 bis 40 Prozent.

Welche Kosten muss ich konkret tragen?

Man unterscheidet zwischen direkten und indirekten Personalkosten.

Direkte Personalkosten

Bei den direkten Kosten handelt es sich um das Arbeitsentgelt (brutto). Dabei wird zwischen Lohn und Gehalt unterschieden.

➡️ Lohn: Der Lohn wird basierend auf der erbrachten Arbeitsleistung berechnet. Also z.B. nach der Anzahl der Stunden, die gearbeitet wurde. Bekannte Beispiele aus der Praxis sind der klassische Stundenlohn oder Akkordlohn.

➡️ Gehalt: Beim Gehalt sieht das anders aus. Es wird eine feste Summe vereinbart, die monatlich ausgezahlt wird (Monatsgehalt). Das Gehalt ist immer gleich. Urlaube und andere Abwesenheiten haben keinen Einfluss auf die Höhe des Entgeltes.

Indirekte Personalkosten

Abgesehen vom Arbeitsentgelt gibt es aber noch weitere Kosten. Zu den indirekten Ausgaben zählen gesetzlich verpflichtende Kosten wie die Beiträge zur Sozialversicherung, aber auch freiwillige Leistungen wie z.B. das 13. Monatsgehalt.

Andere Begriffe für die indirekten Kosten sind Personalnebenkosten, Personalzusatzkosten oder Lohnnebenkosten.

Gesetzliche Leistungen:

  • Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Rentenversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung, Unfallversicherung)
  • Steuerabgaben
  • Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Freiwillige Leistungen (sofern nicht tariflich vorgeschrieben):

  • Zusätzliche Zahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Boni
  • Geldwerte Vorteile (Firmenwagen, Smartphone und Co.)
  • Benefits jeglicher Art (Sachzuwendungen)
  • Fort- und Weiterbildungen
  • Kosten für Ausstattung (Arbeitsmaterialien, Berufskleidung etc.)
  • Geschäftsreisen: Fahrtkosten und Verpflegungspauschale

➡️ Wir lernen: Egal ob direkte oder indirekte Mitarbeiterausgaben – alle diese Kosten gehören zu den Fixkosten des Unternehmens. Den Überblick zu behalten, ist essentiell.

Sonstige Personalkosten

Damit die Planung der Personalkosten rund verläuft, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass auch eine hohe Mitarbeiterfluktuation für zusätzliche Kosten sorgt.

Im Rahmen der Kündigungswelle 2022 haben Unternehmen alle Hände voll zu tun, mit Recruiting und Onboardings hinterherzukommen. Das führt zu erhöhten Kosten (Stellenanzeigen, Arbeitszeit für Bewerberauswahl und Vorstellungsgespräche etc.).

👉 Erfahren Sie, wie Sie Ihre On- und Offboardings mit Factorial organisieren können.

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Wie berechne ich die Personalkosten?

Unternehmer wollen wissen: Wie hoch sind meine Kosten pro Mitarbeiter*in? Dieses Wissen ist wichtig, um die Profitabilität und somit den Unternehmenserfolg im Auge zu behalten.

Die Formel ist eigentlich ganz simpel:

Personalkosten = direkte Personalkosten + indirekte Personalkosten + sonstige Personalkosten

Personalkosten Beispiel: Gehen wir davon aus, Sie möchten die Ausgaben für Ihre Beispiel-Mitarbeiterin Isabelle Klug ermitteln.

50.000 € Jährliches Bruttogehalt (direkte Kosten)

+ 3.650 € Krankenversicherung (7,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)

+ 762,50 € Pflegeversicherung (1,525 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)

+ 4.650 € Rentenversicherung (9,3 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)

+ 600 € Arbeitslosenversicherung (1,2 % AG-Anteil, gesetzlich vorgeschriebene indirekte Kosten)

+ 1.000 € Weihnachtsgeld (freiwillige indirekte Kosten)

= 60.662,50 € pro Jahr

Sie wissen jetzt, wie Sie die Kosten für einzelne Mitarbeiter*innen berechnen. Sie möchten wissen, wie hoch die durchschnittlichen Personalkosten pro Monat sind?

Nehmen Sie dazu die jährlichen Gesamtkosten aller Mitarbeiter*innen zusammen und teilen Sie diesen Wert durch 12 Monate. Das Ergebnis geteilt durch die Anzahl der Beschäftigten sind Ihre durchschnittlichen monatlichen Kosten pro Mitarbeiter*in.

Welche KPIs sollte ich beachten?

Kennzahlen spielen auch im Personalbereich eine immer wichtigere Rolle. Der Hintergrund: Die HR Rolle verändert sich. Statt reinen Verwaltungstätigkeiten werden strategische Themen immer wichtiger.

Hier finden Sie eine Übersicht über wichtige KPIs (= Key Performance Indicator), wenn es darum geht, die Mitarbeiterkosten zu analysieren.

  • Personalkosten pro Mitarbeiter*in = Personalkosten / Anzahl der Mitarbeiter*innen
  • Personalkosten pro Stunde = Personalkosten / Anzahl der geleisteten Stunden
  • Personalzusatzkostenquote (Verhältnis der Personalnebenkosten zu den Personalkosten) = Personalnebenkosten / Personalkosten

Wie kann ich meine Ausgaben senken? 3 Tipps

Ziel aller Unternehmer*innen ist es, Kosten zu senken und gleichzeitig Profite zu steigern.

Doch aufgepasst: Da die Mitarbeiter*innen die wichtigste Ressource im Unternehmen sind, sollte man darauf achten, in diesem Bereich nicht zum Sparfuchs zu werden.

Dennoch gibt es Möglichkeiten, um die Personalkosten nicht zum explodieren zu bringen:

  1. Ja zum Outsourcing: Nicht immer ist es notwendig, direkt eine Vollzeitkraft für eine Position einzustellen. Besonders Jobs wie Grafikdesigner oder Video Editor können sehr gut „nur“ als Freelancer angestellt werden. So sind Sie sicher, dass Sie nur Ausgaben haben, wenn auch wirklich Arbeit vorliegt.
  2. Mitarbeitermotivation steigern: Zufriedene Mitarbeiter*innen arbeiten effizienter. Das ist bewiesen. Indem Sie also auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft eingehen, sorgen Sie dafür, dass mit Engagement gearbeitet wird. Das spart letztendlich Kosten.
  3. Smarte Personalplanung: Wenn Sie sicherstellen, dass jedem Teammitglied eine Arbeitsschicht zugewiesen ist und Personallücken gedeckt sind, können Kundenwünsche zeitnah erfüllt werden. Das steigert den Gewinn. Gleichzeitig sollten Sie einen Personalüberschuss vermeiden. Factorial hilft Ihnen und alarmiert Sie, sollten Schichten doppelt belegt werden.

👉 Erfahren Sie mehr zur Schichtplanung mit Factorial.

Personalkosten berechnen – kostenlose Vorlage

Mit unserem Personalkosten Rechner können Sie alle anfallenden Kosten pro Mitarbeiter*in ganz einfach ermitteln. Wählen Sie in unserer Excel-Vorlage aus, ob Sie die Kosten monatlich oder jährlich berechnen wollen, und geben Sie die entsprechenden Werte in die Vorlage ein. Unser Excel Tool spuckt Ihnen dann die Gesamtkosten aus – gesetzliche Sozialabgaben inklusive.

👉 HIER geht’s zum kostenlosen Download.

Schreibtalent, HR-Fan und Trend-Spürnase - das ist unsere Autorin Nicole Steffgen. Sie ist Teil des Content Marketing Teams bei Factorial. Was ihren Content so besonders macht? Ihre Leidenschaft für HR und ihr Fokus auf den Menschen einer Organisation.

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