Revolutionieren Sie Ihre Spesen – Mit Factorial

Im Hotel eingecheckt, noch schnell ein Frühstück zu sich genommen und einen Kaffee getrunken und dann mit dem Taxi zur Konferenz. Nach Corona stehen nun wieder mehr Dienstreisen an. Aber wer zahlt das eigentlich? Wo können Angestellte die Spesen einreichen? Und können sie steuerlich geltend gemacht werden?

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Spesen überhaupt sind, welche Sätze in 2022 gelten und wie Sie mit unserem neuen Tool Ihr Spesenmanagement vereinfachen können.

• Was sind Spesen?
• Was gilt aktuell: Spesen 2023
• Spesen in Deutschland vs. Spesen im Ausland
• Verschwenden Sie keine Zeit bei der Spesenabrechnung
• Wie funktioniert die Erstattung von Mitarbeiterkosten mit Factorial?
• Nutzung während Spitzenzeiten: Weihnachtsfeier & Co.

Was sind Spesen?

Wenn Arbeitnehmer*innen aufgrund von Konferenzen oder anderen beruflichen Tätigkeiten länger verreisen, entstehen zusätzliche Kosten, die vom Arbeitgeber erstattet werden. Diese Mehrkosten werden auch als sogenannter Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Natürlich kommt es darauf an, wie lange die Arbeitnehmer*innen unterwegs sind und welche zusätzlichen Kosten ihnen in dem Zeitraum entstehen.

Generell bezahlen die Mitarbeiter*innen erst einmal selber und reichen die Kosten dann später bei ihren Arbeitgebern im Rahmen der Reisekostenabrechnung ein. Der Arbeitgeber prüft dann die Kosten und erstattet diese dem Angestellten über die Spesenabrechnung.

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Die folgenden Mehrkosten können normalerweise im Rahmen des Expense Management eingereicht werden:

• Beförderungskosten: Fahrten mit der Bahn, dem Taxi, den Flugzeug etc.
• Speisen und Getränke: Frühstück, Mittag- oder Abendessen
• Übernachtungskosten: Hotels, Pensionen o.ä.
• Reisenebenkosten: Telefon- und Parkgebühren, weitere sonstige Kosten

Und welche Kosten werden nicht über die Spesen erstattet? Dazu gehören u.a. :

• Firmenwagen: Wenn Mitarbeiter*innen mit dem Firmenwagen auf Dienstreise gehen, dürfen keine Kosten geltend gemacht werden.
• Firmenwohnung: Auch bei Benutzung einer Firmenwohnung vor Ort dürfen keine zusätzlichen Übernachtungskosten eingereicht werden.
• Kantine: Wenn es eine Kantine gibt und die Angestellten dort essen können, dürfen die Mitarbeiter*innen keine zusätzlichen Kosten, die im Rahmen von Restaurantbesuchen etc. angefallen sind einreichen.

Was gilt aktuell: Spesen 2023

Die Höhe der Spesen, die erstattet werden können, werden vom Bundesministerium der Finanzen jedes Jahr in Form von Spesenpauschalen neu ausgegeben. Derzeit gelten die Sätze von 2021, welche in diesem BMF Schreiben dargelegt wurden.

Für die Verpflegung ergeben sich hier die folgenden Unterschiede:

• 8 bis 24 Stunden: Für diesen kurzen Zeitraum werden 14 Euro gezahlt. Vor 2020 lag der Betrag bei 12 Euro. Dieser Wert gilt auch bei An- und Abreisen bei längeren Tätigkeiten fernab der eigentlichen Arbeitsstätte. Sie wird auch als kleine Spesenpauschale bezeichnet.
• 24 Stunden: Für den vollen Zeitraum von 24 Stunden werden 28 Euro pro Tag gezahlt. Sie wird auch als große Spesenpauschale bezeichnet.

Spesen in Deutschland vs. Spesen im Ausland

Wenn der Arbeitgeber die Kosten des Mitarbeiters auf Dienstreisen übernimmt, können die Spesen gekürzt werden. Wenn der Arbeitgeber die Kosten für das Frühstück übernimmt, hat der Mitarbeiter Anspruch auf einen geringeren Satz für diesen Tag. Dies gilt auch für das Mittag- und Abendessen.  Die Kürzungen betragen 5,60 Euro bzw. 11, 20 Euro.

Achtung: Wenn der Arbeitnehmer länger als 3 Monate auf Dienstreise ist, verfallen die Reisespesen. Der Werbekostenabzug ist auf maximal 3 Monate begrenzt.

Wenn Mitarbeiter*innen zu Dienstreisen im Ausland aufbrechen, sind die Sätze natürlich anders als im Inland. Es wird zwar auch zwischen der großen und kleinen Spesenpauschale unterschieden, die Werte werden auch durch das Bundesfinanzministerium bestimmt, aber die Kürzungen sehen anders aus, wenn der Arbeitgeber Teile der Verpflegung übernimmt:

• Frühstück: Wenn der Arbeitgeber dieses übernimmt, werden 20 Prozent des Tagessatzes gekürzt.
• Mittag- und Abendessen: Hier werden ganze 40 Prozent gekürzt.

Spesen 2023 Tabelle

Die folgenden Kosten ergeben sich, wenn Angestellte im In- oder Ausland beruflich unterwegs sind:

*Dieser Satz gilt seit 2020, vorher lag die Kürzung für ein Frühstück bei 4,80 Euro.

Verschwenden Sie keine Zeit bei der Spesenabrechnung

Wenn Sie eine korrekte Spesenabrechnung erstellen möchten, müssen Sie und Ihre Angestellten einiges beachten.

Allgemein sollte natürlich geprüft werden, ob es sich bei den eingereichten Spesen um tatsächlich angefallene Kosten handeln, denn nur diese tatsächlichen Kosten werden auch erstattet. Höhere Kosten entstehen, wenn Mitarbeiter*innen z.B. ein Hotel auswählen, das im Vergleich zu anderen Hotels in der Nähe deutlich teurer ist.

Achtung: Eine überhöhte Spesenabrechnung kann zu einer fristlosen Kündigung führen.

Und: Wenn die Spesen falsch abgerechnet wurden, muss der Arbeitgeber nicht für sie aufkommen.

Welche Regelungen gelten für die Steuer?

Für die Steuer sollte beachtet werden, dass Unternehmen den Arbeitnehmer*innen die Spesen steuerfrei erstatten müssen, während Selbständige diese von der Steuer absetzen können. Mitarbeiter*innen sollten die Spesenabrechnung aber im Rahmen ihrer Steuererklärung als Anhang einreichen, sie können diese auch unter den Werbungskosten mit angeben.

Im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, der Betriebsvereinbarung oder auch durch die aktuelle Rechtsprechung ist festgelegt, ob die Spesen als Betriebsausgaben oder über die Werbungskosten erfasst werden müssen.

Wie funktioniert die Erstattung von Mitarbeiterkosten mit Factorial?

Mit Factorial können Unternehmen ihren Mitarbeiter*innen die Mitarbeiterkosten ganz einfach durch die Lohn-und Gehaltsabrechnung erstatten.

Vorteile für Personaler

1. HR Admins können in einer Übersicht nachvollziehen, welche Ausgaben schon genehmigt wurden und welche noch ausstehen. Diese können dann genehmigt oder abgelehnt werden. 
2. Sobald die Ausgaben genehmigt wurden, können diese sofort durch die Lohn-und Gehaltsabrechnung erstattet werden. Ausgaben, die noch ausstehen, müssen zuerst genehmigt oder abgelehnt werden.
3. Es können im System zudem auch die Ausgaben mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig ausgewählt und genehmigt bzw. abgelehnt werden. Für die Erstattung können Admins ganz einfach auswählen, in welcher Periode die Erstattung vorgenommen werden soll.
4. Auch eine Übersicht an Zulagen kann ganz einfach nachvollzogen werden, inklusive Datum, an welchem die Ausgabe zur Erstattung eingereicht wurde. Auch die Zuordnung von Zulagen zu bestimmten Kategorien kann individuell angepasst werden.

Außerdem hat Factorial die folgenden Vorteile für Ihr Spesenmanagement:

• Alles auf einen Blick: Alle Zahlungsbelege werden an einem Ort zusammengeführt.
• Durchführung per Klick: Sie erhalten eine Benachrichtigung über die App oder per E-Mail und müssen diese nur noch per Klick genehmigen bzw. ablehnen.
• Ausgaben: Sehen Sie alle Ausgaben in Echtzeit.

Vorteile für Mitarbeitende

Mitarbeiter*innen können sich aussuchen, ob sie Ausgaben mit der Factorial Karte durchführen möchten oder erst einmal selber bezahlen. Danach werden die Ausgaben über die App verrechnet.

Nutzung während Spitzenzeiten: Weihnachtsfeiern & Co.

Normalerweise werden in der Weihnachts- und Vorweihnachtszeit besonders viele Spesen eingereicht. HR Manager*innen organisieren beispielsweise Weihnachtsfeiern oder einen gemeinsamen Lunch und haben daher besonders hohe Ausgaben.

Diese können durch die Factorial Karte bezahlt und in der App verwaltet werden. In dieser wird die jeweilige Kategorie der Ausgabe, die Höhe und der Status (genehmigt/abgelehnt/ausstehend) angezeigt.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was gibt es für Spesen?

Die folgenden Mehrkosten können normalerweise im Rahmen des Expense Management eingereicht werden: Beförderungskosten: Fahrten mit der Bahn, dem Taxi, den Flugzeug etc. Speisen und Getränke: Frühstück, Mittag- oder Abendessen. Übernachtungskosten: Hotels, Pensionen o.ä.Reisenebenkosten: Telefon- und Parkgebühren, weitere sonstige Kosten.

Wie hoch sind die Spesen?

Für die Verpflegung ergeben sich hier die folgenden Unterschiede: 8 bis 24 Stunden: Für diesen kurzen Zeitraum werden 14 Euro gezahlt. Vor 2020 lag der Betrag bei 12 Euro. Sie gelten auch bei An- und Abreisen bei längeren Tätigkeiten fernab der eigentlichen Arbeitsstätte. Sie wird auch als kleine Spesenpauschale bezeichnet. 24 Stunden: Für den vollen Zeitraum von 24 Stunden werden 28 Euro pro Tag gezahlt. Sie wird auch als große Spesenpauschale bezeichnet.

Wie müssen Spesen bezahlt werden?

Wenn Arbeitnehmer*innen aufgrund von Konferenzen oder anderen beruflichen Tätigkeiten länger verreisen, entstehen zusätzliche Kosten, die vom Arbeitgeber erstattet werden. Diese Mehrkosten werden auch als sogenannte Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. Natürlich kommt es darauf an, wie lange die Arbeitnehmer*innen unterwegs sind und welche zusätzlichen Kosten ihnen in dem Zeitraum entstehen. Generell bezahlen die Mitarbeiter*innen erst einmal selber und reichen die Kosten dann später bei ihrem Arbeitgeber im Rahmen der Reisekostenabrechnung ein. Der Arbeitgeber prüft dann die Kosten und erstattet diese dem Angestellten über die Spesenabrechnung.