Ob Dienstreisende, Beschäftigte im Außendienst oder Seminarteilnehmende: Wer beruflich auf Reisen ist, kann sich in der Regel nicht so günstig selbst verpflegen wie zu Hause. Selbst kochen ist in den seltensten Fällen möglich, und so bleibt häufig nur der Gang ins Restaurant oder in die Imbissbude – mit entsprechend hohen Kosten. Damit daraus kein finanzieller Nachteil entsteht, kann der Verpflegungsmehraufwand ohne Nachweis steuerlich geltend gemacht werden. Da es sich um eine Pauschale handelt, sind keine Einzelbelege erforderlich, dennoch gibt es einige Vorgaben zu beachten.
Doch wie genau funktioniert das? Die Antwort: Der Verpflegungsmehraufwand wird unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten pauschal erstattet. Allerdings gilt eine Belegvorhaltepflicht, falls das Finanzamt Nachweise anfordert. Welche weiteren Regelungen gelten und worauf Sie achten sollten, erfahren Sie hier.
Key Facts
- Pauschaler Anspruch ohne Nachweise: Der Verpflegungsmehraufwand entsteht, wenn Arbeitnehmende beruflich länger als acht Stunden unterwegs sind. Er wird als Pauschale gewährt – Restaurantrechnungen oder Quittungen müssen nicht vorgelegt werden, allerdings gibt es eine Belegvorhaltepflicht.
- Gesetzliche Grundlage und Höhe: Die „Mehraufwendungen für Verpflegung“ sind in § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStG geregelt. Die Pauschale bleibt gleich, unabhängig davon, ob die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger sind.
- Die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands erfolgt entweder direkt durch den Arbeitgebenden (steuerfrei) oder in Form von Werbungskosten über die Steuererklärung.
- Verpflegungsmehraufwand auch ohne Nachweis möglich
- Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2025 in Deutschland?
- Verpflegungsmehraufwand im Ausland
- Was wird vom Verpflegungsmehraufwand nicht abgedeckt?
- Wie wird die Verpflegungspauschale beantragt?
Verpflegungsmehraufwand auch ohne Nachweis möglich
Grundsätzlich vorweg: Beim Verpflegungsmehraufwand handelt es sich um die Kosten, die Arbeitnehmenden entstehen, wenn sie sich außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes aufhalten und dabei für ihre Verpflegung selbst aufkommen müssen. Der Verpflegungsmehraufwand wird immer pauschal erstattet – die tatsächlich angefallenen Kosten sind also unerheblich. Nachweise sind daher nicht erforderlich, allerdings gibt es eine sogenannte Belegvorhaltepflicht. Sie sollten Belege, beispielsweise Restaurantquittungen, also aufbewahren, falls diese vom Finanzamt angefordert werden.
Darüber hinaus sollten Arbeitnehmende stets ihre Reisedaten genau dokumentieren, um im Falle einer Nachprüfung durch das Finanzamt plausibel darlegen zu können, dass die geltend gemachten Pauschbeträge gerechtfertigt sind. Auch Dienstreiseanträge oder Reisekostenabrechnungen, die Sie zum Beispiel mit der Factorial Software erstellen können, können dabei helfen, die Reisekosten glaubhaft zu machen.
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2025 in Deutschland?
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands ist von verschiedenen Faktoren abhängig, und zwar:
- von der Dauer der Dienstreise
- vom Aufenthaltsort während der Dienstreise (In- oder Ausland)
In Bezug auf die Dauer wird unterschieden zwischen:
- einer Abwesenheit vom Wohn- und (üblichen) Arbeitsort von mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden: 14 Euro
- einer Abwesenheit vom Wohn- und (üblichen) Arbeitsort von mehr als 24 Stunden: 28 Euro
Wer keinen kompletten Tag, aber länger als acht Stunden unterwegs ist, erhält einen Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 14 Euro. Bei mehrtägigen Geschäftsreisen gilt dieser Betrag auch für den An- und Abreisetag. Für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmende vollständig von der Wohnung und vom eigentlichen Arbeitsort (zum Beispiel dem Büro) abwesend ist, beträgt der Verpflegungsmehraufwand ohne Nachweis 28 Euro.
Hier ein Rechenbeispiel:
Eine Arbeitnehmerin ist vier Tage dienstlich unterwegs. Dann beträgt die Verpflegungspauschale:
- 14 Euro für den Tag, an dem die Dienstreise beginnt
- insgesamt 56 Euro für die zwei folgenden Tage (28 Euro * 2 Tage)
- 14 Euro für den Tag, an dem die Dienstreise endet
Ursprünglich sollte der Verpflegungsmehraufwand 2024 erhöht werden, dazu kam es jedoch nicht. Allerdings wird berücksichtigt, dass die Verpflegungskosten im Ausland oftmals höher ausfallen als im Inland.
Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Die Verpflegungskosten können von Land zu Land stark variieren. Daher wird der Mehraufwand im Ausland (offizieller Begriff: Auslandstagegelder) vom Bundesfinanzministerium jährlich an die örtliche Preisentwicklung angepasst.
Hier einige Beispiele:
- Belgien: 40 bzw. 59 Euro
- Dänemark: 50 bzw. 75 Euro
- Luxemburg: 42 bzw. 63 Euro
- Österreich: 33 bzw. 50 Euro
Mitunter fällt der Verpflegungsmehraufwand auch innerhalb eines Landes unterschiedlich hoch aus. So können für einen Aufenthalt in Athen pauschal 27 Euro beziehungsweise 40 Euro geltend gemacht werden, für einen Aufenthalt im übrigen Griechenland pauschal 24 beziehungsweise 36 Euro.
Was wird vom Verpflegungsmehraufwand nicht abgedeckt?
Vom Verpflegungsmehraufwand nicht abgedeckt werden Fahrt- und Übernachtungskosten. Außerdem kann die Tagespauschale gekürzt werden, wenn die Kosten für Mahlzeiten teilweise vom Arbeitgebenden übernommen werden. Die Kürzung beträgt dann 20 Prozent für ein Frühstück und 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen. Sind beispielsweise die Kosten für das Frühstück bereits in den Hotelkosten inbegriffen, wird die Tagespauschale um 20 Prozent gekürzt. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmende im Rahmen von Geschäftsessen kostenlose Mahlzeiten erhält.
Wie wird die Verpflegungspauschale beantragt?
Die Geltendmachung des Verpflegungsmehraufwands ist auf zwei Wegen möglich. In den meisten Fällen erstatten Arbeitgebende die Verpflegungskosten – der Betrag ist dann steuerfrei. Alternativ können Arbeitnehmende den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten in ihre Steuererklärung aufnehmen.
Auch beides parallel ist möglich: Der Arbeitgebende erstattet den Mehraufwand teilweise, der verbleibende Teilbetrag wird über die Steuererklärung geltend gemacht. Möchten Sie sich die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands erleichtern, verwenden Sie unsere Software zur Reisekostenabrechnung oder zum Spesenmanagement. Mit Factorial können Sie sämtliche Ausgaben verwalten und genehmigen, Belege abfotografieren und einscannen oder auf Dienstreisen bequem mit der Factorial Firmenkarte bezahlen.
Für Arbeitnehmende ist es grundsätzlich von Vorteil, wenn der Arbeitgebende die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand übernimmt, denn dann wird die komplette Pauschale steuerfrei überwiesen. Bei der Angabe als Werbungskosten in der Steuererklärung gibt es bestenfalls einen Teil des Mehraufwands zurück. Denn: Der Verpflegungsmehraufwand zählt zu den Werbungskosten, die Werbungskostenpauschale beträgt 1.230 Euro. In steuerlicher Hinsicht lohnt sich die Geltendmachung also erst dann, wenn alle Werbungskosten gemeinsam über diesem Betrag liegen.
Und was gilt für Selbstständige? Diese müssen ihren Verpflegungsmehraufwand immer in der Steuererklärung angeben – und zwar als Betriebsausgaben.
