Der Stundenzettel ist neben der Excel Tabelle eine beliebte Methode der Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter füllen den Zettel per Hand aus und leiten ihn an den Vorgesetzten, die Personalabteilung oder die Buchhaltung weiter.
In diesem Artikel erklären wir, welche Angaben ein Stundenzettel beinhalten sollte und welche Vor- und Nachteile es gibt. Außerdem stellen wir kostenlose Vorlagen (PDF, Word und Excel) für Sie zur Verfügung.
Inhaltsangabe
Was muss eine Stundenzettel Vorlage beinhalten?
Gemäß dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (EuGH Rs. 55/18 CCOO) auch für deutsche Arbeitgeber bindend. Dies erfordert, dass fast alle Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsstunden (elektronisch) nachweisen müssen.
Auf dem Stundenzettel sollten alle für die Zeiterfassung notwendigen Daten enthalten sein:
- Name und Personalnummer
- Datum
- Beginn des Arbeitstages
- Ende des Arbeitstages
- Pausenzeit
- Die Gesamtzahl der Stunden
Zusätzlich können Sie eine Spalte „Bemerkungen“ für Notizen hinzufügen.
Vorteile des Stundenzettels
Einfache Durchführung für jedermann: Die Zeiterfassung mit einem Stundenzettel kinderleicht. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit in wenigen Minuten eintragen. Ob geringfügig Beschäftigte oder Vollzeitkraft – alle können ihre Arbeitszeit eigenständig und ohne weitere Unterstützung erfassen (siehe auch Stundenzettel Vorlage Kurzarbeit und Stundenzettel Vorlage Minijobs).
Ortsunabhängig: Die Zeiterfassung mit einem Stundenzettel kann von überall aus durchgeführt werden. Das ist besonders für Mitarbeitende im Außendienst oder im Home Office interessant, die nicht regelmäßig vor Ort im Büro sein können.
Kostengünstig: Da Sie in keine zusätzliche Hardware investieren müssen, ist die Zeiterfassung mit einem Stundenzettel vergleichsweise kostengünstig.
Nachteile des Stundenzettels
Möglicher Verlust: Da Mitarbeiter die Stundenzettel überall hin mitnehmen, kann es passieren, dass sie verloren gehen. Die geleisteten Arbeitszeiten im Nachhinein nachzuweisen, ist schwierig.
Hohes Fehlerpotenzial: Menschen machen Fehler – sowohl bei den Uhrzeiten als auch bei der Berechnung der Gesamtstunden.
Hoher Papierverbrauch: Da jeder Mitarbeiter einen Stundenzettel benötigt, ist der Papierverbrauch besonders hoch. Das bedeutet höhere Papierkosten und schadet der Umwelt.
Administrativer Aufwand: Nachdem die Stundenzettel eingereicht wurden, werden sie gerne digitalisiert. Das bedeutet zusätzliche Arbeit. Und: Oft vergessen Mitarbeiter, den Zettel pünktlich einzureichen. Dann sind es die HR-Manager, die den Mitarbeitern „hinterherrennen müssen“.
Zeiterfassungssystem und Zeiterfassungssoftware
Auch wenn der Stundenzettel zum Ausdrucken seit der gesetzlichen Dokumentationspflicht ein geläufiges Zeiterfassungssystem ist, ist diese Methode nicht sehr effizient. Die Folge: Immer mehr Unternehmen greifen auf eine Zeiterfassungssoftware wie Factorial zurück.
Es gibt verschiedene Gründe für den Umstieg von Stundenzetteln zu einer Zeiterfassungssoftware:
- Automatische Erfassung der geleisteten Stunden und Aktualisierung der Daten
- Stundenzettel können digital genehmigt und unterschrieben werden
- Ortsunabhängiges Ein- und Ausstempeln
- Zeitersparnis
✅ Kostenlose Stundenzettel Vorlage
Wenn Sie einen Stundenzettel zum Ausdrucken verwenden möchten, können Sie hier unsere Vorlagen herunterladen (Word, PDF und Excel Vorlage).
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Häufig gestellte Fragen und Antworten
Welche Informationen gehören auf einen Stundenzettel?
Auf dem Stundenzettel sollten alle für die Zeiterfassung notwendigen Daten enthalten sein: Name des Mitarbeiters und Personalnummer, Datum, Beginn des Arbeitstages, Ende des Arbeitstages, Pausenzeit, die Gesamtzahl der Stunden. Zusätzlich können Sie eine extra Spalte für Notizen hinzufügen.
Was sind Vorteile der Arbeitszeiterfassung mit einem Stundenzettel?
Einfache Durchführung für jedermann: Die Zeiterfassung mit einem Stundenzettel kinderleicht. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit in wenigen Minuten eintragen. Ob geringfügig Beschäftigte oder Vollzeitkraft – alle können ihre Arbeitszeit eigenständig und ohne weitere Unterstützung erfassen.
Was sind Nachteile der Arbeitszeiterfassung mit einem Stundenzettel?
Hoher administrativer Aufwand: Nachdem die Stundenzettel eingereicht wurden, werden sie gerne digitalisiert. Das bedeutet zusätzliche Arbeit. Und: Oft vergessen Mitarbeiter, den Zettel pünktlich einzureichen. Dann sind es die HR-Manager, die den Mitarbeitern hinterherrennen müssen.
