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So wählen Sie das beste Zeiterfassungssystem für Ihr Unternehmen

Sie möchten ein Zeiterfassungssystem für Ihre Mitarbeiter einführen aber sind sich noch nicht sicher, welches sich am besten für Ihr Unternehmen eignet? 

Hierfür gilt es den Bedarf Ihres Unternehmens zu analysieren, die verschiedenen Kriterien der Systeme zu vergleichen, Vor- und Nachteile gegenüberzustellen und basierend darauf Ihre Entscheidung zu treffen. 

Wir erklären Ihnen hier, mit welchen Schritten Sie das passende Zeiterfassungssystem finden können und gehen näher auf die verschiedenen Systeme ein.

Was ist ein Zeiterfassungssystem?

Ein Zeiterfassungssystem ist ein Mittel, mit dem Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter erfassen und überprüfen können. Auf diese Weise können Unternehmen die Zeiterfassungspflicht umsetzen, die im Mai 2019 in der EU eingeführt wurde. 

Das Zeiterfassungssystem findet sowohl im HR-Management Anwendung, als auch in der Auftragsverwaltung, bei der die geleisteten Stunden beispielsweise Kunden in Rechnung gestellt werden.

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter Ihre Arbeitszeit eintragen oder Ein- und Ausstempeln hängt vom jeweiligen System ab, allerdings werden bei allen Methoden zumindest die wichtigsten Informationen erfasst: Beginn und Ende des Arbeitstages sowie die Pausenzeiten.

So wählen Sie das passende Zeiterfassungssystem

1. Anforderungen des Unternehmens: Zuerst sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen ein Zeiterfassungssystem für die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen sollte. Je nachdem, wie viele Mitarbeiter Sie verwalten und welche Arbeitsmodelle Sie im Unternehmen anbieten (Telearbeit, Außendienst etc.) kommen manche Systeme gar nicht erst in Frage. Genügt ein Stundenzettel auf Papier? Oder brauchen Sie eine digitale Lösung, die auch auf mobilen Endgeräten funktioniert?

Sie sollten eine Liste mit allen gewünschten Funktionen erstellen, sodass Ihnen die Analyse später einfacher fällt.

2. Analyse der verschiedenen Anbietern: Nachdem Sie festgestellt haben, welche Funktionen ein Zeiterfassungssystem für Sie enthalten muss, erkundigen Sie sich zu den verschiedenen Optionen, die auf dem Markt angeboten werden. Hierfür können Sie Ihren zuvor erstellten Anforderungskatalog nutzen, um direkt zu sehen, welches System Sie weiter in Betracht ziehen werden. Vergleichen Sie auch die Preise der Anbieter, da dies oft ein Ausschlusskriterium sein kann.

3. Ihre Favoriten testen: Wenn Sie verschiedene Systeme verglichen haben, werden vermutlich mehrere Anbieter für Ihr Unternehmen in Frage kommen. Wenn es sich dabei um eine Software oder digitale Lösung handelt, sehen Sie nach, ob und wie lange diese Anbieter eine Testversion anbieten. Dieser Schritt ist besonders wichtig, um zu prüfen, ob das jeweilige System auch in der Praxis zu Ihnen passt, benutzerfreundlich ist, und Ihre Mitarbeiter ohne Probleme darauf zugreifen können.

4. Gewähltes System einrichten: Nach der Testphase werden Sie sehen, mit welchem System Sie am zufriedensten gewesen sind. Sobald Sie eine Lösung gewählt haben, gilt es dieses einzurichten und Ihre Mitarbeiter zu schulen. Dies lässt sich zum Beispiel durch ein Handbuch oder sogar Produktvideos umsetzen. 

Stundenzettel zum Ausdrucken

Mit einer passenden Vorlage lassen sich die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter mittels eines klassischen Stundenzettels erfassen. Auch wenn diese Methode auf den ersten Blick kostengünstig erscheint, bedeutet diese einen hohen Papierverbrauch, das nicht nur hohe Kosten mit sich zieht, sondern auch der Umwelt schadet. Ein ausgedruckter Stundenzettel bedeutet zudem auch einen höheren Verwaltungsaufwand und ist besonders anfällig für Fehler oder Verluste.

→ Erhalten Sie hier Ihren Stundenzettel zum Ausdrucken

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Die Verwendung von Excel ist ebenfalls eine der kostengünstigeren Methoden zur Zeiterfassung. Hierfür ist es notwendig, eine intelligente Vorlage zu erstellen, die man dann immer wieder verwenden kann. Alternativ kann man auch eine kostenlose Vorlage herunterladen. Der Nachteil von Excel-Vorlagen ist allerdings, dass sie durch die vielen manuellen Eingaben sehr fehleranfällig sind.

→ Mehr zur Zeiterfassung mit Excel + Vorlage

Zeiterfassungssoftware

Eine Zeiterfassungssoftware digitalisiert Ihre Arbeitszeiterfassung und eliminiert Fehler der manuellen Eingabe. Außerdem ermöglicht sie Mitarbeitern von überall Einzustempeln, auch wenn diese im Home-Office arbeiten oder auf Geschäftsreise sind. Da Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten ganz einfach selbst erfassen können, wird Personalmanagern ein großer Teil der administrativen Arbeit abgenommen. Zudem können Mitarbeiter Ihre geleisteten Stunden jederzeit einsehen und verfolgen, ob Sie zu viele Stunden geleistet haben oder noch Arbeitszeit nachholen müssen.

→ Die wichtigsten Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

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