Messen, Kundenbesuche, Vertriebsreisen: Die Gründe für eine Dienstreise sind vielfältig. Dauert die Reise mehrere Tage, können Mitarbeitende eine Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen. Diese ermöglicht es ihnen, ohne einzelne Nachweise pauschale Beiträge geltend zu machen.
Die Pauschale spart den Reisenden Zeit und dem Unternehmen administrative Aufwände. Darüber hinaus schaffen Übernachtungspauschalen einen rechtlichen Rahmen und fördern Transparenz und Fairness. Die genaue Anwendung unterliegt meist landesspezifischen Regelungen und steuerlichen Vorgängen.
Key Facts:
- Die Pauschalbeträge gelten für Reisen im In- und Ausland. Dabei handelt es sich um festgelegte Beträge. In Deutschland beträgt die Höhe derzeit 20 Euro pro Tag.
- Die Pauschalen für das Ausland werden jedes Jahr von neuem vom Bundesministerium für Finanzen für jedes einzelne Land und teilweise auch für einzelne Städte festgelegt.
- Die Übernachtungspauschale ist steuerfrei. Sie sorgt für eine unbürokratischere Abrechnung für Dienstreisende und Unternehmen. Für Selbstständige ist die Pauschale nicht nutzbar. Sie müssen alle Belege sammeln und eine gesamte Reisekostenabrechnung erstellen.
- Was ist die Übernachtungspauschale?
- Übernachtungspauschale im Inland
- Übernachtungspauschale im Ausland
- Vorteile der Übernachtungspauschale
- Übernachtungspauschale als Teil der Reisekosten
- Übernachtungspauschale für Selbstständige?
- Wichtige Fragen und Antworten
- Fazit
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein fester Betrag, der zur Deckung der Unterkunftskosten während einer Dienstreise gezahlt wird. Die Höhe dieser Pauschale variiert je nach Reiseziel und wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt.
Sie dient dazu, die Erstattung der Übernachtungskosten zu vereinfachen, indem der administrative Aufwand und die Notwendigkeit der Sammlung von Belegen und Quittungen minimiert werden.
Dieser Betrag ist somit Teil der Reisekostenabrechnung und steuerfrei für die Reisenden, denen die Summe zusteht.
Nur wenn der volle Betrag der tatsächlichen Übernachtungskosten übernommen wird, handelt es sich dabei um eine Betriebsausgabe.
Übernachtungspauschale im Inland
Wie hoch die gewährte Pauschale ist, hängt immer davon ab, wie lange die Dienstreise dauert und wohin sie führt. In Deutschland lag die steuerfrei gewährte Übernachtungspauschale 2024 bei 20 Euro pro Nacht für eine Reise von mindestens 24 Stunden.
Aufgrund der niedrigen Summe ist die Übernachtungspauschale im Inland für Reisende nur sinnvoll, wenn ihnen keine Kosten oder solche von bis zu 20 Euro entstanden sind. Dies gilt beispielsweise für Übernachtungen in einer eigenen Zweit- oder Ferienwohnung am Zielort.
Sollten die Dienstreisenden bei Freunden oder Familienangehörigen übernachten, kann die Übernachtungspauschale ebenfalls gezahlt werden.
Dies gilt ebenso für Berufsgruppen wie Lkw-Fahrer. Sie können die Übernachtungspauschale auch in Anspruch nehmen, wenn sie in ihrem Fahrzeug übernachtet haben.
Die Pauschale ist jedoch zeitlich begrenzt. Unternehmen dürfen ihren Beschäftigten diese maximal drei Monate lang auszahlen. Wer länger auswärts übernachtet, kann die entstehenden Kosten als doppelte Haushaltsführung angeben.
Für wen gilt die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale gilt nur für Arbeitnehmende, die sich für ihren Arbeitgebenden auf eine Geschäfts- bzw. Dienstreise begeben, in deren Rahmen sie einmal oder mehrmals übernachten.
Dies gilt jedoch nicht für private Unterkünfte. Denn hierfür kann der Pauschbetrag nicht in Anspruch genommen werden.
Übernachtungspauschale im Ausland
Im Ausland wird es bei der Abrechnung der Übernachtungspauschale schon deutlich komplizierter als in Deutschland. Aber: Auch außerhalb Deutschlands können Angestellte die Übernachtungspauschale nutzen. Die länderspezifischen Pauschalen können weltweit eingesetzt werden.
Aus diesem Grund gelten für Übernachtungskosten auf berufsbedingten Auslandsreisen Pauschalbeträge, die jährlich an die Lebensunterhaltskosten des Landes oder der bereisten Stadt angepasst werden.
Im Ausland ist die Höhe der Übernachtungspauschale von Land zu Land unterschiedlich. Teils gibt es auch innerhalb eines Landes unterschiedliche Beträge. Damit soll das unterschiedliche Preisniveau der einzelnen Länder oder Städte abgebildet werden.
Dabei trennt der Gesetzgeber allerdings strikt nach dem Zielort der jeweiligen Reise. Wer beispielsweise 2024 in die Tschechische Republik gereist ist, erhält 77 Euro pro Nacht. Muss man nach Schweden reisen, erhält man fast das doppelte: 140 Euro.
Auch innerhalb Englands, besonders in London (163 Euro), sind die Übernachtungspauschalen hoch. Wen es nach Toronto in Kanada verschlägt, muss besonders tief in die Tasche greifen: 392 Euro beträgt dort die Pauschale. Besonders niedrig ist sie in Izmir in der Türkei. Hier wurden 2024 nur 55 Euro pro Nacht gezahlt.
Hinzu kommt, dass das Frühstück nicht miteinbezogen werden darf. Konkret heißt das: wenn das Frühstück gesondert ausgewiesen wird, muss dieser Betrag von der Rechnung abgezogen werden. Wird es nicht extra als Kostenpunkt angeführt, so muss der Gesamtbetrag um 20 Prozent reduziert angesetzt werden.
Die Auslandspauschale steigt regelmäßig, während der Pauschbetrag in Deutschland in den vergangenen Jahren auf dem gleichen Niveau geblieben ist.
Vorteile der Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale bringt einige Vorteile mit sich. Für Unternehmen, die den Betrag bezahlen, bedeutet dieser einfache Vorgang vor allem für die Buchhaltung weniger Arbeit als die Verbuchung von Originalbelegen.
- Die Buchhaltung muss sich um die Abrechnungen zahlreicher Fälle kümmern, was einen nicht unwesentlichen Teil der verfügbaren Ressourcen in Anspruch nehmen kann.
- Darüber hinaus gibt es intern weniger Diskussion darüber, in welchem Hotel übernachtet und wie viel Geld ausgegeben werden darf. Das minimiert Streit und Neid.
- Zudem ist die Übernachtungspauschale ein Motivationsfaktor. Schließlich ist das Unternehmen gesetzlich nicht dazu verpflichtet, die Kosten zu tragen, sondern könnte diese auch auf Mitarbeitende verlagern. (Allerdings sind entsprechende Regelungen zur Kostenübernahme häufig im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung festgelegt.)
- Aus Sicht der Mitarbeitenden bietet die Pauschale den Vorteil der Kostenersparnis. Und: Diejenigen, die in einer günstigen Unterkunft übernachten, sichern sich durch die Pauschale eine kleine Zusatzeinnahme – und das sogar steuerfrei.
- Das Aufheben von Originalbelegen fällt ebenfalls weg – Es sei denn, das Unternehmen möchte die genauen Kosten erfahren. Damit wird der gesamte Vorgang für beide Seiten deutlich vereinfacht.
Übernachtungspauschale und Steuererklärung
Wie bei anderen Abrechnungen auch, gibt es jedoch bei der Übernachtungspauschale einige Dinge bei der Steuererklärung zu beachten. Wenn Dienstreisende die Kosten für die Reise selbst tragen, können sie sie bei der Einkommenssteuer als Werbungskosten geltend machen.
Zahlt der Arbeitgebende die Übernachtungspauschale, überweist er diese den Beschäftigten als feste Summe ohne Zusatzkosten. Dienstreisende bekommen sie brutto für netto. So profitieren beide Seiten davon. Deshalb kann die Pauschale von keiner der beiden Parteien in der Steuererklärung abgesetzt werden.
Die Steuerpflicht gilt allerdings dann, wenn das Unternehmen einen höheren Betrag als die vorgegebenen Sätze zahlt. Die Übernachtungspauschale im In- und Ausland ist ein steuerfreier Pauschbetrag (§ 3 Einkommensteuergesetz). Da der Arbeitgebende in Deutschland die Übernachtungspauschale bis 20 Euro nicht von seinen Betriebskosten absetzen kann, ist es nicht zwingend erforderlich, eine Hotelquittung einzureichen.
Wenn der Arbeitgebende diese Pauschale an seine Beschäftigten im Rahmen mehrtägiger Geschäftsreisen auszahlt, und die Beschäftigten eine günstigere Unterkunft finden, profitieren sie davon, weil sie den Differenzbetrag behalten können.
Übernachtungspauschale als Teil der Reisekosten
Die Reisekosten trägt üblicherweise der Arbeitgebende. Sie werden von ihm als Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt. Die Abrechnung der Reisekosten ist in vielen Unternehmen unbeliebt bei den Arbeitnehmenden, denn sie ist grundsätzlich komplex.
Doch all diejenigen, die häufig auf Dienstreisen gehen, müssen in die Tiefen der Bürokratie einsteigen. Glücklicherweise gibt es daher zahllose Vorlagen von Reisekostenabrechnungen, die kostenlos heruntergeladen werden können oder vom Unternehmen bereitgestellt werden. Hier finden Sie unseren kostenfreien Reisekosten-Rechner als Download! 📈
Die Übernachtungspauschale ist dabei nur einer der Bestandteile der Reisekostenabrechnung. Darüber hinaus müssen viele weitere Details geregelt werden, wie beispielsweise die Verpflegung, für die es auch die sogenannte Verpflegungspauschale gibt. Diese können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Abläufe beinhalten.
Daher ist es wichtig, dass man sich für die Abrechnung der Reisekosten ausreichend Zeit nimmt. Außerdem kann es sinnvoll sein (auch, wenn man die Übernachtungspauschale in Anspruch nimmt), sicherheitshalber immer alle Belege aufzubewahren und die Reisekostenabrechnung zeitnah zu machen.
Es ist viel mühsamer, Monate später die einzelnen Daten der Reise und die entsprechenden Beträge zu rekonstruieren und nachzuhalten. Das hat schon so manchen Arbeitnehmenden die letzten Nerven geraubt.
Also: Gleich nach der Reise die Abrechnung angehen!
Übernachtungspauschale für Selbstständige?
Selbständige können leider keine Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen. Stattdessen müssen sie Unterkunftskosten für Hotels, Motels oder Pensionen mit Belegen voll ansetzen. Somit können Sie bei auswärtigen Übernachtungen keine steuerlichen Vorteile genießen.
Das bedeutet: Unternehmer*innen müssen auf jeden Fall die originalen Belege von Hotels aufbewahren und sind verpflichtet, diese als Betriebsausgaben geltend zu machen.
Hier liegt also leider eine kleine Benachteiligung vor, denn durch die Übernachtung in einem günstigen Hotel oder der billigen Pension einen kleinen Steuervorteil zu genießen, ist für diese Berufsgruppe nicht möglich.
HR-Software für die Übernachtungspauschale
Softwarelösungen im HR-Bereich verfügen oft über ein Tool zur Abrechnung oder Integration von Pauschalbeträgen wie der Übernachtungspauschale. Durch eine solche Funktion wird der administrative Aufwand erheblich reduziert.
Für Mitarbeitende schafft sie zudem Transparenz, da sie die aktuellen Pauschalwerte dort einsehen und für ihre eigene Übersicht nachhalten können. Übernimmt das Unternehmen statt der Übernachtungspauschale die gesamten Kosten, ist eine integrierte Belegerkennung sinnvoll.
Mit der OCR-Funktion reichen Mitarbeitende bereits während der Dienstreise ihre Belege ein, sodass diese nicht verloren gehen können.
Mit der HR-Software von Factorial haben Sie die Möglichkeit, Pauschalbeträge wie die Übernachtungspauschale, die Tagespauschale oder die Kilometerpauschale zu erfassen. Praktisch: Für Unternehmensausgaben können Sie Mitarbeitenden außerdem eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen, sodass ein mühsames Ansammeln und Zurückzahlen von Belegen während der Reise wegfällt.
Praktische Tipps zur Anwendung
Halten Sie Ihre Mitarbeitenden über die geltenden Pauschalbeträge auf dem Laufenden und informieren Sie sie über die Abrechnungsprozesse. Beide Seiten profitieren von dem unbürokratischen Ablauf.
Transparente Regelungen tragen außerdem wesentlich zu einem positiven Arbeitsklima bei und erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmenden. Dies gilt sicherlich nicht nur für die Übernachtungspauschale.
Zusammengefasst:
- Wie hoch ist die Übernachtungspauschale?
Die Höhe der Übernachtungspauschale richtet sich immer nach dem Ziel der Dienstreise und wird ab einer Reisedauer von 24 Stunden gewährt. - Wie hoch war die Übernachtungspauschale 2024?
Die Übernachtungspauschale für Reisen in Deutschland lag wie auch schon 2022 und 2023 bei 20 Euro pro Nacht. - Was ist in der Übernachtungspauschale enthalten?
Mit der Übernachtungspauschale werden sämtliche für die reine Übernachtung anfallenden Kosten abgedeckt.
Fazit
Die Übernachtungspauschale ist eine hilfreiche Einrichtung für diejenigen, die häufig Dienstreisen antreten müssen. Wer nicht den vollen Betrag für die Buchung der Unterkünfte ausreizt, kann auf diese Weise den ein oder anderen Euro zusätzlich verdienen – und das ganz steuerfrei.
Aber: Unternehmen sind nicht verpflichtet, den Pauschbetrag zu zahlen. Manchmal braucht es also auch etwas Verhandlungsgeschick, um die Pauschale zu bekommen.
Alternativ dazu können auch die tatsächlich angefallenen Kosten übernommen werden. Ohne eine Firmenkreditkarte für Ausgaben müssen aber alle Belege gesammelt werden, um den Nachweis für die Auslagen zu erbringen. Die Übernahme der Kosten kann jedoch auch gänzlich abgelehnt werden.
Für Selbstständige ist die Pauschale allerdings nicht nutzbar. Sie müssen stets die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben ansetzen. Ein steuerlicher Vorteil durch die Übernachtung in günstigen Hotels ist für Selbstständige damit leider nicht realisierbar.
